Du chaos à la cohésion : comment la gestion de programme génère des résultats

Vous vous sentez dépassé par le nombre de projets que vous gérez ? Comme si vous essayiez constamment de suivre plusieurs projets, tous avec des délais et des parties prenantes différents ? Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul.

C'est là que la gestion de programme peut vous aider.

La gestion de programme consiste à comprendre la vue d'ensemble, à communiquer efficacement, à identifier les risques et à atténuer les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Et il s'agit d'utiliser les bons outils et techniques pour accomplir le travail.

L'un des outils que les gestionnaires de programme recommandent est le logiciel de gestion de programme. Il automatise plusieurs tâches, telles que la planification, la budgétisation et la communication, tout en suivant les progrès et en identifiant les problèmes potentiels dès le début. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur les aspects plus stratégiques du programme et livrer des projets complexes à temps, dans le respect du budget et des normes de qualité requises.

Dans cet article, nous examinerons ce qu'est la gestion de programme et pourquoi elle est importante. Nous discuterons également de certaines compétences clés et outils dont vous avez besoin pour être un gestionnaire de programme réussi.

Donc, que vous vous sentiez dépassé par votre charge de travail ou que vous soyez simplement intéressé à en savoir plus sur ce domaine, lisez la suite pour obtenir des informations utiles.

Gestion de programme vs. gestion de projet

La gestion de projet et la gestion de programme sont des disciplines étroitement liées essentielles pour atteindre les objectifs organisationnels. Cependant, il existe quelques différences notables entre les deux domaines.

La gestion de projet est le processus de planification, d'organisation et de gestion des ressources pour atteindre un objectif spécifique. Les projets sont généralement temporaires, avec une date de début et de fin définie. 

La gestion de programme est le processus de supervision et de coordination de plusieurs projets pour atteindre un objectif commun. Les programmes sont généralement plus élaborés que les projets et peuvent impliquer plusieurs équipes, départements ou organisations.

Voici quelques-unes des principales différences entre la gestion de projet et la gestion de programme.

• Périmètre : Les projets ont généralement un périmètre unique et bien défini. Les programmes, en revanche, peuvent avoir plusieurs projets avec des périmètres qui se chevauchent ou sont interconnectés. Par exemple, un programme de développement d'un nouveau produit pourrait inclure des projets de recherche et développement, de fabrication et de marketing.
• Durée : Les projets sont généralement temporaires, avec une durée définie. En revanche, les programmes peuvent être à long terme, sans date de fin fixée. Un programme pour mettre en œuvre un nouveau système de gestion de la relation client (CRM) pourrait prendre plusieurs mois à compléter.
• Objectifs : Les objectifs des projets sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Les objectifs des programmes sont généralement plus larges et plus stratégiques. Un objectif de projet pourrait être de lancer un nouveau produit à une date précise, tandis qu'un objectif de programme pourrait être d'augmenter la satisfaction client de 10 % au cours de l'année suivante.
• Ressources : Les projets nécessitent généralement une équipe, un budget et du temps. En revanche, les programmes gèrent plusieurs projets et nécessitent une coordination entre eux. Par exemple, un programme de développement d'un nouveau produit pourrait nécessiter une équipe d'ingénieurs, un budget de 10 millions de dollars et deux ans pour être complété.
• Gestionnaire : Les chefs de projet s'assurent que les projets sont terminés à temps, dans le respect du budget et des normes de qualité requises. Les gestionnaires de programme sont responsables de s'assurer que le programme global est réussi et que les projets individuels au sein du programme sont alignés sur ses objectifs.

Gestion de programme vs. gestion de produit

Le tableau suivant résume les principales différences entre la gestion de programme et la gestion de produit :

 

Cycle de vie du programme

Le cycle de vie du programme est le processus qu'un programme traverse du début à la fin. L'ensemble du processus est dynamique, et vous devrez peut-être revenir en arrière et revisiter les phases précédentes si nécessaire.

