Les projets d'ingénierie impliquent divers domaines tels que le génie civil, mécanique, électrique, la plomberie, et plus encore. Chacun a ses dessins, documents et conceptions spécifiques. Dans plusieurs disciplines d'ingénierie — services publics, métaux et mines, fabrication, pétrole et gaz, et entreprises de transport — le volume et la complexité d'un projet peuvent rendre difficile la localisation de documents critiques. G2 a ajouté une nouvelle catégorie de Gestion de Documents d'Ingénierie pour aider les acheteurs de logiciels à comparer et choisir les meilleurs outils pour gérer les informations d'ingénierie de leur organisation tout en rationalisant la collaboration avec toutes les parties prenantes et en fournissant un dépôt central et cohérent pour tous les documents liés aux projets et aux actifs.

Création de la catégorie G2 pour la gestion des informations d'ingénierie

Avant le passage aux solutions de gestion de documents d'ingénierie, il existait d'autres outils disponibles pour aider à organiser les données générales d'entreprise et de produits. Sur G2, ces produits étaient répertoriés dans les catégories Systèmes de Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM) et Gestion des Données de Produit (PDM). La solution ECM aide à gérer les documents au format numérique pour l'ensemble de l'organisation. L'outil permet aux entreprises d'organiser, de gérer et de livrer du contenu non structuré tel que des documents, des e-mails, des images, et plus encore.
Le logiciel PDM est principalement utilisé par les entreprises de fabrication pour gérer les données de produit telles que les modèles de conception assistée par ordinateur (CAO) et les instructions de fabrication de la conception à la production.
Bien que ces outils aident à gérer les données, ils ne s'adressent pas particulièrement à la gestion des documents d'ingénierie qui sont de grande taille et très complexes en raison des mises à jour fréquentes apportées aux informations liées aux actifs. La nouvelle catégorie de gestion de documents d'ingénierie fournira une visibilité sur les produits qui aident à gérer les données d'ingénierie et la documentation technique relative aux installations d'usine, aux équipements, et plus encore dans les organisations intrinsèquement liées aux actifs.

Montée des solutions de gestion de documents d'ingénierie SaaS

La pandémie de COVID-19 a poussé les organisations à concevoir des moyens de continuer leurs opérations dans un environnement à distance. Les entreprises optent donc pour des solutions de gestion de documents d'ingénierie basées sur le SaaS ou le cloud pour assurer la continuité des activités et l'achèvement en temps voulu des projets d'investissement.

• Les parties prenantes peuvent accéder aux fichiers depuis n'importe quel endroit et en utilisant leurs appareils mobiles. Contrairement à un système sur site, un outil basé sur le cloud ne nécessite pas que les organisations maintiennent leurs propres serveurs. Les flux de travail d'ingénierie peuvent être facilement gérés et mis à l'échelle en termes de serveurs, de stockage, et du nombre et de la vitesse des processeurs utilisés. 
• Les entreprises peuvent également économiser les dépenses engagées pour maintenir des serveurs internes, de nouveaux appareils, de l'espace disque, et plus encore.
• Une solution cloud assure des niveaux élevés de sécurité en garantissant la conformité avec les directives prédéfinies par l'organisation et les cadres réglementaires qui s'appliquent à sa protection.

Gestion de documents d'ingénierie vs gestion de contenu d'entreprise : laquelle est la plus idéale ?

Le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) joue un rôle clé dans la gestion du contenu non structuré de l'entreprise dans son ensemble. Il a une portée beaucoup plus large et aide à capturer, stocker, analyser et automatiser le contenu commercial.  Gérer les données d'ingénierie est très complexe par rapport aux informations commerciales générales. Chaque discipline génère ses propres conceptions techniques, qui doivent être évaluées par les parties prenantes d'autres disciplines pour minimiser les goulots d'étranglement dans l'exécution des projets. Un logiciel de gestion de contenu régulier n'offre pas d'attributs axés sur la gestion des interdépendances dans le flux de travail entre différentes disciplines d'ingénierie. La plupart de ces solutions n'ont pas de support intégré pour gérer les intégrations avec les outils CAO et de gestion de l'information du bâtiment (BIM).  Le logiciel de gestion de documents d'ingénierie est spécialement conçu pour se concentrer sur la gestion des données d'ingénierie qui incluent des fichiers CAO contenant des spécifications techniques et des conceptions, des modèles BIM, et des schémas de circuits. Ce type de données est généralement plus structuré, hautement interconnecté, et nécessite une gestion appropriée pour un flux de travail fluide. Il permet aux organisations d'assurer la conformité, de réduire les coûts des projets d'ingénierie, de maximiser la sécurité, et de prolonger la durée de vie des actifs.

Les outils ECM sont mieux adaptés pour partager, stocker et gérer des documents génériques, généralement non techniques tels que les documents juridiques, les supports marketing, et les états financiers. Malgré son introduction récente, la catégorie de Gestion de Documents d'Ingénierie a déjà pu obtenir le nombre requis d'avis des acheteurs pour générer automatiquement un G2 Grid^Ⓡ. Les acheteurs peuvent se référer à ce G2 Grid® pour identifier les principaux fournisseurs dans cet espace.

En résumé

Bien qu'il existe une multitude d'outils de gestion de documents disponibles sur le marché aujourd'hui, il est impératif pour les organisations de réaliser que les équipes d'ingénierie ont besoin de plus qu'une simple solution de gestion de contenu régulière. Une solution efficace peut économiser des ressources, promouvoir l'efficacité, et augmenter la sécurité en fournissant une source unique de vérité centralisée et à jour. Édité par Sinchana Mistry