L'intégration des employés varie en fonction de l'étape de l'expérience employé dans laquelle vous vous trouvez.

Savoir quand introduire chaque section de l'intégration peut être difficile à discerner. Quand est-il préférable de faire remplir les papiers à un nouvel employé ? Quand devrait-il recevoir son premier projet ? Ne pas avoir les réponses à ces questions pourrait frustrer vos prospects. En fait, saviez-vous que 88 % des employés ont mal géré leur intégration ? Aïe.

Mais ne vous inquiétez pas, nous avons fait le gros du travail pour vous. Voici votre feuille de route ultime pour l'intégration des employés, complète avec des astuces et conseils pour créer une expérience mémorable.

Votre feuille de route ultime pour l'intégration des employés

Plusieurs facteurs contribuent à une intégration réussie des employés. En tant que professionnel des ressources humaines, votre rôle est de veiller à ce que tout se déroule sans accroc. Vous êtes le chef de projet de l'expérience employé. Il s'agit de plus que de créer une checklist d'intégration, il s'agit de créer une expérience. Nous avons votre guide pour créer une expérience d'intégration parfaite pour chaque étape de l'expérience employé.

Comment se préparer avant que votre nouvel employé commence

Bien que cela puisse sembler beaucoup de travail, s'assurer que vos nouvelles recrues se sentent bien accueillies et préparées dès le premier jour est crucial pour garantir qu'elles commencent bien avec votre entreprise !

1. Envoyez-leur un email de bienvenue

Tout le monde ressent une certaine nervosité avant de commencer un nouvel emploi. L'une des choses clés que vous pouvez faire pour aider un nouvel employé à se débarrasser de ces nerfs est de lui envoyer un email de bienvenue avant qu'il ne commence. Montrez à votre nouvelle recrue que vous êtes enthousiaste à l'idée qu'elle commence et répondez à toutes les questions qu'elle pourrait avoir sur son premier jour à l'avance.

Vous devriez envoyer votre email de bienvenue quelques jours avant leur date de début. Cela permettra à votre nouvel employé de revoir les informations et de poser toutes les questions qu'il pourrait avoir.

2. Préparez tout pour leur arrivée

En tant que professionnel des ressources humaines, votre objectif est de créer une expérience accueillante pour votre nouvelle recrue. Créer une liste de toutes les choses dont votre employé aura besoin le premier jour peut sembler intimidant, mais ne vous inquiétez pas, nous avons quelques éléments pour vous aider à démarrer.

Cela peut souvent être la partie la plus chronophage du processus, mais c'est la plus importante. Vous voudrez travailler avec chaque manager individuel pour comprendre les besoins uniques de chaque nouvelle recrue. L'intégration d'un nouvel employé travaillant pour les ventes pourrait nécessiter des matériaux différents de quelqu'un travaillant dans l'informatique. Assurez-vous de mettre chaque employé sur la voie du succès.

3. Informez tout le monde qu'ils commencent – sérieusement

Que vous le croyiez ou non, certaines entreprises oublient d'informer leurs employés actuels qu'une nouvelle recrue commence. Non seulement cela va confondre vos employés actuels, mais cela fera que le nouvel employé se sentira mal accueilli et mal à l'aise lors de son premier jour.

Une fois que votre nouvel employé a signé sa lettre d'offre, envoyez un email d'introduction le vendredi avant qu'il ne commence. Incluez une brève biographie à leur sujet et un lien vers leur profil LinkedIn. Cela donnera à tout le monde une chance de se connecter avec la nouvelle recrue en ligne et de se familiariser avec elle avant son premier jour.

À quoi ressemble l'intégration des employés le premier jour ?

Il y a un équilibre délicat entre être sous-préparé pour le premier jour d'un employé et être trop préparé. Rappelez-vous, votre nouvelle recrue est probablement nerveuse et se sent submergée en commençant un nouvel emploi. Ne faites pas l'erreur de surcharger votre nouvel employé avec trop d'informations à la fois. Gardez les choses légères et décontractées pour le premier jour.

À quoi ressemble le premier jour idéal pour un nouvel employé ? Cela dépend vraiment de la culture de votre lieu de travail et de votre secteur, mais voici quelques points de départ.

