Comment concevoir un programme d'événement que les invités apprécieront

Il y a beaucoup de choses à considérer lors de la planification d'un événement, que ce soit pour 10 personnes ou 1 000 personnes. Du lieu et du traiteur aux intervenants et au programme de l'événement, votre conférence, salon professionnel, atelier ou gala doit être bien organisé.

Un domaine important que vous ne devez jamais négliger est le programme de l'événement. Même dans le monde numérique d'aujourd'hui, avoir un livret physique avec toutes les informations importantes que vos invités pourraient avoir besoin de connaître est essentiel. Vous pouvez également l'associer à une application pour vos participants axés sur la technologie !

Qu'est-ce qu'un programme d'événement ?

Un programme d'événement est un document numérique ou physique contenant toutes les informations pertinentes sur un événement. Il inclut généralement le programme des activités tout au long de l'événement, listé dans l'ordre chronologique, ainsi que des détails sur les sponsors de l'événement et les biographies des intervenants.

Le but d'un programme d'événement est de donner aux participants une meilleure compréhension de ce à quoi s'attendre de l'événement afin qu'ils puissent gérer leur temps en conséquence. Ils sont une partie essentielle de la planification d'événements et peuvent généralement être créés à l'avance dans un logiciel de planification d'événements. Cela facilite la révision et la mise à jour par l'équipe de l'événement si nécessaire pendant le processus de planification et la distribution des programmes d'événement aux participants avant le début de l'événement.

Types de programmes d'événements

La plupart des programmes d'événements ont traditionnellement été sous format physique, comme un livret ou un dépliant. Selon le type d'événement, ces livrets peuvent être utilisés pour revoir les informations sur les intervenants ou les sponsors plus tard ou comme souvenir pour les participants. Ce format est toujours un choix populaire pour de nombreux événements, mais d'autres options incluent :

• Une application événementielle : De nos jours, les hôtes d'événements utilisent un programme d'événement physique et numérique pour garder tous les détails accessibles à tout moment. Les applications sont un excellent moyen d'éviter la confusion si les invités perdent leur livret papier ou préfèrent simplement avoir les informations sur leur téléphone. De nombreuses applications événementielles offrent désormais aux invités la possibilité de sélectionner individuellement les sessions d'intervenants auxquelles assister lors d'une grande conférence, ce qui leur permet de créer un programme personnalisé qui se synchronise avec leur calendrier.
• Une page web accessible via un code QR : Un code QR ajouté à l'identifiant de l'événement peut être une excellente alternative à une application autonome. Toutes les informations listées dans un programme physique peuvent être reproduites numériquement sur cette page de destination de l'événement et ensuite accessibles via des appareils intelligents grâce au code QR.
• Des panneaux ou signalétiques sur le lieu : Avoir les détails du programme de l'événement notés sur des panneaux autour de votre lieu peut être utile pour les invités cherchant rapidement des informations. Que vous essayiez de diriger les gens vers la bonne salle ou de leur donner un aperçu des événements à venir ce jour-là, ceux-ci sont utiles dans un grand espace avec plusieurs emplacements.

Les meilleures plateformes de gestion d'événements peuvent vous aider à construire et à communiquer votre agenda clairement, en gardant les participants engagés du début à la fin.

Pourquoi les programmes d'événements sont importants

Un programme d'événement peut sembler inutile lorsque vous êtes en train de planifier, mais c'est une partie vitale de l'événement. Ces programmes aident à structurer et organiser votre événement, aidant les invités à naviguer et à éviter toute confusion sur l'endroit où ils doivent être.

Ils aident les gens à gérer leur temps

Avoir tous vos invités au bon endroit au bon moment est essentiel, surtout si vous avez plusieurs options pour les intervenants et les ateliers ou pour reprendre après une longue pause comme le déjeuner. Votre programme d'événement est la ressource de référence pour que les participants sachent ce qui se passe et à quoi ils peuvent s'attendre pour la journée.

