Nous aimerions tous travailler plus intelligemment et non plus durement, mais comment y parvenir reste délicat.

Pour beaucoup d'entre nous, le problème de travailler plus intelligemment provient de nos compétences en gestion du temps. Il y a souvent trop de temps passé à se concentrer sur tout et pas assez de temps à se concentrer sur les choses qui génèrent des résultats.

Il existe de nombreuses méthodes populaires que les entreprises utilisent pour rationaliser les processus, l'une des plus populaires étant le principe de Pareto.

Le principe de Pareto fonctionne en identifiant ce qui influence les revenus et garde les clients satisfaits. En se concentrant sur les 20 % de facteurs de succès, les équipes peuvent laisser de côté ce qui est sans importance. Cela vous aidera à créer une équipe plus mince et plus forte.

Comment fonctionne le principe de Pareto ?

À son cœur, le principe de Pareto fonctionne selon la théorie que la plupart de votre succès viendra de l'accomplissement des quelques tâches vitales qui stimulent l'entreprise.

Ces tâches et domaines de concentration de haute importance représentent la majeure partie de votre succès. C'est votre 20 %. Cela ne veut pas dire que les autres 80 % ne contribueront pas à stimuler les ventes et à augmenter les revenus. Le principe de Pareto est conçu pour vous aider à prioriser ce qui mérite le plus de temps et d'attention.

Le principe de Pareto dans la vie réelle

Disons que vous dirigez une boulangerie et que vous avez un flux régulier de clients qui se présentent chaque matin. Vous vendez une variété de produits de boulangerie, de sandwiches et même de boissons. Après un rapide coup d'œil à vos ventes au cours des six derniers mois, vous remarquez que votre produit le plus vendu est le café.

Comparé à la quantité d'efforts nécessaires pour créer tout le reste, préparer du café le matin prend environ 20 % de votre énergie. Cependant, cela représente environ 80 % de vos ventes globales.

En utilisant le principe de Pareto pour augmenter les profits, vous voudriez vous concentrer sur l'expansion de votre sélection de cafés avant de vous concentrer sur la création de nouveaux articles alimentaires pour votre menu. Dans ce scénario, le café est votre 20 % vital et tout le reste tombe dans ces 80 %.

L'histoire du principe de Pareto

Croyez-le ou non, le principe de Pareto est plus ancien que vos grands-parents ! Tout a commencé au milieu des années 1800 lorsqu'un ingénieur et économiste italien nommé Vilfredo Pareto a remarqué quelque chose de particulier à propos de la répartition des richesses en Italie. Pareto a observé que 80 % des terres en Italie à l'époque étaient détenues par seulement 20 % de la population.

Il a décidé de prendre ses découvertes en dehors de l'Italie et a constaté que ce même principe s'appliquait aux autres pays qu'il a étudiés. Cette première observation de la règle des 80/20 se résumait à une simple pensée : souvent dans la vie, les choses ne sont pas réparties de manière égale.

Le principe de Pareto moderne

Alors, comment les observations sur la propriété foncière italienne se transforment-elles en une méthodologie de gestion de projet ?

Entrez Joseph Juran, un ingénieur roumain et consultant en gestion qui a pris le travail de Pareto sur l'économie et l'a appliqué à la main-d'œuvre moderne. Juran a soutenu que dans presque toutes les situations commerciales, environ 80 % des ventes proviennent de 20 % des clients.

Cette idée a ensuite été élargie pour inclure tous les aspects d'une entreprise, y compris la performance des employés et le succès des produits. Juran est crédité d'avoir créé l'interprétation moderne du principe de Pareto que les entreprises utilisent aujourd'hui.

L'avenir du principe de Pareto

L'une des évolutions les plus intéressantes de la règle des 80/20 est venue avec l'essor des entreprises de logiciels en tant que service (SaaS). Les entreprises qui offrent des SaaS doivent s'appuyer plus fortement sur des relations clients solides et le principe de Pareto aide énormément.

Les équipes de réussite client peuvent associer le principe de Pareto à leur logiciel de gestion de la relation client (CRM) actuel pour suivre quels clients ont le plus de besoins de support, lesquels génèrent le plus de revenus et impactent le plus le résultat net.

Utiliser la règle des 80/20 en tandem avec le côté technique du logiciel CRM peut vous aider à donner un sens à toutes les données. En gardant le principe de Pareto à l'esprit, vous pouvez trouver les comptes qui génèrent le plus de valeur pour votre entreprise avec vos données CRM et faire un point de mettre vos efforts pour garder ces clients satisfaits. C'est gagnant-gagnant pour vous et votre équipe !

