J'étais assis dans mon cours de mathématiques au lycée. C'était ma première année, vers la fin du semestre, et le professeur m'a appelé pour une conférence individuelle sur ma note.

Il a ouvert un carnet de notes à spirale, avec des dizaines de scores d'assignations soigneusement écrits à la main, et a pointé ma note actuelle à la fin de la ligne. J'ai hoché la tête et suis retourné à ma place, sachant ce que je devais faire.

Quelques semaines plus tard, un bulletin imprimé est arrivé dans la boîte aux lettres de ma famille, heureusement, avec cette même note de mathématiques (confirmant que je n'avais pas complètement raté l'examen final).

Ces jours de dossiers académiques sur papier ont disparu pour la plupart des établissements éducatifs. Les carnets de notes numériques basés sur le cloud et les plateformes d'apprentissage en ligne permettent aux enseignants, aux étudiants et aux parents d'accéder aux données académiques des étudiants en quelques secondes après que les éducateurs aient rendu ces dossiers disponibles.

De la même manière, les établissements éducatifs ont numérisé leurs données opérationnelles en utilisant des suites de logiciels éducatifs intégrés connues sous le nom de systèmes de planification des ressources d'entreprise, ou systèmes ERP, qui permettent aux établissements éducatifs de gérer des départements liés aux affaires comme les finances, les installations et les ressources humaines (RH) dans un seul système.

Les ERP spécifiques à l'éducation ont été utilisés sous une forme ou une autre depuis des décennies, en particulier dans les collèges et universités, où les administrateurs doivent gérer des institutions complexes comprenant des dizaines de départements et des milliers d'étudiants et de professeurs. Mais ces dernières années, une nouvelle génération de produits ERP éducatifs est entrée sur le marché, avec de nouvelles avancées en informatique en nuage et en analytique avancée.

G2 est fier d'annoncer le lancement d'un certain nombre de nouvelles catégories de logiciels pour les logiciels ERP éducatifs, offrant notre répartition la plus complète à ce jour des meilleurs outils pour les opérations de gestion scolaire.

Les catégories de G2 couvrent les logiciels pour aider les institutions à gérer les ressources humaines, les finances, la planification et le transport, ainsi qu'une catégorie pour les suites ERP éducatives intégrées qui font tout.

Avec les écoles à tous les niveaux confrontées à des perturbations sans précédent pendant la pandémie de COVID-19, les administrateurs auront besoin de données plus que jamais alors qu'ils tracent une voie à suivre pour leurs institutions.

Qu'est-ce qu'un ERP, et pourquoi les écoles l'utilisent-elles ?

Les systèmes ERP ont été initialement développés pour aider les entreprises manufacturières à gérer leurs activités. Ils gèrent des ensembles de données qui couvrent tous les aspects de l'entreprise, y compris les finances, l'approvisionnement en matières premières, la production, la distribution et les ventes. Lorsqu'il s'agit de chaînes d'approvisionnement mondiales complexes, les systèmes ERP peuvent améliorer la performance d'une entreprise.

Ces systèmes pour améliorer l'efficacité et la productivité ont trouvé leur chemin dans l'enseignement supérieur, alors que les collèges et universités adoptaient des versions spécifiques à l'éducation des ERP. Plutôt que de se concentrer sur les processus autour de la fabrication et de la livraison d'un produit physique, ces ERP spécifiques à l'éducation visaient à améliorer les fonctions commerciales les plus essentielles d'une école.

Certains systèmes intègrent bon nombre de ces fonctions dans un seul produit. D'autres entreprises vendent les différents composants d'un système ERP sous forme de modules ou de produits séparés. Cette dernière approche permet aux institutions de sélectionner des systèmes spécifiques, tels qu'un produit RH d'un fournisseur et un système comptable d'un autre, qui répondent le mieux aux besoins de leur organisation.

Qu'en est-il des systèmes d'information des étudiants (SIS) ?

