Départ d'un employé : Comment éviter de brûler les ponts

Il est courant pour les organisations de faire des efforts supplémentaires lorsqu'elles accueillent un nouvel employé dans leur équipe.

Vous faites une visite guidée du bureau et offrez même le déjeuner au nouveau membre du département. Le même temps et effort devraient être consacrés lorsque qu'un employé décide de quitter votre entreprise. Pour cette raison, vous devez avoir un processus de départ bien établi afin que cela puisse être une expérience positive pour toutes les personnes impliquées. Souvent, l'utilisation d'un logiciel de départ peut aider à faciliter la transition, en unifiant le processus en un seul endroit, et aider à créer les documents essentiels.

Pour ceux qui travaillent dans le domaine des ressources humaines, considérez le processus de départ des employés comme l'exact opposé de l'intégration, qui consiste à s'assurer qu'un nouvel employé se familiarise avec l'organisation, les personnes et la culture une fois qu'il est embauché.

Beaucoup de choses entrent en jeu dans le processus de départ et il y a plusieurs étapes à suivre avant que l'employé ne parte. Lorsqu'il est bien fait, cela peut faire la différence entre se séparer à l'amiable et brûler les ponts.

Pourquoi le départ des employés est-il important ?

En tant que professionnel des ressources humaines, il est crucial que vous compreniez pourquoi le départ est si important, peu importe le secteur d'activité de votre entreprise.

Lorsqu'un employé décide de quitter votre organisation, il deviendra soit un défenseur, soit un antagoniste. Un défenseur parlera en bien de votre entreprise, enverra de nouveaux candidats vers vous et restera proche des employés qui y travaillent encore. Un antagoniste ne recommandera pas de candidats potentiels pour postuler à des postes vacants, pourrait dire du mal de vous à d'autres organisations, et généralement brûlera des ponts en cours de route.

De plus, il y a toujours la possibilité qu'un employé partant fasse un "boomerang", c'est-à-dire qu'il quitte votre organisation et décide de revenir. La probabilité de cela augmente s'il a eu une expérience de départ positive.

Réembaucher d'anciens employés présente également certains avantages. Par exemple, cela peut être rentable, car un employé qui revient connaît déjà l'entreprise, s'intègre à la culture et sera plus productif plus rapidement que tout nouvel employé que vous pourriez envisager.

Une expérience de départ positive, similaire à un processus de recrutement positif, d'un point de vue pratique et commercial, peut également être cruciale en ce qui concerne la sécurité des données. Si le départ de quelqu'un n'était pas volontaire, ou si son expérience de départ tourne au vinaigre, cela pourrait entraîner la suppression de fichiers par un employé sortant, perturber la culture d'entreprise ou même rendre public une base de données clients.

Lorsque vous avez un processus de départ efficace, vous pouvez limiter les possibilités de malentendus ou de mauvaise communication après qu'un employé ait pris sa prochaine décision. Il est dans votre intérêt d'avoir une compréhension complète de leur expérience dans votre entreprise avant qu'ils ne partent. Cela ouvrira des opportunités supplémentaires de développement, de réseautage et de croissance à l'avenir.

Quand compléter le processus de départ

En tant que responsable des ressources humaines, il y a trois cas où vous devrez effectuer le processus de départ pour un employé quittant votre entreprise :

• Quand un employé démissionne : par démission ou après la fin d'une période de contrat
• Retraite : l'employé a décidé qu'il était temps pour lui de quitter le monde du travail
• Licenciement ou renvoi : l'entreprise décide qu'elle ne veut plus cet employé au sein de l'organisation, que ce soit pour des raisons de performance personnelle ou de problèmes financiers de l'entreprise

Chaque cas a son propre ensemble de meilleures pratiques et de règles générales que vous devez suivre pour vous assurer que tout se passe bien.

Quand un employé démissionne

Si un employé sortant démissionne et quitte l'entreprise de son propre gré, il est important que vous ne preniez pas sa décision de partir personnellement. Vous devez toujours viser à rester professionnel et aimable tout en restant respectueux et équitable concernant leur raison de partir.

