La liste de contrôle ultime pour la planification d'événements (+Guide de planification ultime gratuit)

Le marketing événementiel repose sur les détails.

Pour réussir, vous devez avoir un esprit de gestion de projet et la capacité de garder un œil sur les petites choses.

Que vous soyez novice en marketing événementiel ou un professionnel expérimenté, ne sous-estimez jamais le pouvoir d'une liste de contrôle pour la planification d'événements.

En résumé, les 15 principaux détails couverts dans cette liste de contrôle de gestion d'événements incluent :

C'est un aperçu très basique. Nous passerons en revue les détails de ces éléments, y compris un calendrier de planification d'événements, dans un instant.

Avec tant de tâches en tête, une liste de contrôle vous offre un moyen tangible de vous assurer que rien n'est oublié. Cela est particulièrement utile dans les derniers jours avant votre événement ou lorsque des problèmes inattendus surviennent. 

Je recommande vivement d'imprimer la liste de contrôle de la "boîte à outils du jour de l'événement" et de cocher physiquement chaque élément. Il est trop facile de passer à côté d'un élément et de le manquer sur votre écran d'ordinateur. Un petit "coche" est un moyen infaillible de s'assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin le jour de l'événement.

Les détails de base de cette liste de contrôle doivent être effectués dès que possible, idéalement quatre à six mois à l'avance. Cependant, si vous commencez à planifier un événement qui n'est qu'à un ou deux mois, il est toujours possible de réaliser un événement réussi ! Je l'ai fait moi-même plusieurs fois ; vous pourriez juste avoir besoin d'un peu plus de caféine. ;)

Utilisez cette liste de contrôle comme votre guide de planification d'événements, et ayez foi que votre stratégie de marketing événementiel sera un succès !

Les premières étapes

Ce sont les premières actions à entreprendre lorsque vous êtes prêt à planifier un événement. Commencez par décider de l'objectif de votre événement. Quel est le but, et quel budget avez-vous pour atteindre cet objectif ?

Ensuite, avant de pouvoir créer votre site web événementiel ou promouvoir votre événement, vous devrez avoir quelques détails de base tels que la date, l'heure et le lieu.

Les premières étapes pour planifier un événement sont :

• Décider des objectifs de votre événement.
• Déterminer le budget.
• Réfléchir à un thème d'événement.
• Rechercher des intervenants et des divertissements ; contacter ceux qui correspondent à vos objectifs. Ce guide de BigSpeak est une excellente ressource sur comment réserver un intervenant célèbre.

• Trouver des lieux d'événements, rechercher les prix et visiter les lieux potentiels.

1. Vérifier les exigences contractuelles – ont-ils un minimum de nourriture et de boissons ?
2. S'assurer que le lieu dispose des licences nécessaires pour l'alcool si besoin.
3. Être conscient des aménagements pour les personnes handicapées.
4. Examiner les options de stationnement et de transport en commun.

• Définir vos niveaux et forfaits de sponsors.
• Compiler une liste de sponsors potentiels ; solidifier et envoyer votre proposition de sponsor.
• Fixer la date de votre événement. (Assurez-vous qu'il n'y a pas d'événements similaires dans le même secteur le même jour !)
• Décider si vous allez engager une société de gestion d'événements pour vous aider. 

Trois à six mois avant l'événement

Maintenant que vous avez mis en place les pièces de base du puzzle, il est temps de continuer à communiquer avec les partenaires de l'événement, les intervenants et les sponsors. Les autres étapes majeures incluent la création de votre site web événementiel (pour que les invités puissent s'inscrire) et le début de la promotion de votre événement.

Le calendrier pour commencer ce processus sera affecté par la taille de votre événement. Une grande conférence qui dure plusieurs jours aura un coût plus élevé pour les participants. Cela signifie que vous devriez commencer à promouvoir votre événement des mois à l'avance. Si votre événement est une session avec un seul intervenant, vous n'aurez pas besoin d'autant de temps de préparation pour la promotion de votre événement.

