Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ? Comment peut-il vous aider à planifier votre prochain projet

Que votre entreprise soit dans le domaine des logiciels ou du parachutisme, planifier vos tâches peut être à la fois excitant et stimulant.

Il n'y a que 24 heures dans une journée. Vous devez utiliser ces heures précieuses de la manière la plus efficace et productive possible. L'une des façons les plus simples de le faire est d'utiliser des diagrammes de Gantt. Les diagrammes de Gantt facilitent grandement la gestion des projets et des processus. Ils peuvent vous aider, vous et votre équipe, à éliminer les efforts inutiles et à être aussi productifs que possible.

De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de cartographie mentale pour créer des diagrammes de Gantt afin de gérer des projets et des processus.

Les diagrammes de Gantt sont utilisés dans les affaires et la gestion de projet pour illustrer les événements planifiés sous forme de barres. Ils portent le nom de leur inventeur, Henry Gantt, et ont été largement utilisés pendant la Première Guerre mondiale pour la coordination entre le gouvernement, l'armée, les entreprises industrielles et les entrepreneurs de la défense.

Les diagrammes de Gantt représentent visuellement les données de projet sous forme de barres horizontales empilées. Une barre montre quand chaque tâche ou projet commence par rapport aux autres. Cela signifie que vous pouvez facilement voir quelles tâches ont été accomplies ou quand il n'y a pas assez de temps pour terminer des projets et tâches non liés. Il est plus facile de voir comment le progrès se fait quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement. Cela permet d'éliminer facilement le temps et les efforts gaspillés.

Les diagrammes de Gantt peuvent être créés à l'aide de logiciels ou d'un marqueur sur un tableau blanc. Les chefs de projet et les membres de l'équipe les utilisent pour visualiser les dates de début, de fin et les jalons d'un calendrier de projet dans un format visuel.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est efficace car il introduit la gestion visuelle des tâches, une approche pour organiser les tâches. Vous pouvez suivre votre tâche à l'aide d'une interface graphique simple plutôt que de dépendre de centaines de listes de tâches ou de gérer les dates d'échéance à travers des feuilles de calcul, des dossiers de fichiers et des boîtes de réception.

Les diagrammes de Gantt sont simples car ils sont graphiques – ils permettent aux utilisateurs de tout voir clairement en un seul endroit, servant de point de référence pour l'équipe.

Les diagrammes de Gantt peuvent aider à gagner du temps car ils sont si simples. Ils réduisent le nombre d'heures que les employés passent à chercher des réponses ou à suivre leurs coéquipiers pour s'enquérir de l'avancement d'un travail et s'ils ont besoin de quelque chose pour continuer à travailler. Lorsqu'il est bien fait, un diagramme de Gantt peut rationaliser même le projet le plus complexe.

Histoire des diagrammes de Gantt

En 1896, Karol Adamiecki, un ingénieur mécanique et enseignant polonais, a conçu ce qui deviendrait le premier diagramme de Gantt. Pour améliorer la productivité, il a créé la loi de l'harmonie en administration, soulignant la nécessité d'équipes efficaces, de planification et de production appropriée. Il a inventé le harmonogramme, qui était un précurseur du diagramme de Gantt. Il n'a été publié qu'en 1931 et n'était disponible qu'en polonais.

En 1917, l'ingénieur américain Henry L. Gantt s'est inspiré de l'harmonogramme d'Adamiecki pour créer son propre diagramme. Le diagramme de Gantt est devenu une méthode pour décrire la charge de ressources et la gestion de la production dans les industries. Il a également été crucial pour évaluer la productivité du personnel.

Les premiers diagrammes de Gantt étaient construits à l'aide d'objets tangibles tels que du papier et des blocs. Certains des premiers ont été utilisés dans les usines de fabrication d'armes pendant la Première Guerre mondiale pour superviser les objectifs de production extraordinaires afin de soutenir efficacement les efforts de guerre.

Les diagrammes de Gantt étaient simplement dessinés à la main jusqu'aux années 1980. L'introduction de la technologie informatique a ouvert la voie à des diagrammes de Gantt plus complexes. Ils sont également devenus plus faciles à adapter et à modifier selon les besoins. De nos jours, les diagrammes de Gantt sont fréquemment utilisés avec des outils de cartographie mentale ou des logiciels de gestion de projet.

À quoi sert un diagramme de Gantt ?