N'oubliez pas que puisque c'est la décision personnelle de l'employé de partir, ce n'est pas censé blesser les sentiments des autres. Ce n'est pas non plus un reflet de l'entreprise.

Il est dans l'intérêt de tout le monde de rester en bons termes après leur départ tout en les encourageant à rejoindre le groupe d'anciens élèves de votre entreprise et en les encourageant à rester solidaires de l'entreprise et de ceux qui restent.

Vous pouvez créer un groupe d'anciens élèves d'anciens employés via LinkedIn, ou un système formel de gestion des anciens élèves. Dans tous les cas, encouragez-les à rejoindre une fois qu'ils quittent l'entreprise, puis utilisez le réseau pour partager des nouvelles de l'entreprise, obtenir des retours sur votre entreprise ou demander des recommandations.

Quand un employé prend sa retraite

Les mêmes règles générales et meilleures pratiques pour lorsqu'un employé démissionne s'appliquent également lorsqu'il décide de prendre sa retraite. Cependant, il y a quelques meilleures pratiques supplémentaires à suivre.

Pour commencer, vous voudrez vérifier les règles des régimes de pension des employés (EPS) pour vous assurer que vous êtes en conformité. Vous voudrez également déterminer le paiement final de retraite pour l'employé, avec l'aide de votre équipe financière ou comptable, pour vous assurer qu'il reçoit ce à quoi il a droit.

Il est également courant, une fois que vous recevez l'avis, de réduire progressivement les heures de travail de l'employé jusqu'au jour de sa retraite. Et enfin, envisagez d'organiser une fête de départ à la retraite pour l'employé et de lui offrir un cadeau de départ à la retraite. Il y a de fortes chances qu'il ait été avec votre entreprise sur le long terme, et il mérite d'être honoré et reconnu pour son travail acharné et son dévouement.

Quand on licencie ou renvoie un employé

Malheureusement, parfois licencier ou renvoyer un employé est tout simplement inévitable, ce qui peut rendre le processus de départ plus difficile.

Bien sûr, vous voudrez être aimable, compréhensif, et le faire à huis clos pour ne pas embarrasser l'employé. Prévoyez suffisamment de temps pour que la réunion ait lieu afin qu'elle ne semble pas précipitée. Assurez-vous que toutes les actions entreprises par l'entreprise sont légales, et lorsque cela est approprié, informez les autres membres de ce département qu'un de leurs collègues a été licencié.

Comment compléter le processus de départ

Il est clair que le processus de départ ne peut pas être pris à la légère. Pour le faire correctement, suivez cette liste de contrôle de départ des employés. Pour le rendre plus facile, nous l'avons décomposé en trois étapes : lorsque vous recevez l'avis d'un employé, le jour où le départ aura lieu, et après le départ de l'employé.

Lorsque vous recevez l'avis

Dans la plupart des situations, sauf pour le licenciement et le renvoi d'un employé, vous, en tant que responsable des ressources humaines, ou le responsable de cet employé spécifique, serez informé qu'il quittera l'entreprise. En général, cet avis est de deux semaines, mais il peut varier jusqu'à deux mois à l'avance.

Une fois que vous recevez l'avis, il est temps de compléter les documents nécessaires.

Enfin, vous devrez documenter les responsabilités et les tâches générales de cet employé afin d'avoir une idée claire des connaissances et des informations qui doivent être transmises avant que le départ officiel n'ait lieu. Si vous allez publier leur poste comme un emploi ouvert, cela vous aidera à créer une description de poste sur ce qu'il faut attendre des candidats potentiels.

Que quelqu'un d'autre au sein de leur département prenne en charge leurs responsabilités ou que vous embauchiez quelqu'un pour les remplacer, vous devrez connaître tous leurs processus, projets en cours, documents nécessaires et clients dont ils sont responsables.

Avoir ces informations garantira une transition en douceur pour quiconque prendra leur rôle une fois qu'ils seront partis.

Le jour du départ de l'employé

Le dernier jour de l'employé dans l'entreprise, il est crucial que vous récupériez et récupériez tout le matériel, les logiciels, les coordonnées et les identifiants nécessaires auprès de lui.

