15 compétences essentielles en planification d'événements dont vous avez besoin pour réussir

Homme à tout faire ? Absolument. Maître en rien ? Pas tout à fait...

Les organisateurs d'événements sont réputés pour être des génies du multitâche. Quelle que soit la tâche qui leur est confiée, ils semblent toujours l'accomplir sans faillir.

Pensez à tous les petits détails qui entrent dans la planification d'événements. De la gestion des demandes les plus ridicules des clients à la jonglerie avec tous les fournisseurs tiers et bien plus encore.

Les organisateurs d'événements trouvent toujours une méthode dans la folie.

Les grands organisateurs d'événements devraient constamment affiner et améliorer leurs compétences. C'est le meilleur moyen de maîtriser leur art et de se démarquer de la concurrence.

15 compétences en planification d'événements que vous devez avoir

Cette liste complète de compétences englobe ce que chaque grand organisateur d'événements devrait posséder s'il souhaite réussir dans l'industrie.

Bien que certaines de ces compétences soient évidentes, d'autres pourraient vous surprendre complètement. Cet article vous guidera à travers les compétences les plus nécessaires à avoir pour tout type de travail dans l'industrie de l'événementiel.

1. Organisation

C'est la compétence la plus importante que tout organisateur d'événements devrait posséder. Chaque événement a des milliers de pièces mobiles, et si vous prenez en compte que vous pourriez être en charge de plusieurs événements à la fois, il est impératif que vos compétences organisationnelles soient de premier ordre. S'assurer que toute commande, facturation, réunion et tous les autres détails sont initiés et exécutés au bon moment nécessitera une planification extrêmement organisée et détaillée.

Il est normal d'être submergé par le nombre de choses à cocher avant l'événement. Jetez un œil au guide ultime de planification d'événements de G2. Notre liste de contrôle complète garantira qu'aucune étape n'est manquée !

2. Créativité

Celle-ci est évidente. La créativité est cruciale. La capacité d'impressionner et d'engager les invités et les clients de manière créative est le but même du travail. N'importe qui peut réserver un lieu, engager des traiteurs et confirmer des divertissements, mais les organisateurs d'événements portent ces éléments à un niveau supérieur qui impressionne les participants. La capacité de transformer des espaces et des idées en quelque chose de plus grand n'est pas une compétence qui s'apprend facilement, mais elle est nécessaire. Cette capacité est la raison pour laquelle la planification d'événements est une carrière en premier lieu !

3. Communication

Être à l'aise pour faire le suivi non seulement avec vos clients, mais aussi avec chaque fournisseur tiers et équipe avec lesquels vous travaillez est nécessaire pour vous assurer que vous êtes au courant de chaque projet et plan. En plus d'être à l'aise pour communiquer avec de nombreuses personnes différentes tout au long de la journée, vous devez également être fort pour transmettre des messages et des ordres d'une manière qui plaît à tout le monde. Avoir le rôle d'organisateur d'événements signifie que vous êtes le leader de l'événement et en charge de son exécution. Une communication forte avec une manière agréable garantit que vous ne perdez pas de vue quoi que ce soit, y compris les actions de votre équipe.

4. Adaptabilité

Avoir la capacité d'être adaptable dans n'importe quelle situation, en particulier lorsque cette situation est très stressante et à haut risque, fait partie du travail. En tant qu'organisateur d'événements, vous devez penser rapidement et pivoter lorsque des problèmes surviennent. Les choses dévieront de votre liste de contrôle méticuleusement pensée ; c'est un fait de tout événement. La façon dont vous réagissez quand cela se produit fera ou défera votre événement, et finalement votre réputation dans l'industrie. Adaptez-vous rapidement à toute nouvelle progression, problème ou changement, et ayez toujours un "plan B" prêt.