Par exemple, si de nouvelles exigences ou des tendances du marché comme l'incorporation de la réalité augmentée (AR) émergent lors du développement d'une application mobile, l'équipe peut avoir besoin de revenir à la phase d'initiation pour réviser des aspects tels que le périmètre, le budget et le calendrier du programme.

• Pendant l'initiation, vous définissez les objectifs du programme, identifiez les principales parties prenantes et les projets qui seront inclus, et développez un plan pour exécuter le programme. 

• La planification est l'endroit où vous entrez dans les détails et développez des plans plus détaillés pour chaque projet du programme. Cela inclut l'identification des ressources nécessaires, l'élaboration de calendriers et de budgets, et la définition des rôles et responsabilités des membres de l'équipe. Vous devez vous assurer que tous les projets sont alignés sur les objectifs du programme et sont réalisables dans le délai et le budget donnés.

• Avec votre feuille de route en main, il est temps de se lancer dans la phase d'exécution. C'est là que le vrai travail se fait, où vous mettez vos plans en action. Vous coordonnez et gérez plusieurs projets, surveillez les progrès et vous assurez que les tâches sont terminées à temps et dans le respect du budget. La collaboration et la communication efficace jouent un rôle essentiel dans cette phase.
• La phase de surveillance et de contrôle garantit que le programme est aligné sur les résultats escomptés et permet une prise de décision proactive. Vous suivez les indicateurs de performance clés, identifiez et atténuez les risques, et apportez les ajustements nécessaires pour rester sur la bonne voie. 

• La clôture est l'endroit où vous terminez le programme et célébrez les réalisations. La réalisation de revues de projet, la capture des leçons apprises et la documentation des meilleures pratiques pour les futurs programmes font partie de la phase finale du cycle de vie du programme. Cela inclut également la transition des livrables aux parties prenantes, l'évaluation du succès du programme et la reconnaissance des efforts de l'équipe.

Gérer efficacement le cycle de vie du programme garantit que vous avez une approche structurée pour atteindre les objectifs de votre programme, surmonter les défis et livrer des résultats réussis.

Exemples de gestion de programme

Dans l'environnement commercial animé d'aujourd'hui, il est plus important que jamais d'avoir un processus de gestion de programme robuste en place. Il fournit une approche systématique de la planification stratégique, de l'organisation et de la gestion des ressources de projet. Diverses organisations, des grandes entreprises aux agences gouvernementales en passant par les organisations à but non lucratif, bénéficient d'une planification et d'une exécution appropriées.

Voici quelques exemples de la façon dont la gestion de programme peut être utilisée dans différents scénarios.

• Mise en œuvre de logiciels à l'échelle de l'entreprise. Lorsqu'une grande organisation prévoit de mettre en œuvre un nouveau système logiciel dans plusieurs départements, la gestion de programme garantit que la mise en œuvre est coordonnée de manière transparente et répond à tous les besoins.
• Développement d'infrastructures. Si nous prenons l'exemple d'un projet de construction d'un nouveau système de transport léger sur rail, le programme impliquerait plusieurs équipes, telles que l'ingénierie, la construction et l'approvisionnement. La gestion de programme garantit que toutes les équipes de projet travaillent ensemble efficacement pour terminer la construction à temps et dans le respect du budget.
• Lancement de produit. Lorsqu'une entreprise se prépare à lancer un nouveau produit ou service, la gestion de programme garantit que le lancement est coordonné de manière transparente entre le marketing, le développement de produit, les ventes et le support client. 
• Initiatives de changement organisationnel. Pour une organisation en cours de changement significatif, tel qu'une fusion, une acquisition ou une restructuration, la gestion de programme gère l'engagement des parties prenantes, favorise une communication efficace, facilite les changements culturels et gère la formation des employés.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme ?

