Comment nous avons réussi à partager les connaissances (après avoir échoué deux fois)

On dit que le savoir, c'est le pouvoir.

En sachant cela, nous voulions créer quelque chose qui permettrait à nos employés de partager leurs domaines d'expertise avec l'équipe. Notre équipe a de nombreuses composantes avec des personnes qui se concentrent sur la rédaction de contenu de qualité et d'autres qui sont experts en SEO, mais comme nous le savons tous, être un marketeur polyvalent est crucial dans le monde d'aujourd'hui.

Nous n'étions pas seuls à penser que nous devions commencer à partager au sein de notre équipe. En fait, 85 % des employés conviennent que préserver et partager des connaissances uniques sur le lieu de travail est essentiel pour augmenter la productivité.

Nous avons donc essayé (et échoué) deux fois de créer un processus de partage des connaissances efficace, mais la troisième fois fut la bonne. Lisez la suite pour découvrir ce que nous avons mal fait et ce que nous faisons actuellement bien.

Mais d'abord, couvrons quelques bases pour ceux d'entre vous qui viennent de réaliser le pouvoir du partage des connaissances.

Pourquoi le partage des connaissances est important

Un partage inefficace des connaissances coûte aux grandes entreprises 47 millions de dollars par an. En plus de faire économiser de l'argent aux entreprises, le partage des connaissances :

• Comble les lacunes de connaissances : Si quelqu'un n'est pas sûr de quelque chose mais a trop peur de demander, un partage de connaissances peut lui apprendre tout ce qu'il doit savoir.
• Crée des experts : Souvent, les gens se sous-estiment, mais s'ils sont poussés à partager, ils deviendront l'expert dans ce domaine pour leurs coéquipiers, ce qui booste leur confiance.
• Favorise une culture d'apprentissage : Le développement de carrière est crucial pour la rétention des employés et la croissance de l'entreprise. Lorsque les employés savent que vous priorisez leur apprentissage, cela créera un effet domino positif.
• Fournit une base de connaissances interne : Il est presque impossible d'apprendre une compétence à partir de zéro, donc si quelqu'un a un ensemble de compétences particulier, assurez-vous que ses connaissances soient documentées dans un endroit facilement accessible.

Maintenant, passons à la partie amusante. Vous savez maintenant pourquoi les partages de connaissances sont importants, alors plongeons dans la façon dont nous avons échoué dans nos efforts de partage des connaissances deux fois.

Comment nous avons échoué

Nous avons une équipe d'individus extrêmement talentueux. Chacun a une niche pour laquelle il est particulièrement passionné et bien informé, mais nous ne savions pas comment diffuser cette connaissance aux autres.

Nous ne voulions pas forcer les gens à prendre du temps sur leurs journées bien remplies pour partager et écouter. Mais nous ne voulions pas non plus que les gens perdent les avantages des partages de connaissances.

Nous avons donc essayé quelques choses qui n'ont pas fonctionné.

Déjeuners et apprentissages

En théorie, les déjeuners et apprentissages sont formidables. Et je suis sûr que certains d'entre vous qui lisent ont eu du succès avec eux. Nous, cependant, n'avons pas eu cette chance.

Les déjeuners et apprentissages sont des présentations qui ont lieu pendant l'heure du déjeuner. L'idée est que les gens utilisent leur pause déjeuner pour être productifs et apprendre.

Nos déjeuners et apprentissages étaient sporadiques et faits au besoin. Par exemple, si nous créions une nouvelle stratégie de cartographie de mots-clés, des invitations au calendrier pendant le déjeuner du vendredi seraient envoyées à l'équipe. Ensuite, le chef de projet présenterait son travail et poserait des questions sur le sujet.

Nous pensions que cette idée était géniale parce qu'elle était seulement "au besoin" et qu'elle ne coupait pas la journée de travail.

Nous avions tort.

Les gens voulaient que les partages de connaissances soient standardisés – pas aléatoires. Ils n'aimaient pas non plus sacrifier leur pause déjeuner pour apprendre. Au lieu de cela, les employés voulaient voir que la direction de G2 valorisait suffisamment le partage des connaissances pour prendre du temps sur la journée de travail réelle.

Les employés ont cessé de venir. Les experts ont cessé de partager. Il y a eu une lente disparition, et les déjeuners et apprentissages ont simplement cessé d'avoir lieu.

Heures de bureau

Quelques mois plus tard, les employés ont exprimé le désir de partager des aspects de leurs projets de niche, mais nous ne voulions pas répéter les déjeuners et apprentissages. Nous avons donc proposé des heures de bureau qui auraient lieu le vendredi après-midi où les gens pourraient librement discuter d'idées avec des experts en la matière.

L'espoir était que le temps fixé et le manque de structure pendant ce temps permettraient aux employés de parler de ce sur quoi ils ont travaillé et de réfléchir à des moyens d'améliorer leurs idées. Les vendredis après-midi étaient déjà moins productifs que les autres moments, donc les employés pouvaient l'utiliser pour parler de domaines d'intérêt et d'amélioration.

Quelques-unes de ces sessions ont été réussies parce que les gens venaient désireux d'apprendre et de partager. Mais le vendredi après-midi est un moment difficile pour se concentrer, et tout le monde, y compris moi, a déplacé son attention du partage des connaissances professionnelles au partage de leurs plans de week-end.

