Vos e-mails sont-ils en sécurité ? L'archivage des e-mails peut vous faire économiser des millions.

Les outils de communication vont et viennent, mais l'email reste le roi de la communication.

La correspondance initiée par email est si importante dans le monde des affaires qu'il est presque impossible pour une organisation de fonctionner sans échanger de données par email. Les grandes entreprises, les entreprises de taille moyenne et même les petites entreprises utilisent l'email pour effectuer des transactions, échanger des informations et se connecter avec des clients et d'autres entreprises.

Mais que se passe-t-il avec tous vos emails importants lorsque votre ordinateur plante ? Ou pire, que se passe-t-il si quelqu'un vole des données sensibles du serveur de votre entreprise ?

D'un outil de communication à l'augmentation des capacités d'autres logiciels, un serveur de messagerie est devenu une partie intégrante de l'infrastructure informatique de toute organisation. Avec cela à l'esprit, les entreprises d'aujourd'hui cherchent des moyens d'améliorer leurs systèmes de messagerie pour de meilleures performances et pour protéger le flux d'informations numériques.

Une façon pour les entreprises d'éviter la perte de données est l'archivage des emails. Mettre en œuvre un logiciel d'archivage des emails réduit le risque de perdre des données d'email. Les messages électroniques sont facilement récupérés si les utilisateurs suppriment ou perdent des emails importants.

L'archivage des emails est l'une des méthodes les plus utiles de gestion des données. Ce processus implique de conserver les messages électroniques que les entités commerciales envoient et reçoivent. Il couvre tout, de la récupération à la tenue de registres et à la conformité réglementaire, entre autres choses.

Avec le nombre d'emails qui augmente chaque jour, vous avez besoin d'une approche organisée pour mieux les gérer. Il est assez facile de catégoriser, gérer et récupérer les informations archivées avec peu d'effort. L'archivage massif des emails aide également à réduire le temps passé à gérer les messages et à diminuer les coûts de stockage et de système.

En 2020 seulement, environ 306,4 milliards d'emails ont été envoyés et reçus chaque jour. Sauvegarder chaque email est inutile. Cela augmente le coût et la durée des processus de découverte électronique. Il est également peu fiable de compter sur les utilisateurs pour archiver leurs emails. Lorsqu'ils oublient ou ne savent pas quoi archiver, une entreprise est tenue responsable, surtout si l'email est requis pour des litiges ou des audits.

Archiver les emails manuellement est un processus fastidieux, et vous avez besoin d'une solution robuste pour vous aider. Une solution d'archivage des emails fait tout le travail lourd et archive, stocke et conserve les emails pour vous automatiquement.

Importance de l'archivage des emails

L'email n'est pas seulement une forme essentielle de communication numérique ; c'est aussi une source d'information vitale pour les entreprises. Mais, gérer cet actif peut être difficile. Les données envoyées par email ne sont pas stockées dans un emplacement séparé mais dans les boîtes de réception des employés, créant de nombreux silos de données avec des années de connaissances qui s'élargissent chaque jour.

Préserver ces connaissances au fil du temps pour que les pairs puissent les utiliser est crucial pour le succès d'une entreprise. Il y a cinq raisons principales pour lesquelles une organisation devrait archiver ses emails.

1. Continuité des affaires

Le temps d'arrêt moyen pour une entreprise après une attaque par ransomware est de 21 jours. Cela équivaut à des millions perdus en opportunités manquées. Ce temps d'arrêt est uniquement pour les organisations avec des sauvegardes adéquates. Si une entreprise n'a pas de sauvegardes appropriées, elle passera plus de temps à récupérer des emails, à configurer de nouveaux domaines et à effectuer d'autres tâches longues et fastidieuses.

Chaque employé de votre organisation a de nombreux messages électroniques critiques pour l'entreprise dans sa boîte de réception. En cas de catastrophe, ils peuvent avoir besoin d'accéder à des services et des données critiques probablement contenus dans ces messages électroniques. L'archivage des emails permet aux entreprises de conserver un référentiel de tous les emails entrants et sortants qui peuvent être rapidement sauvegardés et récupérés.

De nombreuses entreprises incluent des sauvegardes de leurs appareils, fichiers et serveurs dans le cadre de leur stratégie de reprise après sinistre (BDR). Elles ignorent généralement de sauvegarder les messages électroniques. C'est là qu'une solution d'archivage aide les administrateurs de messagerie à protéger les messages électroniques de la corruption et à restaurer rapidement les comptes avec un contenu intact.