Les étapes à exécuter trois à six mois avant votre événement incluent :

• Établir qui dans votre équipe sera responsable de quoi.
• Établir votre calendrier de marketing et de publicité.
• Confirmer les intervenants et les divertissements, et continuer à chercher si nécessaire.
• Obtenir les photos et biographies des intervenants pour votre site web.
• Fixer les sponsors, et continuer à en contacter d'autres si nécessaire.
• Envoyer des contrats aux sponsors, et garder un dossier détaillé des contrats signés et des avantages que vous leur fournissez.
• Rencontrer tous les partenaires ou co-hôtes de l'événement.
• Pour un grand événement, décider si vous utiliserez une application événementielle. Si oui, commencer à compiler le contenu pour votre application, y compris :

1. Logos des sponsors
2. Photos et biographies des intervenants
3. Questions d'enquête
4. Sondages en direct pendant les sessions
5. Lieu de l'événement et hébergement
6. Tarification et inscription
7. FAQ
8. Plans du hall d'exposition

• Finaliser l'image de marque et le design de l'événement – thème, logos, couleurs, etc.
• Réserver l'événement sur tous les calendriers internes des employés.
• Confirmer le tarif des billets que vous facturerez.
• Acquérir les permis ou licences nécessaires.
• Établir l'agenda. Inclure du temps pour :

1. Inscription
2. Présentation(s) ou divertissement
3. Questions-réponses
4. Pauses
5. Réseautage et rafraîchissements

• Planifier la disposition du lieu, y compris l'espace pour :

1. Présentations
2. Traiteur
3. Salles des intervenants
4. Stands des sponsors
5. Inscription

• Décider si vous ferez de la publicité payante, comme le reciblage ou les annonces display.
• Réfléchir et planifier les décorations de l'événement.
• Rechercher les fournisseurs d'événements nécessaires. Cela inclut les imprimeurs, traiteurs, photographes, audio/visuel, ou vidéastes.

1. Demander des recommandations à vos contacts. Lire les avis clients des fournisseurs pour garantir la qualité de leur service client.
2. Examiner les prix : S'adapteront-ils à votre budget ? Les fournisseurs plus chers offrent-ils plus de valeur ?
3. Établir votre liste restreinte et vérifier la disponibilité des fournisseurs.

• Créer des documents partagés pour votre équipe, tels que :

1. Exécution des sponsors de l'événement : C'est là que vous suivrez les avantages que chaque sponsor recevra tout au long de la promotion de l'événement et le jour de l'événement. Assurez-vous d'inclure les coordonnées.
2. Informations sur les intervenants : C'est la source de tous les détails des intervenants, y compris les coordonnées, les sujets de présentation, la permission de partager leurs diapositives et discours, les exigences spéciales, et tout autre détail.

• Négocier un accord sur le bloc d'hôtel pour les invités venant de l'extérieur.
• Créer votre site web événementiel et le processus d'inscription aux billets.
• Annoncez et promouvez votre événement.

Créer votre site web événementiel et l'inscription

Une fois que vous avez votre lieu et au moins quelques-uns de vos intervenants ou divertissements confirmés, il est temps d'apprendre comment créer un site web pour votre événement.

C'est là que les invités peuvent trouver des informations supplémentaires et s'inscrire. À moins que vous ne travailliez avec une agence de gestion d'événements qui gère vos inscriptions, cela impliquera deux étapes.

1. Tout d'abord, configurez votre événement sur une plateforme de billetterie et d'inscription événementielle.
2. Ensuite, créez une page de destination sur le site web de votre entreprise.

Configurer le processus d'inscription

• Choisissez votre plateforme de billetterie et d'inscription événementielle.
• Créez un compte avec cette plateforme.
• Ajoutez votre logo, les détails de l'événement, les chiffres de capacité et les prix.
• Vérifiez les paramètres automatisés au sein de la plateforme. Par exemple, un email sera-t-il automatiquement envoyé aux inscrits à l'événement ? Si oui, devez-vous ajuster le texte ?

Créer votre page de destination événementielle

• Rédigez la description de votre événement.
• Incluez la date, l'heure et le lieu.
• Téléchargez les photos et biographies de vos intervenants ou divertissements.
• Assurez-vous d'avoir un appel à l'action (CTA) fort pour s'inscrire.
• Avec votre CTA, incluez un lien, un bouton ou un formulaire pour s'inscrire via votre logiciel d'inscription à l'événement.