Les systèmes ERP sont étroitement liés à un autre type de logiciel appelé systèmes d'information des étudiants (SIS), également appelés systèmes d'information de gestion scolaire (MIS). Le rôle principal d'un SIS est de gérer une large gamme de données sur les étudiants, y compris la gestion des candidatures et des inscriptions, les listes d'étudiants, les données démographiques, les informations de contact, les dossiers de présence, les carnets de notes, et plus encore.

En d'autres termes, un SIS a tendance à gérer les aspects académiques et centrés sur les étudiants d'une institution tandis que les systèmes ERP gèrent les opérations et les processus commerciaux. Les écoles utilisent les deux types de produits en combinaison, utilisant souvent des produits du même fournisseur pour garantir une intégration fluide.

Pourquoi les écoles utilisent-elles des ERP

Beaucoup des avantages d'un logiciel ERP proviennent de l'idée que ces systèmes créent une soi-disant source unique de vérité pour l'organisation.

En d'autres termes, les systèmes ERP intègrent toutes les données de différents départements dans une base de données qui peut être consultée et mise à jour par les utilisateurs de ces départements disparates. Cela signifie que lorsqu'un étudiant utilise des fonds de bourse pour payer les frais de scolarité, cette transaction peut être reflétée dans le logiciel de gestion de l'aide financière de l'institution, mais aussi dans les dossiers des étudiants et la comptabilité, sans que les données aient besoin d'être saisies plusieurs fois.

En plus d'améliorer la précision des données, les ERP aident les organisations à automatiser des tâches complexes ou chronophages qui se produisent régulièrement, comme l'extraction de rapports financiers trimestriels. Plutôt que de demander à un analyste financier de collecter des chiffres de chaque département et de les compiler manuellement dans un grand rapport, l'analyste pourrait extraire les données nécessaires d'un système ERP en utilisant un rapport automatisé.

La consolidation des données permet également aux institutions d'analyser leurs processus et de localiser les domaines à améliorer, en utilisant des analyses avancées pour obtenir des informations à partir de données compilées à travers l'institution. L'effet net, si les ERP sont efficaces et fonctionnent comme prévu, est que les écoles, collèges et universités fonctionnent plus efficacement afin qu'ils puissent se concentrer sur la recherche et l'éducation qui sont au cœur de leurs missions.

Où se dirige le marché des ERP éducatifs

Même avant que la pandémie de COVID-19 ne bouleverse le monde de l'éducation, ainsi que le reste de la société, le marché des ERP éducatifs a connu des changements significatifs ces dernières années.

Certains grands acteurs de l'espace ERP d'entreprise, y compris Oracle et Workday, ont investi dans des produits spécifiques à l'éducation au cours de la dernière décennie, attirant des clients d'autres entreprises dans l'espace ERP éducatif, selon les données de LISTedTECH. Ces mouvements ne devraient qu'intensifier la concurrence sur le marché alors que le passage aux logiciels basés sur le cloud se poursuit.

Source de l'image : LISTedTECH

Il pourrait également y avoir des changements en cours pour l'un des plus grands fournisseurs d'ERP éducatifs. Les propriétaires de capital-investissement de Ellucian, qui fabrique plusieurs systèmes ERP pour l'enseignement supérieur, se préparaient apparemment à vendre l'entreprise dans ce qui pourrait être une transaction de plus de 5 milliards de dollars. À la date de publication, le statut actuel de ces discussions n'est pas clair.

Les développeurs de logiciels ERP éducatifs essaient également de se différencier en intégrant des analyses plus avancées dans leurs produits, visant à aider les dirigeants de collèges et d'universités à obtenir des informations exploitables à partir de leurs vastes réserves de données.

Par exemple, l'analyse des données provenant des systèmes de collecte de fonds et de finance peut aider les institutions à mieux comprendre le succès de leurs campagnes de dons. Les tendances dans les admissions et la gestion des inscriptions des étudiants peuvent alimenter des modèles prédictifs qui aident une institution à planifier la programmation des cours ou le transport.

Alors que les dirigeants de l'éducation travaillent à gérer des ressources rares dans un monde changé (et pendant la crise sanitaire de la COVID-19), la nouvelle génération de logiciels ERP est susceptible d'être un outil encore plus important pour leurs organisations dans les années à venir.