Les diagrammes de Gantt aident à visualiser l'avancement de nombreuses activités et projets qui se déroulent simultanément au sein d'une entreprise. Les équipes modernes les utilisent pour planifier et organiser des projets afin d'optimiser le déploiement des ressources et de terminer les initiatives prioritaires avant de commencer des tâches moins importantes. C'est une information vitale à avoir lors de la gestion de projets pour plusieurs raisons :

• Suivi des progrès : Les chefs de projet peuvent surveiller l'achèvement de chaque tâche et ajuster le calendrier du projet en conséquence. Les graphiques mettent également en évidence les objectifs atteints à temps, ce qui aide à identifier les forces et les faiblesses de la productivité du personnel.
• Planification de projet : Les gestionnaires peuvent attribuer des délais, des jalons et des calendriers à différentes sections du projet.
• Administration des ressources : Les chefs de projet peuvent synchroniser l'allocation des ressources avec le calendrier du projet. Ils peuvent observer combien de temps chaque procédure nécessite et allouer les ressources en conséquence.

Les diagrammes de Gantt fonctionnent seuls, mais ils peuvent aussi bien s'entendre avec d'autres. Ils sont un excellent coéquipier pour la méthodologie de gestion de projet en cascade, où les attentes des clients sont recueillies au début d'un projet. Un plan linéaire est construit pour les satisfaire car ils représentent linéairement les informations du projet et chaque étape dépend de la tâche précédente. Cela peut être clairement montré dans les diagrammes de Gantt.

Les équipes de projet agiles créent leurs propres objectifs et utilisent des retours constants des clients pour réviser leurs plans en temps réel. Dans la gestion de projet agile, les diagrammes de Gantt peuvent aider à comparer un ancien plan à une nouvelle modification et à déterminer l'impact du changement sur la stratégie globale.

Quand un diagramme de Gantt est-il approprié ?

Comment savoir si un diagramme de Gantt est approprié pour gérer des projets ? Un diagramme de Gantt est utile pour tout projet qui a un plan ! Cependant, il y a quelques signaux révélateurs que vous aurez besoin d'un diagramme de Gantt pour terminer le travail.

Composants d'un diagramme de Gantt

Interpréter un diagramme de Gantt revient à comprendre comment les différents composants se combinent pour le faire fonctionner. Pour être considéré comme un diagramme de Gantt, il doit comporter une liste de tâches avec des barres représentant les dates de début et de fin de chaque tâche. Cependant, la plupart des chefs de projet réussis développent la capacité d'un diagramme de Gantt en intégrant des composants supplémentaires.

Voici les principaux composants d'un diagramme de Gantt et comment ils fonctionnent dans un plan de projet :

Dates

Les dates sont l'un des composants essentiels d'un diagramme de Gantt car elles indiquent aux équipes de projet quand le projet commence et se termine, ainsi que quand chaque tâche doit avoir lieu. Les dates sont clairement visibles sur la plupart des diagrammes de Gantt, et les yeux de la plupart des parties prenantes dérivent rapidement vers le haut du graphique, où se trouvent les délais.

Tâches

La première étape de la gestion de projet est de décomposer un projet en tâches individuelles. Les grands projets ont presque toujours une multitude de sous-tâches. La liste des tâches est connue sous le nom de WBS dans le jargon de la gestion de projet. Un diagramme de Gantt soutient les chefs de projet en gardant une trace de toutes les sous-tâches dans un plan afin que rien ne soit oublié. Les tâches sont affichées sur le côté gauche de la page.

Les chefs de projet doivent être prudents car si les tâches sont petites, une microgestion inefficace est un risque. Si les tâches sont trop grandes, les équipes perdent le bénéfice du contrôle du projet. Chaque tâche devrait idéalement prendre entre 8 et 80 heures pour être complétée.

Barres

Les barres représentent la période de temps allouée pour accomplir chaque tâche. Cela garantit que chaque sous-tâche est terminée à temps, ce qui permet au projet global de se terminer à temps. Elles sont affichées horizontalement sur le côté droit du diagramme de Gantt et indiquent le progrès, la durée, et les dates de début et de fin.

Jalons

Les jalons sont des activités qui sont critiques pour l'achèvement et le succès d'un projet. Contrairement aux simples détails qui doivent être remplis, atteindre un jalon procure un sentiment d'accomplissement et d'élan en avant.

Les jalons sont représentés sur un diagramme de Gantt sous forme de losanges (ou d'autres formes) à la fin d'une certaine barre de tâche. Les jalons peuvent également signifier des événements majeurs, des délais, des décisions et des livrables.

Dépendances

Dans un monde idéal, toutes les tâches de projet sont interdépendantes. Bien que certaines activités puissent être accomplies à tout moment, d'autres doivent être exécutées avant ou après le début ou l'achèvement d'une autre sous-tâche. Par exemple, vous ne commencez pas une réception de mariage avant les vœux de mariage.

