Vous connaissez les cycles de la lune et le cycle de vos émotions lorsque vous regardez des rediffusions de Grey's Anatomy. Mais qu'en est-il du cycle complexe qui régit les projets réussis ?
Comprendre le cycle de vie d'un projet est essentiel pour chaque chef de projet, car il pose les bases pour transformer efficacement une idée en un résultat réussi.
Qu'est-ce qu'un cycle de vie de projet ?
Un cycle de vie de projet comprend les cinq phases qu'un chef de projet suit pour mener un projet de son lancement à son achèvement. C'est le cadre par lequel les chefs de projet mesurent leur progression. Les cinq étapes sont l'idéation, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture.
Les chefs de projet s'appuient souvent sur des outils de gestion de projet pour planifier, exécuter et surveiller efficacement les complexités du cycle de vie du projet.
Adopter le cycle de vie du projet en conjonction avec des outils efficaces améliore non seulement les résultats des projets, mais favorise également une culture d'amélioration continue au sein des équipes.
Étapes d'un cycle de vie de projet
Avant de commencer, répondons à la question : qu'est-ce qu'un cycle de vie de projet ?
Le cycle de vie du projet est les quatre ou cinq phases de gestion de projet efficace qui mènent un projet de son lancement à son achèvement. C'est le cadre par lequel les chefs de projet mesurent leur progression.
Les cinq composants possibles du cycle de vie du projet sont l'initiation, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture. Ceux qui reconnaissent le cycle de vie du projet comme un processus en quatre étapes ont généralement combiné les étapes d'exécution et de contrôle en une seule.
Discutons des étapes une par une.
1. La phase d'initiation
La phase d'initiation du cycle de vie du projet peut également être appelée la phase d'idéation ou de conceptualisation. Elles signifient toutes la même chose.
Dans cette phase, la direction ou d'autres figures d'autorité ont déterminé un besoin commercial qui nécessitera le travail d'un chef de projet. Le projet lui-même pourrait améliorer les processus commerciaux, générer des revenus ou combler un besoin au sein de l'organisation.
Pendant la phase d'initiation, le chef de projet (PM) détermine et clarifie l'objectif du projet et développe la charte du projet.
Conseil : En tant que chef de projet, il est important de connaître la différence entre les buts et les objectifs. En savoir plus ici !
Une charte de projet est une déclaration de la portée, des objectifs et des participants impliqués ou nécessaires à la réalisation d'un projet. Vous pourriez également appeler cela une déclaration de travail (SOW).
Image courtoisie de LucidChart
Certains chefs de projet utilisent cette phase pour rédiger tous les contrats nécessaires à la réalisation du projet. De plus, il est courant de mener une étude de faisabilité à ce moment pour aider à déterminer la probabilité de succès avant de potentiellement gaspiller des ressources précieuses dans la phase suivante.
2. La phase de planification
Dans la phase de planification, un chef de projet crée une carte pour le parcours que son équipe suivra bientôt. Le travail du PM est de formaliser les étapes que son équipe prendra pour atteindre les objectifs finaux globaux.
Au cours de la phase de planification, un PM répondra à des questions telles que :
- Quelle est la déclaration de mission de ce projet ?
- Quels sont mes livrables ?
- Comment notre succès est-il mesuré ?
- Quelles étapes devons-nous suivre, et dans quel ordre ?
La planification nécessite une compréhension approfondie de ce qui est nécessaire pour atteindre vos objectifs. Dans la phase de planification, un PM déterminerait les ressources nécessaires et élaborerait un budget.
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3. La phase d'exécution
Après la phase de planification, il est temps de commencer le travail. D'où la phase d'exécution, ou la phase où un projet est réalisé. Un PM a assigné des tâches à son équipe, et pendant cette phase, l'équipe se met au travail.
Cependant, le travail d'un PM n'est pas terminé ici. Il est responsable de s'assurer que toutes les parties de la machine fonctionnent sans problème en continu.
Si le projet consiste à développer 40 pneus par mois dans une usine, par exemple, un PM vérifierait la production de pneus hebdomadaire, quotidienne et horaire pour s'assurer que ses employés travaillent à un rythme soutenu.
Certains PM préfèrent diviser l'exécution et la surveillance en deux étapes : exécution et contrôle.
4. La phase de contrôle
La phase de contrôle, si vous choisissez de la considérer séparément de l'exécution, se déroule en parallèle avec l'exécution. C'est le processus de surveillance constante des progrès pendant l'exécution pour s'assurer que votre équipe fonctionne comme elle le devrait.
En tant que PM, vous avez créé une chronologie pour le projet dans son ensemble. Pendant la phase de contrôle, vous surveillez les jalons et les réalisations de votre équipe pour déterminer si cette chronologie est précise.
Si vos prédictions s'avèrent fausses, surveiller de près les progrès devrait vous donner le temps de les corriger.
5. La phase de clôture
Si vous pensez à une relation, nous ne trouvons souvent pas de clôture avant des mois après une rupture. La clôture de projet, également appelée terminaison, est la phase finale du cycle de vie du projet, et elle commence après qu'un projet a été achevé.
Au cours de la phase de clôture, un PM est responsable de dissoudre l'équipe assemblée pour le projet et de rendre toutes les ressources à leurs propriétaires. Le cas échéant, les membres de l'équipe se voient attribuer de nouvelles responsabilités ou commencent leur prochain projet.