5. Dévouement au service client

Planifier un événement, c'est avant tout pour les personnes pour qui l'événement est organisé. À moins, bien sûr, que ce ne soit votre événement ! Le travail le plus important d'un organisateur d'événements est de toujours garder le client à l'esprit. Rappelez-vous, c'est l'événement, la vision et le budget du client, donc peu importe à quel point vous pouvez être en désaccord avec une certaine décision, vous devez vous y conformer. Votre travail principal est de fournir des recommandations, un soutien et la capacité d'exécuter leurs souhaits. Dévouez-vous au bonheur et à l'expérience de votre client tout au long du processus, et assurez-vous qu'à la fin de la journée, ils sont ravis de la façon dont leur événement s'est déroulé.

6. Attention aux détails

Mettre en œuvre des détails complexes est ce qui fait passer un événement de moyen à extraordinaire, et c'est à l'organisateur d'événements de le penser dans tous les aspects de la conception et de l'exécution. Rappelez-vous ce que nous avons dit à propos du fait que c'est l'événement du client ? Et que vous devriez toujours suivre la vision du client ? Bien que cela soit toujours vrai, les détails sont ce à quoi la personne moyenne ne pense pas nécessairement et pourquoi un organisateur d'événements a été engagé en premier lieu ! La créativité, la passion et la pensée hors des sentiers battus que possèdent les grands organisateurs d'événements transforment les événements, et tout est question d'attention aux détails.

7. Gestion du budget

Une information importante à ne jamais oublier est que vous planifiez un événement avec l'argent de quelqu'un d'autre. Les compétences en gestion du budget et de l'argent sont impératives dans l'industrie de l'événementiel. Il est si facile de se faire grignoter à chaque coin de rue, et les frais et achats inutiles s'accumuleront rapidement si vous n'êtes pas au top de votre jeu. Soyez économe, soyez intelligent. Ce n'est pas votre argent.

8. Compétences en négociation

Que vous l'aimiez ou non, négocier des contrats fera partie intégrante de votre travail en tant qu'organisateur d'événements. Lieux, divertissements, nourriture, vos services, et plus encore ! Vous le nommez, il faudra probablement le négocier. Avoir les compétences pour le faire efficacement est ce qui fera la différence entre un organisateur d'événements moyen et un organisateur spectaculaire, et si vous pouvez constamment négocier des contrats en faveur de vos clients, alors vous êtes bien parti pour des recommandations et des réembauches.

9. Multitâche

Comme indiqué au tout début de cet article, les organisateurs d'événements sont des génies du multitâche. Jongler avec plusieurs projets, délais et missions à la fois fait partie du travail et est essentiel pour le succès de l'événement. Pensez à toutes les pièces mobiles qui se déroulent lors d'un seul événement. C'est le travail de l'organisateur d'événements d'orchestrer chaque détail pour s'assurer que tout se rassemble le jour de l'événement. Restez sur vos gardes, anticipez ce qui doit se passer ensuite, et suivez et exécutez avec votre équipe, c'est le nom du jeu chaotique de l'événement.

10. Leadership

À ce stade, vous devriez être conscient de la quantité de responsabilités qu'un organisateur d'événements a. Avec une immense responsabilité vient un besoin de leadership et de délégation. Diriger plusieurs équipes composées de différents emplois et personnalités n'est pas une tâche facile, et ce n'est pas pour quelqu'un qui ne peut pas diriger avec confiance. Le leadership est un trait qui vient naturellement à de nombreuses personnes, mais pour ceux qui ne se sentent pas à l'aise de le faire, il faudra certainement travailler dur sur la compétence pour s'améliorer.

Pensez à un organisateur d'événements comme à un chef d'orchestre. Le chef d'orchestre dirige l'orchestre comme un tout, tout en dirigeant et en aidant chaque section individuelle. Les membres de l'orchestre regardent souvent le chef d'orchestre pour des signaux et des commandes, et échoueraient lentement mais sûrement, selon la compétence de l'orchestre, sans lui. La planification d'événements est la même chose, mais le chef d'orchestre dans ce cas est l'organisateur d'événements.

Les compétences importantes en planification d'événements dont on ne vous parle pas

Le véritable apprentissage se fait mieux par l'expérience. Plonger tête baissée, ne pas avoir peur d'échouer, et acquérir autant de compétences que possible en cours de route est le meilleur moyen de devenir excellent en quoi que ce soit.

