Guide d'achat de logiciels LIMS 2024 | G2

Qu'est-ce que le logiciel LIMS ?

Un système de gestion de l'information de laboratoire (LIMS), également appelé LMS (système de gestion de laboratoire) ou LIS (système d'information de laboratoire), gère les flux de travail, l'administration, les finances et les opérations d'un laboratoire. Selon les besoins, l'orientation de la recherche et les fonctionnalités de votre laboratoire, les caractéristiques du LIMS peuvent varier considérablement entre les solutions des fournisseurs. De plus, les logiciels LIMS actuels ont évolué au-delà des capacités initiales de collecte et de suivi des données des tout premiers LIMS des années 80. Désormais, le LIMS permet aux laboratoires de standardiser les flux de travail et le processus de collecte de données et d'assurer le bon étalonnage et le fonctionnement des équipements de laboratoire. Avec le logiciel LIMS, les chercheurs et les scientifiques n'ont pas besoin d'enregistrer ou de suivre manuellement les données pour tout contrôle qualité ou audit, déplaçant leur attention des tâches administratives vers un travail plus précieux.

Principaux avantages du LIMS :

• Augmente la productivité et l'efficacité au sein d'un laboratoire en définissant les flux de travail et en automatisant les tâches standard et la tenue de registres
• Améliore les efforts de conformité et l'intégrité des données en réduisant la marge d'erreur humaine
• Centralise et standardise le stockage des informations sur les échantillons pour un accès facile et une utilisation efficace
• Interface avec les équipements, instruments et ressources de laboratoire standard
• Fournit une intégration directe ou prend en charge l'intégration tierce avec les logiciels de facturation pour permettre une gestion financière précise et efficace

Pourquoi utiliser le logiciel LIMS ?

De nombreux laboratoires s'appuient encore sur des tableurs pour organiser et stocker leurs données de recherche. Bien que des options (telles que Excel) puissent fonctionner pour les petits laboratoires, cette méthode n'est ni évolutive ni personnalisable aux nuances des industries spécifiques et nécessite un effort manuel immense. Les solutions LIMS rationalisent l'enregistrement et le traitement des données collectées, stockées et analysées par des laboratoires de recherche, cliniques, industriels ou de tout autre type. Les outils LIMS peuvent gérer habilement les quantités massives de données qui entrent et sortent des laboratoires, réduisant considérablement le temps nécessaire aux humains pour télécharger et suivre les données d'échantillons qui circulent dans un laboratoire. De plus, les LIMS garantissent que les laboratoires maintiennent leurs opérations efficacement tout en respectant les exigences réglementaires telles que les Bonnes Pratiques de Fabrication (GMP), la Food and Drug Administration (FDA), le 21 CFR (Code of Federal Regulations) Part 11, et les Bonnes Pratiques de Laboratoire (GLP). Avec le logiciel LIMS, les laboratoires peuvent suivre les fournitures, les certifications, les mises à jour des instruments et les données de terrain.

• Précision - Les laboratoires s'appuient sur le logiciel LIMS pour produire des résultats et des processus plus précis qui peuvent être répétés. Un logiciel LIMS peut gérer la planification des tests, l'étalonnage des instruments, la surveillance et la maintenance des équipements, et le stock d'inventaire.
• Efficacité - Les solutions LIMS aident à automatiser les opérations de laboratoire, de la journalisation des données à la maintenance des instruments en passant par la rationalisation des flux de travail. L'automatisation du système réduit les marges d'erreur humaine, aide à créer une piste d'audit et offre une solution efficace de gestion des données.
• Gestion de laboratoire - Chaque système LIMS a la capacité de transformer les processus de gestion des échantillons d'un laboratoire. En plus de cela, un LIMS organise les opérations de laboratoire, y compris les tâches répétitives et régulières comme le respect des normes de conformité, réglementaires et de confidentialité.

Qui utilise le logiciel LIMS ?

Bien que certains LIMS universels existent, ils sont minoritaires. Aujourd'hui, des logiciels LIMS spécialisés existent pour presque tous les types de laboratoires. De plus, la plupart des solutions LIMS s'intègrent parfaitement avec les équipements de laboratoire physiques, les instruments et d'autres solutions spécifiques aux laboratoires pour mieux répondre aux besoins des laboratoires. Cela est utile, étant donné que tous les travailleurs de laboratoire, scientifiques, chercheurs et personnel de soutien entreront en contact avec le LIMS, quel que soit leur rôle. Le personnel de contrôle et d'assurance qualité, les superviseurs de laboratoire, les professionnels de l'informatique, les scientifiques et les chercheurs bénéficient de la précision, de l'efficacité et de la transparence facilitées par le logiciel LIMS.