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Avantages et inconvénients du principe de Pareto

Bien qu'il y ait des avantages évidents à utiliser le principe de Pareto, il y a aussi des inconvénients. Une erreur courante lors de l'utilisation de cette méthode est de ne pas ajuster le cadre pour votre équipe et votre entreprise. Avant de vous lancer à fond dans cette nouvelle stratégie, il est important de connaître les risques.

Appliquer le principe de Pareto à votre entreprise

Le principe de Pareto est agréable en théorie, mais comment devriez-vous le mettre en pratique ?

Cela dépend de votre rôle dans votre entreprise. Les managers et les employés utilisent le principe de Pareto de manière très différente. La façon dont vous appliquez cette stratégie dépend également du secteur dans lequel vous travaillez.

Quels secteurs utilisent le principe de Pareto ?

La réponse simple est que chaque entreprise peut bénéficier de l'utilisation du principe de Pareto. Cependant, les secteurs qui se concentrent sur le service client ou la fabrication de produits sont mieux équipés que d'autres pour mettre en pratique la règle des 80/20.

C'est simplement parce qu'ils ont des indicateurs de succès cohérents et mesurables (clients retenus ou produits vendus) qu'ils peuvent mettre en perspective en utilisant la règle des 80/20.

Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas utiliser le principe de Pareto dans la gestion de projet ou les ressources humaines. Cela signifie simplement que vous devrez travailler plus dur pour définir à quoi ressemble le succès dans le cadre des 80/20.

Exemples d'entreprises utilisant le principe de Pareto

Ce qui rend le principe de Pareto si populaire, c'est qu'il peut être appliqué à plusieurs aspects du monde des affaires.

Voici comment le principe de Pareto peut être utilisé dans différents aspects des affaires :

• On peut supposer que 20 % de vos employés génèrent 80 % de la production.
• Cela peut signifier que 20 % des fonctionnalités du produit causent 80 % des bugs du programme.
• Cela peut signifier que 20 % de vos clients représentent 80 % des plaintes.

Tous ces exemples vous aideront à prendre des décisions sur quels comptes se concentrer, quels employés récompenser, etc. La chose la plus importante à retenir est que le principe de Pareto n'est pas une règle stricte, c'est un cadre pour guider la prise de décision.

Utiliser le principe de Pareto en tant qu'employé

Le principe de Pareto n'est pas seulement pour les managers ou les PDG, vous pouvez utiliser cette stratégie pour votre propre gestion du temps. Que vous cherchiez à obtenir une promotion bientôt ou que vous espériez simplement devenir meilleur dans votre travail, ces conseils peuvent vous aider.

Utiliser la règle des 80/20 pour gérer vers le haut

Gérer vers le haut fait référence aux employés qui poursuivent activement des opportunités professionnelles auprès de leurs managers. Ces employés n'attendent pas que leur patron leur confie des missions, ils trouvent ce qui ne fonctionne pas et proposent des solutions.

Exemple : Jenna travaille dans l'équipe de contenu en tant qu'associée et se rend compte que le processus de révision par les pairs ne fonctionne pas aussi bien qu'il pourrait. Au lieu d'attendre que quelqu'un d'autre dise quelque chose, Jenna prépare une proposition et la porte à l'attention de son patron. La proposition ne se contente pas de pointer le problème, elle propose également la solution et donne à Jenna l'occasion de gérer un grand projet.

C'est un exemple classique de gestion vers le haut. Les managers sont aussi des personnes et à moins que vous ne leviez la main et ne demandiez des opportunités, vous êtes coincé avec ce que les autres vous donnent.

Vous pouvez utiliser le principe de Pareto pour identifier quelles tâches quotidiennes nécessitent la majeure partie de votre concentration, ainsi que quelles nouvelles opportunités vous pouvez saisir pour augmenter cette production de 80 %. Dans l'exemple ci-dessus, Jenna a trouvé une partie du processus qui ne fonctionnait pas mais qui était toujours nécessaire au succès de l'équipe. Elle a dit quelque chose et a aidé à améliorer les résultats. Ces tactiques vous aideront à devenir un leader parmi vos coéquipiers.

Planifiez votre temps plus intelligemment

Pour beaucoup d'entre nous, nos responsabilités professionnelles ont été héritées de la personne avant nous. Il y a de fortes chances que vous fassiez quelque chose dans votre travail quotidien qui vous prend beaucoup de temps et ne produit pas de grands résultats.

Une solution que vous pouvez utiliser est de tirer parti de la règle des 80/20 avec la matrice de décision d'Eisenhower. Si une de vos tâches ne produit pas de résultats très souhaités, vous pouvez en parler à votre patron pour déléguer cette tâche ou même la supprimer entièrement de votre travail.