Un gestionnaire de programme est responsable de la planification, de l'exécution et de la livraison de projets complexes. Il travaille avec divers parties prenantes et est responsable de rassembler les différents éléments d'un programme. En tant que gestionnaire de programme, vous devez vous assurer que le programme atteint ses objectifs et reste sur la bonne voie.

Vous devez voir la vue d'ensemble et comprendre comment les projets individuels s'intègrent dans le programme. Les responsabilités spécifiques varieront en fonction de l'organisation et du programme. 

Cependant, certaines tâches typiques d'un gestionnaire de programme sont :

• Définir le périmètre et les objectifs du programme.
• Développer un plan de programme.
• Gérer le budget du programme.
• Surveiller et rendre compte de l'avancement du programme.
• Résoudre les problèmes et les risques.
• Communiquer avec les parties prenantes.

Avantages de la gestion de programme

La gestion de programme offre de nombreux avantages au-delà de la simple réduction de la charge de travail des gestionnaires de programme. Elle fournit une approche globale et structurée pour gérer plusieurs projets connexes et vous prépare au succès en vous préparant à répondre efficacement à l'environnement commercial en évolution.

• Alignement stratégique. La gestion de programme garantit que les projets au sein d'un programme sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Elle aide à maintenir le focus en s'assurant que toutes les activités du programme contribuent aux résultats souhaités.
• Utilisation efficace des ressources. Un cadre bien conçu pour contrôler les ressources raccourcit les délais des projets, réduit les coûts et présente des livrables de meilleure qualité. L'allocation optimisée du budget, du personnel et d'autres ressources maximise l'utilisation et minimise le gaspillage.
• Coordination et intégration. L'alignement entre différents projets aide à la circulation fluide de l'information, des ressources et des dépendances entre différentes équipes. Elle assure un flux de travail sans heurts, évitant les redondances, les conflits et les inefficacités. 
• Gestion des risques. La gestion de programme adopte une vue d'ensemble des risques au niveau du programme. Elle permet d'identifier, d'évaluer et d'atténuer les risques à travers divers projets, minimisant les impacts négatifs sur le programme global.
• Apprentissage organisationnel. Capturer les leçons apprises des projets individuels aide à identifier les meilleures pratiques, les domaines d'amélioration et les opportunités de partage des connaissances. Cela améliore les capacités de gestion de projet de l'organisation et favorise l'amélioration continue.
• Engagement des parties prenantes. La gestion de programme met l'accent sur l'engagement et la communication des parties prenantes. Elle implique d'identifier et de prioriser les parties prenantes, de gérer leurs attentes et d'assurer une communication efficace tout au long du programme. Cela permet aux parties prenantes de rester informées, alignées et engagées dans les activités du programme.

Défis de la gestion de programme

Bien que la gestion de programme apporte de nombreux avantages, vous pourriez rencontrer des défis liés à la gestion des ressources, des risques et des exigences changeantes. Voici quelques défis courants auxquels les gens sont confrontés, quel que soit leur secteur.

• Le glissement de périmètre est la tendance des projets à s'étendre au fil du temps à mesure que les parties prenantes du programme fournissent des commentaires et que de nouvelles exigences émergent. Cela peut être un défi important, entraînant des dépassements de budget, des retards de calendrier et l'échec du projet. Gérer les changements de périmètre et s'assurer qu'ils sont alignés sur les objectifs et les ressources du programme peut être difficile.
• L'allocation des ressources avec des ressources limitées, telles que le budget, le personnel et l'équipement, peut être délicate. Vous devez accorder une attention particulière à la distribution pour assurer l'exécution réussie de tous les projets au sein du programme.
• Les interdépendances des projets sont attendues dans un programme, où l'avancement d'un projet affecte les autres. Gérer ces interdépendances, coordonner les efforts et résoudre les conflits ou les goulots d'étranglement peut être difficile.
• La gestion des risques peut être complexe, car elle nécessite d'évaluer la probabilité et l'impact des risques et de développer et mettre en œuvre des plans pour les atténuer.
• Gérer les parties prenantes avec des attentes différentes, les tenir informées et assurer des canaux de communication efficaces peut être difficile car cela nécessite la capacité d'adapter la communication à différents publics.
• Les stratégies de gestion du changement sont cruciales pour la gestion de la résistance et la transition en douceur, car les programmes impliquent souvent des changements significatifs dans les processus, les systèmes et les structures organisationnelles. 