Certains actifs de l'entreprise que vous voudrez collecter incluent :

• Clés du bureau
• Cartes d'accès au bureau
• Ordinateur portable de travail
• Téléphone portable de travail
• Cartes de crédit de l'entreprise
• Dossiers et fichiers importants
• Uniforme de l'entreprise

Ensuite, vient l'entretien de départ de l'employé. Bien que certains puissent trouver cette étape inutile, c'est une étape importante dans le processus de départ car elle vous donne la chance d'écouter l'employé, surtout puisque l'employé ne ressentira pas de pression pour passer sous silence tout ce qui pourrait nécessiter des ajustements au sein de l'entreprise et de la culture d'entreprise.

De plus, l'entretien de départ est une excellente occasion de revenir sur toutes les contributions et réalisations que l'employé a accomplies pendant son temps dans l'entreprise et de le remercier encore pour tout son travail acharné. L'utilisation d'un logiciel de gestion des entretiens de départ peut aider à s'assurer qu'aucune étape n'est manquée, il aide également à suivre l'expérience des employés et à utiliser les enseignements à l'avenir.

Nous avons demandé à Alyssa Kowalczyk, coordinatrice des ressources humaines chez Control Solutions, son avis sur l'importance des entretiens de départ. Elle a partagé ce qui suit : "Un entretien de départ est précieux pour toute organisation, peu importe le secteur. Il aide à obtenir des retours de l'employé sur la façon dont l'entreprise peut s'améliorer dans des domaines tels que la culture, les processus quotidiens, la gestion, les processus qui devraient être modifiés, la formation supplémentaire qui aurait pu être fournie, et plus encore."

"Lorsque vous profitez des entretiens de départ, cela peut rendre votre entreprise un meilleur lieu de travail pour les employés actuels et nouveaux."

Alyssa Kowalczyk
Coordinatrice des ressources humaines de Control Solutions, LLC

Enfin, si l'employé part de son propre gré, ou prend sa retraite, montrez votre appréciation pour tout le travail acharné et le dévouement qu'il a donné à l'entreprise en organisant une célébration de départ. Cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'un déjeuner de travail ou un happy hour. Vous pouvez même envisager de faire un effort supplémentaire et de lui offrir un cadeau de départ.

Après le départ de l'employé

Une fois que vous vous êtes officiellement séparé de l'employé, vous devrez effacer toutes les données sensibles liées à l'organisation de ses appareils personnels et révoquer tous les droits d'accès numériques, comme l'accès au portail des employés ou au courrier électronique de l'entreprise. Cela garantit que vous n'êtes pas exposé à un risque de conformité à l'avenir, ainsi que protège les informations de l'entreprise contre divers types de violations de données.

Vous pouvez également nettoyer son bureau ou son espace personnel, surtout si quelqu'un d'autre prend littéralement et figurativement sa place. Enfin, mettez à jour tous les organigrammes pour éviter toute confusion interne et retirez l'employé partant de la paie.

Outils de départ

Pour vous assurer que rien n'est oublié sur votre liste de contrôle de départ des employés, envisagez de profiter d'un logiciel de départ pour faciliter le processus. Ces outils coordonneront toutes les étapes nécessaires tout en simplifiant le travail administratif qui doit être fait lorsqu'un employé quitte ou est licencié.

Le bon logiciel peut également éliminer les documents inutiles et permettre une meilleure communication des deux côtés du processus. Si l'employé est licencié, ces applications peuvent également suivre l'avancement des formulaires et des documents nécessaires pour le licenciement. Mieux encore, le logiciel de départ peut également capturer des données pour aider à empêcher les futurs employés performants de quitter votre entreprise et augmenter la rétention des employés.

Le bon dans l'adieu !

Bien que certains adieux soient plus difficiles que d'autres, un processus de départ approprié rend dire au revoir à un employé un peu plus facile pour tout le monde impliqué. Le départ complète le cycle de vie de l'employé pour cet individu dans votre organisation, mais cela ne signifie pas que c'est un adieu pour toujours !

Si vous vous retrouvez à faire partir plus d'employés que d'habitude, peut-être est-il temps de publier une enquête de satisfaction des employés afin de mieux évaluer le bonheur de vos employés.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.