Gestion des stocks : Comment organiser et planifier efficacement

Gérer votre inventaire est très en vogue en ce moment.

Tous les enfants cool trouvent de nouvelles façons d'optimiser le processus d'inventaire. Que vous décidiez de compter manuellement ou de mettre en place un système virtuel, il est important de définir la manière dont vous gérez l'inventaire.   

Choisir le bon système de gestion des stocks et le mettre en pratique n'est pas toujours facile. C'est pourquoi certaines entreprises automatisent le processus en utilisant un logiciel de gestion des stocks. Le logiciel de gestion des stocks permet aux entreprises de suivre les processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement, les livraisons d'inventaire, les commandes de vente et les achats dans une interface virtuelle unique. Le logiciel peut même aider à identifier les problèmes ou les écarts d'inventaire. 

Gestion des stocks vs contrôle des stocks

La gestion des stocks et le contrôle des stocks forment un excellent duo mère/fille. Alors que la gestion des stocks se concentre davantage sur la vue d'ensemble d'un système d'inventaire et le réapprovisionnement des articles nécessaires, le contrôle des stocks travaille plus spécifiquement à réguler le nombre d'unités en stock. Essentiellement, la gestion des stocks garantit que vous avez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, et le contrôle des stocks garantit que ce que vous avez déjà fonctionne efficacement pour vous en ce moment. 

Le contrôle des stocks est généralement réglé avant la gestion des stocks, comme une optimisation de l'intérieur vers l'extérieur. Si vous commencez votre parcours de gestion des stocks depuis le tout début, vous pourriez envisager d'utiliser un outil tout-en-un comme un logiciel de gestion d'entrepôt pour obtenir une visibilité sur votre gestion de la chaîne d'approvisionnement et pour les processus d'inventaire d'entreposage dans leur ensemble. Vous pouvez également consulter la liste des meilleures solutions logicielles de contrôle des stocks. 

Avantages de la gestion des stocks

La gestion des stocks vous permet de faire corps avec votre inventaire. Lorsque vous avez une autorité totale sur votre inventaire, les attentes deviennent plus claires et les plans se déroulent plus facilement. Explorons les avantages de la gestion des stocks et pourquoi votre entreprise vous remerciera de prendre le contrôle !

Augmenter les bénéfices : Savoir combien on attend de vous et le livrer vous permet de générer plus de flux de trésorerie. C'est aussi simple que cela. La gestion des stocks vous donne les outils pour savoir exactement combien d'inventaire vous avez à disposition. Ensuite, vous pouvez prendre cette information et la comparer à vos prévisions de planification de la demande pour déterminer combien vous pouvez vendre, ce que vous devez préparer et optimiser le roulement des stocks par la suite. 

Améliorer la précision : Lorsque vous vérifiez les choses une ou deux fois, vous ne pouvez pas garantir une précision complète. Lorsque vous surveillez et optimisez en continu, vous créez un espace pour plus de précision dans les comptes d'inventaire et les prévisions de la demande. 

Réduire les coûts : Améliorer la précision entraîne moins d'erreurs humaines et technologiques. Nous savons tous que le temps, c'est de l'argent, donc perdre du temps à corriger des erreurs d'inventaire, c'est de l'argent directement sorti de la poche de votre entreprise. 

Renforcer la fidélité des clients : Que se passe-t-il lorsque vous êtes prêt à acheter un produit, mais qu'il est indiqué comme épuisé ? Attendez-vous que ce produit spécifique soit disponible ou essayez-vous de trouver un produit similaire chez un autre vendeur ? Lorsque vous n'optimisez pas votre inventaire, vous perdez des clients. La gestion des stocks vous permet de savoir exactement combien d'inventaire vous avez et de l'allouer de manière appropriée. Gardez vos clients heureux et revenant en conservant la disponibilité des articles et en étant plus fiable que vos concurrents. 

