Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un ERP ? Étapes, stratégies et risques

La mise en œuvre d'un système logiciel, en particulier un système aussi complexe et vaste qu'un Enterprise Resource Planning (ERP), nécessite une connaissance holistique non seulement du logiciel en question, mais aussi une compréhension intense des opérations commerciales et des flux de travail de votre organisation.

Lorsque nous discutons des flux de travail commerciaux, nous prenons souvent nos normes institutionnelles — la façon dont les choses sont faites — pour acquises. Cependant, les changer peut entraîner une croissance sans précédent et, dans le cas des logiciels ERP, apporter plus de données et d'informations sur les opérations que jamais auparavant. Par conséquent, ces transformations doivent être abordées avec beaucoup de réflexion et de soin.

Avec plus de choix que jamais en termes de fournisseurs de logiciels, de types de systèmes ERP et d'opérations commerciales, la possibilité de révolutionner la productivité de votre entreprise n'a jamais été aussi grande. Cependant, avec l'avènement de ces choix, la possibilité d'erreurs catastrophiques est devenue encore plus grande.

Une préparation adéquate est essentielle pour éviter ces pièges et peut vous aider à en apprendre encore plus sur votre propre entreprise.

Adhérer à une méthode générale et créer un plan de mise en œuvre est le meilleur moyen de protéger votre temps et votre entreprise. Une fois que vous avez appris les principes de la meilleure façon d'intégrer un système ERP dans votre pile technologique actuelle, vous serez prêt à l'appliquer à votre propre industrie et à vos besoins organisationnels.

Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un ERP ?

La mise en œuvre d'un ERP est le processus de sélection, d'achat et d'installation d'un système ERP dans votre organisation. Cela inclut également la formation de vos collègues et de votre équipe pour s'adapter au nouveau système et aux flux de travail qui accompagnent ce changement.

La mise en œuvre de logiciels peut aller de simplement télécharger une application sur votre système à coordonner les données de l'ensemble de votre organisation. Malgré cette vaste gamme de temps, d'efforts et d'argent, la mise en œuvre de solutions logicielles plus importantes telles que ERP ou CRM aura des points d'orientation similaires en ce qui concerne leur mise en œuvre.

En bref, le processus de mise en œuvre d'un ERP est une heuristique dans laquelle un acheteur potentiel (vous) analyse les plans d'affaires actuels et les processus de données, installe et teste le logiciel, migre les données dans les nouveaux systèmes et forme votre équipe à s'adapter à l'adoption d'un nouvel outil majeur.

Vous avez peut-être remarqué que plusieurs compétences entrent en jeu dans cette liste de tâches : gestion des personnes, analyse des données et connaissance interne de l'industrie, pour n'en nommer que quelques-unes. Le processus de mise en œuvre d'un changement organisationnel majeur à cet égard peut devenir un travail en soi.

De plus, ce processus n'est pas une tâche "one-and-done" qui peut être cochée sur une liste de choses à faire.

C'est plutôt un processus continu qui doit être constamment nourri et surveillé pour assurer une fusion réussie des données, des flux de travail, des départements et même des individus dans la nouvelle norme institutionnelle que vous cherchez à créer en introduisant un nouveau — ou le premier — système ERP dans votre organisation.

Cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP

Comprendre le cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP est l'un des aspects les plus critiques pour assurer le succès de votre entreprise face aux défis uniques présentés par l'adoption d'un tel système.

Il fut un temps où il existait une approche unique qui vous laissait probablement vouloir bien plus que ce que vous aviez obtenu. Heureusement, cette période de l'histoire de l'ERP est révolue et a ouvert la voie à une nouvelle ère de choix.

Pour en tenir compte, la façon dont les gens mettent en œuvre le logiciel lui-même a dû changer et s'adapter afin de souligner l'importance de prendre la bonne décision pour votre organisation :

Les différents points du cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP ne sont pas des étapes concrètes pour la mise en œuvre du logiciel. Au contraire, chacun sert de jalon pour marquer l'avancement général du déploiement du logiciel dans votre organisation.

Sélection

L'"inception" du cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP tourne autour du logiciel que vous allez utiliser.