Types de LIMS

Les différences entre les LIMS dépendent des offres des fournisseurs et des besoins de l'industrie. Par exemple, l'orientation d'un laboratoire alimentaire et de boissons diffère de celle d'un laboratoire industriel. Il existe même des différences entre les laboratoires cliniques et les laboratoires de recherche et développement (R&D).

La manière la plus simple de différencier les applications LIMS est par type d'application et type de déploiement. Les LIMS peuvent être déployés sur site, dans le cloud ou à distance.

• Sur site - Les LIMS sur site sont achetés, installés et exécutés sur des serveurs qui sont possédés et situés sur le site même de l'installation de laboratoire. L'inconvénient des logiciels sur site est qu'ils sont chronophages et coûteux à mettre en œuvre et à gérer. De plus, les solutions sur site mettent à rude épreuve le partage de données transparent ou le potentiel d'évolutivité.
• Cloud SaaS - Le logiciel cloud en tant que service (cloud SaaS) LIMS permet aux utilisateurs de s'abonner à la solution sans avoir à posséder de manière permanente ni le système ni le serveur pour faire fonctionner le LIMS. Le LIMS cloud SaaS nécessite une connexion sécurisée pour faire fonctionner la licence du système. Un LIMS basé sur le cloud vit et meurt selon le niveau de support client que le fournisseur offre à ses clients.
• Hébergé à distance - Le logiciel LIMS hébergé à distance se situe entre une solution sur site et une solution basée sur le cloud : tandis que le laboratoire posséderait de manière permanente le LIMS qu'il a acheté, le logiciel est installé et hébergé dans un centre de données distant, ce qui soulage de tout besoin d'infrastructure ou de gestion informatique.

Fonctionnalités du logiciel LIMS

Bien que les LIMS aient évolué depuis leur première itération, ajoutant un large éventail de fonctionnalités, tout LIMS efficace doit être capable de suivre et de gérer les échantillons, d'interroger et de rapporter les résultats des échantillons, et de créer de la visibilité parmi les équipements et l'inventaire de laboratoire. Toute autre fonctionnalité sera un bonus : planification des ressources d'entreprise, analyse de données avancée et toute fonctionnalité spécifique à l'industrie. Les fonctions de base sont donc les suivantes :

• Gestion des échantillons - Tous les LIMS devraient offrir une fonctionnalité de gestion des échantillons, qui est la raison la plus courante pour laquelle les laboratoires se tournent vers les LIMS. La fonctionnalité de gestion des échantillons aide les laboratoires à tenir des registres précis de chaque échantillon, de l'admission au traitement en passant par le stockage. Le LIMS minimise le risque de mauvaise étiquetage, de contamination, de perte ou de toute autre erreur humaine.
• Gestion des flux de travail - Le LIMS rationalise et peut automatiser les flux de travail de laboratoire. Le LIMS peut attribuer des tâches et des tests aux chercheurs, définir et standardiser les processus de flux de travail, et créer des points de test essentiels à n'importe quelle étape du flux de travail.
• Gestion des stocks - Le personnel de laboratoire doit suivre avec précision les échantillons, les équipements et les instruments utilisés dans les laboratoires. C'est une utilisation inutile des ressources de suivre manuellement l'inventaire, et heureusement, le LIMS automatise entièrement ce processus.
• Rapports - Un avantage significatif du LIMS est sa capacité à maintenir, automatiser et distribuer des rapports avec précision et en temps opportun. Suivre les échantillons, l'inventaire et les données de traitement est une fonctionnalité attendue du LIMS, et les rapports qui peuvent être générés avec le logiciel sont essentiels pour optimiser les opérations de laboratoire et fournir une piste d'audit pour l'activité du laboratoire.

Fonctionnalités supplémentaires du LIMS

• Support - Le support du fournisseur pour la mise en œuvre et le déploiement d'un LIMS est utile pour l'adoption à long terme sans douleur du système dans n'importe quel laboratoire. Bien que les fournisseurs aient réalisé que les logiciels LIMS modernes doivent être conviviaux et intuitifs, ils restent une technologie complexe, en particulier si un laboratoire veut pouvoir en utiliser un à son plein potentiel.
• ELN - Il y avait autrefois une différence distincte entre les LIMS et les carnets de laboratoire électroniques (ELN), mais de plus en plus, les LIMS sont livrés avec une fonctionnalité ELN intégrée. La fonctionnalité ELN soutient davantage les besoins de documentation et d'archivage des notes d'un laboratoire.