Il est important pour un PM d'utiliser la phase de clôture pour régler tous les détails en suspens et réfléchir à la manière dont le projet s'est déroulé et l'enregistrer. L'équipe a-t-elle finalement atteint ses objectifs ? Sinon, comment pourrait-elle faire mieux ?
Avez-vous commencé un rapport de clôture de projet ? La direction utilise ce type de document pour déterminer si un projet a finalement été couronné de succès. Il contiendra des réflexions sur le projet qui pourraient améliorer les pratiques futures et mettre officiellement fin au projet.
Image et document courtoisie de CITool Kit
Avez-vous programmé une autopsie de projet ? Également appelée rétrospective de projet, ce processus aide les PM et les parties prenantes à évaluer si un projet a réussi ou échoué à atteindre les objectifs commerciaux qui avaient été initialement établis.
Ce sont toutes des tâches importantes à accomplir dans la phase de clôture.
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Avantages d'un cycle de vie de projet efficace
Un cycle de vie de projet efficace apporte de nombreux avantages aux organisations et aux équipes de projet, contribuant à la réussite de la livraison des projets.
1. Approche structurée
Le cycle de vie du projet fournit un cadre clair pour la gestion des projets, les décomposant en phases distinctes. Cette structure permet aux équipes de comprendre ce qui est attendu à chaque étape, facilitant une meilleure planification, exécution et surveillance.
2. Amélioration de la planification et de l'allocation des ressources
En suivant un cycle de vie défini, les chefs de projet peuvent élaborer des plans complets qui identifient les ressources nécessaires, les délais et les budgets. Cette prévoyance aide à garantir que les ressources sont allouées efficacement et que les goulots d'étranglement potentiels sont anticipés et traités de manière proactive.
3. Amélioration de la gestion des risques
Un cycle de vie de projet bien défini intègre des stratégies d'évaluation et de gestion des risques tout au long de ses phases. En identifiant les risques tôt dans le processus, les équipes peuvent élaborer des plans d'atténuation, réduisant ainsi la probabilité que des défis imprévus ne perturbent le projet.
4. Engagement accru des parties prenantes
Un cycle de vie de projet efficace met l'accent sur la communication et la collaboration avec les parties prenantes à chaque phase. Engager régulièrement les parties prenantes favorise la transparence et garantit que leurs attentes sont comprises et satisfaites, conduisant à une plus grande satisfaction des résultats du projet.
5. Meilleur contrôle de la qualité
La nature structurée du cycle de vie du projet permet aux équipes de mettre en œuvre des processus d'assurance qualité à chaque étape. En établissant des critères de qualité et en effectuant des examens réguliers, les équipes peuvent identifier et résoudre les problèmes tôt, ce qui se traduit par un produit final de meilleure qualité.
6. Alignement avec les objectifs organisationnels
Un cycle de vie de projet bien mis en œuvre garantit que les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'organisation. En priorisant les projets qui soutiennent des objectifs plus larges, les organisations peuvent obtenir de meilleurs résultats et maximiser la valeur de leurs investissements.
Défis du cycle de vie du projet
Bien que le cycle de vie du projet offre de nombreux avantages, il présente également divers défis que les chefs de projet et les équipes doivent surmonter. Voici quelques défis clés associés à la gestion du cycle de vie du projet :
1. Complexité des phases du projet
La nature structurée du cycle de vie du projet peut introduire de la complexité, en particulier pour les projets plus importants avec plusieurs phases interdépendantes. Gérer cette complexité nécessite une planification et une coordination minutieuses, ce qui peut être gourmand en ressources.
2. Résistance au changement
Les changements dans la portée du projet, les exigences ou les priorités organisationnelles peuvent être accueillis avec résistance de la part des membres de l'équipe et des parties prenantes. Cette résistance peut entraver la progression du projet et rendre difficile la mise en œuvre des ajustements nécessaires tout au long du cycle de vie.
3. Communication inadéquate
Une communication efficace est essentielle à chaque phase du cycle de vie du projet. Cependant, une mauvaise communication ou un manque de partage d'informations entre les membres de l'équipe et les parties prenantes peut entraîner des malentendus, des retards et des occasions manquées de collaboration.
4. Contraintes de ressources
Les projets sont souvent confrontés à des limitations en termes de temps, de budget et de personnel. Ces contraintes peuvent rendre difficile le respect du cycle de vie planifié, entraînant des compromis en termes de qualité, de portée ou de délais.
5. Gestion des attentes des parties prenantes
Équilibrer les attentes diverses et parfois contradictoires des parties prenantes peut être difficile. Si les besoins des parties prenantes ne sont pas correctement capturés et gérés tout au long du cycle de vie du projet, cela peut entraîner une insatisfaction et nuire au succès du projet.
6. Dérive des objectifs
La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences du projet s'étendent au-delà de la portée initiale sans approbation appropriée ou ajustement des délais et des ressources. Ce défi peut perturber le cycle de vie du projet, entraînant des retards et des coûts accrus.
Meilleurs logiciels de gestion de projet en 2024
Ce sont les principaux logiciels de gestion de projet selon le rapport Grid® de l'automne 2024 de G2.
Et le cycle continue
Le cycle de vie du projet peut être réutilisé et recyclé mois après mois et année après année alors que les PM visent à améliorer continuellement les entreprises. Cette stratégie est adoptée par beaucoup et a conduit au succès de nombreux projets.
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Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.
Grace Pinegar
Grace Pinegar is a lifelong storyteller with an extensive background in various forms such as acting, journalism, improv, research, and content marketing. She was raised in Texas, educated in Missouri, worked in Chicago, and is now a proud New Yorker. (she/her/hers)
