Qu'est-ce que la gestion de la propriété intellectuelle ? Pourquoi est-ce important ?

Gérer la propriété intellectuelle n'est pas facile. Ou est-ce ?

La propriété intellectuelle (PI) est l'un des actifs les plus importants de toute entreprise. Elle distingue les entreprises soit par la PI, comme les logos déposés, les slogans protégés par le droit d'auteur, soit par des informations de recherche confidentielles.

Posséder de la propriété intellectuelle symbolise l'innovation et la créativité au sein d'une entreprise. Gérer ces actifs nécessite du temps, des efforts et de l'argent. Protéger vos créations n'est pas une tâche facile.

Avec des technologies comme les logiciels de gestion de la propriété intellectuelle, il est possible de centraliser les informations tout en restant à jour avec les divers dépôts de PI et les violations des droits de propriété intellectuelle. Tirer parti de ces systèmes offre l'avantage de simplifier le cycle de vie de l'acquisition de la propriété intellectuelle, de la litige aux paiements.

Le processus de gestion de la propriété intellectuelle (GPI) entre en jeu lorsque les entreprises doivent développer efficacement un système qui suit et enregistre les actifs de PI de manière rationalisée.

La GPI est également essentielle pour élaborer une stratégie dédiée à la propriété intellectuelle et aligner cette stratégie avec les objectifs globaux de produit et de croissance de l'organisation.

Gérer les actifs de PI nécessite l'adhésion des dirigeants, des gestionnaires de technologie, des rédacteurs techniques, des développeurs de produits et des ingénieurs. Les entreprises doivent traiter le processus comme un processus qui affecte les parties prenantes internes et externes car la GPI est cruciale pour le développement, la distribution et la vente de biens et services.

Importance de la gestion de la propriété intellectuelle

Les grandes entreprises négligent souvent l'importance de tirer parti de la propriété intellectuelle avec des objectifs commerciaux plus larges. Elles ont tendance à détenir des centaines de brevets mais n'ont pas de stratégie pour les capitaliser avec des produits existants et des objectifs commerciaux plus larges.

Processus de gestion de la propriété intellectuelle

Créer et maintenir un processus de gestion de la PI bien documenté ajoute une valeur significative aux activités commerciales.

En plus de servir de source de connaissances pour les parties prenantes internes et externes, un processus fonctionnel de gestion de la propriété intellectuelle identifie, protège et conserve le produit immatériel et sa valeur.

1. Développez une stratégie de PI

Une stratégie de PI efficace doit identifier les actifs et aligner leur valeur avec les objectifs commerciaux de l'entreprise. Il est également impératif de comprendre les actifs des concurrents et d'acquérir des connaissances sur les différents droits de propriété intellectuelle et violations.

Une stratégie standard de propriété intellectuelle vise à protéger, faire respecter et gérer les actifs. Il existe quatre stratégies de base de PI sur lesquelles les organisations peuvent s'appuyer pour répondre à leurs objectifs commerciaux.

• Minimisation des risques : Cela se concentre sur la construction de portefeuilles de PI diversifiés et le croisement de licences. La minimisation des risques est utilisée par les entreprises cherchant à éviter les litiges.
• Réduction des coûts : C'est la stratégie la plus courante mise en œuvre par les entreprises. Elle maintient les actifs et leur efficacité tout en réduisant les coûts inutiles.
• Approche de la valeur : Les organisations cherchant à tirer profit de l'utilisation directe de la propriété intellectuelle exploitent cette stratégie.
• Approche tactique : Cela priorise la nature et la direction de la concurrence basée sur la PI et le dépôt stratégique de brevets. Cela implique de déplacer l'accent des activités de recherche et développement (R&D) et de repenser les partenariats existants avec les clients et les parties concernées.

2. Mettez en œuvre une stratégie pour une meilleure prise de décision

Une fois la stratégie de PI en place, elle doit être mise en œuvre pour clarifier les valeurs des actifs et atteindre les résultats souhaités.

Générer et conserver des bénéfices à partir de la propriété intellectuelle nécessite une délibération et une discussion minutieuses avec les créateurs de l'actif et les dirigeants d'entreprise. Le processus de gestion intellectuelle restera incomplet sans la visibilité absolue des éléments d'action notés dans la stratégie.