Ça prend du temps. La grandeur ne se construit pas du jour au lendemain.

C'est vrai, et peu importe la situation, absorber la sagesse de ceux qui sont bien plus expérimentés et plus sages que vous s'avère être un moyen d'apprentissage inégalé.

Bien que les compétences que nous avons abordées précédemment soient une base fantastique que tout organisateur d'événements devrait posséder, vous allez certainement vouloir entendre les conseils détaillés de ceux qui étaient autrefois à votre place.

Pour vous mettre sur la voie rapide du succès, j'ai demandé à des organisateurs d'événements expérimentés qui savent une chose ou deux sur ce qu'il faut vraiment pour réussir dans l'industrie.

Voici ce qu'ils avaient à dire :

11. Détachement émotionnel

"C'est la compétence la plus nécessaire lorsque les choses ne se passent pas comme prévu. La façon dont vous gérez la situation détermine le rythme et le ton de la résolution du problème. Garder vos émotions sous contrôle est essentiel pour gérer un événement. Montrer de la colère, de la frustration et des reproches ne résout pas le problème, ni ne motive les équipes qui travaillent dur pour vous."

Marla Harr, Fondatrice & PDG
Business Etiquette International

12. Comprendre que c'est ce que veut le client, pas ce que vous voulez

"Lors de la première réunion avec le client, les organisateurs d'événements devraient poser autant de questions que possible pour dessiner une image d'un 'événement parfait' dans leur tête afin d'avoir une compréhension claire de la façon dont le client imagine l'événement.

En d'autres termes, les organisateurs d'événements doivent se concentrer sur les besoins des clients et comprendre ce qu'ils veulent vraiment. C'est encore plus que lire les pensées de quelqu'un. En conséquence, l'événement est planifié et exécuté avec succès selon la vision et les attentes du client, même si cela ne correspond pas à la vision et aux idées de l'organisateur professionnel."

Anna Bessonowa, Directrice des opérations
Magic Day Luxury Experiences

13. Gérer les personnes difficiles avec aisance

"Avoir la capacité de traiter et de gérer une grande variété de personnalités, y compris les types les plus difficiles, comme ceux qui paniquent, sont très tendus, ou simplement dramatiques sans les offenser ou leur laisser aspirer tout votre temps et votre énergie. Quand tout le monde panique, c'est une compétence que tous les organisateurs d'événements réussis possèdent naturellement ou développent très rapidement."

Polly Kay, Responsable senior du marketing digital
English Blinds

14. Ne jamais cesser d'apprendre

"L'industrie de l'événementiel évolue constamment, et il est nécessaire d'apprendre sur le tas. Croyez-moi, gérer des événements devient beaucoup plus facile si vous avez la volonté d'apprendre et pouvez le faire rapidement. Écouter, absorber et appliquer les connaissances sur le moment fait de vous un membre d'équipe très précieux qui est toujours attentif aux petits détails."

Christine McDowell, Responsable du marketing événementiel
Seismic

15. Optimisme

"Il n'y a pas d'événement parfait. Si quelque chose tourne mal, c'est votre travail en tant qu'organisateur d'événements de rester calme et de penser aux meilleures solutions possibles. La dernière chose dont l'équipe a besoin en période de détresse est un leader négatif qui ne voit que les problèmes majeurs et est incapable de trouver des moyens d'arriver aux solutions. Vous devez montrer l'exemple et toujours regarder les aspects positifs. La bonne attitude gardera votre équipe sur la bonne voie et dans le bon état d'esprit."

Elandas Miller, Fondateur & PDG
Kicking It Sports  

Continuez à affiner vos compétences

S'il y a une chose qui est claire, c'est que l'industrie de l'événementiel évolue à un rythme très rapide. Les organisateurs d'événements réussis sont capables de suivre car ils n'arrêtent jamais d'apprendre et de développer leurs compétences. Avoir une base solide composée des compétences de base énumérées dans cet article vous préparera au succès. N'oubliez pas, posez toujours des questions et apprenez de ceux qui ont plus d'expérience que vous, car cela sera l'avantage qui vous distinguera dans l'industrie.

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