Réduire les risques : Une gestion efficace des stocks réduit les risques de pénurie ou de surplus de produits. Lorsque les articles d'inventaire sont organisés efficacement, vous avez l'opportunité d'acheter et de vendre au bon rythme pour répondre à l'offre et la demande, et vous réduisez vos chances de ne pas avoir assez pour satisfaire la demande ou d'être coincé avec des stocks morts et des coûts de stockage. 

Gagner du temps : Mettre en place un bon système de gestion des stocks aide votre entreprise à fonctionner comme une machine bien huilée. La planification des stocks signifie moins de temps passé à chercher des articles ou à nettoyer des désordres. Quel que soit le système que vous choisissez, vous mettez en place une méthode pour organiser votre inventaire et votre équipe. Avec tout le monde sur la même longueur d'onde travaillant vers un objectif qui a des objectifs clairs, rien ne peut vous arrêter !

Types de systèmes de gestion des stocks

Parce que chaque inventaire est unique, sa méthode de gestion nécessaire l'est aussi. Il existe quatre systèmes de gestion des stocks différents qui utilisent diverses tactiques pour optimiser l'inventaire d'une entreprise. Chaque système a ses applications spécifiques, ses avantages et inconvénients, et les risques impliqués, mais ils sont tous capables de faire passer votre gestion des stocks au niveau supérieur. 

1. Système perpétuel

Le système perpétuel est une méthode de gestion des stocks pour une gestion continue des stocks. La quantité d'inventaire est prise en temps réel à mesure que les choses entrent et sortent. En raison de sa nature immédiate, ce système est considéré comme le plus favorable par les parties prenantes, les détaillants et les propriétaires d'entreprises. 

Avec ce système, des métriques à jour sont disponibles à tout moment, et des ajustements peuvent être faits à mesure que vous approchez des changements dans les objectifs de l'entreprise ou des problèmes d'inventaire. Cette méthode utilise généralement des systèmes de point de vente (POS) comme interface pour calculer l'inventaire et stocker l'information. Le système POS libère du temps et de l'argent qui auraient pu être alloués à la saisie manuelle des données d'inventaire. 

Avec cela à l'esprit, il est important de regarder les inconvénients potentiels du système perpétuel. Ce système présente des coûts d'inventaire supplémentaires en ce qui concerne la main-d'œuvre. Il y a des coûts de mise en place et de formation encourus lors de la mise en œuvre de ce système pour s'assurer que les employés peuvent le configurer et l'utiliser correctement. Si la formation n'est pas efficace, il y a aussi des coûts pour corriger les erreurs humaines dans les comptes d'inventaire. 

2. Système périodique

Le système périodique est une technique de gestion des stocks consistant à garder un compte de l'inventaire à des intervalles spécifiques. Au lieu de garder un inventaire continu à mesure que les ventes et les achats sont effectués, l'inventaire périodique suit un schéma unique centré généralement autour de la période comptable d'une entreprise.

Ce système n'utilise généralement aucune technologie dans le processus de comptage ; l'inventaire est pris manuellement. En conséquence, certains trouvent le système périodique plus chronophage et, avec le comptage manuel, plus prédisposé aux erreurs humaines. 

Les avantages du système périodique se manifestent lors de la phase de mise en œuvre. Mettre en œuvre le système périodique est particulièrement facile car il y a peu de mise en place impliquée. Comme ce système ne nécessite pas de technologie, prendre l'inventaire est aussi simple que de commencer à compter. Il est également considéré comme favorable parmi les petites entreprises, en particulier celles avec des nombres d'inventaire plus faibles. Ces entreprises auront moins de chances d'erreurs humaines et des coûts inférieurs à ceux de la mise en œuvre d'un système d'inventaire entièrement virtuel. 

3. Système de code-barres

Le système de code-barres est une méthode de gestion des stocks consistant à mettre à jour l'inventaire virtuellement à l'aide de codes-barres. Les entreprises peuvent utiliser les codes-barres pour catégoriser l'inventaire en fonction des besoins d'organisation et garder l'inventaire à mesure que les articles sont scannés et utilisés. En conséquence, des informations à jour sur les niveaux d'inventaire, les articles de fabrication, l'expédition et l'emballage sont rapidement actualisées et disponibles à tout moment. 

