Comment créer un plan d'amélioration des performances

Assurer que chaque employé répond à ses attentes de performance est crucial pour le succès organisationnel.
Cependant, de nombreux managers font face au défi redoutable de traiter la sous-performance constante parmi les membres de l'équipe. La lutte pour équilibrer le moral des employés tout en poussant pour des résultats améliorés peut sembler accablante.

C'est là qu'un Plan d'Amélioration de la Performance (PAP) devient essentiel. Typiquement mis en œuvre après une évaluation de performance, un PAP porte souvent une connotation négative et est à tort considéré comme le « premier pas vers le licenciement ». Cependant, cette perception est trompeuse.

Un PAP est une approche structurée qui joue un rôle important dans toute stratégie de gestion des talents au sein des systèmes de gestion de la performance. En tant que professionnel des ressources humaines, votre travail est d'aider à changer la conversation autour des plans d'amélioration de la performance et d'habiliter les employés qui y sont placés à réussir.

Créer un plan d'amélioration de la performance peut être difficile, surtout lorsqu'on le fait pour la première fois. Il y a beaucoup à apprendre, de la fourniture de retours constructifs à la conception d'un plan favorisant une véritable croissance.

Le rôle des RH dans la création d'un PAP

Votre rôle en tant que professionnel des ressources humaines est crucial dans le processus du plan d'amélioration de la performance. Tout commence par l'établissement de directives claires avec toutes les personnes impliquées.

Les RH agissent en tant qu'administrateur d'un plan d'amélioration de la performance. Vous serez responsable de la création et de la mise en œuvre du processus tout en servant de liaison entre le manager et l'employé. Cela inclut la création et le maintien de toute la documentation du début à la fin.

Le rôle le plus important que jouent les RH dans la mise en œuvre d'un PAP est d'agir en tant que tiers impartial. Vous êtes une ressource pour le manager et l'employé et devez rester neutre pendant le processus.

Éléments d'un PAP

Lors de la création d'un plan d'amélioration de la performance pour un employé, il est toujours préférable de pécher par excès de prudence et de documenter autant que possible.

Tous ces documents doivent être examinés, datés et signés par le manager, l'employé et les RH pour assurer une communication appropriée de tout le monde.

Il est important de se rappeler que votre processus et votre documentation peuvent évoluer et changer à mesure que vous complétez plus de PAP. Il est crucial que vous restiez ouvert et communicatif avec toutes les personnes impliquées au fur et à mesure que le processus se déroule.

Comment mettre un employé sur un PAP

Créer la documentation et les papiers pour un plan d'amélioration de la performance n'est que la moitié de la bataille—vous devez maintenant solidifier le processus lui-même. Mettre en œuvre un PAP est un processus long et doit être traité avec soin à chaque étape.

Déterminer si un plan d'amélioration de la performance est nécessaire

La première étape consiste à recueillir tous les faits de la situation et à déterminer si un PAP est la bonne voie à suivre. Cela inclura de rencontrer l'employé et le manager qui a demandé à mettre leur employé sur un plan d'amélioration de la performance.

Un plan d'amélioration de la performance ne doit être utilisé que pour un employé que l'équipe RH et le manager croient pouvoir bénéficier d'un PAP. Ce n'est pas un moyen pour un manager frustré de commencer le processus de licenciement d'un employé.

Vous pouvez avoir affaire à un manager qui croit qu'un employé nécessite un PAP, mais vous n'êtes pas d'accord. Faites confiance à votre instinct, et assurez-vous d'expliquer si vous recommandez ou non un plan d'amélioration de la performance.

Vous constaterez souvent que la situation peut être résolue sans un plan d'amélioration de la performance en la comprenant pleinement du point de vue du manager et de l'employé.

Un PAP doit être utilisé pour aider un employé à améliorer un comportement récurrent. Il ne doit pas être utilisé comme un outil disciplinaire ou pour punir ou effrayer un employé pour une infraction unique.

Développer un plan spécifique conçu pour aider l'employé à s'améliorer

Une fois que vous comprenez la situation et avez décidé d'aller de l'avant avec le PAP, asseyez-vous avec le manager et créez le plan. Décrivez spécifiquement les domaines dans lesquels l'employé doit s'améliorer et développez des objectifs réalistes pour qu'il les atteigne.

Concentrez-vous sur quelques éléments spécifiques qui peuvent être facilement mesurés afin que l'employé puisse s'efforcer de s'améliorer. Cela évitera que l'employé ne soit submergé par trop d'objectifs et facilitera la détermination de son succès.

N'utilisez jamais le même plan d'amélioration de la performance deux fois. Chaque plan doit être conçu pour les besoins de l'employé et la situation. Soyez réaliste quant aux attentes du manager envers l'employé. Rappelez-vous, ce plan doit être conçu pour leur donner toutes les chances de réussir.

Revoir le plan avec le manager et fixer des attentes

Maintenant que vous avez préparé toute la documentation, ramenez le manager pour une réunion finale afin de revoir le plan d'amélioration de la performance. Évaluez chaque section du PAP et soyez spécifique avec le manager sur son rôle dans le processus et ce à quoi ressemble la réussite du plan d'amélioration de la performance.

Vous devez établir des attentes claires avec le manager sur la façon dont le processus se déroulera. Si c'est votre première fois à mettre en œuvre un PAP, prenez soin de revoir minutieusement le contenu du plan d'amélioration de la performance avec le manager avant d'impliquer l'employé.