3. Créez des cadres et des politiques

Formulez des cadres pour mettre en place des équipes dédiées à la gestion de la PI, éduquer les employés sur la propriété intellectuelle et communiquer les politiques de PI de l'entreprise et les plans d'action. Développez des structures pour les licences, les contrats et les accords connexes.

4. Administrez et menez des négociations

Bien que le processus de PI ne soit plus isolé au département juridique, les prestataires de services juridiques jouent toujours un rôle intégral dans la gestion des actifs. Tournez-vous vers des experts et des partenaires commerciaux qui peuvent administrer les accords pertinents et aider à mener les négociations nécessaires.

5. Comprenez les droits de PI et les violations

La propriété intellectuelle est essentielle à une entreprise car elle agit comme un moyen de reconnaître, soutenir et promouvoir les produits et la culture de l'entreprise. Il est impératif de protéger les idées et actifs immatériels pour en extraire de la valeur et investir dans l'innovation et la créativité.

Fournissez des ressources internes pour que les employés soient bien informés sur les différents types d'actifs commerciaux (brevets, droits d'auteur, marques), les droits de PI associés et les violations potentielles par des tiers.

Évaluation de la propriété intellectuelle

Bien que les actifs de PI soient immatériels, le processus d'évaluation de la PI est nécessaire pour pouvoir vendre, licencier ou utiliser les actifs dans l'espace commercial. Chaque actif de PI a une valeur qui lui est attachée qui renforce les droits de PI respectifs, la gestion des actifs interne et les opérations financières globales.

Évaluation directe. La valeur d'un actif immatériel est directement dérivée des droits de PI que les propriétaires ont sur les biens et services. Un actif de PI est quantifiable si :

• Il peut générer une forme de valeur économique mesurée.
• Il améliore la valeur des actifs associés.

Évaluation future. L'évaluation des actifs de PI peut également être vue à travers le prisme des avantages futurs qu'ils peuvent offrir au propriétaire et aux utilisateurs autorisés. La valeur future de la propriété intellectuelle est dérivée de :

• Exploitation directe de l'actif par intégration dans le produit.
• Vente et licence à une source externe.
• Rendre difficile pour les autres d'utiliser l'actif en réduisant les menaces de substitution.

Méthodes d'évaluation des actifs de PI

Évaluer tout type d'actif nécessite du temps et des efforts, ainsi qu'une recherche approfondie de l'économie, des prix du marché et des facteurs qui affectent directement le processus d'évaluation.

Il existe trois principales façons d'évaluer les actifs de PI :

• Méthode des revenus : Cette technique évalue l'actif en fonction du revenu attendu et des ajustements apportés à sa valeur actuelle. C'est la méthode d'évaluation la plus courante utilisée par les entreprises. La méthode des revenus est considérée comme la plus facile à mettre en œuvre pour les actifs qui génèrent un flux de trésorerie positif.
• Méthode du marché : Cette méthode fonctionne en comparant des actifs de PI similaires en fonction du prix de transfert payé pour chacun. C'est une méthode simple car elle est basée sur la comparaison du marché. Elle est souvent utilisée pour des valeurs approximatives des taux de redevances et des taxes.
• Méthode des coûts : Cette méthode établit la valeur de l'actif de propriété intellectuelle en calculant le coût d'un actif similaire ou exact. La méthode des coûts est utile lorsque la PI est sujette à une duplication facile ou que ses avantages économiques ne peuvent pas être quantifiés clairement.

Tous les actifs immatériels peuvent fournir des avantages économiques tangibles à leurs propriétaires dans un monde idéal, mais ce n'est souvent pas le cas. Certains actifs ne peuvent pas être inscrits au bilan de l'entreprise, mais les changements dans leurs prix d'actions révèlent leur valeur.

Pour évaluer les actifs de PI avec des dates d'expiration, comme les brevets et les droits d'auteur, l'amortissement est utilisé pour diminuer la valeur de la propriété au fil du temps. En faisant cela, les entreprises peuvent diminuer leur revenu en déduisant les taxes annuelles à mesure que la durée de vie de l'actif de PI diminue.

