Intégration au projet 101 : Étapes essentielles pour un démarrage réussi

Pensez à la dernière fois où vous avez échoué au travail. Quelles étaient les chances que vous auriez pu éviter cet échec si vous aviez pris un peu plus de temps pour planifier ?

Si vous êtes chef de projet, la réponse à cette question est évidente. Vous êtes payé pour être le 'Planificateur en chef' de vos équipes de projet. L'échec d'un projet résulte d'une communication manquée, de budgets dépassés et d'obstacles imprévus.

Bien que certaines de ces choses soient inévitables, il existe une stratégie que vous pouvez utiliser pour augmenter vos chances de succès du projet.

Stratégie d'intégration de projet

Construire des flux de travail et des processus à partir de zéro est un défi. Trouver l'équilibre entre la pré-planification et la sur-préparation peut être difficile. Vous voulez vous sentir prêt à affronter les choses de front, mais vous devez également vous laisser la possibilité d'évoluer avec le projet.

L'intégration de projet permet de faire tout cela et plus encore. Ce processus en quatre étapes répondra à toutes les questions concernant un projet, vous permettra de constituer votre équipe de rêve pour le projet et vous préparera, vous et votre équipe, au succès.

1. Rencontrez le client

Que le client soit un partenaire externe ou quelqu'un au sein de votre entreprise, c'est une première étape importante à franchir. Communiquer les attentes d'un projet avant qu'il ne commence augmente les chances que le projet réussisse.

Asseyez-vous avec le client et discutez de sa vision pour le projet. Que vous demande-t-il, à vous et à votre équipe ? Donnez-lui l'espace pour discuter de ses idées, puis concentrez-vous.

Couvrir ces bases permettra à votre équipe d'approfondir les exigences du projet. Discutez de ces détails en profondeur avant le lancement de votre projet. Cela évite la confusion et met tout le monde sur la même longueur d'onde.

2. Confirmez la viabilité du projet

Après avoir discuté des détails du projet, vous pouvez avancer en confirmant que le projet est viable. La plupart des équipes préfèrent commencer par une étude de faisabilité avant de créer une liste de contrôle d'intégration de projet. Une étude de faisabilité répond à la question de savoir si un projet est possible et une liste de contrôle de projet décrit comment un projet sera réalisé.

Comment mener une étude de faisabilité de projet

Avant que votre projet puisse commencer, il est important de vérifier s'il est possible. Une étude de faisabilité consiste en des recherches avant l'approbation d'un projet. Elle inclut l'examen du coût proposé d'un projet, des ressources requises, du retour sur investissement, et plus encore.

Les études de faisabilité de projet ne sont pas en noir et blanc. Par exemple, vous pouvez découvrir qu'un projet ne sera pas réussi dans son état actuel, mais pourrait l'être avec un délai prolongé.

Ce sera à votre équipe de découvrir ces nuances et de les communiquer au client. Il pourrait falloir quelques allers-retours avant de parvenir à un projet qui soit prêt pour le succès.

Comment créer une liste de contrôle d'intégration de projet

Après avoir déterminé la faisabilité de votre projet, il est temps de créer un plan. Votre liste de contrôle de projet est une vue d'ensemble du projet. Elle est moins détaillée qu'un plan de projet officiel et est utilisée principalement pour garder votre client et votre équipe interne sur la même longueur d'onde.

Ce qui rend les listes de contrôle d'intégration de projet populaires, c'est que n'importe quelle taille d'équipe peut les utiliser. Elles apportent clarté et structure à chaque projet tout en donnant à votre équipe une feuille de route avec laquelle travailler. Une bonne liste de contrôle d'intégration de projet est complète et cohérente, peu importe le type de projet sur lequel vous travaillez.

Le but de votre liste de contrôle d'intégration de projet est de répondre à toutes les questions du projet en un seul endroit. Personne ne devrait se demander qui travaille sur quoi ou quelles sont les attentes. Votre liste de contrôle agit comme l'étoile polaire pour tout ce qui concerne votre projet.

3. Constituez votre équipe de projet

Vous ne devriez pas constituer votre équipe de projet tant que vous n'avez pas finalisé la liste de contrôle du projet. Il est important de comprendre quel travail doit être fait avant de décider qui le fera. Évitez de former une équipe de projet tant que vous ne comprenez pas ce qu'un projet impliquera.

Ne sous-estimez pas l'importance de cette étape. Parlez aux personnes que vous avez choisies pour le projet et assurez-vous de ne pas oublier quelqu'un. Il sera difficile d'ajouter des personnes au projet une fois qu'il a commencé. Obtenez tout le monde dont vous avez besoin dès le début.

Présentez l'équipe

Une fois que vous avez rassemblé votre équipe de projet, vous pouvez présenter tout le monde. Ne sous-estimez pas l'importance de se réunir en groupe avant de commencer votre projet. Planifiez une réunion de lancement de projet pour discuter des détails du projet en profondeur. Vous devriez également envoyer un e-mail d'introduction de l'équipe de projet avec tout le monde en copie.

La plus grande erreur que vous puissiez faire est de supposer que tout le monde se connaît déjà. Prendre quelques mesures supplémentaires pour présenter votre équipe et établir des relations portera ses fruits. Présentez les membres de l'équipe par titre et expliquez leur rôle dans la réussite du projet.

Continuez les réunions

Après avoir présenté votre équipe, vous devrez établir la fréquence de vos réunions. Bien qu'il serait agréable de se rencontrer une fois puis de se séparer pour accomplir votre travail, la communication est la clé du succès du projet.

