Avec tant d'options allant des logiciels de paie aux services externes pour gérer la paie, payer les employés ne devrait pas être un défi.

Mais ce n'est pas toujours le cas, pour les raisons suivantes :

• Les règles locales, nationales et internationales régissant la paie sont compliquées, et cela ne changera probablement pas de sitôt.

• La technologie simplifie et complique la paie car il existe de nombreuses options pour les outils et autres fonctionnalités.

• L'expérience des employés compte plus que jamais, et la paie peut avoir un impact significatif sur celle-ci. Par exemple, le vol de salaire est un problème grave aux États-Unis. Si vous ne savez pas ce que cela signifie, voici un excellent Vol de salaire aux États-Unis (via EPI.org)

  

Comment choisir le bon logiciel et les bons services pour la paie

De nombreux fournisseurs de logiciels et prestataires de services de paie se concentrent uniquement sur une partie du processus de gestion de la paie, ce qui signifie que les entreprises travaillent souvent avec deux ou plusieurs prestataires pour gérer la paie. Les activités de paie peuvent être classées en deux grands groupes : gestion de la paie (généralement effectuée à l'aide de logiciels RH ou de paie) et traitement de la paie (généralement effectué avec des logiciels de comptabilité).

La paie et le cycle de vie des employés

Pour comprendre comment les deux types d'activités de paie sont différents, examinons les différentes étapes du cycle de vie des employés où la paie est essentielle :

Recrutement

Les règles de paie gèrent combien et à quelle fréquence les employés sont payés. Les entreprises établissent généralement des règles de rémunération standard pour chaque poste ou type d'emploi. Cela aide les recruteurs à savoir quoi offrir aux candidats mais leur permet aussi de négocier. Idéalement, tout changement aux règles de rémunération standard devrait être approuvé par les RH.

Intégration

Lorsque de nouveaux employés commencent à travailler pour une entreprise, l'une des premières choses qu'ils font est de fournir des informations sur la paie. Du point de vue de la paie, c'est la partie facile. Les choses se compliquent lorsque le nouvel employé est payé selon des règles couvrant les heures supplémentaires, les différents types de quarts (par exemple, les troisièmes quarts sont généralement payés plus que les premiers et deuxièmes quarts), les conditions de travail, etc.

Évaluations de performance

Le résultat des évaluations de performance peut être une augmentation de salaire, qui doit être reflétée dans le profil de l'employé pour le traitement de la paie. Il y a aussi des primes et d'autres incitations qui peuvent être utilisées pour récompenser une bonne performance. Les entreprises ont généralement des règles bien définies que les managers utilisent pour décider qui reçoit une prime, le montant de chaque prime, et à quelle fréquence les primes sont versées.

Départ

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, les RH doivent déterminer ce que l'entreprise lui doit, non seulement en salaires impayés mais aussi en primes ou en temps de vacances, le cas échéant. Comme les entreprises ne considèrent pas toujours le départ comme important, les erreurs sont courantes. Cela signifie que les employés ne reçoivent pas toujours le montant correct que l'entreprise leur doit, ou ils le reçoivent en retard.

À n'importe laquelle de ces étapes, l'entreprise doit payer l'employé pour des choses telles que le salaire de base, les primes, le congé de maternité ou de paternité, et les heures supplémentaires. En plus de cela, l'entreprise paie également pour des avantages tels que l'assurance santé ou les plans de retraite, et les taxes pour le chômage, la sécurité sociale et plus encore.

Pour garder les employés heureux tout en maintenant la conformité et en suivant les coûts de la paie, les entreprises doivent mettre en œuvre des règles de paie pour chaque employé et attribuer chaque type de dépense à divers centres de coûts.

Gestion et traitement de la paie

La gestion de la paie est généralement effectuée à l'aide de logiciels RH ou de paie, tandis que le traitement de la paie nécessite des produits de comptabilité ou ERP. Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, examinons un exemple d'un employé qui travaille à temps plein, prend trois mois de congé de maternité, travaille occasionnellement des heures supplémentaires, et reçoit quelques avantages et privilèges :

Comme montré au milieu de l'image ci-dessus, la paie peut être très simple pour les petites entreprises avec des postes et des règles de rémunération simples. Dans ce cas, les règles de rémunération peuvent être gérées dans une feuille de calcul, et il ne faut qu'une seule entrée comptable pour traiter la paie.