De plus, ce système est considéré comme à faible risque en raison de la faible chance d'erreur humaine lors du comptage manuel. La personnalisation du système de code-barres est également très favorable, en particulier pour les entreprises avec des portefeuilles de cycle de vie des produits et des niveaux de stock d'inventaire plus étendus. Les codes-barres peuvent être organisés par produit, projet, demande, emplacement, et plus encore. 

Le plus grand inconvénient du système de code-barres est en fait l'attribution des codes-barres. Imprimer des codes-barres et les placer sur chaque article de l'inventaire est très fastidieux et chronophage. Heureusement, une fois ce processus terminé, un système logiciel peut garder le suivi de l'inventaire à partir de ce moment. Certaines entreprises utilisent l'apprentissage automatique avec un logiciel de code-barres pour garder les codes-barres générés de manière unique organisés virtuellement.

4. Système RFID

Le système d'identification par radiofréquence (RFID) est une technique de gestion des stocks utilisant des étiquettes placées sur différents articles qui produisent des signaux radio contenant des informations sur le produit. Les étiquettes RFID fonctionnent de manière similaire aux codes-barres en ce sens qu'elles gardent un compte virtuel des articles d'inventaire. Cependant, les étiquettes du système RFID sont considérées comme plus efficaces car elles n'ont pas besoin d'être scannées comme les codes-barres. 

Parce que les étiquettes sont suivies par radiofréquence, elles peuvent être déplacées dans un emplacement d'inventaire avec peu ou pas d'effort pour les tracer en transit. Les étiquettes RFID réduisent également le risque d'erreur humaine et le coût total de la main-d'œuvre. Dans ce système, les employés n'ont pas besoin de prendre du temps pour compter ou scanner les articles. 

Le système RFID présente également quelques défis qu'une entreprise devrait aborder pour utiliser ces étiquettes. Tout d'abord, le coût de mise en œuvre d'un système RFID est élevé. Avec la formation des employés et l'installation de l'ensemble du système, il peut devenir assez coûteux d'automatiser le processus d'inventaire avec RFID. Il y a aussi des préoccupations potentielles de sécurité avec les étiquettes RFID et leurs signaux radio. Vous ne voudriez jamais que les données de votre produit tombent entre de mauvaises mains. 

Comment mettre en œuvre un système de gestion des stocks

Il est temps de mettre vos connaissances en pratique. Explorer les systèmes d'inventaire devrait vous avoir donné une bonne idée de la façon dont vous voulez que votre processus d'inventaire se déroule. Prêt à commencer ? Suivez les étapes ci-dessous pour découvrir ce que vous devez faire avant, pendant et après avoir choisi votre système idéal. 

1. Collecter les données d'inventaire 

Rendez votre processus d'inventaire un peu plus long mais beaucoup plus efficace en collectant autant de données que possible. Les données aident les entreprises à reconnaître les forces, les faiblesses, les schémas de succès et les marges d'amélioration. Reconnaissez quels inventaires doivent être régulés, comme les matières premières, les fournitures de projet, les produits finis et tout autre inventaire physique. Ce processus créera une base pour déterminer quelles méthodes vous suivez à partir de cette étape. 

2. Construire une méthode d'identification

L'étape suivante dans la gestion de votre inventaire est de déterminer comment vous voulez que votre inventaire soit organisé. Voulez-vous que vos articles soient regroupés par fonction ? Par projet ? Peut-être voulez-vous qu'ils soient triés par ordre alphabétique. Créez votre méthode d'identification en fonction de ce que vous pensez rationaliser le plus votre processus lors du chargement et du déchargement des objectifs d'expédition. 

3. Choisir un système

Après avoir appris les quatre systèmes de gestion des stocks, identifiez celui qui s'aligne sur vos objectifs d'inventaire. Vous cherchez un système adapté aux petites entreprises avec peu ou pas de coûts de mise en place technologique ? Essayez le système perpétuel ou périodique. Vous espérez adopter une approche d'automatisation en utilisant un outil d'organisation virtuel ? Le système de code-barres ou RFID pourrait mieux vous convenir. Utilisez les objectifs d'inventaire que vous avez définis plus tôt pour déterminer quel système répond aux besoins de votre entreprise. 