Annoncez et promouvez votre événement

Une fois votre site web publié, il est temps d'annoncer et de promouvoir votre événement. Assurez-vous d'inclure un lien pour s'inscrire chaque fois que vous partagez l'événement et sur tous les canaux.

Le marketing de votre événement comprend les étapes suivantes. Pour un événement de toute taille, vous devriez envoyer un email à votre base de données et le partager sur les réseaux sociaux. Pour un événement plus petit, comme une présentation avec un seul intervenant, vous n'avez pas besoin d'un communiqué de presse et n'investirez probablement pas dans la publicité payante.

Les étapes de base pour annoncer et promouvoir votre événement sont :

• Rédiger et distribuer un communiqué de presse événementiel. Apprenez comment rédiger un communiqué de presse pour les débutants.
• Envoyer un email à votre base de données. Envisagez d'offrir un tarif préférentiel pour les premiers inscrits.
• Partager l'événement sur tous les réseaux sociaux pertinents :

1. Twitter
2. LinkedIn
3. Facebook
4. Instagram

• Demander aux intervenants de partager l'événement avec leurs abonnés. Donnez-leur des codes de réduction personnalisés.
• Commencer toute publicité payante.

Un à trois mois avant l'événement

À ce stade, vous gagnez en élan. Quelles que soient vos autres tâches de marketing, la préparation de l'événement prend de plus en plus de temps chaque jour. 

Certaines des étapes les plus importantes à ce stade incluent s'assurer que vos sponsors, intervenants et fournisseurs d'événements sont 100 % confirmés.

Et, bien sûr, c'est le moment idéal pour continuer la promotion de l'événement !

Un à trois mois avant l'événement, vos actions à entreprendre sont :

• Vérifier régulièrement les chiffres d'inscription sur votre plateforme d'inscription à l'événement :

1. Êtes-vous proche de la capacité ?
2. Sinon, devez-vous investir plus de temps dans la promotion ?
3. Combien de revenus entrent ?
4. Des demandes spéciales ont-elles été envoyées via la plateforme d'inscription ?

• Réserver les vols et hôtels pour le personnel ; enregistrer toutes les informations de voyage dans un document partagé.
• Confirmer et enregistrer les vols et l'hébergement pour vos intervenants.
• Tenir des réunions régulières avec votre équipe de planification d'événements.
• Contacter les bénévoles de l'événement.
• Exécuter les détails de l'application événementielle :

1. Finaliser et ajouter du contenu à l'application.
2. Tester votre application événementielle sur les appareils Apple et Android.
3. Publier l'application et la promouvoir auprès des participants à l'événement.

• Envoyer des rappels mensuels de l'événement à votre base de données ; leur rappeler les promotions tarifaires qui se terminent.
• Continuer à annoncer tout nouvel intervenant ou artiste majeur à votre événement.

1. Ajouter de nouveaux présentateurs au site web de l'événement.
2. Créer des communiqués de presse et envoyer des emails aux têtes d'affiche qui ont de l'influence.

• Continuer à partager votre événement sur tous les réseaux sociaux.
• Fournir régulièrement du contenu pour les réseaux sociaux à partager à vos employés et intervenants.
• Commander tout goodies événementiels souhaité.
• Obtenir l'approbation des sponsors sur tout article de marque. Par exemple, une entreprise peut être le seul sponsor du sac de goodies ou du carnet officiel de l'événement. Assurez-vous qu'ils approuvent l'utilisation de leur logo.
• Continuer à entretenir et à réserver des sponsors potentiels qui n'ont pas signé.
• Ajouter de nouveaux sponsors au site web de l'événement et à votre feuille de calcul d'exécution des sponsors.
• Commander des décorations pour l'événement.
• Confirmer les détails de chargement avec le lieu. Fournir aux sponsors tous les détails d'expédition.
• Rédiger le texte de tout matériel de communication de l'événement, tel que la signalétique et le programme de l'événement.
• Finaliser et confirmer les fournisseurs de l'événement, y compris :

1. Traiteur
2. Photographe
3. Audio-visuel
4. Vidéaste
5. Imprimeur
6. Location d'équipements (tables, chaises, nappes, scène temporaire, etc.)