Les choses peuvent devenir beaucoup plus compliquées pour les entreprises avec des centaines ou des milliers d'employés, plusieurs sites et des dizaines de différents postes de travail. Il y a aussi des industries comme la fabrication ou le commerce de détail où les entreprises ont des employés horaires, ce qui signifie qu'elles doivent suivre le temps travaillé par chaque personne. Le côté droit de l'image ci-dessus décrit une entrée comptable qui est requise lorsque les entreprises suivent différents types de composants de paie tels que le salaire, les taxes et les avantages.

Pour relever ces défis, les entreprises ont les options suivantes :

• Utiliser un logiciel qui inclut des fonctionnalités de comptabilité et de paie, idéalement dans le même package. Cela assure un flux d'informations de paie sans faille qui couvre la gestion et le traitement, évite les erreurs et aide à la conformité. Les coûts de la paie peuvent être mieux gérés que l'utilisation de systèmes disparates, surtout lorsque la fonctionnalité de suivi du temps est incluse.

• Intégrer les logiciels ERP et de comptabilité avec les solutions de paie et de RH. Cela est crucial lorsque les entreprises décident d'utiliser différents packages logiciels pour faire à la fois la gestion et le traitement de la paie. La plupart des fournisseurs ERP offrent une sorte d'intégration avec les systèmes RH ou de paie, mais chaque entreprise est différente, ce qui signifie que l'intégration peut devoir être personnalisée pour des besoins spécifiques.

• L'externalisation de la paie peut aider au traitement, mais les entreprises doivent encore s'occuper de la gestion de la paie, des règles de rémunération au suivi du temps. Les services de paie peuvent aider à la conformité et s'assurer que les bonnes taxes sont appliquées à chaque poste et emplacement. Cependant, les entreprises doivent leur fournir des détails sur combien chaque employé a travaillé pendant une période, généralement un mois.

Pour aider les entreprises à choisir la meilleure option pour leurs besoins, nous avons créé les catégories suivantes pour aider à la gestion et au traitement de la paie :

Les suites de gestion des ressources humaines incluent généralement toutes les fonctionnalités requises pour gérer les ressources humaines, de la paie et des avantages au recrutement et à la gestion des talents. Les logiciels RH de base se concentrent sur les fonctionnalités RH traditionnelles telles que la paie, les avantages ou la gestion de la main-d'œuvre.

Les logiciels de gestion de la main-d'œuvre aident les entreprises à affecter des ressources humaines à des tâches, projets, emplois ou ordres de travail. Pour suivre combien de temps les employés passent réellement sur divers types de tâches, les entreprises utilisent les logiciels de gestion du temps et des présences.

Les logiciels de paie gèrent les règles de paie pour différents postes, ainsi que les diverses taxes liées à la paie. Pour les grandes entreprises avec une présence mondiale, les logiciels de paie multi-pays offrent des fonctionnalités avancées pour gérer la paie dans différents pays et à travers plusieurs entreprises.

Les logiciels de comptabilité incluent souvent des fonctionnalités de traitement de la paie mais doivent s'intégrer avec les systèmes de paie ou les logiciels de gestion du temps et des présences, qui fournissent des informations sur les règles de rémunération et le temps travaillé par les employés.

Les systèmes ERP incluent des fonctionnalités de comptabilité pour le traitement de la paie et parfois des fonctionnalités de gestion de la paie. Lorsque la gestion de la paie n'est pas incluse, l'intégration avec les suites de gestion des ressources humaines, les solutions RH de base et les systèmes de paie est requise.

Pour l'externalisation, il existe des fournisseurs de services de paie qui se concentrent exclusivement sur la paie, ainsi que des fournisseurs de services de comptabilité qui se spécialisent dans la comptabilité mais peuvent également offrir le traitement de la paie.

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