Assurance et couverture de la propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle affecte la performance financière d'une entreprise, sa base de clients, la gestion des stocks, et les investissements externes. Chaque type de propriété intellectuelle est différent de l'autre et nécessite donc des formes de traitement différentes pour estimer sa véritable valeur afin de prendre des décisions d'évaluation précises.

Bien que les actifs de PI et leurs droits puissent être transférés légalement, certains risques sont associés à cette pratique. Quatre types de polices d'assurance existent pour se protéger contre les risques de transfert.

Couverture des violations de la propriété intellectuelle

La couverture des violations (également appelée couverture de défense) est le type de couverture le plus courant. Cette police fournit une assurance aux propriétaires lorsqu'une réclamation pour violation de brevet est déposée. Elle protège les distributeurs contre les allégations, maintient les droits et couvre les coûts dommageables en cas de responsabilités.

Application de la propriété intellectuelle

Lorsqu'un assureur fournit des fonds aux propriétaires de PI pour protéger les droits de violation et prend ensuite de l'argent pour les frais juridiques tels que les contre-réclamations et les pertes, cela relève de la couverture d'application. Cette couverture peut également s'appliquer aux non-paiements de tiers, à la rupture de contrat et aux coûts d'enquête.

Représentation et garanties de la propriété intellectuelle

Cette couverture garantit que l'actif de PI en litige dans une transaction est valide et peut être justifié pour la souffrance de la responsabilité d'une entreprise et l'appropriation illicite des droits.

Son principal cas d'utilisation commerciale est dans les fusions et acquisitions. Elle est destinée aux garanties et représentations attachées aux actifs immatériels tels que les portefeuilles de PI, les ventes d'entreprises et les actifs uniques.

Assurance de la valeur de la propriété intellectuelle

Dans les cas où des réclamations incorrectes sont faites contre des actifs de PI qui ont entraîné une perte de revenus pour un portefeuille assuré, cette couverture est utilisée pour compenser la perte directe.

De plus, les produits qui peuvent générer des revenus à l'avenir, tels que les redevances, les revenus de licence et les dépenses de recherche et développement, sont couverts par cette police d'assurance.

Gestion des risques de la propriété intellectuelle

Les actifs peuvent être immatériels, mais les risques sont réels et sérieux s'ils ne sont pas identifiés et atténués. Les entreprises qui traitent de la propriété intellectuelle doivent planifier les risques et allouer les ressources nécessaires pour se conformer aux mesures légales et réglementaires.

Bien que la propriété intellectuelle ait longtemps été considérée comme un problème juridique dominé par les cabinets d'avocats spécialisés en PI, il y a une reconsidération collective du sujet en raison de son importance stratégique et de son impact sur les entreprises.

Les entreprises considèrent les actifs de PI comme un problème commercial. Elles sont plus désireuses de nos jours de comprendre le processus derrière l'évaluation des actifs et les pratiques de litige pour favoriser l'innovation et la créativité.

Les stratégies de gestion des risques connaissent également un changement car de nombreuses organisations se tournent vers des logiciels de gestion de la PI basés sur le cloud pour améliorer l'efficacité financière, assurer la sécurité des données, et augmenter les bénéfices.

Indépendamment de la taille de l'entreprise ou du nombre de ses propriétés intellectuelles, les entreprises doivent prioriser le besoin de connaissances internes et externes sur le vaste sujet des actifs de PI. Ils jouent un rôle significatif dans la croissance globale et la rentabilité d'une entreprise.

Utiliser le bon type de stratégies de gestion des risques, planifier l'atténuation des risques et aligner les objectifs commerciaux avec les bonnes normes et politiques pour la gestion des actifs de PI sont la clé du succès sur le marché.

Meilleures pratiques de gestion de la propriété intellectuelle

Comme cela est évident maintenant, posséder et gérer la propriété intellectuelle sont deux aspects différents de la même nécessité commerciale plus grande. Investir dans le processus de gestion de la propriété intellectuelle nécessite du temps, des efforts et des ressources pour garantir le succès.