Rencontrer l'employé et revoir le plan d'amélioration de la performance

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à rencontrer l'employé. La réunion doit inclure le manager, l'employé et vous-même. Utilisez cette réunion pour examiner leur plan d'amélioration de la performance, revoir et signer toute la documentation, et répondre à toutes les questions qu'ils pourraient avoir.

Il doit être clair pour les employés que ce processus les aidera à réussir. Il doit également les rassurer que vous êtes disponible pour fournir des ressources ou répondre à toutes les questions pendant la durée du PAP.

Surveiller les progrès du plan d'amélioration de la performance

Ce n'est pas parce que la réunion est terminée que votre travail est terminé. Ne créez pas un plan pour l'employé puis disparaissez. Surveillez de près les progrès de l'employé et vérifiez régulièrement pour vous assurer qu'il reçoit le soutien dont il a besoin pour réussir.

Vous pouvez mener ces réunions avec le manager présent ou avec l'employé seul. Discutez avec toutes les personnes impliquées de l'option qui convient le mieux à la situation et avancez à partir de là.

Conclure et évaluer le résultat du plan d'amélioration de la performance

Une fois que le plan d'amélioration de la performance a suivi son cours, évaluez son succès. Tout d'abord, examinez indépendamment les progrès de l'employé et comparez-les aux attentes fixées dans leur PAP.

Après avoir terminé cela, rencontrez le manager et examinez les détails ensemble. Un employé n'a pas besoin de réussir parfaitement chaque objectif pour que le PAP soit considéré comme réussi. Le manager peut décider que le plan d'amélioration de la performance a été réussi même si toutes les attentes n'ont pas été atteintes.

Après avoir examiné les détails avec le manager et décidé de la marche à suivre, amenez l'employé pour discuter des résultats ensemble. S'ils ont réussi, complétez la documentation reconnaissant la réussite de leur plan d'amélioration de la performance. S'ils n'ont pas complété le PAP comme requis, vous pouvez envisager de prendre des mesures supplémentaires comme indiqué dans la documentation originale.

Modèle gratuit de plan d'amélioration de la performance

Prêt à créer votre propre plan d'amélioration de la performance ? Il peut être déroutant de savoir par où commencer ou comment formater un plan d'action. Heureusement, notre modèle gratuit de PAP facilite les choses, mettant tout le monde sur la voie du succès.

Avantages d'un PAP

Lorsqu'il est bien fait, l'utilisation d'un plan d'amélioration de la performance au sein de votre organisation entraîne certains avantages.

Amélioration de la culture d'entreprise

Pour commencer, utiliser un PAP lorsque cela est nécessaire peut améliorer la culture d'entreprise. Parce que les plans d'amélioration de la performance promeuvent un sens de la responsabilité, les employés de tous les départements savent qu'ils doivent répondre aux attentes ou potentiellement faire face à des mesures disciplinaires.

Cela a un impact positif sur la culture d'entreprise car vos employés travailleurs se sentent appréciés et que leurs efforts sont bienveillamment remarqués. Ils savent également que tout le monde dans leur équipe est censé tirer le même poids. De même, les employés en difficulté savent que les managers les soutiendront s'ils prennent du retard sur des projets ou des tâches en leur fournissant un plan clair et des objectifs réalisables sur la façon de s'améliorer.

À la fin de la journée, tous les employés comprendront ce qui est attendu d'eux.

Économiser du temps et de l'argent

Les organisations de toutes formes et tailles savent que si elles veulent réussir, elles doivent minimiser le taux de rotation des employés , car cela permet d'économiser de l'argent et du temps. Aider les employés actuels à s'améliorer dans leurs rôles et à atteindre une performance de premier ordre réduira les dépenses liées au licenciement des membres de l'équipe et le temps nécessaire pour se consacrer à la recherche de candidats pour pourvoir leurs postes.

En même temps, un PAP évite également le besoin d'interviewer de nouveaux employés potentiels et de les former sur les tenants et aboutissants de l'organisation et des rôles. Même si un employé sur un PAP a besoin d'une formation supplémentaire, l'intégration d'un tout nouvel employé prendra moins de temps et d'énergie.

Plus efficace que les évaluations standard

Les évaluations de performance sont une étape nécessaire dans la plupart des entreprises, mais parfois, elles ne sont pas aussi efficaces que nous le souhaiterions. Par exemple, si une évaluation de performance ne se passe pas nécessairement bien, elle ne conduit que rarement à des conséquences. Puisque tout le monde ne réagit pas bien aux critiques constructives, les employés croiront probablement que les retours qui leur sont donnés sont inexacts. Pour cette raison, il est courant que les employés rejettent les retours donnés lors des évaluations de performance et continuent de travailler et de performer exactement comme ils le faisaient.

Cependant, placer un employé sur un PAP lui donne une idée claire de ses lacunes et de la façon de s'améliorer. Lorsqu'ils sont bien faits, les PAP encouragent les employés à travailler plus dur et à réussir.

Il y a toujours place à l'amélioration

Il peut sembler intimidant au début de créer et de mettre en œuvre de nouveaux processus dans votre entreprise, mais une fois que vous aurez pris le coup de main, vous serez un pas de plus vers la création d'un environnement où les employés prospèrent.

Si un employé ne répond pas aux objectifs du PAP, apprenez à gérer le départ des employés de la bonne manière.

Cet article a été initialement publié en 2021. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.