Malgré les défis, les surmonter peut conduire à des résultats de programme réussis et à la réalisation des avantages pour l'organisation.

Modèles de gestion de programme

Les modèles de gestion de programme fournissent un cadre pour définir le programme, identifier les parties prenantes, gérer les risques et communiquer avec les parties prenantes.

Les gestionnaires de programme de tous niveaux d'expérience peuvent utiliser ces modèles. Pour les nouveaux gestionnaires, cela fournit une feuille de route pour gérer un programme, et pour les gestionnaires de programme expérimentés, un moyen de s'assurer qu'ils suivent les meilleures pratiques. 

Les modèles que vous utilisez dépendront de la taille et de la complexité de votre programme, ainsi que des besoins spécifiques de votre organisation. Vous trouverez ci-dessous 14 modèles de gestion de programme gratuits par Smartsheet que vous pouvez utiliser comme point de départ.

Source : Smartsheet

Meilleures pratiques de gestion de programme

La gestion de programme est un domaine complexe et difficile, mais en suivant certaines meilleures pratiques, vous pouvez améliorer vos chances de succès. Ces meilleures pratiques fournissent une base ; cependant, elles doivent être adaptées et personnalisées pour répondre aux besoins et au contexte spécifiques de votre organisation et de votre programme.

• Établir une gouvernance de programme solide. Mettez en œuvre un cadre de gouvernance qui fournit des rôles, des responsabilités et une autorité de prise de décision clairs. Pour assurer une supervision et un contrôle efficaces, définissez des processus de gouvernance, tels que des revues régulières de programme, des réunions de comité de pilotage et des procédures d'escalade.
• Utiliser une méthodologie de gestion de programme. Plusieurs méthodologies de gestion de programme sont disponibles, telles que les projets dans un environnement contrôlé (PRINCE2), le corpus de connaissances en gestion de projet (PMBOK), et Agile. Le choix de la méthodologie appropriée dépendra de la taille et de la complexité du programme, ainsi que des besoins spécifiques de l'organisation.
• Développer un plan de programme robuste. Créez un plan de programme complet avec une feuille de route claire, des livrables identifiés, des délais, des jalons et une allocation des ressources. Examinez et mettez régulièrement à jour le plan pour répondre aux changements ou aux nouvelles exigences.
• Engager activement les parties prenantes. Engagez les principales parties prenantes tôt et continuellement tout au long du programme. Impliquez-les dans les processus de prise de décision, sollicitez leurs contributions et communiquez les progrès, les jalons et les défis du programme. Répondez à leurs préoccupations et obtenez leur adhésion pour garantir leur engagement envers le succès du programme.
• S'adapter à des environnements dynamiques. Reconnaissez que les programmes opèrent dans des environnements dynamiques et évolutifs. Restez flexible et adaptatif aux changements dans les exigences des projets, les conditions du marché et les priorités organisationnelles. Évaluez continuellement la stratégie du programme et ajustez les plans pour garantir l'alignement avec les besoins évolutifs.
• Amélioration continue. Favorisez une culture d'amélioration continue au sein du programme. Évaluez régulièrement la performance du programme, apprenez des succès et des échecs, et identifiez les domaines à améliorer. Encouragez les retours d'expérience, les rétrospectives et les sessions de leçons apprises pour stimuler l'amélioration continue du programme.
• Utiliser un logiciel de gestion de programme. Il existe une variété d'outils de gestion de projet disponibles qui peuvent aider les gestionnaires de programme à planifier, suivre et gérer leurs programmes. 
• Célébrer les succès. Enfin, il est important de célébrer les succès en cours de route. Cela aidera à maintenir le moral élevé et à motiver l'équipe.