2. Conformité

Bien que toutes les entreprises soient soumises à un engagement de conformité qui exige la conservation et la production d'informations de l'entreprise, certains secteurs sont soumis à des exigences réglementaires plus strictes et parfois exigeantes.

Les services financiers, la santé, les produits pharmaceutiques et l'énergie sont quelques secteurs soumis à des réglementations de conformité strictes. La loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), l'Autorité de régulation de l'industrie financière (FINRA), la loi Sarbanes-Oxley (SOX) et le règlement général sur la protection des données (RGPD) sont quelques-unes des réglementations obligatoires que les entreprises doivent suivre.

Les entreprises devraient rechercher une solution d'archivage qui répond à leurs exigences de conformité. La plupart des industries réglementées nécessitent des solutions avec une approche granulaire basée sur des politiques qui conserve les données pendant une période de temps spécifique.

3. Support juridique

Les entreprises opèrent dans des environnements constamment critiqués et soumis à des litiges ou à des enquêtes légales. La découverte en litige est le processus par lequel un tribunal de justice demande aux parties impliquées dans un litige de soumettre des données pertinentes pour l'affaire.

En cas d'audit, de découverte électronique ou d'enquête impliquant l'entreprise, celle-ci doit rechercher ses fichiers et fournir toutes les informations connexes au tribunal. Il est crucial de faire la soumission dans un délai raisonnable sans épuiser les ressources. Le coût de la production de détails pour un litige peut être énorme, souvent supérieur aux dommages poursuivis dans un procès.

C'est courant pour les entreprises qui manquent d'une stratégie d'archivage des emails appropriée. Les solutions d'archivage des emails stockent de manière sécurisée et systématique les enregistrements des emails dans un référentiel central, facile à rechercher, où les individus ne peuvent pas altérer le contenu des emails.

4. Gestion des connaissances

Le système de messagerie d'une entreprise sert de référentiel de connaissances d'entreprise. Il peut contenir une grande quantité de données d'email précieuses, souvent critiques pour une entreprise. Permettre aux utilisateurs d'accéder à cet actif d'entreprise peut les rendre plus productifs. Même les organisations qui utilisent des outils pour isoler les informations, tels que les logiciels CRM, dépendent encore fortement de l'email pour communiquer clairement.

Un système d'archivage des emails fournit des outils de gestion des connaissances appropriés tels que le tri des enregistrements d'email, la recherche avancée et les fonctions de récupération. Cela permet aux administrateurs informatiques et aux utilisateurs finaux de gérer la base de connaissances au sein de l'archive d'emails de l'entreprise.

5. Gestion du stockage

Les entreprises utilisent souvent des quotas de stockage d'email pour empêcher les magasins de messages de s'étendre et de dégrader les performances du serveur. L'inconvénient des quotas est leur impact sur la productivité des utilisateurs finaux. Les quotas peuvent avoir des conséquences plus graves que simplement empêcher les utilisateurs d'utiliser leur email lorsqu'ils manquent d'espace de stockage. Par exemple, les quotas et les obstacles qui en résultent peuvent forcer les utilisateurs à supprimer des emails critiques pour permettre de nouveaux emails.

L'augmentation de l'utilisation des emails et l'augmentation relative de la taille des emails impactent l'efficacité, la fiabilité et la vitesse des serveurs de messagerie d'entreprise. En conséquence, le stockage des emails en ligne nécessite plus d'espace de stockage physique et de matériel pour gérer les charges du serveur. Les réglementations de conformité des emails ont également contribué à la demande accrue de stockage.

Bien que les solutions de stockage puissent résoudre le problème de la croissance du stockage des emails, un système d'archivage des emails est une bien meilleure option. En plus de créer un référentiel centralisé d'emails, le logiciel d'archivage compresse les messages électroniques, ce qui entraîne des économies significatives en termes d'utilisation de disque par rapport au stockage de courrier conventionnel.

Une solution d'archivage des emails archive les emails d'entreprise sans stocker localement des fichiers PST volumineux. Étant donné que les fichiers PST nécessitent 2 à 5 fois la capacité de stockage physique d'une archive d'emails, cela entraînerait des économies de stockage significatives.

