Comment utiliser le libre-service des employés : votre équipe RH vous remerciera

Jour après jour, les responsables des ressources humaines sont inondés de demandes.

De répondre aux mêmes questions concernant les congés à fournir les dernières mises à jour concernant les déclarations fiscales, cela peut prendre beaucoup de temps et d'énergie pour s'assurer que tous les employés ont accès aux mêmes informations.

Si cela vous semble familier, il est peut-être temps de s'assurer que votre équipe RH cesse d'être l'intermédiaire alors que votre organisation passe tout au numérique sous la forme de l'auto-service des employés.

En général, l'ESS peut être trouvé dans les portails RH et les systèmes de gestion de la main-d'œuvre en tant que fonctionnalité à laquelle les employés ont accès. De la paie, des horaires et des informations sur les avantages sociaux, les employés peuvent mettre à jour leurs propres informations chaque fois que nécessaire.

Éléments communs des portails d'auto-service des employés

L'équipe de votre département des ressources humaines a une longue liste de tâches à accomplir jour après jour, et elle ne fait que s'allonger si elle doit constamment apporter de petits changements aux détails des employés. Heureusement, les portails d'auto-service des employés peuvent libérer leur journée car ils permettent à l'employé de faire les changements à son propre rythme.

Un HRMS typique contient une longue liste de données et d'informations sur vos employés. Ce que vos employés peuvent faire dans le système ESS dépendra de ce que le logiciel permet, mais certains des détails courants que les employés peuvent changer avec un portail ESS incluent :

• Informations personnelles : Cela inclut les informations de contact telles que leur adresse personnelle, numéro de téléphone, contacts d'urgence et nom.
• Données de paie : Tout ce qui est lié à leurs bulletins de paie, dépôt direct, détails de retenue fiscale, sécurité sociale, informations bancaires, et plus encore.
• Politiques de l'entreprise : Politiques, procédures ou tout ce qui concerne le manuel de l'entreprise.
• Gestion du temps et des horaires : Si vos employés suivent leurs heures travaillées, ils peuvent le faire ici. Certains portails permettent également aux employés de laisser une demande de congé payé et de suivre les congés maladie ici aussi. Ils peuvent également voir le temps de vacances accumulé.
• Dépenses de voyage et remboursement : Lorsqu'un employé emmène un client dîner ou a voyagé à une conférence hors de l'État, les portails ESS leur permettent de soumettre facilement tous les détails et reçus pour être remboursés facilement.
• Détails des avantages : Chaque fois qu'un employé souhaite s'inscrire à un programme d'avantages sociaux, à une période d'inscription ouverte ou à une police d'assurance santé, il peut le faire directement dans le portail.

Beaucoup des détails énumérés ci-dessus peuvent être considérés comme des informations hautement sensibles. Pour cette raison, la sécurité est un élément crucial d'un portail d'auto-service des employés, car vous ne voulez pas que n'importe qui puisse voir, modifier et gérer ces détails. Heureusement, de nombreux systèmes ESS sont conçus en tenant compte de cela et sont dotés d'éléments de confidentialité et de sécurité intégrés.

Par exemple, avant que des modifications puissent être apportées, un employé doit passer par une page de connexion protégée par un pare-feu. De nombreux portails ESS utilisent également une authentification à deux ou plusieurs facteurs, en plus d'un identifiant utilisateur, pour une sécurité accrue.

Avantages de l'auto-service des employés

Vous vous demandez ce qu'un portail d'auto-service des employés peut apporter à votre organisation ? Découvrez les avantages qu'ils peuvent apporter à votre département RH et aux employés.

Efficacité améliorée

De l'enregistrement des heures de travail à la demande de congés, tout en un seul endroit, les portails d'auto-service des employés rendent les employés plus efficaces. Il n'est plus nécessaire d'envoyer plusieurs e-mails à différentes personnes pour demander une approbation ou de parcourir le bureau pour trouver la personne dont vous avez besoin pour signer un formulaire.

De plus, lorsque les RH doivent collecter des informations, cela peut être fait rapidement et sans avoir besoin de multiples rappels lors des réunions du lundi matin.

Lorsqu'un portail ESS est utilisé, les employés et les professionnels des RH passent moins de temps sur des tâches banales et plus de temps à travailler sur des tâches qui font mieux croître l'entreprise. Cela réduira également la charge de travail des professionnels des RH, car tout ce que les employés peuvent faire eux-mêmes aide à réduire le travail administratif.

Informations des employés à jour

Quelqu'un de votre personnel a-t-il changé de nom, déménagé dans une autre ville ou mis à jour son numéro de téléphone ? Il y a de fortes chances que cela arrive un jour. Et si votre bureau compte des centaines de personnes, cela pourrait potentiellement entraîner de nombreux goulots d'étranglement lorsque vous essayez de joindre la bonne personne.

Lorsque votre entreprise utilise des portails ESS, non seulement votre équipe RH n'aura pas à passer d'innombrables heures à s'assurer que ces informations sont exactes, mais l'employé peut mettre à jour ses informations personnelles dans l'annuaire du personnel à son propre rythme au fur et à mesure qu'elles changent, s'assurant qu'elles sont toujours correctes. S'il y a une erreur, ils peuvent la mettre à jour en temps réel au lieu d'avoir à envoyer un message ou un e-mail aux RH pour la corriger en leur nom.