Tendances liées au logiciel LIMS

• Nouvelle réglementation - Les laboratoires relèvent de la compétence des organismes de réglementation. Les laboratoires alimentaires, de boissons et pharmaceutiques doivent s'aligner sur les réglementations de la FDA, et les laboratoires cliniques et biotechnologiques doivent s'aligner sur les National Institutes of Health (NIH) et les Centers for Disease Control and Prevention (CDC), par exemple. Les opportunités et les restrictions de financement impactent la capacité d'un laboratoire à innover et à produire de nouveaux produits. Les LIMS doivent évoluer pour soutenir de telles mesures de conformité et toute autre surveillance étroite résultant de problèmes réglementaires changeants.
• Produits prêts à l'emploi - Les clients des LIMS sont de plus en plus disposés (et plus susceptibles de vouloir) adopter des logiciels prêts à l'emploi qui ne sont pas hautement personnalisés. En réponse, les fournisseurs devraient offrir des versions plus standardisées de leurs LIMS qui nécessitent des mises à jour chaque fois que de nouvelles technologies impactent les industries qui dépendent des données de laboratoire. Un logiciel LIMS plus standardisé offre le potentiel de faciliter de telles mises à niveau ainsi que tout processus de mise en œuvre et d'installation.

Problèmes potentiels avec le logiciel LIMS

• Trop personnalisé - Les fournisseurs de LIMS ont répondu aux besoins individuels de leurs clients en adaptant leurs systèmes à des demandes très spécifiques. L'inconvénient d'une telle personnalisation est que le produit de base est devenu beaucoup moins développé et manque de fonctionnalités sans une couche de personnalisation. Un autre problème, similaire aux DSE, est qu'un logiciel hautement personnalisé ne peut pas évoluer ou se mettre à jour vers de nouvelles versions sans une déplétion significative des ressources.
• Il n'existe pas de solution unique pour tous - Bien que les plateformes LIMS aient dépassé leur fonctionnalité initiale d'enregistrement et de traitement des données d'échantillons, parce que des industries spécifiques ont besoin de différentes choses de leurs LIMS, un LIMS universel n'est ni réaliste ni utile pour n'importe quel laboratoire. Les laboratoires devraient adopter le LIMS qui correspond le mieux à leurs besoins et qui a la capacité de croître avec eux. Le meilleur scénario est de mettre en œuvre le LIMS qui s'aligne sur les priorités de votre laboratoire et peut être configuré pour s'intégrer avec des logiciels de laboratoire supplémentaires.
• Difficultés de mise en œuvre - Les LIMS sont complexes. Des détails comme les types de laboratoires que le fournisseur soutient régulièrement et à quel point le LIMS est personnalisé impactent le processus de mise en œuvre. Il est également important de prendre en compte l'implication des bonnes parties prenantes avant d'acheter le LIMS et de déterminer quel type de déploiement votre laboratoire nécessite. Ne pas prendre en compte ces types de détails introduit le risque très réel de compromettre la mise en œuvre réussie du LIMS.

Logiciels et services liés au logiciel LIMS

• Carnet de laboratoire électronique (ELN) - Les carnets de laboratoire électroniques (ELN) sont des versions numérisées des carnets en papier que les chercheurs de laboratoire remplissaient auparavant avec des données de laboratoire. Le logiciel ELN aide à standardiser le travail de laboratoire, favorise la collaboration et améliore la qualité des données. Certaines solutions LIMS offrent une fonctionnalité ELN, et d'autres offrent une intégration transparente avec des ELN pertinents pour l'industrie.
• Gestion de la qualité (QMS) - Le logiciel de gestion de la qualité (QMS) peut être utilisé dans n'importe quelle industrie qui subit des audits réguliers. Les industries de la fabrication, de l'approvisionnement, des dispositifs médicaux et de l'alimentation et des boissons utilisent toutes le QMS pour mieux suivre, stocker et maintenir des données auditées. Certains laboratoires sont régulièrement audités, et tous les logiciels LIMS ne sont pas équipés de fonctionnalités de reporting ou de gestion des données suffisamment robustes pour gérer les tâches de conformité ou réglementaires. C'est là que l'intégration avec le QMS sera utile.