Si vous pouvez montrer à votre patron pourquoi quelque chose est une perte de votre temps et proposer une solution pour ce qu'il faut faire ensuite, vous pouvez ajuster votre rôle pour mieux s'aligner sur les objectifs de l'entreprise. Cela montre que vous innovez et réfléchissez à des moyens de travailler plus intelligemment avec votre temps.

Faites avancer votre carrière

Si vous cherchez à conclure l'affaire pour une augmentation ou une promotion, le principe de Pareto peut vous aider. Prenez un moment pour faire l'inventaire de tout ce que vous avez accompli au cours de l'année écoulée, comme tous vos projets générateurs de revenus, tous les comptes que vous avez aidé à clôturer, etc. Identifiez tout ce que vous avez fait qui entre dans ces 80 % de croissance de l'entreprise et utilisez-le à votre avantage.

Montrez à votre patron comment votre travail a spécifiquement impacté les plus hauts domaines de croissance pour votre équipe et l'entreprise. Argumentez sur ce à quoi devrait ressembler votre nouveau rôle pour aider à développer ces projets, et demandez l'argent que vous pensez que ce travail vaut ! Facilitez la compréhension de votre valeur par votre patron. Montrez-leur que vous êtes dans les 20 % de leurs meilleurs performants.

Utiliser le principe de Pareto en tant que manager

En tant que manager de personnes, utiliser le principe de Pareto peut être une épée à double tranchant. Cela peut vous aider à identifier vos meilleurs performants, mais cela peut aussi laisser les employés se sentir exclus. Ce n'est pas parce que quelqu'un n'est pas actuellement dans vos 20 % de meilleurs performants qu'il ne peut pas y arriver un jour. Parfaire cet équilibre entre stratégie et empathie est crucial.

Concentrez votre stratégie

La règle des 80/20 est parfaite pour prévoir les objectifs de l'équipe et la vision globale de l'entreprise. Asseyez-vous avec votre équipe et déterminez quels 20 % de vos projets génèrent le plus de résultats.

Si vous êtes un chef de produit, déterminez quelles fonctionnalités de votre produit les clients apprécient le plus. Si vous êtes un responsable de contenu, déterminez quels sujets génèrent le plus de trafic organique. Lorsque vous éliminez les choses qui ne génèrent pas de résultats, vous pouvez aider votre équipe à se concentrer sur ce qui est important.

Déléguez le travail plus efficacement

La plus grande erreur que vous puissiez faire en tant que manager est de ne vous concentrer que sur les 20 % d'employés qui génèrent la majeure partie de la production. Ce n'est pas parce que vous avez une poignée de meilleurs performants que vos autres employés sont dispensables.

Au lieu de cela, recentrez les charges de travail en fonction de qui délivre des résultats élevés. Mettez vos 20 % d'employés les plus performants sur des projets importants, les quelques tâches vitales, et permettez à vos performants modérés de prendre en charge les 80 % de travail qui ne génèrent pas les plus grands résultats.

Et bien sûr, suivez tout ce que vous déléguez. Sans les bons outils, ces tâches déléguées peuvent se perdre et se mélanger en cours de route. Utiliser un logiciel de gestion de projet vous permet d'assigner des tâches aux employés et de suivre l'avancement du projet en un seul endroit.

Découvrez comment le logiciel de gestion de projet peut rendre la délégation de tâches plus facile que jamais. Lisez les avis d'utilisateurs réels de personnes comme vous.  

Ne vous attachez pas trop aux chiffres

Le principe de Pareto est un cadre pour accomplir les choses, ce n'est pas une règle concrète. La répartition pour votre entreprise pourrait être différente du typique 80/20. Cela pourrait être aussi peu que 90/10 ou même autant que 40/60.

C'est pourquoi vous devriez l'utiliser comme un guide plutôt qu'un évangile. Ne suivez pas aveuglément le principe de Pareto sans d'abord l'appliquer à vos employés. Soyez prêt à être flexible lors de son application à votre équipe et à leur façon de travailler.

Tout cela dit, il est important de toujours donner le meilleur de vous-même. Même si vous pouvez accomplir 80 % du travail avec 20 % du temps, vous avez toujours besoin de 100 % à la fin pour terminer avec un bon produit ou une solution complète.

Concentrez-vous sur ce qui compte

Le principe de Pareto est une lentille à travers laquelle voir vos flux de travail quotidiens. Utilisez cette stratégie de gestion du temps pour vous concentrer sur les tâches qui génèrent des revenus, améliorent la performance des employés et votre productivité globale.

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