Comment fonctionne l'archivage des emails ?

Archiver les emails un par un est un défi. La majorité des emails sont stockés sur votre système ou un serveur sur Internet. Cela dépend du système de messagerie de l'utilisateur.

Archivage des emails stockés localement

Lorsque vous avez une application de messagerie installée sur le système, l'email est stocké dans le dossier de fichiers de l'application. La plupart des clients de messagerie de bureau incluent une option de menu pour archiver une copie de votre email. La fonction est la même dans tous les programmes de messagerie, mais la terminologie ou le processus peut varier légèrement.

Une procédure standard consiste à sélectionner le dossier ou le répertoire d'email que vous souhaitez archiver, puis à choisir "Fichier > Enregistrer sous" ou "Fichier > Archiver" ou "Fichier > Exporter" ou quelque chose de similaire. Parfois, les utilisateurs sont invités à spécifier le format dans lequel ils souhaitent enregistrer leur email.

Archivage des emails stockés à distance

Les emails sont stockés sur des serveurs distants par des services de messagerie basés sur le Web. Seuls quelques services Web bien connus permettent aux utilisateurs de télécharger leurs emails depuis les serveurs de messagerie. D'autres exigent que les utilisateurs paient pour un service premium. Vous ne pourrez peut-être pas télécharger des emails lorsque vous utilisez leur service gratuit.

La plupart des services de messagerie basés sur le Web ont deux façons d'archiver les emails distants : archiver individuellement un email en le déplaçant de la boîte de réception vers le dossier d'archive et archiver en masse un grand nombre d'emails vers le dossier d'archive.

Solutions d'archivage des emails

Les méthodes ci-dessus d'archivage des emails reposent sur les utilisateurs pour maintenir chaque archive à jour. L'informatique peut sauvegarder l'email d'un utilisateur, mais cela peut prendre des semaines pour retrouver quelque chose de spécifique. L'avènement de logiciels fournissant des services d'archivage d'emails hautement spécialisés aide les entreprises à organiser les données de milliers de boîtes aux lettres.

Plusieurs solutions tierces d'archivage des emails permettent aux entreprises d'archiver des emails et d'effectuer d'autres tâches d'organisation du courrier. Un outil d'archivage des emails améliore un système de messagerie existant. L'administrateur peut configurer des règles pour spécifier quels emails sont déplacés vers l'archive et quand, ou s'ils doivent être supprimés des boîtes aux lettres du serveur une fois archivés. Le système les stocke ensuite dans un environnement cloud sécurisé et accessible.

La plateforme d'archivage des emails génère un index consultable, triant les emails en vrac en quelques minutes. Les entreprises obtiennent généralement une option d'archivage des emails dans le cadre d'une suite complète de logiciels en tant que service (SaaS) pour la sauvegarde et la reprise après sinistre, la gouvernance des emails ou la gestion du cycle de vie de l'information. Certains fournisseurs proposent également l'archivage des emails en tant que produit autonome.

Types de solutions d'archivage des emails

Un bon système d'archivage des emails peut aider les organisations à retrouver rapidement des informations. Des fonctionnalités telles que les fonctions de recherche peuvent localiser des informations sans complications techniques. Cette capacité à trouver rapidement des données sur les disques de stockage aide les employés à travailler efficacement.

Archivage des emails sur site

L'archivage des emails sur site est également connu sous le nom d'archivage des emails en interne. Il nécessite que le client achète le logiciel et l'infrastructure matérielle nécessitant une installation dans l'environnement serveur de l'organisation.

Une option d'archivage des emails en interne implique de stocker les archives d'emails sur un serveur au sein de l'installation de l'entreprise. Le plus grand avantage de l'archivage sur site est que le matériel sensible est stocké derrière le pare-feu de l'entreprise et géré par des employés internes. Cela permet un meilleur contrôle de l'intégrité des données et de la confidentialité. Étant donné que l'organisation dépend uniquement et indépendamment de ses propres ressources, elle peut examiner son statut de conformité à tout moment.

L'inconvénient principal est l'investissement initial élevé et l'impact immédiat que la plateforme pourrait avoir sur la division informatique de l'entreprise. Pour mettre en place une archive d'emails interne, l'organisation doit d'abord acheter un logiciel d'archivage des emails approprié et le matériel (serveur) pour héberger l'archive.