Certaines équipes aiment se rencontrer une fois par semaine, tandis que d'autres préfèrent une réunion quotidienne pour discuter du projet. Avant de prendre des décisions, prenez le pouls de la fréquence à laquelle votre équipe aime se rencontrer.

Gardez toujours à l'esprit la charge de travail de vos coéquipiers. Vous pourriez vouloir vous rencontrer quotidiennement, mais cela pourrait ne pas fonctionner pour d'autres employés. Trouvez un juste milieu qui n'interrompt pas le travail quotidien de tout le monde.  

4. Créez un plan de projet

La dernière étape de votre processus d'intégration de projet est de compléter le plan de projet. Votre plan de projet développe ce que vous avez construit dans le plan du projet en créant des étapes concrètes pour chaque partie du processus.

C'est aussi le moment où vous devriez ajouter du contexte au projet en ce qui concerne vos coéquipiers. Expliquez ce qu'est le projet et comment chacun d'eux joue un rôle dans son achèvement. Vous devriez utiliser votre réunion d'introduction de l'équipe de projet pour distribuer tous les documents pertinents, les identifiants de logiciels, les notes de projet ou les URL à vos coéquipiers.

La gestion de projet peut faciliter l'organisation de tout le monde dans votre équipe. Combiner des concepts avec des outils peut vous aider à créer un plan de projet et à distribuer le contenu requis à votre équipe. L'utilisation de logiciels de gestion de projet vous donne l'avantage de pouvoir facilement assigner des membres de l'équipe à différentes tâches au fur et à mesure que vous les développez.

Une fois que vous avez entièrement développé le plan de projet, vous pouvez commencer à le réaliser. En anticipant le processus avec l'intégration de projet, vous avez éliminé les obstacles sur le chemin de votre équipe.

Maintenant que la plupart de leurs questions ont trouvé réponse, vous pouvez vous concentrer sur le projet en cours. Planifier à l'avance paie toujours à long terme.

Défis de l'intégration de projet

Il n'y a rien de pire que de se retrouver à mi-chemin d'un projet pour réaliser qu'il ne s'aligne pas avec les objectifs globaux de l'entreprise. Ou pire encore, vous découvrez que vous êtes sur un projet dont personne ne vous a parlé au départ.

Ces types de problèmes sont plus courants que vous ne le pensez. 75% des employés disent qu'ils croient que leurs projets sont voués à l'échec dès le départ.

Source : Dilbert

L'intégration de projet est votre chance de prévenir le gaspillage de temps et de ressources avant qu'ils ne se produisent. Voici quelques problèmes de projet courants que votre stratégie d'intégration de projet aidera à résoudre à l'avance.

Mauvaise communication de projet

Le client veut une chose, mais votre équipe de développement vous dit que ce n'est pas possible, et votre équipe de vente demande la lune. L'intégration et la planification de projet vous aideront à mettre tout le monde impliqué dans un projet sur la même longueur d'onde avant de commencer. Cela aide à gérer les attentes et à s'assurer que tout le monde travaille vers le même objectif partagé.

Manque d'outils nécessaires

Si je vous demandais de me tricoter une écharpe mais que je ne vous fournissais pas d'aiguilles à tricoter ou de laine, pensez-vous que vous pourriez toujours faire une écharpe ? Vous pourriez peut-être même sans les outils traditionnels, mais cela vous prendrait beaucoup plus de temps et d'efforts.

Cette même logique devrait être appliquée à tout projet que votre équipe entreprend. L'intégration de projet vous oblige à vous asseoir avec votre équipe et à déterminer ce dont vous aurez besoin pour mener le projet à bien avant de commencer.

Budgets de projet dépassés

Rien n'arrêtera un projet plus rapidement que de manquer de budget. Selon l'article ci-dessus, 55% des chefs de projet ont cité le dépassement de budget comme une raison de l'échec du projet.

Lorsque votre équipe établit l'ensemble du cycle de vie du projet dans votre intégration de projet, les chances de dépasser votre budget diminuent considérablement. Impliquer tout le monde dès le début vous aidera à fixer des objectifs plus réalistes pour votre budget de projet.

Comprendre la priorité du projet

Il y a très peu de personnes qui travaillent sur un projet à la fois avant de passer au suivant. Il peut être difficile pour les employés impliqués dans plusieurs projets de prioriser leurs flux de travail quotidiens. L'intégration de projet aide à communiquer l'importance du projet à tous les participants.

Cela peut inclure la priorité qu'il prend dans leur travail quotidien ou la flexibilité des délais du projet. C'est une petite partie de la mise en phase de votre équipe de projet.

Insatisfaction du client

Si votre projet inclut un client externe, il est important de livrer exactement ce que le client veut. L'intégration de projet inclut une phase de briefing client où votre équipe communique les attentes avec le client.

Inclure cela comme une partie formelle du processus aidera votre équipe à livrer un projet qui rend votre client heureux. Cela évite également à votre équipe de multiples allers-retours de modifications. Cela contribue à un meilleur projet livré à temps et dans le budget.

Adoptez l'intégration de projet !

Comme tout nouveau processus, votre stratégie d'intégration de projet prendra du temps pour s'y habituer. Mais une fois que votre équipe s'est adaptée à leurs nouveaux flux de travail, vous constaterez qu'ils travaillent mieux, plus rapidement et plus intelligemment que jamais auparavant.

Explorez comment définir et atteindre des jalons de projet pour assurer un progrès fluide et des résultats réussis.

Cet article a été publié à l'origine en 2022. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.