4. Envisager d'utiliser un système logiciel

En cas de doute, envisagez de faire confiance à l'intelligence artificielle. Le logiciel d'inventaire peut vous aider à identifier les problèmes d'inventaire avant même que vous ne remarquiez qu'il y avait des problèmes. Le logiciel offre également une interface utile pour mettre à jour rapidement les données et garder les informations précises.  

Techniques de gestion des stocks

Bien que la simple mise en œuvre d'un système automatisé semble assez facile, il y a quelques choses que vous pouvez faire pour rendre le processus encore plus efficace. Découvrez quelques techniques pour faire fonctionner la gestion des stocks pour vous.

Créer des KPI d'inventaire

Les indicateurs clés de performance (KPI) de l'entreprise s'appliquent à tous les aspects d'une entreprise, y compris l'inventaire. Identifiez les objectifs et les objectifs d'inventaire. Ces objectifs peuvent être des articles d'une valeur monétaire spécifique ou une quantité de produit. Reconnaître ces KPI vous aidera à déterminer quels inventaires prennent priorité sur les autres. 

Prévoir la demande

Comme indiqué précédemment, prédire la demande des clients est la clé pour savoir combien d'inventaire est nécessaire à tout moment donné. Lorsque vous savez combien est requis, vous savez quand vous atteignez le point de réapprovisionnement et quand vous pourriez avoir besoin de réapprovisionner. Envisagez d'utiliser un logiciel de planification de la demande pour commencer à prédire les besoins des clients et continuez à collecter des informations à l'avenir pour continuer à prévoir la demande future et ajuster l'inventaire et les prix. 

Continuer à réapprovisionner les articles à mesure qu'ils sont utilisés

Si commander au fur et à mesure vous semble adapté, envisagez d'essayer la méthode de gestion des stocks juste-à-temps (JIT) . En fonction de la demande, vous devrez peut-être envisager de remplacer les articles d'inventaire avant qu'ils ne deviennent trop bas. Utilisez vos quotas d'inventaire proposés et le système de gestion de votre choix pour identifier ce qui est "trop bas" pour vous. Avec la méthode JIT, la commande de stock peut être effectuée au besoin ou selon un calendrier prédéterminé basé sur les données historiques d'inventaire. Faire cela peut vous aider à prendre une longueur d'avance dans la satisfaction des commandes d'achat de la demande et à accumuler la bonne quantité d'articles avant que cela ne devienne accablant.

Effectuer des contrôles de qualité réguliers

Votre gestion n'est aussi bonne que vos produits finis le sont. Effectuer des analyses de qualité de routine vous mettra sur la bonne voie pour livrer les meilleures versions de vos nouveaux produits, en vous assurant que vous ne conservez pas d'articles inutiles et que vous ne dépensez pas d'argent supplémentaire sur le coût des marchandises. L'inventaire ne signifie rien si votre stock est mauvais ! 

Utiliser un modèle EOQ

Une quantité économique de commande (EOQ) est la quantité idéale d'articles qu'une entreprise devrait commander pour s'assurer qu'elle ne subit pas de pénurie ou de surplus. Vous pouvez calculer votre EOQ en collectant des données sur la demande des clients, les coûts de mise en place et les coûts de stockage.

Les coûts de mise en place incluraient les coûts d'emballage, d'expédition, de livraison, etc. Les coûts de stockage comprendraient tous les coûts supplémentaires associés à l'entreposage, à l'assurance et au stockage de l'inventaire. Après avoir multiplié les unités de demande et les coûts de mise en place par 2, divisez par les coûts de stockage, et prenez la racine carrée du nombre final. À la fin, vous serez laissé avec un EOQ qui vous guidera vers la minimisation des coûts et la satisfaction de la demande attendue.  