Archivage des emails basé sur le cloud

Les solutions d'archivage des emails basées sur le cloud sont moins chères à mettre en œuvre que les alternatives sur site. Les entreprises peuvent démarrer immédiatement sans investir dans du matériel ou des ressources informatiques. Les dépenses de fonctionnement sont également peu coûteuses car le fournisseur met généralement en œuvre de nouvelles capacités et des mises à jour logicielles/matérielles.

Dans une solution hébergée dans le cloud, un programme logiciel sur le serveur de messagerie de l'entreprise enregistre tous les messages électroniques. Il envoie les messages hors site via Internet à un entrepôt de données tiers pour archivage. Les utilisateurs autorisés peuvent ensuite utiliser un navigateur Web ou une application de messagerie appropriée pour consulter les données hors site.

Archivage des emails vs sauvegarde des emails

Malgré plusieurs outils de communication alternatifs, l'email reste l'outil de communication le plus puissant pour les entreprises du monde entier. En raison de cette dépendance constante à l'email, l'archivage et la sauvegarde des emails sont essentiels à la continuité des affaires. Cependant, le récit devient plus difficile pour les entreprises qui doivent respecter les normes réglementaires et se préparer à la découverte électronique.

Bien que l'archivage et la sauvegarde des emails soient des opérations commerciales liées, il existe encore des idées fausses sur la différence entre sauvegarde et archive. Les gens utilisent fréquemment ces termes de manière interchangeable, mais ce sont des solutions différentes.

Étant donné que vous vous demandez si vous avez besoin d'un système de sauvegarde ou d'archivage des emails, la réponse est simple : vous avez besoin des deux pour des raisons différentes. La sauvegarde et l'archivage des emails fonctionnent de concert pour fournir la solution la plus complète pour stocker et protéger les données critiques pour l'entreprise.

Sauvegarde des emails

Une sauvegarde des emails est une capture instantanée de la base de données de messagerie de l'entreprise à un moment donné. À tout moment donné, une seule capture instantanée existe dans la sauvegarde, ce qui signifie que l'ancienne sauvegarde est supprimée avant que la nouvelle ne la remplace.

Supposons que des emails soient supprimés ou endommagés par erreur, et qu'une nouvelle sauvegarde soit créée avant que les administrateurs puissent les restaurer. Dans ce cas, les emails sont perdus de manière permanente lorsque la dernière sauvegarde remplace l'ancienne.

La sauvegarde des emails est conçue pour sauvegarder les données à court et moyen terme et obtenir une capture instantanée régulière de la base de données de messagerie. Cette approche permet de créer des copies de jeux de données entiers, qui peuvent ensuite être déplacés vers un stockage externe ou un environnement cloud et récupérés plus tard. En conséquence, une sauvegarde ne sert que d'outil de reprise après sinistre pour transférer des ensembles de données sauvegardés temporairement depuis le stockage externe lors d'une perte de données.

Une solution de sauvegarde des emails produit souvent des copies temporaires des données sur le serveur de messagerie sur un appareil de stockage externe ou le cloud. Ici, le terme temporaire signifie que les données dans la sauvegarde sont réécrites ou effacées (comme avec les sauvegardes incrémentielles) ou effacées selon un calendrier prédéterminé si le fichier de sauvegarde n'est plus nécessaire. Créer ces duplicatas n'empêche pas le besoin de quotas de boîtes aux lettres. Les boîtes aux lettres pleines et le besoin souvent associé d'échanger des emails agacent à la fois les utilisateurs et les administrateurs informatiques.

Les sauvegardes peuvent restaurer des données essentielles perdues en raison d'erreurs, de pannes mécaniques ou de préoccupations opérationnelles, mais la procédure ne permet pas une recherche rapide d'emails individuels. Les sauvegardes sont moins utiles pour protéger les données d'entreprise non structurées car elles ne peuvent pas être recherchées.

Archivage des emails

L'archivage des emails permet une gestion facile et efficace de l'information et agit comme un mécanisme pour catégoriser et stocker les données. C'est l'un des aspects les plus cruciaux d'une stratégie d'entreprise numérique. Les emails archivés peuvent être stockés sur le réseau local ou la plateforme cloud et les utilisateurs peuvent mieux profiter de ses fonctionnalités et fonctionnalités.