Transparence concernant toutes les informations

À tout moment, un employé peut se connecter au portail d'auto-service des employés, consulter les informations stockées et confirmer qu'elles sont authentiques. Les documents relatifs à leurs propres avantages, les révisions de leur salaire ou de leur titre, les mises à jour des politiques de l'entreprise, et plus encore, peuvent tous être stockés en un seul endroit - les rendant faciles à consulter à tout moment.

De plus, les informations concernant les congés et les dossiers de présence sont accessibles à tous les employés, ce qui signifie qu'ils n'auront pas à traquer quelqu'un de votre équipe RH avec des questions sans fin sur si leur congé a été approuvé ou si une personne particulière est absente du bureau.

« Du côté des RH, cela nous aide à être transparents en documentant toutes nos politiques et processus. De plus, cela réduit considérablement le temps administratif pour nous. »

Dave Faulk
Directeur du développement des talents et de l'organisation chez G2

Dave Faulk a continué à partager ses réflexions sur l'auto-service des employés en ajoutant : « Du côté de l'employé, cela élimine la confusion et leur permet d'obtenir ce qu'ils veulent quand ils en ont besoin, sans avoir à attendre qu'un représentant des RH réponde à leur demande ou question. »

De plus, partager et mettre en évidence les changements de politique de l'entreprise est plus facile que jamais. Parce qu'il peut être difficile d'alerter tous les employés des changements manuellement, et que les dépliants se retrouvent généralement à la poubelle, un ESS peut rendre l'alerte de tout le monde à un changement aussi simple que d'envoyer un message ou une alerte dans le portail.

Amélioration du moral des employés

En plus des formulaires de congé et des détails sur les programmes de bien-être de votre entreprise, un portail de système d'auto-service des employés peut également abriter un annuaire des employés avec un calendrier pour les anniversaires, les anniversaires de travail et d'autres jalons. Ils peuvent également servir de lieu où les employés et les membres de l'équipe peuvent communiquer et partager des idées et travailler ensemble sur des projets similaires.

Un portail d'auto-service des employés peut être un lieu tout-en-un pour que les employés interagissent les uns avec les autres et améliorent les relations.

Inconvénients de l'auto-service des employés

Il est indéniable que tous les avantages que l'ESS peut apporter à votre organisation, mais vous devez également être conscient de certains des inconvénients potentiels.

Formation supplémentaire

Lorsque votre entreprise met en œuvre pour la première fois un ESS, cela représente une autre solution logicielle sur laquelle vos employés devront être formés. Il peut y avoir de nombreux aspects différents, formulaires et sections du système, ce qui signifie que la formation peut prendre plus de temps que ce à quoi vous êtes habitué avec d'autres outils. De plus, toute personne au sein des RH et de l'informatique aura besoin d'une formation supplémentaire sur le nouveau système pour aider à résoudre les problèmes lorsqu'ils surviennent ou lorsque les membres de l'équipe ont des questions.

Erreur humaine

Comme tout ce qui est mis à jour par un humain plutôt que par une machine, il y a une possibilité d'erreur. Ces erreurs pourraient se produire lorsque des informations sont mises à jour dans les dossiers du personnel, mais aussi si l'utilisateur n'est pas familier avec le système et n'a pas reçu une formation adéquate.

Coût

Un portail d'auto-service des employés, tout comme toute autre application que votre entreprise utilise, va (généralement) coûter de l'argent. Jetez un œil au budget logiciel de votre entreprise et réduisez la fourchette de prix d'un ESS qui rationalisera vos processus sans casser la banque.

Mise en place de l'auto-service des employés

Une fois que vous avez décidé d'un outil de gestion de la main-d'œuvre qui englobe l'auto-service des employés, il est temps de configurer vos employés. Le faire est relativement simple après avoir décidé d'une application.

Tout d'abord, l'équipe RH doit ajouter des documents au portail ESS auxquels vous souhaitez que tous les employés aient accès. Une fois qu'ils sont tous des formulaires liés aux politiques et procédures, vous créerez ensuite un compte pour chaque employé. Vous pouvez créer des mots de passe généraux en leur nom et ensuite insister sur le fait qu'il leur appartient de configurer un mot de passe plus sécurisé qu'ils peuvent se souvenir.

Une fois qu'ils sont connectés, assurez-vous que chaque employé prend le temps de vérifier l'exactitude de ses informations. Que ce soit lors d'une réunion, d'un e-mail ou d'un document d'instructions, expliquez à vos employés ce qu'ils peuvent faire dans leurs comptes ESS, ce qu'ils pourront changer et quels documents ils peuvent trouver à leur disposition.

Assurez-vous de vous référer à ce portail chaque fois que les employés posent des questions concernant les RH et la paie, afin qu'ils puissent se familiariser avec le portail et le considérer comme leur source unique de vérité. Tous les responsables RH et les responsables d'autres départements doivent travailler ensemble pour rendre l'utilisation du portail par les employés aussi courante et répandue que possible.

Plus de temps pour ce qui compte

Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les systèmes d'auto-service des employés peuvent rendre le rôle quotidien d'un professionnel des RH plus rationalisé. Ils ne seront plus l'intermédiaire et ne seront plus submergés de nombreuses demandes de mise à jour des informations personnelles ou de questions répétées concernant les demandes de congés.

Vous cherchez à rendre votre bureau encore plus efficace ? Découvrez les tenants et aboutissants de la planification de la main-d'œuvre et comment vous pouvez garder vos employés en ligne avec les changements, objectifs et missions de l'entreprise.