Organiser les articles par importance 

Identifiez quels articles prennent priorité sur les autres et lesquels ne devraient jamais manquer. Si vous vendez des produits périssables, vous pouvez envisager une méthode de premier entré, premier sorti (FIFO) lors de l'envoi d'articles. Si vous vendez des produits non périssables, vous pouvez opter pour une méthode de dernier entré, premier sorti (LIFO) pour éviter de perturber l'inventaire établi. Si ceux-ci ne vous semblent pas idéaux, essayez la méthode de l'analyse ABC. Avec l'analyse ABC, vous catégoriseriez votre stock d'inventaire en trois niveaux d'importance, de A à C. Choisissez la méthode qui a le plus de sens et régulez le nouvel inventaire en conséquence.

Reprendre l'inventaire pendant le transit

Lorsque les choses bougent constamment, il peut être facile de perdre la trace des articles en cours de route. Évitez de ne prendre l'inventaire qu'à votre emplacement d'inventaire principal. Faites-en un point de continuer à compter à chaque étape de votre processus de gestion des stocks, où qu'il vous mène. 

Logiciel de contrôle des stocks

Vous cherchez à intégrer certaines fonctionnalités de gestion des stocks dans votre processus d'inventaire ? Envisagez d'utiliser un logiciel de contrôle des stocks pour automatiser le processus. Le logiciel de contrôle des stocks offre un peu de tout ce dont vous avez besoin pour créer une machine d'inventaire mince et efficace. 

Pour être inclus dans cette catégorie, le produit logiciel doit :

• Utiliser la technologie pour suivre le flux d'inventaire
• Inclure une base de données d'inventaire complète
• Offrir des outils pour prédire l'inventaire futur

*Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles de contrôle des stocks du rapport Grid® de l'été 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté. 

1. QuickBooks Online

Organisez vos finances d'inventaire sur une seule plateforme avec QuickBooks Online. QuickBooks Online offre la possibilité de facturer et d'accepter des paiements, de prévoir les flux de trésorerie et d'accéder à des analyses en temps réel.

Ce que les utilisateurs aiment :

- Avis sur QuickBooks Online, Rajesh C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je n'aime pas le coût et le fait que vous devez payer un plan d'abonnement pour chaque entreprise individuelle. Cela peut être difficile pour les petites entreprises qui débutent. Par rapport à la version de bureau, c'est un coût unique et la version de bureau peut héberger plusieurs entreprises. Pour essayer de gérer ces coûts, nous avons déplacé certaines de nos instances QBO sur la version de bureau gérée par notre comptable. Les fonctionnalités cloud de QBO ne sont pas toutes nécessaires pour la comptabilité standard. Donc, si vous avez besoin d'une comptabilité simple, je resterais avec la version de bureau, ou mieux encore, essayez d'utiliser la version de bureau et laissez votre comptable la gérer."

- Avis sur QuickBooks Online, Steven F.

2. Zoho Inventory

Zoho Inventory est un logiciel basé sur le cloud utilisé pour suivre les achats, l'inventaire et les canaux de vente. Avec Zoho Inventory, attendez-vous à obtenir des informations à jour sur vos systèmes de gestion des stocks et vos processus de vente.

Ce que les utilisateurs aiment :

“Zoho Inventory est le logiciel le plus utilisé non seulement par moi mais par l'entreprise où je travaille car il nous permet d'organiser l'inventaire de nos entrepôts de nourriture et de boissons. Avec ce logiciel, je peux organiser l'inventaire, les commandes, les ventes et les expéditions de marchandises ; c'est-à-dire que je peux gérer toutes les activités associées à l'inventaire de mon entreprise. Toutes les procédures sont remplies efficacement sans perdre le détail de l'entrée et de la sortie des produits de nos entrepôts.”

- Avis sur Zoho Inventory, Debora C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Il y a quelques inconvénients - le back-end semble être verrouillé, ce qui signifie qu'il y a des changements ou des personnalisations qui ne peuvent pas être faits, peu importe leur importance. La connectivité entre Inventory et CRM est également limitée.”

- Avis sur Zoho Inventory, Jazmine D.

3. Webgility

Arrêtez de sur-vendre avec Webgility. Webgility vous donne les outils pour mettre à jour automatiquement l'inventaire, suivre les commandes et garder des comptes précis. 