Outils de gestion de programme

Les outils de gestion de programme sont des applications logicielles qui peuvent aider les gestionnaires de programme à planifier, suivre et gérer leurs programmes. Ils sont un atout précieux pour les gestionnaires de programme, car ils peuvent aider à gagner du temps et des efforts, améliorer la communication et augmenter la visibilité et la transparence.

Il existe divers outils de gestion de programme, allant des outils simples aux systèmes plus complexes de planification des ressources d'entreprise (ERP). Les outils spécifiques utilisés varieront en fonction de la taille et de la complexité du programme, des ressources disponibles et de l'expérience du gestionnaire de programme.

Certaines des fonctionnalités les plus courantes des outils de gestion de programme incluent :

• Planification de projet : Créer des plans de projet, suivre l'avancement des projets et identifier et gérer les risques.
• Gestion des ressources : Suivre l'allocation des ressources, identifier et gérer les conflits, et s'assurer que les projets sont terminés à temps et dans le respect du budget.
• Communication : Partager des informations et collaborer sur des projets.
• Rapports : Générer des rapports sur l'avancement des projets, les risques et les coûts.
• Tableaux de bord : Une vue d'ensemble visuelle de l'avancement des projets, des risques et des dépenses.

De nombreux outils relèvent du domaine plus large des logiciels de gestion de programme. G2 héberge plusieurs catégories sous la gestion de programme, y compris, mais sans s'y limiter :

Logiciel de gestion de projet de capital

Le logiciel de gestion de capital aide à gérer les investissements en capital et les ressources financières. Dans le contexte de la gestion de programme, le logiciel de gestion de capital permet aux gestionnaires de programme de suivre les coûts des projets, d'analyser la performance financière, d'allouer des fonds à des projets individuels et de prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources.

Il joue un rôle crucial dans l'optimisation de l'utilisation des ressources financières, l'alignement des objectifs financiers sur les objectifs du programme et l'amélioration de la performance financière globale des programmes. Il peut être utilisé seul ou dans le cadre d'autres logiciels de gestion de programme.

Logiciel de gestion de projet Kanban

Le logiciel de gestion de projet Kanban facilite la mise en œuvre de la méthode Kanban pour la gestion de projet. Kanban est une approche agile qui visualise le travail à l'aide d'un tableau kanban, où les tâches sont représentées sous forme de cartes qui se déplacent à travers des colonnes pour indiquer leur progression. 

Les gestionnaires de programme peuvent utiliser le logiciel kanban pour visualiser le flux de travail du programme, allouer des ressources, surveiller l'état des projets et assurer une coordination fluide entre les différents projets au sein du programme. En utilisant le logiciel de gestion de projet kanban, les gestionnaires de programme peuvent obtenir une plus grande visibilité sur l'avancement du programme, identifier les goulots d'étranglement et optimiser l'allocation des ressources, ce qui se traduit par une amélioration de la performance du programme et une livraison réussie des objectifs du programme.

Logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est conçu pour aider à planifier, organiser et superviser l'exécution des projets. Il fournit des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la planification, l'allocation des ressources, la collaboration et le suivi des progrès. Il soutient la gestion de plusieurs projets au sein d'un programme. Ce logiciel permet aux gestionnaires de programme de rationaliser les processus de gestion de projet, d'améliorer la coordination et de livrer avec succès les objectifs et les buts du programme.

Logiciel de gestion des ressources

Le logiciel de gestion des ressources aide les organisations à planifier, allouer et optimiser les ressources telles que les personnes, l'équipement et les matériaux à travers les projets et les programmes. En utilisant ce logiciel, les gestionnaires de programme peuvent équilibrer les charges de travail, prévenir les conflits de ressources, assurant l'utilisation optimale des ressources tout au long du programme. Il vous soutient finalement dans l'atteinte des objectifs du programme en maximisant la productivité des ressources, en minimisant les goulots d'étranglement et en maintenant un alignement stratégique entre la disponibilité des ressources et les demandes des projets.