L'archivage des emails est requis par la loi pour de nombreuses entreprises dans des domaines réglementés tels que les opérations financières, la santé ou les services juridiques. Il fournit des outils spécifiques pour garder les enregistrements d'emails à l'épreuve des altérations, traçables et récupérables pour un audit, une enquête RH ou un litige.

L'archivage des emails est destiné à la préservation à grande échelle des données, à la conformité réglementaire et à la découverte électronique. Il indexe et archive en toute sécurité tous les emails tout en fournissant un accès instantané et une recherche des emails d'entreprise et d'autres messages cruciaux.

Les systèmes professionnels d'archivage des emails gardent les données "à l'épreuve des altérations" en les cryptant, en générant des valeurs de hachage, en limitant les capacités des utilisateurs et en maintenant des enregistrements d'audit des activités vitales. Tous les emails sont enregistrés dans leur format conforme Write Once Read Many (WORM) d'origine et ne peuvent pas être modifiés. Cela implique que l'archivage des emails garantit qu'une entreprise se conforme à toutes les réglementations applicables.

Tant l'archivage des emails que les sauvegardes fournissent la déduplication et la compression du contenu des emails et des pièces jointes, ce qui entraîne une moindre consommation d'espace de stockage. Cependant, contrairement aux solutions de sauvegarde des emails, l'archivage des emails aide à supprimer les éléments archivés du serveur, réduisant considérablement les besoins de stockage.

Certaines plateformes stockent un index complet du contenu et des métadonnées des emails et pièces jointes enregistrés. Cela permet aux utilisateurs finaux de rechercher certains emails dans le système en direct rapidement et efficacement sans dépendre de l'administrateur informatique.

Meilleures pratiques d'archivage des emails

Étant donné que l'email est l'un des actifs les plus précieux d'une organisation, la capacité de le préserver grâce à l'archivage est cruciale. Les avancées technologiques ont grandement aidé le processus d'archivage des emails et fourni certaines meilleures pratiques à suivre.

• Assurer la sécurité des données. Les entreprises risquent la conformité si leurs données archivées ne sont pas sécurisées. Toutes les données quittant l'environnement doivent toujours être cryptées pour garantir leur sécurité. Envisagez une solution d'archivage des emails basée sur le cloud qui protège les informations en transit et au repos dans l'infrastructure cloud.
• Personnaliser la période de rétention des emails. Si un administrateur définit par inadvertance "conserver tout" comme politique par défaut pour la stratégie d'archivage d'une entreprise, cela peut causer un problème majeur. Le volume de données dans l'archive affectera les performances et augmentera les coûts de stockage et les informations de données déformées. Une entreprise doit d'abord identifier les différents types d'utilisateurs pour déterminer la période de rétention.
• La conformité des emails est maintenue. La conformité réglementaire exige que les entreprises conservent des données sensibles et les rendent accessibles lorsque nécessaire. Votre stratégie d'archivage des emails doit inclure des périodes de rétention appropriées pour diverses catégories d'informations. Par exemple, la conformité HIPAA exige qu'une entreprise conserve les données de santé pendant sept ans.
• Utilisation des ressources de stockage cloud pour l'archivage des emails : Les plateformes de messagerie électronique telles qu'Office 365, Mimecast, Gmail et Cloudian offrent des capacités d'archivage des emails basées sur le cloud. Une archive cloud offre des avantages tels que moins de besoin de migrer des données d'une plateforme à une autre, une plus grande durabilité des données, une évolutivité accrue des ressources pour répondre aux exigences d'archivage et la possibilité de réduire les coûts d'archivage par rapport au stockage hérité.

Avantages de l'archivage des emails

L'archivage des emails est essentiel pour la gestion des emails afin de garantir que les données et correspondances commerciales précieuses sont stockées et conservées en toute sécurité à long terme. En plus de permettre aux utilisateurs finaux et au personnel de consulter rapidement les emails, une plateforme d'archivage des emails simplifie l'optimisation des performances du serveur et le respect des quotas de stockage tout en conservant les données critiques. Les avantages de l'adoption d'outils et de services d'archivage des emails incluent :