En effet, cela illustre le type de dépendance de tâche le plus répandu : une tâche ne peut pas commencer tant que la tâche précédente n'est pas terminée. Cela s'appelle la dépendance.

Les dépendances de tâches sont représentées par une flèche d'une tâche à l'autre sur le diagramme de Gantt.

Marqueur de ligne verticale

Un marqueur de ligne verticale décrit la date actuelle sur le graphique, ce qui est une autre approche pour suivre l'avancement du projet. Il vous permet de gérer efficacement votre temps car vous pouvez voir d'un coup d'œil combien de travail reste à faire et si vous êtes dans les délais pour livrer le projet à temps.

ID de tâche

Dans l'environnement commercial hautement compétitif d'aujourd'hui, vous assumez sans doute plusieurs rôles à la fois. Inclure l'ID de tâche sur le diagramme de Gantt permet à tous les participants d'identifier facilement la tâche la plus pertinente.

Ressources

Tous les diagrammes de Gantt n'incluent pas le nom des responsables de tâches. Mais si votre projet implique un groupe d'individus, inclure leurs noms et leurs responsabilités peut être très bénéfique. Identifier et allouer les ressources permet aux superviseurs de gérer plus efficacement les employés, les outils et les talents.

Exemple de diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt vous aide à développer, exécuter et contrôler vos stratégies commerciales. Voici un exemple de la façon dont les diagrammes de Gantt pourraient vous aider à créer une campagne de référencement (SEO) gagnante.

Une campagne SEO est une tentative bien planifiée pour augmenter les classements SEO d'une page ou d'un site web. Un simple diagramme de Gantt peut aider les équipes SEO à :

• Attribuer du travail et établir des délais
• Définir des dépendances et des jalons
• Suivre les progrès
• Participer à des activités d'équipe

Une campagne SEO implique de nombreuses variables. Une entreprise doit allouer efficacement les ressources pour répondre aux besoins de sa stratégie SEO. Les diagrammes de Gantt soutiennent les utilisateurs en décomposant de grands projets en parties plus petites pour déléguer des tâches et partager des responsabilités.

Un plan de projet SEO peut également être utilisé comme référence pour évaluer les résultats. Les jalons et objectifs du plan vous montreront si vous êtes sur la bonne voie et quelles zones nécessitent une attention supplémentaire. Les outils que les diagrammes de Gantt utilisent vous fournissent tout ce dont vous avez besoin pour planifier comme un expert.

Avec un logiciel de diagramme de Gantt, vous pouvez facilement créer des calendriers pour vos efforts SEO, suivre l'avancement des tâches, gérer les dépendances et exécuter des campagnes.

L'un des avantages les plus significatifs des diagrammes de Gantt est qu'ils peuvent décomposer un grand projet en petits morceaux de travail appelés tâches. Cela permet à ceux qui travaillent sur une campagne d'obtenir une compréhension visuelle plus précise des délais.

Cela aide les collaborateurs à comprendre les tâches dépendantes et comment tout changement affecte le développement global. Par exemple, les équipes peuvent décomposer l'ensemble de la recherche SEO en tâches telles que l'analyse des concurrents, la recherche de mots-clés et l'analyse du public pour attirer le bon public.

 Étant donné que les diagrammes de Gantt montrent le pourcentage d'achèvement de chaque activité, les membres de l'équipe comprennent comment organiser leur stratégie et se concentrer. Les gestionnaires et les membres de l'équipe peuvent utiliser cela pour mesurer les progrès et mettre en évidence à la fois les erreurs et les réussites. Les membres de l'équipe performants peuvent utiliser ces informations pour démontrer leur responsabilité ou offrir de l'aide à des collègues qui ont des difficultés.

L'audit, l'optimisation sur page et la génération de contenu sont des composants critiques de tout effort SEO. Ces moments importants peuvent être considérés comme des jalons qui permettent aux autres d'identifier rapidement les dates importantes et de les cocher une fois qu'elles sont terminées.

Comment créer un diagramme de Gantt

Les systèmes de gestion de projet qui intègrent des diagrammes de Gantt offrent aux dirigeants une meilleure visibilité sur les charges de travail de l'équipe et la disponibilité potentielle, permettant une planification plus précise. Bien qu'aucun diagramme de Gantt ne soit identique, il y a certaines procédures de base que vous devez exécuter quel que soit la technologie que vous choisissez.