• Dites oui aux révisions. Indépendamment de la solidité de votre stratégie de PI, faites en sorte de revoir régulièrement les différents domaines de concentration, les étapes associées et les éléments d'action clés. Des boucles de révision et de rétroaction cohérentes rendent un processus fluide, rentable et plus efficace à long terme. Étant donné que les actifs de PI sont une partie intégrante de la croissance d'une entreprise, évaluer les stratégies et les plans aide à décider quels actifs sous-performent et lesquels nécessitent plus d'attention.
• Trouvez de la puissance grâce aux données. Utiliser les données pour prendre des décisions rend la gestion de la propriété intellectuelle plus simple et plus efficace. Définissez des métriques de PI qui fournissent des informations précieuses à chaque étape et évaluez ces métriques avec les objectifs commerciaux existants.

• Priorisez la protection de la propriété. Il est essentiel de comprendre les différentes approches nécessaires pour protéger des actifs de PI spécifiques. Mettez en œuvre des mesures de sécurité et protégez-vous contre les menaces externes avec des accords de non-divulgation (NDA). Traitez les demandes de brevet en attente comme des secrets commerciaux et protégez les documents liés aux droits d'auteur tels que les fiches techniques, les catalogues de produits et les codes sources, à l'abri des connaissances extérieures. Passez du temps à rechercher quelles marques commerciales de l'entreprise nécessitent une protection et comment les protéger contre les violations.
• Automatisez lorsque possible. Exploitez les solutions de gestion de la propriété intellectuelle ainsi que d'autres outils juridiques pour rationaliser les processus. Cette technologie aide à suivre les demandes, les documents et les violations des droits de propriété intellectuelle pour fournir une image complète des actifs de PI de l'entreprise.

Top 5 des logiciels de gestion de la propriété intellectuelle

Les systèmes de gestion de la propriété intellectuelle aident les entreprises à suivre les brevets, les droits d'auteur, les marques et autres propriétés intellectuelles.

Une utilisation courante de cette technologie peut être observée dans les cabinets juridiques ; les experts utilisent le logiciel pour gérer tous les types de données de PI. De plus, les dépôts nouveaux et en cours peuvent être documentés tout en gardant un œil sur les violations et infractions légales.

Pour être inclus en tant que solution logicielle dans cette liste, un produit doit :

• Fournir des outils pour gérer la propriété intellectuelle comme les marques, les brevets, les droits d'auteur et les droits légaux associés.
• Assister dans le cycle de vie de la propriété intellectuelle, y compris les dépôts et les renouvellements de contrats, les accords de divulgation et le traitement des paiements.
• Offrir des fonctionnalités relatives à la résolution de litiges juridiques ou aux actions d'application impliquant la propriété intellectuelle des clients.

* Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles de gestion de la propriété intellectuelle du rapport Grid® de printemps 2022 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. IPfolio

IPfolio est un système de gestion de la PI basé sur le cloud qui crée et gère des portefeuilles de PI d'entreprise. Il améliore la visibilité du portefeuille et facilite la collaboration entre les équipes mondiales.

Le logiciel a des intégrations complètes avec le Réseau de Sensibilisation à la Propriété Intellectuelle (IPAN), y compris les annuités de brevets et les renouvellements de marques.

Ce que les utilisateurs aiment :

"IP Folio est un système moderne basé sur le cloud qui est hautement adaptable et configuré selon nos besoins commerciaux. Il est unique dans son offre avec une interface utilisateur moderne, une intégration de messagerie, des capacités avancées de reporting et de tableau de bord, et des flux de travail faciles à modifier."

- Avis sur IPfolio, Lars W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il y a encore quelques bugs ici et là à la suite de notre transition vers Salesforce Lightning. Cependant, l'équipe IPfolio a été rapide à résoudre une fois que nous avons soulevé un problème."

- Avis sur IPfolio, Nigel H.

2. Alt Legal

Alt Legal est une solution de gestion de calendrier automatisée pour les délais de l'Office des Brevets et des Marques des États-Unis (USPTO) et de l'Office de la Propriété Intellectuelle du Canada (CIPO). La technologie dispose également de rapports en un clic, de modèles d'e-mails intelligents, de synchronisations de calendrier, d'intégrations du Système de Demande Électronique de Marques (TEAS) et d'une surveillance des marques §2(d) pour toutes les références de bureau §2(d).

Ce que les utilisateurs aiment :

"Mes fonctionnalités préférées incluent l'outil de reporting de brevets et de marques, les flux de travail d'invention, les rappels réguliers de délais de calendrier et la plateforme Alt Legal extrêmement intuitive et facile à naviguer.