• Prévention de la perte de données. Les données critiques sont perdues si les employés suppriment accidentellement des emails ou si leur boîte de réception entière est effacée lorsqu'ils quittent l'organisation. Tous les emails, y compris les pièces jointes, sont conservés dans l'archive pour un accès futur avec un logiciel d'archivage des emails.
• Récupération facile des données. Les emails individuels et les pièces jointes sont facilement récupérés à l'aide d'outils d'archivage des emails. Si un utilisateur supprime ou égare un email précieux, il est rapidement récupéré avec l'aide d'une bonne solution d'archivage des emails. Les métadonnées sont également récupérées lorsque l'email est récupéré, ce qui facilite le tri du résumé des données et la recherche des informations recherchées.
• Réduction des coûts de stockage. Une gestion du stockage rentable est une raison importante d'investir dans des solutions d'archivage des emails. L'archivage des emails peut aider à réduire l'espace de stockage occupé par les emails d'entreprise. Les emails et les pièces jointes sont fréquemment compressés à l'aide de méthodes d'archivage. Ils utilisent également des techniques de déduplication pour garantir qu'une seule copie de chaque email est archivée. Ce n'est souvent pas le cas lors du stockage des emails sur les serveurs de messagerie, car le transfert d'emails entraîne fréquemment deux versions du même message électronique et utilise inutilement votre allocation de stockage.

Défis de l'archivage des emails

Au début, se lancer dans l'archivage des emails peut sembler un processus simple. Les objectifs sont simples : créer des transactions d'emails en double et les stocker pour une récupération ultérieure. Cependant, il existe de nombreux défis majeurs qui accompagnent la stratégie d'archivage.

• Pratiques d'archivage des emails héritées : Bien que les pratiques commerciales et les systèmes informatiques aient évolué, l'archivage des emails ne l'a pas vraiment fait. Beaucoup des solutions d'archivage des emails d'aujourd'hui, telles qu'Office 365, ne sont pas conçues pour les modèles d'utilisation récents. Bien qu'elles absorbent efficacement les données, découvrir et extraire des données pertinentes est difficile. Cela crée un certain nombre de problèmes de flux de travail pour les utilisateurs finaux et l'informatique.
• Coût accru : Les archives d'emails obsolètes ont un retour sur investissement (ROI) plus faible. Exécuter et maintenir un système d'archivage des emails sur site nécessite un effort et des dépenses continus pour mettre à niveau et renouveler à la fois le matériel et le logiciel. De plus, maintenir cette infrastructure nécessite de conserver des administrateurs informatiques et du personnel de support plus coûteux. Malgré des stratégies de gestion des données efficaces telles que la définition de quotas de boîtes aux lettres et de périodes de rétention, les coûts de stockage dépassent souvent les attentes à mesure que les quantités de données augmentent.

Meilleures solutions d'archivage des emails

Le système d'archivage des emails compresse et conserve les emails plus anciens qu'un âge défini par l'utilisateur pour référence future ou audit. Ces plateformes permettent aux entreprises de préserver des journaux complets de tous les échanges d'emails sans consommer beaucoup d'espace de stockage.

Les entreprises peuvent surveiller les conversations par email des employés, les enregistrements d'engagement par email des ventes, et plus encore en préservant les emails pour une vue complète de l'enregistrement conversationnel. Les départements informatiques peuvent utiliser les systèmes d'archivage des emails pour sauvegarder l'historique des emails, aidant les départements RH, la direction, les équipes de vente et d'autres à auditer les emails archivés et à prendre des décisions commerciales.

Un produit doit répondre aux critères suivants pour être inclus dans la catégorie d'archivage des emails :

• Permettre des recherches par mots-clés pour filtrer les emails stockés
• Crypter les emails enregistrés et utiliser des mesures de sécurité supplémentaires pour les garder en sécurité
• Compresser et enregistrer les emails plus anciens qu'un certain âge

*Ci-dessous se trouvent les cinq principales plateformes d'archivage des emails basées sur les données G2 collectées le 8 novembre 2021. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.*

1. Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive est une solution d'archivage des emails standard de l'industrie. Elle fournit trois copies cryptées à l'épreuve des altérations pour sécuriser votre contenu d'email contre la perte de données pour une préservation à long terme des données. Mimecast stocke tous les emails d'une entreprise dans un coffre-fort hautement sécurisé. Le logiciel enregistre tous les échanges d'emails entrants, sortants et internes, avec des métadonnées étendues, permettant une recherche facile à l'aide d'une découverte électronique puissante.