• Examinez la portée du projet. Rassemblez votre équipe pour décider de la portée du projet. Discutez des objectifs que vous souhaitez atteindre maintenant et des objectifs que vous souhaitez garder pour l'avenir. Comment le travail sera-t-il réparti entre les membres de l'équipe ? Quelles sont les principales dépendances ? Quelles ressources aurez-vous besoin pour atteindre vos objectifs ?
• Établissez une plage de temps. Considérez votre diagramme de Gantt comme une représentation de votre projet sur une chronologie. Bien que toutes les tâches aient une fin claire, vous pouvez avoir certaines responsabilités de suivi avec votre client après avoir terminé le projet. Vous pourriez avoir besoin d'inclure certaines échéances post-facto pour ces activités.
• Ajoutez des tâches avec des délais. Pour afficher correctement votre liste de tâches, assurez-vous que chaque tâche a une date de début et de fin définie afin qu'elles puissent être clairement vues sur un graphique à barres. Si vous ne fournissez pas de dates de début et de fin de tâche, vos tâches apparaîtront comme des points dans le temps, ce qui est difficile à voir dans le contexte de la vision globale. Des dates de début et de fin clairement définies aident votre équipe à comprendre quand elle doit commencer à travailler sur une tâche. De cette façon, elle ne sera pas prise au dépourvu par une tâche importante due le lendemain.
• Identifiez les dépendances. Il est naturel dans les grands projets d'avoir certaines activités qui ne peuvent pas commencer tant que d'autres tâches n'ont pas été complétées. Affichez les dépendances entre les tâches dans votre diagramme de Gantt pour maintenir le projet en bon fonctionnement.
• Définissez des jalons. Les jalons sont des points fixes dans le temps. Considérez-les comme des points de contrôle pour indiquer l'achèvement de grandes parties du projet. Les jalons sont souvent près de la conclusion des phases du projet, mais il n'y a pas de méthode unique pour définir des jalons pour votre équipe, surtout parce que chaque équipe et projet est unique.
• Mettez à jour les tâches au fur et à mesure que les plans changent. Les plans changent inévitablement, c'est pourquoi votre diagramme de Gantt doit pouvoir s'adapter à vos besoins. Recherchez un système qui vous permet de glisser-déposer des tâches et de modifier dynamiquement les dépendances en temps réel. De cette façon, vous pouvez toujours garder vos projets sur la bonne voie, même lorsque l'imprévu se produit.

Comment utiliser un diagramme de Gantt

Commencer avec les diagrammes de Gantt est facile. Les trois utilisations les plus courantes pour ce type de graphique sont :

1. Développer une stratégie marketing : Les efforts marketing plus importants nécessitent une excellente coordination et collaboration, mais garder une trace de tous les éléments en mouvement est difficile. Par conséquent, il est crucial de visualiser votre travail comme une série de tâches avec des assignés et des estimations de temps pour chaque effort. De cette façon, les équipes reconnaissent qui est responsable de quoi et comment leur action affecte les autres et l'objectif global.
2. Décrire les livrables clients : Lorsque vous fournissez aux clients un calendrier de tous vos livrables, vous définissez des attentes claires sur la durée de chaque tâche. En établissant ces paramètres, vous pouvez fournir aux clients et aux parties prenantes une compréhension claire de l'ampleur et de la durée de vos livrables.
3. Organiser un lancement de produit : Vous pouvez utiliser une feuille de route pour exposer toute la stratégie pour un lancement de produit, de l'idéation au lancement et au-delà. Les équipes peuvent plus facilement voir les défis avant qu'ils ne commencent, comprendre les dépendances entre les phases, et comprendre tout ce qui se passe en visualisant tout sur une chronologie.
4. Développer une stratégie marketing : Les efforts marketing plus importants nécessitent une excellente coordination et collaboration, mais garder une trace de tous les éléments en mouvement est difficile. Par conséquent, il est crucial de visualiser votre travail comme une série de tâches avec des assignés et des estimations de temps pour chaque effort. De cette façon, les équipes reconnaissent qui est responsable de quoi et comment leur action affecte les autres et l'objectif global.

Avantages des diagrammes de Gantt

Un avantage fondamental d'un diagramme de Gantt est sa capacité à fournir une vue d'ensemble d'un projet. Il donne aux gestionnaires et aux travailleurs une vue d'ensemble des tâches essentielles du projet et de leurs délais. Le graphique vous permet de suivre l'avancement du projet en affichant comment les tâches sont liées.

Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation des diagrammes de Gantt :

• Améliorer l'efficacité et aider à la gestion des ressources. Les diagrammes de Gantt aident les chefs de projet à déterminer des délais de projet réalisables et à fixer des objectifs en fonction des ressources disponibles. Ces deux avantages augmentent la productivité.
• Favoriser le travail d'équipe et la productivité. Les coéquipiers ont accès aux mêmes informations, ce qui permet à tout le monde de rester à jour sur l'état du projet. En conséquence, tous les membres de l'équipe, y compris les employés à distance, peuvent être tenus responsables de leurs tâches. Les membres de l'équipe peuvent utiliser le graphique pour définir des rôles et des responsabilités.
• Soutenir un meilleur suivi. Les chefs de projet et les membres de l'équipe peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour évaluer les flux de travail pour les limitations et ajuster leurs efforts en conséquence. Les diagrammes de Gantt aident les chefs de projet à suivre les jalons et les tâches tout au long du projet. Les membres de l'équipe peuvent rapidement voir quels éléments du diagramme de Gantt manquent.
• Gérer plusieurs projets. Les diagrammes de Gantt permettent aux équipes qui essaient de jongler. Il est plus facile pour les superviseurs d'évaluer quelles ressources sont essentielles à quels moments et de faire les ajustements appropriés.

Limites des diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt ne sont pas sans défauts. L'un des plus gros problèmes avec l'utilisation des diagrammes de Gantt dans les grands projets est leur complexité. Les graphiques pourraient également ne pas représenter avec précision les complexités de certaines tâches et le temps dont votre équipe a besoin pour les accomplir.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants avec les diagrammes de Gantt :

• Peu d'informations sur les dépendances des tâches. Les diagrammes de Gantt font de la place pour les dépendances, mais seulement à un niveau superficiel à l'intérieur de tâches de projet spécifiques. Pour compenser cela, une équipe de projet pourrait utiliser une technique d'évaluation et de révision de programme (PERT) en parallèle avec un diagramme de Gantt. Un diagramme PERT inclut des flèches soulignant l'ordre dans lequel les membres de l'équipe doivent terminer des tâches spécifiques avant de passer à la suivante.
• Manque de spécificité. Les diagrammes de Gantt aident à présenter une vue d'ensemble des projets en cours. Cependant, ils peuvent laisser certaines choses ouvertes à l'interprétation. Cela est particulièrement vrai pour les projets informatiques à grande échelle comme DevOps. Les informations spécifiques concernant les objectifs, les dates et les attentes sont souvent négligées.
• Les barres de tâches n'affichent pas le volume de travail pour chaque tâche. La longueur d'une barre de tâche dans un diagramme de Gantt indique combien de temps il peut prendre pour accomplir un travail, mais la durée ne représente pas les ressources exactes nécessaires pour une telle tâche. Certaines tâches avec de petites barres peuvent nécessiter des ressources substantielles tandis que certaines tâches avec de longues barres peuvent utiliser peu de ressources. Le diagramme de Gantt est trompeur lorsqu'il s'agit d'exprimer la quantité de travail et de ressources nécessaires. En conséquence, divers outils avec le diagramme de Gantt sont nécessaires pour allouer et gérer les ressources avec précision.

Meilleures pratiques

Il y a quelques principes simples à suivre si vous voulez créer un diagramme de Gantt que tout le monde peut utiliser et explorer. Suivez ces conseils et meilleures pratiques pour créer un bon diagramme de Gantt qui est simple à mettre à jour et à gérer.

• Devenez granulaire avec vos tâches. Plus vous pouvez être détaillé avec les tâches, plus il est facile de suivre les progrès et les processus menant aux livrables. Passez en revue votre structure de répartition du travail et identifiez vos actions pour la développer.
• Triez les tâches en groupes ou en étapes. Former des groupes de tâches rend votre plan plus simple à examiner et à comprendre. Cela permet également à votre équipe et aux parties prenantes d'identifier les tâches liées à un livrable ou à une phase.
• N'attribuez jamais de tâches sans d'abord confirmer la disponibilité de l'équipe. Si vous avez la chance d'avoir une solution qui affiche la disponibilité complète de l'équipe, utilisez-la ! Savoir à quel point votre équipe est occupée et à quels projets elle participe vous aide à livrer le travail à temps et à renforcer l'esprit d'équipe. Connaître la disponibilité générale de votre équipe vous permet d'adapter votre stratégie pour répondre aux exigences du travail de projet actuel ou de modifier les jalons que vous avez fixés.

Visualisez votre succès

Visualiser votre plan de projet est une étape cruciale pour chaque équipe. Les diagrammes de Gantt sont bénéfiques car ils fournissent aux équipes une représentation visuelle de l'endroit où leur travail peut se chevaucher, aidant votre équipe à planifier des projets et à prioriser des tâches.

Vous n'arrivez pas à gérer vos tâches ? Utilisez un logiciel de gestion des tâches pour superviser les tâches individuelles et organiser le flux de travail quotidien de votre équipe.