• Travailler avec l'équipe de design sur tout matériel imprimé :

1. Plan du lieu et directions
2. Autre signalétique et bannières de l'événement
3. Agenda et programme
4. Plan de table
5. Menu
6. Badges nominatifs

• Continuer à vérifier les chiffres d'inscription.

Le mois précédant l'événement

C'est le moment crucial pour communiquer avec vos partenaires de l'événement. Lorsque vous travaillez avec tant d'autres personnes (comme des intervenants, sponsors et fournisseurs) pour réaliser votre événement, il est facile pour quelqu'un d'oublier un détail que vous avez discuté lors des premières étapes. 

 Continuez à avoir des réunions régulières avec votre équipe et tous les partenaires de l'événement. Le temps va passer vite ; n'attendez pas la dernière minute pour rappeler aux sponsors ce dont vous avez besoin d'eux ou pour commander des matériaux.

Les activités à exécuter le mois avant votre événement sont :

• Vérifier l'exécution contractuelle des exigences des sponsors :

1. Avez-vous la confirmation des articles du sac de goodies des sponsors ?
2. Le logo de chaque sponsor est-il sur tous les matériaux imprimés et numériques de l'événement ?
3. Les détails des stands des sponsors et les demandes spéciales sont-ils confirmés ?

• Confirmer qu'il y aura suffisamment de prises et de stations de recharge.
• Envoyer un email aux participants pour connaître leurs exigences alimentaires.
• Discuter des sujets des intervenants et finaliser tous les détails.
• Finaliser le menu traiteur.
• S'assurer que les repas des bénévoles et des employés sont commandés.
• Créer et envoyer un brief de production à votre vidéaste ou société de production.
• Envoyer aux sponsors toutes nouvelles instructions et informations sur l'agenda.
• Confirmer les capacités Wi-Fi du lieu de l'événement, et s'assurer que tous les mots de passe seront visibles pour les participants.
• Déléguer les tâches du jour de l'événement aux employés.
• Inviter les membres du conseil d'administration et les VIP à présenter les intervenants et à animer les questions-réponses.
• Finaliser, relire et commander les matériaux imprimés.

Une à deux semaines avant l'événement

À ce stade, tout ce qui n'est pas lié à l'événement sera tombé au bas de votre liste de tâches. Ce n'est pas une mauvaise chose ; c'est ainsi que cela fonctionne dans le marketing événementiel !

S'investir et travailler dur maintenant garantira un stress minimal dans les derniers jours avant votre événement.

Dans cette période chargée, vos tâches à faire sont :

• Rédiger des scripts pour toutes les introductions ou discours.
• Créer des diapositives de maintien et de présentation.
• Expédier tous les matériaux nécessaires au lieu de l'événement.
• Rechercher et enregistrer tous les noms de participants inconnus :

1. Si vos sponsors ont reçu des billets pour l'événement, confirmer et enregistrer les employés qui y assisteront.
2. Si vous avez eu des inscriptions de groupe ou "tables de 10", obtenir les détails d'inscription pour ces individus.

• Enregistrer les intervenants – ils ont aussi besoin de badges nominatifs !
• Préparer les sacs de goodies.
• Attribuer des tâches aux bénévoles :

1. Scanner les badges nominatifs.
2. Accueillir les invités et gérer l'inscription.
3. Tenir des panneaux pour alerter les intervenants de "cinq minutes restantes" pendant leurs présentations.
4. Diriger les invités vers où aller.
5. Surveiller les salles.
6. Distribuer les goodies.

• Envoyer des emails de rappel et tout matériel de formation aux bénévoles et au personnel de l'événement.

La semaine précédant l'événement

Le moment crucial est officiellement arrivé ! Les journées sont longues, et les nuits sont courtes, mais j'espère que vous avez assez d'excitation et d'adrénaline pour continuer.

Cette semaine sera remplie des derniers détails de l'événement. Habituellement, un événement implique tant de pièces mobiles que vous ne pouvez pas exécuter des tâches telles que la création de votre feuille de route ou de vos badges nominatifs avant cette période. Sinon, les détails changeront, et vous aurez dû le faire deux fois !