Ils créent de l'excitation

Les gens aiment savoir ce qui va arriver et commencent à l'attendre avec impatience, alors concevez votre programme d'événement pour susciter cette anticipation dès le début. Supposons que vous publiez des informations sur le programme à l'avance. Dans ce cas, cela peut également augmenter votre participation globale si les gens voient que l'événement est bien organisé et propose des sessions ou des activités auxquelles ils sont impatients de participer.

Ils contiennent des informations importantes

Des détails comme les horaires, les lieux ou les informations de contact pour les hôtes de l'événement devraient tous être des composants clés de votre programme d'événement. Inclure une section FAQ peut également être utile. Si vous utilisez un format numérique, permettre aux invités et aux participants de soumettre leurs questions à l'avance et pendant l'événement peut créer un programme d'événement plus efficace.

Ils construisent des relations avec les sponsors

Le programme d'événement est l'endroit pour mettre en avant qui soutient l'événement et montrer votre appréciation. C'est une forme importante de marketing pour de nombreuses entreprises, surtout lors de grandes conférences, car tous les participants chercheront des informations sur leur entreprise. Assurez-vous donc de garder vos sponsors heureux avec un programme d'événement bien conçu qu'ils estiment digne de l'investissement qu'ils ont fait.

Ils améliorent votre image de marque

En tant qu'hôte de l'événement, tout ce que vous faites reflète votre marque. Un programme d'événement réfléchi et informatif rend votre entreprise professionnelle et organisée et peut vous aider à vous démarquer des concurrents qui peuvent organiser des événements similaires. Vous voulez toujours que vos participants repartent avec une vision positive de votre entreprise, et le programme d'événement est une petite mais vitale partie de l'établissement de cette image de marque pour vos invités.

Meilleures pratiques pour concevoir un programme d'événement

Que vous travailliez avec un graphiste externe ou que vous mettiez en place votre programme d'événement en interne, il y a plusieurs conseils de conception importants que vous voudrez garder à l'esprit lors de la création de votre programme d'événement.

Bien que cela puisse sembler simple, se concentrer sur les petits détails peut faire passer votre programme de bon à excellent et laisser à vos invités une excellente impression durable. Ces détails incluent :

• Visuels intéressants : Les graphiques, illustrations ou même photos peuvent rendre votre programme d'événement plus qu'informatif. Ils peuvent être un bon sujet de conversation entre les invités ou les participants et un autre moyen de renforcer visuellement votre identité de marque.
• Typographie : Il n'y a rien de pire que d'exagérer le nombre de polices différentes dans votre programme d'événement et de le rendre difficile à lire pour les participants. Après tout, le but d'un programme d'événement est de les aider ! Limitez-vous à 2 ou 3 polices de la même famille ou de familles similaires pour varier votre texte tout en le gardant épuré et visuellement agréable.
• Listes et texte en blocs : Votre programme d'événement contiendra probablement beaucoup d'informations, alors divisez les grandes sections de texte en blocs ou utilisez un format de liste à puces. Cela rend les détails plus faciles à lire et à comprendre. N'ayez pas peur de l'espace blanc non plus, car il peut être un bon endroit pour que les participants prennent des notes ou des rappels pendant votre événement.
• Pliages et tailles expérimentaux : Vous n'avez pas à vous en tenir à un livret standard à pli simple si cela ne fonctionne pas bien pour votre type d'événement. Essayez différents formats comme une brochure à trois volets ou un papier en accordéon pour rendre votre programme d'événement vraiment unique et distinctif.

Créer un petit livre pour votre grand événement

Les programmes d'événements valent la peine d'investir du temps et de l'argent en tant qu'élément supplémentaire de votre événement. Non seulement ils sont nécessaires pour donner à vos invités toutes les informations dont ils ont besoin, mais ils sont une pièce supplémentaire du puzzle plus grand qui fait le succès de votre événement.

Créez, commercialisez et exécutez des événements de toutes tailles en utilisant un logiciel de marketing événementiel qui vous aide à chaque étape de votre planification d'événement, de l'inscription à la promotion.