La gestion des connaissances est fondamentalement une philosophie qui englobe la manière dont les connaissances sont créées, organisées, utilisées et optimisées pour générer le plus de valeur. La définition de la gestion des connaissances évolue avec notre compréhension et la signification du terme connaissance. Pour suivre l'évolution continue de l'espace de gestion des connaissances, G2 a apporté quelques modifications à sa taxonomie pour mieux refléter le marché.
L'évolution de la gestion des connaissances
Traditionnellement, les connaissances n'étaient pas aussi démocratisées qu'elles le sont maintenant. Dans le cadre d'une organisation, les connaissances se réfèrent à l'information créée par une personne qui aide les gens à accomplir leur travail. Cela peut inclure des documents formels tels que des rapports financiers et comptables, des processus, des organigrammes d'équipe, des comptes rendus de réunion, des contrats clients, et des informations informelles telles que des notes de séances de brainstorming, des brouillons de blog et des points d'action des réunions d'équipe hebdomadaires.
| Les organisations ont compris les avantages de rendre l'information plus accessible à leurs employés, partenaires et clients. Cela inclut : |
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Avec les avantages du partage des connaissances et l'augmentation exponentielle de la quantité d'informations disponibles, les entreprises ont commencé à chercher des outils qui pourraient aider à les optimiser afin d'en tirer les bénéfices. Cela a conduit à l'évolution rapide de l'espace des logiciels de gestion des connaissances au cours de la dernière décennie.
Le logiciel de gestion des connaissances vise à capturer et distribuer les connaissances, permettant aux membres, partenaires et clients d'une organisation d'accéder et d'utiliser efficacement l'information. Avoir un référentiel centralisé où ces connaissances sont stockées aide à créer une source unique de vérité dans une organisation, éliminant la confusion et réduisant le temps nécessaire pour trouver des informations.
Le témoignage suivant d'un utilisateur de logiciel de gestion des connaissances capture le mieux les avantages de l'outil :
« Le logiciel de gestion des connaissances nous permet d'avoir des ressources de connaissances pour le personnel nouveau et senior sur les processus de l'entreprise, des explications techniques des fonctionnalités logicielles, et un outil de notification de masse pour les questions. Cela a commencé à créer un niveau de transparence entre la direction, le produit et le succès client d'une manière qui était impossible auparavant. La culture a changé pour devenir moins 'vous ne l'auriez su que si vous étiez ici il y a 6 mois lors de la situation XYZ.' »
Le logiciel de gestion des connaissances a maintenant évolué pour inclure des fonctionnalités telles que :
- Fonctionnalité robuste : Les outils de gestion des connaissances ont évolué pour permettre aux utilisateurs de faire plus avec leurs connaissances. Ces outils peuvent désormais stocker divers types de fichiers, avoir des capacités de recherche plus puissantes, permettre plus de collaboration et avoir des capacités d'analyse. Ils sont également plus personnalisables, de sorte que les organisations peuvent configurer des structures de dossiers et des autorisations d'utilisateur qui conviennent le mieux à leurs besoins.
- Systèmes basés sur des cas d'utilisation : Bien qu'un système de gestion des connaissances puisse stocker toutes les informations requises par une entreprise, il est parfois plus facile d'avoir différents systèmes qui répondent à des besoins spécifiques. Les cas d'utilisation courants incluent les représentants des centres de contact, les objectifs d'habilitation des ventes et les intranets d'entreprise.
- Intégrations : Avec les connaissances étant stockées à divers endroits, tels que les systèmes de messagerie interne, les e-mails et les CMS d'entreprise, les outils de gestion des connaissances ont maintenant des intégrations pour capturer les connaissances de ces sources afin de permettre aux utilisateurs de rechercher dans plusieurs référentiels.
Comment G2 s'est adapté à ces changements
Actuellement, sur G2, la catégorie Gestion des connaissances agit comme une catégorie parent, sous laquelle il y a quatre sous-catégories : Logiciel de base de connaissances, Plateformes de questions-réponses, Logiciel de procédures opératoires standard, et Logiciel d'instructions de travail.
La sous-catégorie Base de connaissances est plus vaguement définie en termes de fonctionnalité et de cas d'utilisation, tandis que les trois autres sous-catégories sont plus granulaires et axées sur les cas d'utilisation. Cela est dû au fait que le logiciel de base de connaissances peut être utilisé dans plusieurs industries et pour plusieurs objectifs différents. Cependant, le logiciel de questions-réponses a une fonctionnalité plus étroite, avec pour objectif principal de fournir une plateforme qui permet aux employés ou aux clients de poser et de répondre à des questions. De même, les logiciels de procédures opératoires standard et d'instructions de travail ont des cas d'utilisation spécifiques, aidant principalement les entreprises à documenter leurs flux de travail et processus. Cela est particulièrement utile dans les industries qui nécessitent des tâches pratiques et mécaniques telles que la fabrication, le pétrole et le gaz, et les services sur le terrain.
Récemment, G2 a mis à jour sa taxonomie. Auparavant, nous avions certains produits répertoriés sous la catégorie parent Gestion des connaissances, tandis que le reste était répertorié sous une ou plusieurs sous-catégories. Nous avons supprimé tous les produits sous la catégorie parent et les avons placés dans les sous-catégories pour éliminer la confusion. Bien que les produits dans ces différentes sous-catégories puissent avoir des fonctionnalités et des cas d'utilisation différents, ils peuvent toujours être en concurrence les uns avec les autres. Pour cette raison, tous ces produits sont toujours regroupés dans la catégorie parent Gestion des connaissances, pour laquelle nous publions des rapports trimestriels afin que les acheteurs puissent comparer les produits dans les quatre sous-catégories.
Le G2 Grid® ci-dessous contient tous les produits des quatre sous-catégories de gestion des connaissances qui ont atteint le seuil de 10 avis requis pour être inclus dans les rapports Grid®.
Nous avons également mis à jour la sous-catégorie Wiki d'entreprise, désormais renommée Base de connaissances. Le terme « wiki » ne représentait pas précisément les produits de la catégorie car ces produits sont plus collaboratifs et ont moins de structure et de contrôles de sécurité. En revanche, « base de connaissances » englobe une gamme plus large d'outils de gestion des connaissances avec des fonctionnalités variées. Wiki est maintenant un attribut dans la catégorie Base de connaissances, que les acheteurs peuvent utiliser pour filtrer la catégorie s'ils recherchent spécifiquement un produit wiki.
G2 comprend que le marché est en constante évolution. L'équipe de recherche vise à rester au courant de ces changements pour s'assurer que lorsque les acheteurs explorent notre taxonomie, elle reflète ce qui se passe dans l'industrie du logiciel afin qu'ils puissent prendre des décisions d'achat éclairées et confiantes.
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Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