1. Montrez-leur d'abord toutes les choses importantes

La première chose que vous devriez faire est d'emmener votre nouvelle recrue à son bureau et de lui laisser poser ses affaires. La journée sera remplie de déplacements et de rencontres avec de nouvelles personnes. Vous ne voulez pas qu'ils aient à porter leur sac à dos ou leur sac à main partout avec eux.

Une fois que vous avez fait cela, montrez-leur où se trouvent les toilettes et offrez-leur la possibilité de les utiliser. Cela donnera à votre nouvel employé une chance d'utiliser les toilettes s'il en a besoin et évitera des questions gênantes à ce sujet plus tard.

2. Débarrassez-vous de la paperasse

La prochaine priorité pour l'intégration des employés devrait être la paperasse. Vous et votre nouvelle recrue devriez trouver une salle calme où vous pouvez passer en revue les termes de leur emploi, les informations sur les avantages et la rémunération, les accords de non-concurrence, les papiers d'emploi d'État et fédéraux, et le manuel de l'employé.

Prévoyez au moins une heure pour passer en revue tous ces documents et laissez votre nouvelle recrue le temps de tout lire avant de le signer. Une fois que tout a été examiné et signé, donnez à votre nouvel employé une copie pour ses dossiers et faites-lui savoir que vous êtes disponible s'il a des questions.

3. Concentrez-vous sur la rencontre des gens

Le reste du premier jour devrait être consacré à faire connaissance avec tout le monde. Emmenez votre nouvel employé déjeuner avec l'équipe et laissez-le rencontrer tout le monde dans un environnement plus détendu. Vous devriez toujours proposer de payer l'addition pour la nouvelle recrue. Prévoyez environ une heure et demie pour votre déjeuner d'équipe, et ne paniquez pas si le temps dépasse. Il s'agit de les faire se sentir les bienvenus !

4. Faites-leur faire un tour du bureau et présentez-les à ceux qu'ils n'ont pas encore rencontrés

Après votre déjeuner d'équipe, montrez-leur les locaux et présentez-les à ceux qu'ils n'ont pas encore rencontrés. Montrez à votre nouvel employé où se trouve le bureau de son supérieur et où se trouve votre bureau au cas où il aurait des questions. Vous devriez également couvrir où se trouvent la salle de pause, la salle de téléphone et la cuisine.

N'oubliez pas de demander à votre nouvelle recrue si elle a des questions au fur et à mesure de la visite. Souvent, les nouveaux employés sont submergés et ne voudront pas poser de questions à moins d'y être invités. Donnez-leur l'occasion de dire ce qu'ils ont en tête.

5. Laissez-les partir tôt

Les présentations et la paperasse sont les deux choses les plus importantes à régler le premier jour. Une fois celles-ci terminées, laissez votre nouvelle recrue terminer sa journée plus tôt. Accompagnez-les à la porte et dites-leur combien il a été agréable de les rencontrer et que vous avez hâte qu'ils travaillent avec l'entreprise.

À quoi ressemble l'intégration des employés pendant la première semaine ?

Après avoir surmonté les nervosités du premier jour, vous pouvez vous concentrer sur la mise à niveau de votre nouvel employé. La première semaine de travail est cruciale pour faire savoir à votre nouvelle recrue à quoi s'attendre et lui montrer à quel point elle est précieuse pour votre équipe. Voici quatre façons de le faire pendant la première semaine d'intégration d'un nouvel employé.

1. Commencez leur orientation et leurs formations en ligne

Si votre processus d'intégration des employés inclut une formation ou une orientation obligatoire, vous devriez viser à les compléter pendant la première semaine. Essayez de répartir les sessions de formation sur plusieurs jours pour que le processus d'intégration ne devienne pas accablant.

Vous pouvez également utiliser un mélange de programmes de formation en ligne et en personne pour aider à garder votre formation fraîche. Les plateformes d'apprentissage en ligne sont parfaites pour permettre aux employés de travailler à leur propre rythme et de se guider eux-mêmes à travers le processus d'intégration des employés.

Ces programmes vous donnent la flexibilité de fixer des délais, d'inclure des vérifications des connaissances et de suivre les progrès des employés. Si vous anticipez que les nouveaux employés auront du temps libre pendant le processus d'intégration, vous pouvez utiliser des programmes de formation en ligne pour leur donner quelque chose à faire.