Cela informe une myriade d'autres éléments de votre mise en œuvre, en particulier en fonction du type de système ERP que vous décidez d'utiliser. Cela doit être abordé avec un œil sur les besoins spécifiques de votre entreprise et une compréhension des problèmes uniques présentés par l'industrie dans laquelle vous opérez, ainsi que la taille et le type d'organisation que vous dirigez.

Par exemple, la mise en œuvre d'un système ERP basé sur le cloud sera extrêmement différente (et plus abordable) que l'installation d'un système ERP sur site.

Étant donné la complexité et les différences de chaque type de système, il est impératif de comprendre exactement comment chacun fonctionnerait avec les besoins particuliers de votre organisation. Méfiez-vous des guides d'achat offrant des solutions rapides et faciles !

Planification

La planification fait référence à la nécessité de créer un plan réaliste et détaillé pour les différentes étapes du processus de mise en œuvre de l'ERP.

Même une fois que vous avez trouvé la meilleure solution logicielle pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise, vous devez passer du temps à déterminer un calendrier pour l'installation ; qui sera en charge des aspects techniques et/ou managériaux de l'exécution d'un changement normatif dans votre flux de travail organisationnel et créer une projection du temps qu'il faudra pour que le logiciel soit réellement utilisable par les individus et départements concernés à partir du point d'achat.

Installation

C'est là que se produit la mise en œuvre réelle de votre logiciel. L'installation de votre système variera largement en fonction du type de logiciel ERP que vous avez sélectionné, des éléments que vous souhaitez mettre en œuvre et de la taille de votre organisation.

Cela dit, il y a un fil conducteur qui relie tout type de mise en œuvre d'ERP : la migration des données.

Une fois ce processus terminé, vous devrez passer du temps supplémentaire à tester et à ajuster le système pour vous assurer qu'il est aussi efficace que possible et prêt à être utilisé par d'autres membres de votre entreprise qui peuvent ou non posséder la même connaissance interne des rouages de l'ERP.

Formation

À côté de la sélection d'un logiciel compatible avec votre organisation, former vos équipes et départements à utiliser efficacement un nouveau système comme l'ERP est l'un des aspects les plus critiques du cycle de vie global de la mise en œuvre.

Cela va bien au-delà de la simple formation technique ; pour compléter ce jalon, vous devez être prêt pour un long processus de partage des connaissances, de gestion du changement et de conviction des parties prenantes.

Maintenance

Il n'y a pas de repos pour les méchants, et malheureusement, cela s'applique également aux mises en œuvre logicielles majeures.

Ce jalon n'est pas la fin de votre voyage, en soi. C'est plutôt un processus continu et permanent qui nécessitera une attention constante tant que vous continuerez à utiliser le logiciel en question.

Stratégies de mise en œuvre d'un ERP

Un système ERP intègre diverses fonctions commerciales, telles que la finance, les ressources humaines, les achats et la chaîne d'approvisionnement, dans un système unifié pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Le succès de la mise en œuvre d'un ERP dépend de la sélection de la bonne stratégie pour aligner le système sur les besoins de l'organisation.

Voici les cinq principales stratégies de mise en œuvre d'un ERP :

1. Approche Big Bang

Dans la stratégie Big Bang, le système ERP est déployé simultanément dans l'ensemble de l'organisation. Cette méthode peut être rapide et rentable, mais elle comporte également des risques importants en raison de la nature à grande échelle de la mise en œuvre.

Avantages :

• Résultats immédiats et intégration complète du système.
• Réduit les coûts à long terme car les systèmes parallèles sont minimisés.

Inconvénients :

• Risque élevé en raison du changement soudain.
• Nécessite une préparation et des tests approfondis avant la mise en œuvre.
• Si quelque chose tourne mal, cela peut perturber plusieurs départements.

Idéal pour : Les grandes organisations avec de solides processus de gestion du changement et des ressources suffisantes pour une formation et un soutien intensifs.

2. Déploiement progressif

La stratégie de déploiement progressif consiste à mettre en œuvre le système ERP par étapes, soit par module, département ou emplacement géographique. Ce déploiement progressif permet aux organisations de se concentrer sur un domaine à la fois, réduisant ainsi le risque de surcharge du système et des utilisateurs.

Avantages :

• Risque réduit grâce à une transition progressive.
• Plus facile à gérer le changement, former les employés et résoudre les problèmes.
• Permet une amélioration continue à mesure que chaque phase est déployée.