Le logiciel génère également des données qui révèlent quand et qui a consulté l'archive. Cela peut aider une entreprise à rester conforme et à soutenir des arguments juridiques. La plateforme inclut également des capacités qui permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs propres archives, ce qui est vital pour gérer d'anciens clients. Mimecast est un choix populaire pour les entreprises qui apprécient les temps de découverte électronique rapides de l'archive et sa facilité d'utilisation, en particulier sur les appareils mobiles.

Ce que les utilisateurs aiment :

"La meilleure fonctionnalité de Mimecast est de rechercher et valider toutes les URL et pièces jointes. Cette connexion est acheminée via le réseau Mimecast, et l'utilisateur n'est pas autorisé à y accéder si le lien est malveillant. Même si quelque chose n'apparaît pas correctement, il conservera l'email et rappellera au destinataire les pièces jointes. Cela fait gagner beaucoup de temps et nous permet d'identifier rapidement les logiciels malveillants."

- Avis sur Mimecast Cloud Archive, André A.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Ce serait bien d'avoir une ingestion d'emails directement depuis Office 365 au lieu du téléchargement PST (toujours en version bêta la dernière fois que j'ai vérifié)."

- Avis sur Mimecast Cloud Archive, Paris W.

2. Jatheon Archiving Suite

Jatheon Archiving Suite est un système d'archivage des emails flexible sur site qui permet aux organisations du monde entier de collecter, stocker, gérer et récupérer des communications électroniques telles que les emails, les réseaux sociaux, les messages texte, les appels téléphoniques et la messagerie instantanée. La plateforme d'archivage fournit une solution rentable pour les entreprises moyennes à grandes avec des besoins de conformité, d'archivage et de stockage.

Les solutions de Jatheon, entièrement construites avec du matériel de qualité serveur, permettent aux entreprises d'activer divers modules en fonction de leurs besoins d'archivage spécifiques. De plus, les utilisateurs peuvent héberger le logiciel de messagerie dans un environnement virtuel en tant que solution d'archivage virtuel.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Il y a quelques choses que j'aime à propos de Jatheon Archiving Suite. Tout d'abord, le processus de déploiement est facile et l'outil est facilement personnalisable. Ce logiciel est livré avec d'excellentes fonctionnalités de sécurité, et le téléchargement ainsi que la récupération des emails sont transparents. L'outil est également accessible car il est basé sur le cloud et il existe une version web et mobile."

- Avis sur Jatheon Archiving Suite, Florence G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je n'aime pas l'interface. Elle n'est pas intuitive, et je dois souvent lire le manuel lorsque je veux accomplir quelque chose. Dommage qu'elle ne puisse pas agir comme un serveur de messagerie en temps de crise. C'est juste un référentiel pour les emails qui traversent votre système. Il y a des redondances intégrées dans la solution Jatheon, mais elles ne sont qu'un archivage."

- Avis sur Jatheon Archiving Suite, John M. D.

3. Barracuda Essentials

Barracuda Essentials est une plateforme d'archivage des emails composée de trois services cloud : une passerelle de messagerie sécurisée, un service de continuité et un service d'archivage. L'archive d'emails est indexée pour une découverte électronique rapide à l'aide d'un moteur de recherche intégré à l'environnement de stockage.

Les administrateurs informatiques peuvent modifier les règles de rétention des emails en fonction du contenu de l'email. Les utilisateurs peuvent également mettre les communications par email identifiées nécessaires pour des procédures légales en statut "conservation légale", les protégeant de toute manipulation. En conséquence, c'est une plateforme adaptée pour les entreprises pour établir la conformité légale, telles que celles de l'industrie financière.

La passerelle de messagerie sécurisée fournit un service de continuité en conservant tous les emails passés pendant 96 heures. Toutes les boîtes de réception d'entreprise sont reflétées sur le serveur, et les employés peuvent accéder à leurs emails à l'aide d'un navigateur Web pendant les pannes du serveur de messagerie.

Les employés peuvent également utiliser le système de messagerie de la passerelle pour envoyer des emails au domaine de l'entreprise. Lorsque le serveur de messagerie principal revient en fonctionnement, le système le mettra à jour avec les emails reçus pendant son temps d'arrêt. La passerelle de messagerie sécurisée empêche également la propagation des emails de spam et des emails contenant des logiciels malveillants, des attaques de phishing et d'usurpation d'identité.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Barracuda Essentials est un excellent outil complet que nous utilisons avec une solution complète pour protéger nos emails et données dans Office 365 et Microsoft Exchange. Ce que j'aime aussi, c'est la protection contre les menaces avancées des attaques Zero-Day et la protection contre les suppressions et le piratage d'informations."