Logiciel de gestion du travail

Le logiciel de gestion du travail simplifie et optimise la gestion des tâches, des projets et des flux de travail. Il fournit des fonctionnalités de suivi des tâches, de collaboration, de partage de documents, de planification et de reporting. Il aide les gestionnaires de programme à superviser l'exécution de divers projets au sein d'un programme. Vous pouvez créer et attribuer des tâches, suivre l'avancement des projets, surveiller les délais, collaborer avec les équipes et évaluer la performance globale du programme.

FAQ sur la gestion de programme

Vous avez d'autres questions ? Nous avons ce qu'il vous faut. Dans cette section, nous couvrirons certaines des questions les plus fréquemment posées sur la gestion de programme et les domaines connexes. 

Q : Quelle est la différence entre la gestion de programme et un bureau de gestion de programme (PgMO) ?

R : La gestion de programme est une approche stratégique pour gérer un groupe de projets connexes afin d'atteindre un objectif commun. Un bureau de gestion de programme (PgMO) est une unité centralisée au sein d'une organisation qui soutient les programmes et les gestionnaires de programme.

Le PgMO est parfois appelé PMO, ce qui n'est pas l'abréviation correcte. PMO signifie bureau de gestion de projet, un groupe dédié qui définit les normes de gestion de projet pour une organisation. 

Q : En quoi la gestion de portefeuille de projets (PPM) diffère-t-elle de la gestion de programme ?

R : La gestion de portefeuille de projets gère une collection de projets et de programmes pour s'assurer qu'ils sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation. La PPM aide à identifier les lacunes dans le portefeuille de projets actuel ou les projets qui pourraient nuire aux initiatives organisationnelles plus larges.

En revanche, la gestion de programme se concentre sur la gestion d'un groupe de projets connexes, connu sous le nom de programme, pour atteindre des objectifs relativement à court terme.

Q : Qu'est-ce qui distingue un chef de projet d'un gestionnaire de programme ? 

R : Un chef de projet gère des projets individuels, tandis qu'un gestionnaire de programme supervise plusieurs projets connexes au sein d'un programme pour atteindre des objectifs stratégiques plus larges.

Q : Quels sont les éléments clés de la gestion de programme ? 

R : Les éléments clés de la gestion de programme incluent l'alignement stratégique, l'engagement des parties prenantes, la gouvernance du programme, la gestion des ressources, la gestion des risques et la réalisation des avantages.

Q : Quelles sont les étapes impliquées dans la gestion de programme ? 

R : La gestion de programme implique généralement des étapes telles que l'initiation du programme, la planification, l'exécution, la surveillance et le contrôle, et la clôture. Ces étapes garantissent une gestion systématique et une livraison réussie des objectifs du programme.

Plongez dans la rentabilité, un programme à la fois

La gestion de programme ne consiste pas seulement à gérer des projets. Il s'agit de gérer des personnes, des ressources et des risques. Il s'agit de livrer des résultats à temps et dans le respect du budget. Il s'agit également de faire une différence.

Les gestionnaires de programme jouent un rôle crucial dans la supervision et la livraison de programmes réussis. Investissez du temps à explorer des outils comme le logiciel de gestion de programme qui répond à vos besoins pour maximiser le succès et stimuler l'excellence dans vos programmes. Il est également important d'être patient et persévérant et d'apprendre de ses erreurs. Si vous êtes prêt à faire le travail, atteindre vos objectifs organisationnels est garanti. 

Prêt à suivre le succès de votre programme ? Le logiciel d'objectifs et de résultats clés (OKR) aide à aligner les objectifs du programme, à suivre les résultats clés et à surveiller les progrès vers vos objectifs.