Pendant des décennies, les logiciels de gestion de projet ont été simples — les acheteurs savaient très bien à quoi s'attendre de ce type de logiciel, car la plupart des produits offraient potentiellement les mêmes fonctionnalités ou presque similaires.

Les principales fonctionnalités se concentraient invariablement sur la planification de projet, la gestion des tâches, le suivi des jalons de projet, l'allocation des ressources, les diagrammes de Gantt, le chemin critique et les rapports.

La gestion de projet traditionnelle était (et est toujours) basée sur des principes définis par des organisations telles que le Project Management Institute (PMI). Selon le PMI, chaque projet comporte cinq étapes : initiation, planification, exécution, suivi et clôture, et par conséquent, le logiciel de gestion de projet devrait fournir des fonctionnalités pour chacune d'elles.

Les nouvelles technologies comme l'informatique en nuage ont permis à davantage de fournisseurs d'entrer sur le marché des logiciels de gestion de projet, en rendant le développement de logiciels plus abordable. Bien que ces fournisseurs aient offert plus d'options aux acheteurs, leurs produits étaient principalement basiques car ils n'avaient pas de gros budgets pour le développement de produits. Certains d'entre eux se sont concentrés sur des besoins spécifiques de gestion de projet tels que la gestion des ressources ou la gestion des flux de travail, tandis que d'autres ont préféré se concentrer sur la gestion des tâches.

Comment évolue le logiciel de gestion de projet ?

Aujourd'hui, les logiciels de gestion de projet se déclinent en de nombreuses variantes, dont beaucoup ne couvrent pas toujours l'ensemble du cycle de vie du projet et ses cinq étapes mentionnées ci-dessus. Par exemple, les versions « légères » de ces logiciels se concentrent davantage sur la gestion des tâches, ce qui est utile pour le travail répétitif et pour surveiller des opérations non liées.

De plus, certains fournisseurs proposent un produit « page blanche » qui permet aux utilisateurs de créer tout (plans, flux de travail, tâches, etc.) à partir de zéro, leur offrant ainsi beaucoup de liberté et de flexibilité. En même temps, une flexibilité non contrôlée peut être un problème et les fonctionnalités de base ne suffisent souvent pas pour les chefs de projet.

Ne me croyez pas sur parole — voici ce que disent les critiques de G2 :

« Les inconvénients incluent la facilité de rendre le projet trop complexe. »

« vous pouvez faire à peu près n'importe quoi — mais c'est presque un problème. Ce n'est pas vraiment configuré — dès la sortie de la boîte — pour aucune fonction. »

Du côté positif, il existe un juste milieu entre l'approche traditionnelle de gestion de projet et la gestion de projet basique. La mauvaise nouvelle ? Il existe d'innombrables options disponibles, rendant difficile pour les acheteurs de les comparer sur une base équitable.

En réponse aux derniers développements sur le marché des logiciels de gestion de projet, G2 a récemment ajouté deux nouvelles catégories : Gestion du travail et Collaboration de projet.

Comme décrit ci-dessous, ces types de logiciels offrent un mélange de fonctionnalités généralement incluses dans des solutions distinctes telles que la collaboration d'équipe et la facturation. Le principal avantage de combiner ces fonctionnalités est que les entreprises peuvent avoir une source unique de vérité, ce qui augmente la visibilité dans tous les départements. Le principal inconvénient de ces types de logiciels est le niveau de support pour les fonctionnalités non traditionnelles, qui varie considérablement d'un produit à l'autre. Par exemple, la collaboration de projet inclut généralement des fonctionnalités pour le chat et les discussions, mais ne prend pas toujours en charge la gestion des documents et des contenus.

Voyons l'étendue de chaque nouvelle catégorie pour comprendre pourquoi elles sont importantes et comment elles diffèrent des logiciels de gestion de projet que nous connaissons.