Alt Legal a transformé notre outil de gestion de la PI pour le mieux. Je ne peux pas le recommander assez aux conseillers internes qui luttent avec les coûts élevés des conseillers externes en PI."

- Avis sur Alt Legal, Ian C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"J'aimerais voir la possibilité de personnaliser les questionnaires et tous les aspects du processus d'intégration. Des options de gestion des droits d'auteur plus robustes seraient également agréables ainsi qu'une intégration Zapier."

- Avis sur Alt Legal, Caroline J.F.

3. PATTSY WAVE

Avec une logique commerciale de PI intégrée, PATTSY WAVE augmente l'efficacité opérationnelle, réduit les risques et améliore la précision. Son design signature à écran unique rend les intégrations avec DNS et Anaqua Services une combinaison puissante.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Facile de voir les délais et les colonnes d'action en un coup d'œil ! J'aime aussi la version mise à jour où nous pouvons trier les inventeurs sans suppression et réajouts."

- Avis sur PATTSY WAVE, Angie S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Les modules généraux et de licence ont besoin d'une attention sérieuse. Le calendrier d'application des marques et des brevets ne fonctionne pas bien dans le module général. Le système nécessite également une interface plus moderne abordée par l'équipe."

- Avis sur PATTSY WAVE, Sergio P.

4. AppColl

AppColl est un système de gestion de brevets et de marques basé sur le cloud qui aide les cabinets et les multinationales à créer et déposer des demandes de brevet de manière rentable. Son produit, Prosecution Manager, augmente la productivité tout en réduisant les risques de gestion d'un groupe de PI d'entreprise.

Ce que les utilisateurs aiment :

"AppColl s'assure que les données sont sous le contrôle de l'utilisateur. Le système de facturation est simple et produit des factures dans des formats téléchargés dans les systèmes de facturation des clients. Le support client d'AppColl répond également aux questions le jour même."

- Avis sur AppColl, Howard S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il ne fait pas encore tout. J'aimerais une meilleure intégration de fichiers avec Google Drive ou un autre service cloud. La synchronisation des fichiers est assez brutale dans AppColl, alors envisagez d'utiliser un autre service pour une synchronisation de fichiers à grande échelle et un travail."

- Avis sur AppColl, Nick C.

5. DocketTrak

Système de rappel de calendrier de propriété intellectuelle basé sur le cloud à haute performance, DocketTrak gère les brevets et les marques.

Il se connecte aux bureaux de l'USPTO, du CIPO, de l'Australie (AU) et de l'Europe (UE) et fournit des mises à jour d'événements en temps réel et des rappels de délais. Sa fonctionnalité Patent Application Information Retrieval (PAIR) Connect importe des dossiers de brevets pour une gestion efficace des dossiers.

Ce que les utilisateurs aiment :

"La flexibilité de construire mes déclencheurs de calendrier et formulaires est énorme, et pouvoir envoyer des e-mails et lettres de rappel et de complétion directement depuis la plateforme ainsi que l'auto-calendrier des nouvelles affaires me fait gagner du temps. Le prix est excellent."

- Avis sur DocketTrak, Kenneth K.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il serait agréable de pouvoir créer des rapports plutôt que des vues. Les statuts sont également un peu granulaires. Une fonctionnalité supplémentaire utile serait d'inclure des statuts de haut niveau comme non déposé, en attente, autorisé, accordé, expiré, puis les statuts granulaires secondaires."

- Avis sur DocketTrak, Eden S.

Protéger vos actifs n'est que le début

Posséder une propriété intellectuelle donne un avantage concurrentiel aux entreprises tout en leur offrant une protection légale. Les actifs de PI s'avèrent être de valeur pour une organisation car ils génèrent de la notoriété et des revenus de la part des clients et autres parties prenantes.

Faire respecter les droits de propriété intellectuelle rend la gestion des actifs efficace et efficiente. Développer des plans, des stratégies de PI et des systèmes avec le bon logiciel est essentiel pour promouvoir l'innovation interne et externe et maintenir la liberté de la propriété intellectuelle.

Indépendamment de la nature d'un actif, le gérer est une activité commerciale importante. Apprenez comment la gestion des actifs augmente l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts de maintenance.