Ce que les utilisateurs aiment :

“Après avoir recherché plusieurs logiciels, nous avons choisi Webgility en raison de l'excellent support qu'ils fournissent. Il était super important pour nous d'avoir un support après-vente, car le logiciel change constamment. L'équipe de support nous a toujours aidés à résoudre les problèmes rapidement. L'intégration et la configuration étaient très faciles par rapport à d'autres logiciels que nous avons utilisés, et Webgility a été utile à chaque étape du processus.”

- Avis sur Webgility, Janna R.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Il n'y a pas de notifications lorsque Webgility doit être mis à jour vers la nouvelle version. Lorsque cela se produit, le logiciel devient bogué, et nous semblons toujours être réactifs à ce problème plutôt que proactifs s'il y avait un système de notification en place. Parfois, la plateforme peut être boguée, mais la plupart du temps, cela peut être corrigé.”

- Avis sur Webgility, Corey V.

4. NETSTOCK

NETSTOCK est une solution d'optimisation de gestion des stocks basée sur le cloud. Le tableau de bord NETSTOCK aide à minimiser les pénuries et les surplus, à suivre les objectifs d'inventaire et à recueillir des informations sur les KPI au fil du temps. 

Ce que les utilisateurs aiment :

"Avec NETSTOCK, nous avons réalisé une réduction de 50 % des stocks et une amélioration de 15 % du taux de remplissage. Leur tableau de bord simple donne un aperçu des métriques importantes et permet, en quelques clics, d'approfondir les détails. L'intégration avec notre ERP a été relativement simple et NETSTOCK reçoit sans aucun doute 10 étoiles pour le service client fantastique !"

- Avis sur NETSTOCK, Luisa T.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Pas de réels points négatifs à ce jour, mais plus vite vous apprendrez comment NETSTOCK calcule en utilisant les différents algorithmes, plus vite vous comprendrez comment il formule les informations affichées."

- Avis sur NETSTOCK, Alan P.

5. Kintone

Kintone offre des applications de gestion des stocks préconstruites pour suivre les données sans effort. Il se vante d'être facilement personnalisable et convivial.

Ce que les utilisateurs aiment :

“Nous sommes avec Kintone depuis environ un an, et cela a été une assez bonne expérience. Nous avons pu créer des applications simples rapidement et sans douleur sans avoir besoin de compétences en développement. Cependant, avec les compétences de développement de notre équipe, nous avons également pu créer un logiciel de gestion de production beaucoup plus complexe qui connecte plusieurs applications ensemble. Tout est adaptable, et donc nous continuons à construire dessus à mesure que notre entreprise grandit.”

- Avis sur Kintone, Drew M.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“L'outil de personnalisation du portail est excellent ; cependant, il pourrait utiliser des fonctionnalités plus robustes et une fonctionnalité native. Comme différents départements dans une entreprise ont différents types de responsabilités et ont besoin de voir différents ensembles de données rapidement. Par exemple, si les responsables des ventes voulaient voir leurs représentants commerciaux, ventes, prospects, entonnoirs, il serait idéal de pouvoir accéder aux rapports et aux données basés sur la connexion, le tout à partir d'un tableau de bord centralisé.”

- Avis sur Kintone, Christopher M.

Si vos amis commençaient à gérer leur inventaire, le feriez-vous ?

Si vous avez de l'inventaire, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour commencer le voyage vers la mise en œuvre d'un système de gestion des stocks. Que vous prévoyiez d'automatiser le processus ou de faire les choses à l'ancienne, organiser votre inventaire et optimiser pour l'avenir ne vous apportera que des avantages en cours de route. Je ne veux pas vous mettre la pression, mais la gestion des stocks est vraiment la chose (pas si nouvelle) à la mode. 

Après tout, les enfants cool le font !

Prêt à commencer à rationaliser le processus d'inventaire de votre entreprise ? Découvrez comment la gestion des stocks peut bénéficier à une entreprise de vente au détail dans l'espace e-commerce !