Quand j'ai commencé dans la gestion d'événements, j'ai rapidement appris qu'il y a un événement pour tout. Peu importe dans quelle industrie ou entreprise vous travaillez, il y a un événement pour cela.
Les événements en personne sont des opportunités incroyablement bénéfiques pour partager des connaissances de l'industrie, rencontrer des clients en face à face, engager des prospects et générer de nouveaux leads. En conséquence, les entreprises sont prêtes à dépenser beaucoup d'argent pour les événements. En 2017, l'industrie mondiale des événements B2B a généré plus de 1 000 milliards de dollars en dépenses directes. Les événements génèrent également des revenus pour de nombreuses autres industries, y compris la publicité, l'hôtellerie et le voyage.
Cet année, cependant, la pandémie de COVID-19 change la façon dont le monde fonctionne, et l'industrie des événements ne fait pas exception. En réponse aux interdictions de voyage généralisées et aux conseils des experts médicaux de pratiquer la distanciation sociale, de nombreuses entreprises prennent des décisions difficiles concernant les événements qu'elles planifient depuis des mois, voire des années.
Mobile World Congress, le plus grand salon mondial des communications mobiles, est devenu l'une des premières conférences à être annulée en raison de l'épidémie. Une vague d'annulations et de reports a suivi, y compris South by Southwest, Facebook F8 et E3 Expo. Cependant, une nouvelle tendance curieuse a commencé à émerger : au lieu d'annuler ou de reporter purement et simplement leurs événements, de nombreuses entreprises technologiques ont annoncé que leurs conférences en personne seraient reformulées en tant qu'événements "digital-first".
Adobe Summit, initialement prévu à Las Vegas lors de la dernière semaine de mars, sera désormais un événement en ligne. Okta, DocuSign, Cisco, Domo, et d'autres fournisseurs de logiciels ont suivi le mouvement, convertissant les événements en personne en événements virtuels. Google et Oracle ont annoncé des initiatives similaires pour Google Cloud Next ‘20 et Oracle Modern Business Experience. (Ces événements ont depuis été reportés ou annulés après de nouvelles directives fédérales limitant les réunions à 10 personnes ou moins. Bien que les participants vivront des événements numériques en toute sécurité depuis chez eux, les événements virtuels peuvent encore nécessiter que les équipes de production et les intervenants se réunissent dans le même espace.)
Il y a dix ans, il est très probable que tous ces événements auraient simplement été reprogrammés ou annulés. Mais les nouvelles technologies et produits rendent plus facile que jamais pour les organisations de faire la transition de leurs événements vers des espaces numériques. Cette transformation signale une opportunité importante pour les gens de participer à des événements auxquels ils n'auraient peut-être pas pu assister pour des raisons financières ou d'accessibilité.
Trouver la bonne technologie pour un événement virtuel
Les entreprises qui organisent déjà un autre type d'événement virtuel, les webinaires, connaissent intimement le meilleur logiciel de webinaire. Les solutions de webinaire permettent de diffuser du contenu audiovisuel d'un présentateur, ou animateur, à de larges audiences. Typiquement utilisées pour des événements en ligne tels que des formations, des briefings et des démonstrations de produits dans plusieurs industries différentes, le logiciel de webinaire est un outil extrêmement important pour amener un composant clé des événements en ligne.
Le logiciel de webinaire peut être utilisé pour diffuser des discours d'ouverture, des sessions de groupe, des panels, et tout autre type de présentation de un à plusieurs prévue pour un événement. Avec une planification minutieuse de l'agenda et la bonne configuration, les organisateurs d'événements peuvent utiliser le logiciel de webinaire pour s'assurer que les participants ont l'opportunité d'assister à plusieurs discours d'ouverture, sessions, groupes, et panels, ainsi que de poser des questions, tout comme ils le feraient lors d'un événement en personne.
Il existe de nombreux types différents de solutions de webinaire disponibles, donc les organisateurs d'événements devraient essayer de profiter des essais gratuits offerts par beaucoup des meilleurs produits de webinaire pour découvrir quel outil fonctionnera le mieux pour leur événement. Certains fournisseurs, tels qu'Adobe et LogMeIn, offrent temporairement un accès gratuit à leurs plateformes de webinaire pour les prestataires de soins de santé, les établissements d'enseignement et les organisations à but non lucratif. Sur G2, la catégorie de logiciel de webinaire a vu une énorme augmentation de trafic alors que les entreprises recherchent des technologies qui leur permettront de continuer à travailler et collaborer efficacement pendant la pandémie de COVID-19.