Cela leur fournira de la clarté pour leur nouveau poste et leur donnera la chance de poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir. Cela aidera également le manager recruteur à définir les attentes pour ce qu'il attend de son nouvel employé. Une communication claire dès le début du processus d'intégration des employés est la clé du succès.

Alors que votre nouvelle recrue commence le processus d'intégration des employés, elle va se demander comment elle s'intègre dans le tableau d'ensemble. Il est important que vous planifiiez un moment pour que votre nouvelle recrue rencontre en tête-à-tête son nouveau manager pour passer en revue son rôle et ses objectifs.

2. Donnez-leur un projet facile pour commencer

Discutez avec le manager recruteur de votre nouvel employé et réfléchissez à un premier projet simple que le nouvel employé peut commencer à travailler. Il est important de s'assurer que ce projet est quelque chose qui se rapporte à leur rôle et qui ajoutera de la valeur à l'entreprise.

Donner à votre nouvel employé un projet sur lequel travailler lui donnera l'impression de faire un travail réel au lieu de simplement assister à des réunions pendant sa première semaine. Cela vous donnera également un aperçu rapide de ses forces et des domaines dans lesquels il pourrait avoir besoin d'aide pour s'améliorer. De plus, cela empêchera votre nouvel employé de s'ennuyer pendant son temps libre.

À quoi ressemble l'intégration des employés un mois après ?

Après la première semaine, votre nouvel employé est probablement en train de prendre le rythme du nouveau travail, mais votre expérience d'intégration des employés ne s'arrête pas là. Pour garantir un succès continu, vous devez régulièrement faire le point avec votre nouvelle recrue. Voici quatre choses que votre expérience d'intégration des employés devrait inclure un mois après.

1. Faites le point après les 30 premiers jours

Ce n'est pas une évaluation de performance ; c'est plutôt un point informel pour voir comment les choses se passent. Asseyez-vous avec le nouvel employé et discutez avec lui de son expérience. Passez en revue sa formation et son intégration, demandez-lui ce qu'il a apprécié dans le processus et ce qui pourrait être amélioré. Cela vous permettra de voir quels angles morts votre nouvel employé a encore besoin d'aborder et vous donnera l'occasion d'améliorer votre processus d'intégration des employés.

2. Fixez des objectifs de performance à long terme

Une fois que votre nouvel employé se sent à l'aise dans son rôle, il est temps de fixer des objectifs de performance pour lui. Une façon simple de le faire est de créer un plan de développement de carrière pour votre nouvel employé. Montrez-lui ce que vous envisagez comme succès pour les six premiers mois et donnez-lui quelques indicateurs clés qu'il peut viser à atteindre.

Laissez votre nouvel employé partager ses idées sur ce qu'il envisage pour le rôle. Ne limitez pas vos employés en leur dictant tout. Gardez les lignes de communication ouvertes et laissez leurs idées nouvelles influencer la conversation.

3. Fournissez-leur un mentor

Attribuer un mentor à votre nouvel employé est un excellent moyen d'aider au processus d'intégration. Un mentor fournira à votre nouvel employé quelqu'un d'autre que son manager à qui il pourra poser des questions sur le rôle. Cela vous donnera également l'occasion de les associer à des employés performants que vous souhaitez que votre nouvelle recrue apprenne.

4. Donnez-leur une chance de vous donner un retour

Planifiez une réunion avec votre nouvel employé et prenez le temps d'écouter et de répondre à toutes les préoccupations qu'il pourrait avoir. Si votre nouvel employé se sent encore mal à l'aise avec un certain programme logiciel, vous devriez planifier une formation pour le mettre à niveau. Passez en revue la réunion avec le manager de l'employé et faites-lui savoir ce qu'il peut faire pour offrir à la nouvelle recrue une expérience améliorée.

L'expérience d'intégration des employés est longue

C'est pourquoi il est si important d'avoir un plan clair pour la transition des nouveaux employés dans votre entreprise. Créer un processus d'intégration uniforme vous aidera à rester sain d'esprit pendant la folie qui se déroule lorsqu'une nouvelle recrue commence et aidera vos nouveaux employés à se sentir les bienvenus et prêts à saisir la journée !