Les éléments à activer cette semaine sont :

• Créer et envoyer votre feuille de route de l'événement (également connue sous le nom de calendrier de production) à :

1. Les employés de votre entreprise
2. Les intervenants
3. Les bénévoles ou le personnel temporaire

• Tester la taille et la compatibilité de vos diapositives de maintien et de présentation :

1. Vos polices sont-elles compatibles avec d'autres appareils ? Votre PowerPoint pourrait sembler complètement différent sur un ordinateur qui n'a pas votre police installée. Si possible, enregistrez votre PowerPoint en tant que PDF pour surmonter cela.
2. Votre document PowerPoint a-t-il les mêmes dimensions que l'écran de présentation ? Vérifiez pour vous assurer qu'ils sont tous deux en 4:3 ou 16:9.

• Contacter et envoyer des rappels à tous les fournisseurs de l'événement. Envoyez-leur la feuille de route, et confirmez les directions et l'heure d'arrivée.
• Envoyer les chiffres finaux des participants à votre traiteur et au lieu.
• S'assurer que vous avez toutes les diapositives PowerPoint des intervenants ; les tester pour la compatibilité.
• Envoyer un email de rappel de l'événement aux invités. Inclure les directions et l'agenda.
• Créer et imprimer des badges nominatifs.
• Envoyer toutes les exigences alimentaires à votre lieu de l'événement.
• Finaliser toute formation sur place pour le personnel et les bénévoles du stand d'exposition.
• Imprimer des copies papier de vos documents :

1. Mentions "à faire"
2. Les poignées des sponsors et des intervenants
3. Hashtags pertinents
4. Ordre de passage
5. Fiche de contact
6. Liste des participants
7. Liste de contrôle des réseaux sociaux :
8. Toute autre documentation interne et agenda.

• Mettre les diapositives de maintien et de présentation sur une clé USB.
• Envoyer à votre photographe une liste des photos nécessaires.
• Emballer les cadeaux des intervenants.
• Enregistrer pour les vols si nécessaire.
• Préparer votre boîte à outils de l'événement. (Continuez à lire pour une liste de contrôle des éléments à inclure !)

Le jour de l'événement

Le jour est enfin arrivé ! J'adore la sensation d'anticipation lorsque j'entre dans le lieu de l'événement. Il est tôt, et je manque de sommeil, mais je suis prêt et excité pour la journée.

Entrez dans votre lieu d'événement avec un sourire sur votre visage et la confiance que vous êtes préparé. Et, bien que cela ne soit pas sur la liste, n'oubliez pas une montre et des chaussures confortables !

Votre kit du jour de l'événement

Je recommande toujours d'apporter des impressions au lieu de l'événement. Vous ne savez jamais quand vous pourriez avoir des problèmes d'internet ou une batterie déchargée ! Aucune technologie ne peut faire obstacle à un véritable morceau de papier. (Tant que votre imprimante fonctionne, c'est-à-dire !)

En lisant cette liste de contrôle, vous réaliserez rapidement une devise que les planificateurs d'événements partagent avec les scouts : Toujours être prêt !

Les éléments pour votre boîte à outils du jour de l'événement sont :

• Listes imprimées des participants
• Impressions de votre ordre de passage
• Étiqueteuse ou imprimante portable de badges nominatifs
• Piles pour étiqueteuses ou chargeurs pour une imprimante portable
• Ruban supplémentaire pour étiqueteuse
• Vos badges alphabétisés pour tous les invités et intervenants
• Étiquettes vierges/badges nominatifs à imprimer sur place
• Porte-badges supplémentaires
• Sharpies
• Toutes bannières ou autre signalétique de l'événement
• Ordinateur portable
• Chargeur d'ordinateur portable
• Chargeur de téléphone
• Clé USB de secours avec diapositives de maintien
• Post-it
• Ruban adhésif et pâte à fixer
• Ciseaux ou cutter
• Papier et stylos
• Appareil photo
• Advil ou Tylenol
• Mur média
• Panneaux "Réservé" (Utilisez-les pour que les invités VIP s'assoient à l'avant. Ou, mettez-les sur les chaises à l'arrière, pour que les arrivées tardives aient une place pour s'asseoir.
• Film alimentaire et contenants pour les restes de nourriture
• Liste de contrôle de partage sur les réseaux sociaux imprimée
• Menthes ou chewing-gum
• Épingles de sûreté
• Pansements ou trousse de premiers secours
• Cadeaux pour les intervenants