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La technologie des événements en ligne relève le défi
Bien que le logiciel de webinaire puisse aider les entreprises à diffuser des événements qui se dérouleraient normalement sur scène, les conférences concernent plus que des discours d'ouverture et des groupes. Pour de nombreux participants, l'aspect le plus précieux d'une conférence est le réseautage. Les conférences sont une rare opportunité de rencontrer des clients et des prospects en face à face.
Traditionnellement, la technologie événementielle a eu du mal à capturer cet aspect unique des événements en personne. Lors des conférences, de nouveaux partenariats et accords commerciaux peuvent se produire spontanément et de manière organique tandis que les participants se promènent dans les halls d'exposition, assistent à des sessions, ou même font la queue pour le déjeuner. Il est possible de recréer certaines de ces rencontres grâce à la visioconférence et au logiciel d'intelligence de conférence, qui aident à faciliter la communication entre les participants à la conférence. Cependant, intégrer un produit et une expérience séparés avec le reste du contenu d'une conférence virtuelle peut s'avérer difficile.
Alors que les entreprises continuent de naviguer dans le passage aux événements virtuels en réponse à la crise du COVID-19, une nouvelle génération de technologies d'événements en ligne commence à émerger. Certains fournisseurs de logiciels événementiels ajoutent de nouvelles fonctionnalités à leurs plateformes pour aider les entreprises et les organisateurs d'événements touchés par la crise.
Les créateurs de la solution de matchmaking événementiel Grip ont lancé Grip Virtual pour aider les participants à des événements à mener des réunions virtuelles 1:1. Pathable, un fournisseur basé à Seattle de technologie mobile pour événements, a vu un énorme afflux de demandes de la part des planificateurs d'événements cherchant à passer aux événements en ligne. Pathable intègre des webinaires en direct et des salles de réunion Zoom avec les propres expériences multi-appareils de l'entreprise pour le chat en temps réel, les appels vidéo 1:1, et la gamification.
Hopin, une plateforme d'événements en ligne actuellement en accès anticipé, a également vu un intérêt croissant de la part des organisateurs d'événements. La liste d'attente de Hopin est passée de 10 000 à 18 000 organisateurs d'événements en seulement quelques semaines, a déclaré le PDG Johnny Boufarhat à Crunchbase News. Combinant événements spéciaux, stands et opportunités de réseautage tous disponibles en ligne, la mission de Hopin est double : rendre les événements écologiquement durables et accessibles à tous.
Run the World, une startup de technologie événementielle, renonce actuellement à tous les frais de configuration pour les organisateurs qui doivent passer leurs événements en personne à la plateforme en ligne en raison du coronavirus. La fondatrice et PDG Xiaoyin Qu a déclaré qu'elle avait été inspirée pour créer Run the World après que sa mère ait assisté pour la première fois à une conférence internationale de pédiatrie — bien qu'elle ait trouvé le voyage inestimable, elle a dit à Qu qu'elle ne se voyait pas y assister à nouveau en raison des dépenses et du temps de travail perdu.
O’Reilly Media, une entreprise d'apprentissage connue pour ses conférences technologiques, a récemment annoncé qu'elle avait pris la décision difficile de fermer la division des événements en personne de l'entreprise. Dans une lettre sur le site Web d'O'Reilly, la présidente Laura Baldwin a écrit que l'entreprise explorerait des innovations dans l'espace des événements numériques : « Avec les grands fournisseurs de technologie déplaçant complètement leurs événements en ligne, nous croyons que la scène est prête pour une nouvelle norme à l'avenir en ce qui concerne les événements en personne. »
Événements virtuels au-delà de la crise du COVID-19
Les événements en personne sont indéniablement précieux. Bien que les événements virtuels puissent être incapables de remplacer complètement cette valeur, ils sont une option de plus en plus viable pour les entreprises pour compléter leurs programmes de conférences existants. En organisant ou en participant à un événement virtuel, les organisations peuvent économiser les coûts de location de lieux, d'hébergement, de nourriture, de billets, de logistique et de voyage. En même temps, les événements en ligne réduisent l'impact environnemental des événements en personne et garantissent que les participants peuvent participer indépendamment de leurs circonstances physiques, géographiques ou financières. Avec de tels avantages, les événements virtuels ne vont nulle part.
Stephanie Graham
Stephanie is a Market Research Manager and Senior Research Analyst at G2 concentrating on marketing and digital advertising software. Prior to joining G2, Stephanie spent four years in B2B marketing and event management at an independent publishing company. This experience nurtured her passion for understanding how technology can help solve the unique challenges small businesses face today. Stephanie’s areas of interest include brand perception, customer experience, SEO, and local marketing. She received her BA in journalism and Spanish from Marquette University and in her spare time enjoys reading, gaming, and trying new vegetarian restaurants.