Au lieu de laisser cette idée disparaître, nous avons activement décidé que nous avions besoin d'un système plus récent et meilleur en place pour le partage des connaissances. Auparavant, cette tâche avait été mise en veilleuse sur les assiettes de nombreuses personnes, sans propriétaire de projet établi. J'ai donc été chargé de formaliser le processus et de développer une méthode qui fonctionne réellement.

Notre recette pour un système de partage des connaissances qui fonctionne

Nous avons appris de nos erreurs précédentes et avons finalement créé un processus de partage des connaissances qui profite à la fois à l'équipe et à l'expert(s).

Notre troisième tentative de partage des connaissances a été baptisée CSO in the Know, CSO signifiant "Contenu, SEO et Hors site", un terme que nous utilisons pour décrire notre équipe, et "in the know" comme l'objectif des partages de connaissances : garder tout le monde informé sur des sujets spécifiques. Ce titre a formalisé nos partages de connaissances et les a rendus uniques à notre équipe.

Il y a trois composantes de nos partages de connaissances qui aident à faire du système un succès : la cohérence, la pertinence et la transparence.

Cohérence

Tout d'abord, nous avons présenté le concept lors de notre réunion d'équipe hebdomadaire. Ensuite, nous avons demandé aux membres de l'équipe de se porter volontaires pour partager.

Le même jour où ce concept a été lancé, nous avons rempli les six premiers mois de partages de connaissances avec des volontaires enthousiastes et volontaires. J'étais choqué ! Pour être honnête, je pensais que nous aurions des grillons de l'équipe et j'étais inquiet que cela aussi échoue.

Mais avec la cohérence du style de présentation, les gens étaient plus disposés à se lever et à partager.

Nous avons créé un document et un modèle expliquant les attentes, ce qui facilite l'entrée des connaissances par le volontaire sans travail supplémentaire. Cela permet également à notre équipe de comprendre à quoi s'attendre dans chaque partage de connaissances.

De plus, CSO in the Know est programmé au début de la semaine à la fin de chaque mois pour 30 minutes. Il n'y a donc pas de surprises, et c'est un petit engagement de temps. De plus, les présentateurs sont obligés de consolider et de partager uniquement les informations les plus importantes.

La semaine avant le partage de connaissances, les présentateurs ont une réunion avec moi pour passer en revue une présentation simulée. De cette façon, je peux donner des suggestions de formatage, des commentaires sur la présentation et des conseils pour engager le public. Notre équipe n'a pas beaucoup d'opportunités de présentation formelle, donc ces partages de connaissances les aident à améliorer cette compétence cruciale.

Notre premier partage de connaissances portait sur l'élagage de contenu, suivi de présentations sur la grammaire, le design graphique et les meilleures pratiques des médias sociaux. Nous avons eu 100 % de participation à toutes ces présentations.

Pertinence

Les gens cesseront de participer si les sujets ne sont pas intéressants. C'est aussi simple que cela. Assurez-vous que vous ne cherchez pas seulement à remplir le temps de partage des connaissances. Au lieu de cela, concentrez-vous vraiment sur ce qui apporterait de la valeur à l'équipe.

N'ayez pas peur de pousser quelqu'un plus loin sur son sujet proposé. S'il se passe quelque chose de ponctuel, trouvez un moyen d'intégrer cela dans le prochain partage de connaissances. Personne ne veut faire partie de quelque chose d'ennuyeux et de dépassé.

Si vous savez que quelqu'un dans votre équipe travaille sur quelque chose d'innovant et d'engageant, demandez-lui s'il serait prêt à présenter. Il est acceptable d'être proactif au lieu d'attendre que les gens viennent à vous.

La seule façon dont un partage de connaissances peut durer est s'il est pertinent pour les employés. Assurez-vous donc de souligner l'importance de la pertinence lorsque vous parlez à vos employés du processus de partage des connaissances.

Transparence

Après la fin de la présentation, le travail ne s'arrête pas. Créez un espace en utilisant un logiciel de gestion des connaissances pour que les employés puissent accéder aux diapositives après la présentation. C'est facile à faire, mais souvent oublié jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

De cette façon, s'ils ont besoin d'un rappel, ils n'ont pas à attendre quelqu'un d'autre pour l'information. Ils peuvent facilement cliquer sur le lien pour réapprendre des informations pertinentes.

Voici le tableau extrêmement simple, mais efficace que nous utilisons dans notre plateforme de gestion des connaissances :

Une autre raison pour laquelle il est important de documenter les partages de connaissances en un seul endroit est que les personnes de toute l'entreprise peuvent accéder à l'information. Donc, si quelqu'un cherche à apprendre ce que fait votre équipe particulière et a besoin d'ajouter cette compétence à sa propre équipe, il peut s'auto-former en utilisant les diapositives liées dans l'outil de gestion des connaissances.

Le dernier avantage d'avoir une documentation transparente du processus et des connaissances partagées est pour les employés qui sont absents pendant la présentation ou les personnes qui sont nouvelles dans l'équipe.

Plus vous en savez, mieux c'est

Vous êtes un pas de plus vers la création d'un système de partage des connaissances qui fonctionne. N'ayez pas peur d'échouer quelques fois d'abord, mais gardez toujours la cohérence, la pertinence et la transparence à l'esprit lorsque vous créez votre propre stratégie.

Il existe d'autres moyens d'améliorer la productivité et la performance au travail. Une façon est de construire une culture plus collaborative au travail.