Inconvénients :

• Calendrier de mise en œuvre plus long.
• Potentiel de coûts plus élevés en raison des opérations parallèles prolongées.

Idéal pour : Les entreprises avec des structures complexes ou celles qui souhaitent prioriser certaines fonctions ou départements.

3. Adoption parallèle

Dans la stratégie d'adoption parallèle, l'organisation utilise à la fois l'ancien système et le nouveau système ERP simultanément pendant une certaine période. Cette méthode offre un filet de sécurité, permettant aux employés de passer progressivement et de comparer les résultats des deux systèmes pour garantir l'exactitude.

Avantages :

• Risque faible, car le système hérité reste fonctionnel pendant la transition.
• Permet une comparaison directe des anciens et nouveaux processus pour valider les résultats.

Inconvénients :

• Coût opérationnel élevé, car les deux systèmes sont maintenus en même temps.
• Provoque confusion et inefficacités parmi les employés travaillant avec deux systèmes.

Idéal pour : Les entreprises averses au risque ou celles qui ne peuvent pas se permettre de temps d'arrêt pendant la transition.

4. Approche hybride

L'approche hybride mélange des aspects des stratégies Big Bang et progressives. Elle déploie souvent certains modules de base en utilisant la méthode Big Bang tout en déployant d'autres fonctions moins critiques par étapes. Cette stratégie offre un équilibre entre risque et rapidité.

Avantages :

• Permet aux modules critiques d'être opérationnels rapidement tout en réduisant le risque pour les domaines plus complexes.
• Flexibilité pour s'adapter en fonction des retours des premières phases.

Inconvénients :

• Nécessite une planification et une coordination minutieuses entre les phases.
• Potentiel de retards si l'intégration entre les modules n'est pas bien gérée.

Idéal pour : Les organisations qui ont des priorités distinctes pour différentes unités commerciales ou celles avec des emplacements géographiques diversifiés.

5. Mise en œuvre pilote

Dans la stratégie de mise en œuvre pilote, le système ERP est d'abord déployé dans une petite partie contrôlée de l'organisation — comme un seul département ou une unité commerciale — avant d'être étendu. L'objectif est de tester les performances du système, de résoudre les problèmes et d'affiner le processus.

Avantages :

• Permet des tests en temps réel sans risques à grande échelle.
• Offre une chance de peaufiner les processus avant la mise en œuvre à grande échelle.

Inconvénients :

• Processus de déploiement plus lent.
• Retard des avantages complets du système ERP si des problèmes d'échelle surviennent.

Idéal pour : Les entreprises qui sont prudentes quant aux grands investissements et qui veulent s'assurer de la preuve de concept avant un déploiement complet.

Plan de mise en œuvre d'un ERP en 10 étapes

Maintenant que vous avez une compréhension des grandes lignes de la méthodologie de mise en œuvre d'un ERP, il est temps de plonger dans les détails qui peuvent transformer vos plans en une utilité réelle et fonctionnelle pour vos parties prenantes et votre organisation dans son ensemble.

Développer un plan bien pensé sera ce qui fera ou défera la mise en œuvre de votre système ERP. Bien sûr, cela variera considérablement en fonction du type d'organisation, de la taille de l'entreprise et de l'industrie, mais les lignes directrices présentées ici visent à vous aider à poser les bonnes questions pour construire un plan unique qui aidera à inaugurer une période de croissance réussie.

1. Recherchez les fournisseurs de logiciels

La première étape consiste à assurer une compréhension complète des différents fournisseurs de logiciels qui créent des systèmes ERP.

Le monde des affaires est devenu vaste et complexe ; les logiciels ERP reflètent cela dans l'incroyable variété disponible pour les entreprises cherchant un moyen de contrôler leurs données dans un hub de connaissances centralisé et à jour.

Il est important de construire ce plan à partir de zéro. Commencez par les besoins quotidiens de votre entreprise et trouvez un système ERP qui convient, pas l'inverse.

Il peut être tentant de se tourner par défaut vers les systèmes "best-of-breed" de grandes marques que beaucoup de gens utilisent, et bien qu'il soit très possible que les fonctionnalités larges de ces fournisseurs soient adaptées à vos besoins, il y a une chance significative que votre organisation particulière puisse nécessiter quelque chose d'un peu plus spécialisé.