- Avis sur Barracuda Essentials, Gabriel S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je n'aime pas la disposition du site. Je l'ai trouvé un peu difficile à naviguer lorsque j'étais sur mon appareil mobile. Je mettrais également en quarantaine des éléments qui avaient été acceptés dans le passé."

- Avis sur Barracuda Essentials, Neisha P.

4. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure (anciennement connu sous le nom de SolarWinds Mail Assure) est une plateforme d'archivage des emails basée sur le cloud qui permet aux entreprises de rester en contrôle et de sécuriser les emails entrants et sortants. Le logiciel fournit une protection des emails en utilisant l'intelligence collective des menaces, assurant la continuité des emails et une installation d'archivage des emails.

La solution utilise l'intelligence artificielle en temps réel pour détecter le spam, les virus, les attaques de phishing, les ransomwares, les logiciels malveillants et d'autres dangers liés aux emails. Les emails sortants sont automatiquement examinés pour les fuites de données. N-able Mail Assure est le plus souvent utilisé par les organisations de taille moyenne et les entreprises du secteur informatique et des services.

Ce que les utilisateurs aiment :

"L'interface de Mail Assure est très conviviale et facile à naviguer, offrant de nombreuses options de personnalisation pour ajuster les paramètres de seuil de spam. Les journaux ont de nombreuses options de filtrage, ce qui permet de trouver rapidement des emails problématiques."

- Avis sur N-able Mail Assure, Steven W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"La seule chose que je dirais qui manque est que Mail Assure ne semble pas être bon pour prévenir les emails usurpés qui proviennent d'une adresse email poubelle. Mais la signature de l'email correspond peut-être au président de l'entreprise ou à une autre personne occupant un poste de haut niveau. C'est un énorme problème pour nos clients."

- Avis sur N-able Mail Assure, Nathan S.

5. Outil de sauvegarde Gmail

Outil de sauvegarde Gmail, également connu sous le nom d'Aryson Gmail Backup Tool, est un outil de sauvegarde des emails basé sur Windows qui peut sauvegarder des emails à partir de comptes Gmail personnels et professionnels. La plateforme permet aux utilisateurs de stocker des sauvegardes d'emails dans divers formats de fichiers, y compris PST, EML, MBOX, PDF, MSG, EMLX, HTML et TXT.

L'outil permet également aux utilisateurs de transférer des messages électroniques d'un compte Gmail à Gmail, Yahoo, Hotmail, Thunderbird, Office 365 et des comptes IMAP. L'outil de sauvegarde Gmail est compatible avec toutes les versions du système d'exploitation Windows, y compris Windows 10 et les versions antérieures. Il permet aux utilisateurs de stocker des emails de leur compte Gmail sous forme de fichiers PST qui peuvent être consultés avec n'importe quelle version de l'application Microsoft Outlook. Il stocke également des sauvegardes d'emails sous forme de fichiers EML, qui sont facilement importés dans Windows Live Mail, Thunderbird, Windows Mail et Apple Mail.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Cela évite beaucoup de maux de tête liés à la gestion de Gmail dans différents formats comme pdf, HTML, PST, etc. Si un fichier est supprimé accidentellement, cet outil récupère facilement le fichier souhaité. L'interface utilisateur est assez simple et facile. Il a un mécanisme de sauvegarde automatique pour protéger mes fichiers Gmail."

- Avis sur l'outil de sauvegarde Gmail, Dhiraj G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je le trouve coûteux pour moi. De plus, sa version gratuite ne permet pas de sauvegarder dans différents formats de fichiers."

- Avis sur l'outil de sauvegarde Gmail, Din B.

Manquez-vous des données essentielles par email ? Plus maintenant !

L'archivage des emails assure aux utilisateurs que leurs messages électroniques et données sont en sécurité, même si l'expéditeur ou le destinataire supprime les messages de leur boîte de réception. L'archivage des emails garantit la conformité légale et aide à éviter les problèmes juridiques.

Cela est particulièrement utile pour les entreprises comme les banques et les institutions financières qui comptent fréquemment sur des preuves documentées comme les emails pour défendre leurs intérêts dans un procès.

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