Avec votre kit du jour de l'événement prêt et prêt à partir, vous serez prêt pour chacun des éléments suivants :  

À votre arrivée

• Arriver tôt pour une visite du lieu.
• Prendre contact avec votre point de contact du lieu de l'événement.
• Répondre à toutes les questions ou problèmes sur place des sponsors.
• Installer toutes les bannières et votre mur média.
• Vérifier le traiteur ; s'assurer que les exigences alimentaires sont prises en charge.
• Charger et tester vos diapositives de maintien.
• Tester l'équipement sonore, y compris les micros Lavalier individuels.
• Mettre en place toute signalétique de l'événement pour diriger les participants.
• Installer la table d'inscription et les badges nominatifs.
• Effectuer une vérification finale audio/visuelle.

Tout au long de la journée

• Aider les intervenants et les sponsors si nécessaire.
• Accueillir les invités, en particulier les VIP.
• Guider les présentateurs de la salle des intervenants à leurs salles de présentation.
• Équiper les intervenants de micros.
• Partager des images et des citations de l'événement sur les réseaux sociaux.
• Prendre des photos de l'événement, ou s'assurer que votre photographe exécute la liste des photos requises.
• S'assurer que les verres d'eau des intervenants sont pleins.
• Guider les invités de retour dans les salles de présentation après les pauses.
• Vous assigner ou assigner un autre leader pour être prêt à résoudre les problèmes.
• Ne pas oublier de manger !

Post-événement 

L'événement est terminé. J'espère que vous avez eu un week-end pour vous reposer et rattraper le sommeil. Ensuite, c'est retour au travail ! Bien que la pression du temps soit terminée, il est essentiel de réaliser les processus post-événement dès que possible.

Les enquêtes doivent être envoyées et réalisées tant qu'elles sont fraîches dans l'esprit de vos participants, et les remerciements rapides sont appréciés.

En tout, vos actions post-événement sont :

• Remercier les intervenants et les sponsors.
• Travailler avec une société de production/videaste sur les montages post-production.
• Mettre à jour les contacts dans votre logiciel CRM.
• Payer toutes les factures en attente.
• Rédiger et envoyer votre enquête post-événement aux participants. N'oubliez pas de :

1. Analyser les résultats de l'enquête post-événement.
2. Envoyer aux sponsors de l'événement une enquête distincte pour donner leur avis sur leurs expériences.
3. Compiler des données pour les sponsors, votre PDG et le conseil d'administration.
4. Choisir des témoignages à partager avec ces décideurs.

• Mettre à jour votre site web événementiel :

1. Changer l'événement en "événement passé" au lieu de "à venir".
2. Télécharger les photos de l'événement.
3. Mettre à jour le texte pour qu'il soit au passé.
4. Ajouter toutes les présentations et vidéos des intervenants.

• Payer toutes les factures en attente.
• Débriefings d'équipe : discuter et documenter ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
• Si une enquête était incitative, sélectionner et notifier les gagnants.
• Compiler et envoyer des résumés exécutifs (également appelés rapports de sponsors).
• Rapprocher tous les documents comptables – avez-vous réalisé un bénéfice ?

Et voilà – la liste de contrôle ultime pour la planification d'événements.

Hourra, vous avez maintenant complété toutes les actions pour réaliser votre événement !

Oui, la liste est longue. Oui, elle semble écrasante. Mais en réalité, le fait qu'elle soit longue est ce qui vous donne la tranquillité d'esprit ! Utiliser cette liste garantit que vous n'avez laissé aucune pierre non retournée.

Étant donné à quel point tout le monde dans la gestion d'événements est occupé, assurez-vous de consulter le guide de G2 Crowd sur la productivité et la gestion du temps. Ou, pour apprendre comment marquer tous ces prospects que vous obtenez lors de votre événement, lisez le guide complet sur le marketing B2B.

Et, si vous avez remarqué quelque chose que j'ai manqué, trouvez-moi sur Twitter. À mesure que la technologie évolue, les événements aussi, et je suis toujours prêt à mettre à jour cette liste de contrôle.

Apprenez-en plus sur le marketing événementiel et maîtrisez l'art d'engager votre audience et d'atteindre vos objectifs commerciaux avec des événements remarquables.