2. Constituez votre équipe

Maintenant que vous savez quel fournisseur utiliser et avez sélectionné le package ERP approprié pour votre organisation, il est temps de tourner votre attention vers l'intérieur.

Peu importe à quel point vous êtes compétent et informé, vous allez devoir constituer une équipe pour vous aider à mettre en œuvre et à déployer votre nouveau système ERP. Il y a quelques rôles que vous devrez remplir pour vous préparer au mieux au succès.

Le chef de projet

Chaque projet au-delà des petites tâches quotidiennes nécessite que quelqu'un garde tout en bon état de marche à un niveau transversal.

Il doit avoir une visibilité sur tous les domaines de la mise en œuvre et être capable de faciliter la communication entre les autres membres de l'équipe, les départements et le fournisseur initial si nécessaire.

Le principal intéressé

Ce membre de votre équipe supervise les objectifs du projet à un niveau élevé, ajoute de la légitimité à l'opération et détient l'autorité de décision exécutive.

Bien qu'il ne soit probablement pas impliqué dans les aspects quotidiens de la mise en œuvre, il aide en fournissant la "vision" globale du projet.

Le gestionnaire de données

Les affaires fonctionnent sur le sang vital des données. S'assurer que les vôtres sont exactes et à la bonne place est crucial à tout moment, mais doublement pendant la mise en œuvre d'un système ERP.

Avoir un membre de l'équipe désigné qui a une vue d'ensemble des éléments transversaux de votre organisation est crucial pour s'assurer que la migration des données vers le hub centralisé qui forme l'épine dorsale de votre nouveau système se déroule comme prévu. Ne pas importer les bonnes données peut entraîner des mois de travail perdu, alors attrapez cela avant que cela ne devienne un problème !

Le développeur

Ce poste peut ou non être requis en fonction du type de système que vous décidez de mettre en œuvre.

Cependant, si possible, vous devriez faire en sorte d'avoir quelqu'un responsable de la sélection, de la mise en œuvre et de la maintenance du système ERP principal de votre organisation et de ses diverses applications.

Le développeur système

Le développeur système est responsable de développer une connaissance approfondie du système et de ses fonctions dans l'ensemble de l'organisation.

Cela leur permettra d'aider à former leurs collègues lorsque le moment viendra, et cela leur permettra également d'agir en tant qu'experts en sécurité pour l'accès aux données et au système à l'avenir.

Les défenseurs internes

Ces membres de votre équipe sont là où l'élément "gestion des personnes" de la mise en œuvre entre vraiment en jeu.

Bien qu'ils ne touchent peut-être pas au côté technique des choses, avoir l'adhésion de divers membres de l'équipe à travers l'organisation facilitera l'ajustement culturel à un nouveau système. Ils peuvent agir en tant que leaders lorsque les problèmes et frustrations qui accompagnent l'adoption de nouveaux processus de flux de travail surviennent inévitablement.

Les utilisateurs

Ce ne sont pas des membres de l'"équipe de mise en œuvre principale" à proprement parler, mais leur rôle n'est pas moins critique que celui de quiconque. Assurez-vous de les garder à l'esprit lorsque vous concevez la formation du système afin qu'ils puissent réellement réussir avec les nouveaux flux de travail.

3. Installez votre système

Il est temps de mettre la gomme et de faire fonctionner votre nouveau système ERP.

Cela sera probablement fait par votre administrateur système ou développeur et nécessitera qu'ils construisent l'infrastructure logicielle, les installations réseau et la collecte de données. L'installation peut également être gérée par le fournisseur, en fonction de votre contrat, ou avec l'aide d'un consultant externe si nécessaire.

Cette partie du processus est une excellente occasion d'évaluer les flux de travail et les meilleures pratiques actuels de votre entreprise. Déterminez quelles parties devront rester manuelles et lesquelles peuvent devenir automatiques une fois le nouveau système mis en place, et réimaginez la façon dont votre organisation effectue le travail au quotidien.

4. Migrez vos données

Maintenant que vous avez le système en place, il est temps de déplacer les enregistrements et les données de votre organisation dans la nouvelle base de données.