Gestion du travail pour l'ensemble de l'entreprise et les équipes à distance

Un nombre croissant de fournisseurs proposent des logiciels pour la gestion du travail, qui visent à impliquer tous les employés ainsi que les utilisateurs externes dans la gestion de produit. La gestion de projet traditionnelle était principalement utilisée par les chefs de projet — les autres employés s'appuyaient sur des tableurs, des e-mails ou des logiciels intranet pour employés, pour contribuer aux projets ou suivre leur progression. De plus, 68 % des entreprises travaillent avec des freelances et des contractuels pour la gestion de projet. Les utilisateurs externes ont besoin d'accéder au même logiciel utilisé en interne par l'organisation, mais ils ont généralement un accès limité aux données et aux tâches auxquelles ils contribuent.

Une autre façon de voir la gestion du travail est comme un ensemble intégré d'outils pour plusieurs usages, livré sur la même plateforme. Certains fournisseurs utilisent le terme Système d'Exploitation du Travail (OS) qui vise à éliminer les espaces blancs entre les applications métier.

Le terme Work OS nous rappelle le projet Workplace OS d'IBM, décrit comme "l'un des investissements logiciels de systèmes d'exploitation les plus significatifs de tous les temps" et "l'un des plus grands échecs de systèmes d'exploitation des temps modernes" dans l'"Workplace Microkernel and OS: A Case Study". Contrairement à Workplace OS, qui était censé être le système d'exploitation ultime, la gestion du travail a une portée plus réaliste et plus de chances de réussir.

Nous avons ajouté une nouvelle catégorie de logiciels de gestion du travail pour mettre en évidence les différences entre celle-ci et la gestion de projet traditionnelle. Comme ce type de logiciel devient populaire de jour en jour, la catégorie a déjà une grille pour que les acheteurs puissent s'y pencher, même si elle n'a été ajoutée qu'il y a quelques mois, en avril 2020.

Collaboration de projet pour des environnements de travail rapides

Dans de nombreux cas, les logiciels de gestion de projet sont utilisés pour définir et suivre des tâches et des flux de travail qui changent rarement. Bien que cette approche soit utile pour les tâches répétitives que les employés effectuent tout le temps, elle n'aide pas les professionnels créatifs dans des environnements rapides tels que l'industrie des logiciels et de l'informatique.

La collaboration de projet devient de plus en plus importante pour la gestion de projet, car les utilisateurs internes et externes sont de plus en plus impliqués dans la gestion des produits et services. En conséquence, les fournisseurs de gestion de projet ont commencé à ajouter des fonctionnalités pour le chat et les communications, le partage de documents et de contenus, les calendriers et les événements, ainsi que les espaces de travail partagés et les vues de projet. Ces fonctionnalités ne sont généralement pas incluses dans les logiciels de gestion de projet traditionnels, c'est pourquoi il est important de différencier entre eux et ceux qui se concentrent sur la collaboration.

Quelles sont les prochaines étapes en gestion de projet ?

Le principal défi avec de nombreux produits de gestion de projet est qu'ils offrent un mélange de fonctionnalités qui les rendent difficiles à catégoriser. Comme mentionné ci-dessus, la gestion de projet traditionnelle inclut des fonctionnalités standard, mais les nouveaux produits se concentrent sur des sous-ensembles de fonctionnalités, ou sur des fonctionnalités supplémentaires comme la collaboration. Un nombre croissant de fournisseurs de gestion de projet se spécialisent également dans des produits spécifiques à l'industrie tels que la gestion d'agence ou la gestion de projet de construction.

Nous nous attendons à ce que cette tendance se poursuive et à identifier plus de produits qui ne conviennent pas aux catégories que nous avons sur notre site Web. Pour cette raison, nous avons créé Outils de gestion de projet, une catégorie fourre-tout pour tout logiciel qui ne se qualifie pas pour inclusion dans les catégories de logiciels de gestion de projet, de portefeuille et de programme.

Chez G2, nous continuerons à nous adapter aux changements du marché, ce qui se reflétera dans la taxonomie des catégories. Nous travaillons également constamment sur plus de contenu et de recherche pour familiariser les acheteurs avec le marché et son évolution.