La migration de base de données peut être une affaire délicate, car de nombreuses organisations stockent leurs enregistrements dans un mélange d'espaces physiques et numériques. Ces espaces sont souvent remplis d'informations redondantes, dupliquées ou tout simplement erronées, il est donc de la tâche du gestionnaire de données de résoudre ces incohérences avant la création de la base de données "maître" au cœur du nouveau système ERP.

Il ne peut être trop souligné que les données doivent être complètement cartographiées, corrigées et vérifiées avant d'être migrées vers le nouveau système. Avoir une base de données incomplète ou erronée dans votre système ERP va à l'encontre de l'objectif du système en premier lieu et peut entraîner de gros maux de tête à l'avenir.

5. Effectuez des tests

Bien sûr, ce n'est pas parce que le système est en place et que les données ont été vérifiées et migrées qu'il est prêt à être utilisé par l'utilisateur moyen. La prochaine étape consiste à soumettre le système fraîchement créé à une série de tests pour garantir sa qualité et son efficacité.

Cela ne devrait pas être relégué à quelques personnes ; assurez-vous plutôt de mener ces tests en utilisant de vrais employés et de vraies données pour simuler des scénarios qui pourraient réellement affecter votre entreprise et le fonctionnement de votre nouveau système logiciel.

La prochaine partie de cette étape est de s'assurer que vous avez identifié tous les problèmes survenus lors de vos essais et intégré les changements nécessaires. En fonction du calendrier que vous avez décidé pour la mise en œuvre, plus vous pouvez effectuer de tests, mieux c'est.

Cela vous aidera à trouver plus de cas particuliers et de problèmes moins évidents qui peuvent survenir avec l'afflux d'un grand nombre d'utilisateurs lors du lancement à l'échelle de l'entreprise ou de l'équipe.

6. Pratiquez la gestion du changement

Maintenant que vous avez terminé de résoudre les problèmes de votre système, il est temps de commencer à mettre les utilisateurs finaux à jour.

Cependant, vous devez entreprendre la gestion du changement avant de pouvoir commencer à les éduquer sur les détails du système et comment l'utiliser au mieux.

La gestion du changement fait référence au processus d'approche stratégique des changements de flux de travail et des meilleures pratiques qui accompagnent toute perturbation majeure des outils, des stratégies ou de la structure adoptés par une organisation. L'objectif est de s'assurer que le nouveau processus fonctionne à un niveau opérationnel et est adopté volontairement par les membres existants de l'organisation.

Ce processus va au-delà de simplement dire à votre équipe d'adopter un nouveau système. Assurez-vous qu'ils comprennent l'importance de ce que vous faites et comment cela peut directement les bénéficier ainsi que l'organisation dans son ensemble.

De plus, n'ayez pas peur de les laisser exprimer leurs préoccupations et frustrations. Après tout, bouleverser les meilleures pratiques et les flux de travail qui ont maintenu votre vie professionnelle quotidienne en marche pendant si longtemps peut être une chose effrayante. Prendre en compte ces craintes peut grandement contribuer à gagner les personnes individuelles de votre organisation afin qu'elles fassent un effort de bonne foi pour apprendre et s'engager avec le système ERP lorsque le moment viendra.

7. Formez votre équipe

Avec les attentes fixées et la raison du système maintenant clairement comprise par tous les utilisateurs finaux, vous pouvez enfin commencer à leur montrer comment fonctionne votre nouveau système ERP et comment il peut être utilisé pour révolutionner leurs flux de travail.

Même une fois cela fait, la formation nécessite un temps et un effort considérables de la part à la fois de l'enseignant et des utilisateurs finaux. Les deux parties seront probablement censées remplir leurs responsabilités normales pendant ce processus, donc la patience est de mise.

Bien que certains fournisseurs ou consultants externes fournissent une formation pour certaines solutions ERP, vous voulez vous assurer que vous avez un représentant interne aidant dans ce processus également. Après tout, la véritable valeur d'un système ERP réside dans la façon dont il interagit avec les capacités et les connaissances uniques de votre organisation.

8. Soutenez le système

L'impact d'un système ERP doit être véritablement ressenti dans toute une organisation pour qu'il soit continuellement soutenu par ceux qui le connaissent le mieux.

Vous devez vous assurer que votre administrateur système, développeur et tout autre membre d'équipe pertinent sont prêts à mettre à jour et à maintenir le système pour que tout fonctionne sans accroc. Cela peut impliquer de s'assurer que les données restent organisées et utiles ou de résoudre les bugs lorsqu'une nouvelle mise à jour ou fonctionnalité est ajoutée au système.

9. Évaluez le succès

Quand tout est dit et fait, vous allez vouloir jeter un long regard sur la façon dont toute la mise en œuvre s'est déroulée. Avez-vous sélectionné le bon fournisseur et les bons packages pour votre organisation et votre industrie spécifiques ? Auriez-vous pu passer plus de temps à former vos utilisateurs finaux pour une transition plus fluide ?

Quelle que soit la façon dont vous répondez à ces types de questions, il est important que vous continuiez à itérer et à viser un succès encore plus grand en travaillant dans votre nouveau système.

Au-delà de cela, il est également important d'évaluer l'impact du système sur l'entreprise dans son ensemble. Suivre le retour sur investissement et la façon dont votre équipe a exécuté par rapport aux objectifs et plans initiaux que vous avez définis pour la mise en œuvre et l'adoption du logiciel peut fournir des informations inestimables sur les prochaines étapes que vous pourriez avoir besoin de prendre.

Risques de mise en œuvre d'un ERP : 7 erreurs courantes

L'un des aspects les plus difficiles de l'exécution réussie d'un plan pour quelque chose d'aussi vaste que le logiciel ERP est d'éviter les pièges involontaires qui pourraient saper même les plans les mieux conçus.

Même avec une compréhension conceptuelle solide des systèmes ERP et du processus de mise en œuvre lui-même, il y a plusieurs choses dont vous devez rester vigilant pour garder tout sur la bonne voie.

1. Vous essayez de réduire les coins sur le temps ou les dépenses

Avant toute chose, vous devez réaliser une chose cruciale : la mise en œuvre d'un logiciel ERP prend du temps et de l'argent — beaucoup.

Malheureusement, ce fait est souvent perdu pour les membres de l'organisation qui ne sont pas bien versés dans les investissements requis et les gains potentiels d'un système ERP. En raison de la nature intensément compétitive de nombreuses industries, il peut y avoir une pression extrême pour produire des résultats rapidement et économiser de l'argent en le faisant.

Sans une connaissance conceptuelle approfondie de ce qu'il faut pour mettre en place un système ERP, il peut être facile de se concentrer sur les coûts à court terme sans tenir compte du potentiel de retour sur investissement à long terme.

2. Les fournisseurs peuvent pousser pour plus de modules et de fonctionnalités que vous n'en avez besoin

En fin de compte, les personnes qui connaissent les besoins de votre entreprise, c'est vous et vos collègues. Les fournisseurs et consultants ERP peuvent être des ressources inestimables pendant le processus de mise en œuvre. Cependant, comme pour toute entreprise, ils ont un intérêt à ce que vous dépensiez autant d'argent que possible avec eux.

Cela ne veut pas dire que vous devez ignorer les conseils que les consultants vous donnent. Loin de là ! Assurez-vous plutôt de comprendre leur orientation commerciale et d'avoir fait vos recherches avant d'accepter d'ajouter des services ou applications supplémentaires à votre contrat.

3. Vous n'innovez pas vos flux de travail commerciaux

Bien que les systèmes ERP fonctionnent principalement en automatisant les flux de travail et en coordonnant les initiatives commerciales, vous ne voulez pas simplement rendre vos anciennes pratiques opérationnelles plus rapides.

La mise en œuvre et la migration vers un système ERP offrent à la plupart des entreprises une opportunité passionnante de réorganiser leurs processus existants et de créer un nouvel ensemble de meilleures pratiques qui peuvent largement dépasser la capacité de leur organisation à répondre aux besoins des clients et à améliorer la communication inter-départementale.

4. Vous ne passez pas assez de temps à former les utilisateurs finaux

Il est étonnamment facile, lorsqu'on est pris dans le tourbillon de la mise en œuvre d'un système logiciel large et complexe comme l'ERP, de négliger complètement les besoins des utilisateurs finaux.

Le processus de mise en œuvre exige que vous et votre équipe développiez une compréhension approfondie des concepts et systèmes avec lesquels vous travaillez. Ce n'est pas le cas pour vos autres collègues.

Assurez-vous de prendre un peu de temps supplémentaire pour traduire les concepts de haut niveau en un programme de formation facilement digestible qui aborde le processus d'apprentissage d'un système ERP du point de vue d'un novice complet.

Ne pas le faire peut entraîner une mauvaise performance de la part des utilisateurs finaux et réduire considérablement le retour sur investissement global de votre système.

5. Vous ne faites pas votre diligence raisonnable pendant la phase de recherche

Bien qu'il soit vrai que les fournisseurs peuvent parfois essayer d'offrir plus de fonctionnalités que strictement nécessaire, cela ne signifie pas que vous êtes absous de toute responsabilité lorsqu'il s'agit de sélectionner le bon type de système ERP ou même les bons packages et modules au sein du système.

Très peu de gens parlent du fait que de nombreuses mises en œuvre d'ERP échouent parce que l'entreprise qui sélectionne son futur système ne fait pas sa diligence raisonnable dans le processus de sélection.

Que ce soit en raison d'une dépendance excessive aux consultants du fournisseur ou de la pression de la direction pour réduire le calendrier de mise en œuvre, l'échec à évaluer avec précision et objectivité les mérites — et même la compatibilité fondamentale — d'un système ERP potentiel peut être désastreux à long terme.

Comment pensez-vous que la direction va réagir lorsque, à mi-chemin du processus de mise en œuvre, le système sur lequel vous avez dépensé des centaines de milliers de dollars est incompatible avec vos processus commerciaux ou vos données ? Vous devez faire vos devoirs et bien les faire.

6. Vous n'avez pas l'adhésion de la direction

Le principal intéressé est un poste dans l'équipe pour une raison : vous avez besoin de lui pour ajouter de la légitimité aux changements radicaux que vous allez apporter à votre organisation avec la mise en œuvre d'un système ERP.

La politique interne a toujours été le fléau de l'exécution efficace du travail, et un plaidoyer précoce de la part de la direction peut grandement contribuer à empêcher cela de ruiner la mise en œuvre.

De plus, même s'ils n'ont peut-être pas un rôle direct dans les aspects techniques du processus, obtenir le soutien des décideurs clés pertinents dès le départ et être minutieux et transparent en ce qui concerne la gestion de leurs attentes peut grandement vous aider à obtenir le temps et l'espace dont vous avez besoin pour vous assurer que la mise en œuvre se déroule sans accroc.

7. Vous négligez d'intégrer pleinement vos processus commerciaux

Cela peut sembler évident, mais pour que votre système ERP fonctionne correctement, vous devez vous assurer que chaque élément pertinent de votre entreprise a été intégré et pris en compte au moment où la mise en œuvre est presque terminée et a atteint les mains des utilisateurs finaux.

Il peut être facile de se concentrer sur les aspects techniques de la mise en œuvre logicielle, tels que le développement d'applications, l'interface utilisateur et la sécurité, qui sont certainement vitaux pour le succès de votre système. Cependant, il est également impératif que vous développiez une compréhension complète des divers aspects de votre entreprise qui devront être automatisés et, inversement, de ce qui sera mieux servi en restant manuel.

Le logiciel ERP offre la plus grande valeur en fournissant une visibilité inégalée sur les exigences de votre entreprise et de l'industrie au sens large grâce à une coupe transversale de données extraites de diverses équipes et départements. Ne pas intégrer les connaissances de l'un pourrait signifier des résultats biaisés et inexacts pour le reste.

Mettre en œuvre un monde meilleur

Le processus d'entreprendre un projet énorme, comme la mise en œuvre d'un système ERP, peut être extrêmement intimidant. Non seulement vous devez vous familiariser avec une variété de concepts différents, de fournisseurs et de votre propre entreprise, mais vous devez également pratiquer une variété de compétences cruciales en gestion de projet.

Bien que de nombreux pièges et revers puissent faire échouer votre projet, les meilleures pratiques, plans et erreurs courantes contenues dans cet article devraient vous fournir une base solide sur laquelle construire une nouvelle période de croissance et d'opportunités pour votre organisation.

En mettant en œuvre votre système ERP, l'intégration d'outils puissants de business intelligence (BI) peut être la clé pour transformer vos données en informations exploitables.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.