Qu'est-ce qu'une signature électronique ? Comment elle change les transactions commerciales

La prolifération des logiciels dans nos vies professionnelles a transformé certains des éléments les plus basiques de la conduite des affaires.

Le concept de la signature a été l'un des éléments les plus durables du monde moderne, agissant comme une pierre angulaire des négociations juridiquement contraignantes et des transactions commerciales depuis le 17ème siècle.

Cependant, à mesure que la technologie et les logiciels ont façonné le monde du travail moderne, les méthodes derrière cette pratique commerciale séculaire ont dû changer, conduisant à l'adoption de logiciels de signature électronique. Même si le sens est resté en grande partie le même, la forme a pris une importance plus grande que jamais.

L'avènement de cette « transformation numérique » a affecté presque tous les aspects des affaires. Des rôles orientés vers le client tels que les ventes et le marketing aux départements internes comme les ressources humaines et la comptabilité, ainsi que des applications pour rendre l'expérience de travail à domicile aussi fluide que possible, les gains d'efficacité apportés par la numérisation des processus autrefois manuels ont conduit à des retours sur investissement accrus dans tous les domaines.

Les signatures sont si centrales à la conduite des affaires qu'il est logique que les signatures électroniques soient devenues la base de cette nouvelle expression de l'activité humaine.

Selon la loi ESIGN des États-Unis, une signature électronique peut être définie comme « un son, un symbole ou un processus électronique attaché ou logiquement associé à un contrat ou un autre enregistrement et exécuté ou adopté par une personne avec l'intention de signer l'enregistrement. »

Une signature électronique est un type de marqueur numérique qui capture formellement l'intention du signataire d'accepter les termes et conditions du contrat ou de l'accord auquel il consent. Cela permet une tenue de dossiers plus facile lors du suivi de l'intention des individus dans les transactions commerciales et autres procédures légales, un élément central de la tendance croissante à l'adoption de bureaux sans papier.

Comment les signatures électroniques sont-elles utilisées ?

Les signatures électroniques ne sont qu'une des nombreuses solutions logicielles à distance qui rationalisent les opérations commerciales. Elles peuvent être utilisées pour presque toutes les circonstances où une signature est requise.

Cependant, il y a quelques domaines où l'utilisation d'une signature électronique peut devenir particulièrement utile.

Contrats légaux

En ce qui concerne la loi, une signature est probablement l'outil le plus utile dans votre arsenal. Malheureusement, de nombreux processus juridiques peuvent être rien de moins que lourds et difficiles à naviguer dans le meilleur des cas.

La dernière chose que vous voulez est le long processus d'envoi de documents pour une signature manuelle, puis d'attendre qu'ils soient retournés par la poste. Et que Dieu vous aide s'ils oublient de signer une page cruciale ou deux.

Les signatures électroniques peuvent aider à éviter ces complications en envoyant tous les documents avec les formulaires pertinents en un clic. Garder les choses en mouvement dans le secteur juridique est d'une importance vitale pour que toute entreprise soit menée, donc le rendre aussi indolore que possible devrait être une priorité absolue pour vos équipes d'opérations commerciales.

Ressources humaines

Les départements des ressources humaines ont un rôle quelque peu unique dans toute entreprise. Ils doivent travailler avec la loi presque autant que les départements juridiques eux-mêmes, mais leur focus est entièrement interne, centré sur les employés eux-mêmes.

Lorsqu'il s'agit de mener une opération de ressources humaines fluide, vous voulez vous assurer que tout le monde a les informations dont il a besoin et peut accepter toutes les choses nécessaires qui permettent à une organisation de fonctionner sans heurts.

Cela peut inclure l'envoi de lettres d'offre à de nouveaux candidats à l'embauche, le départ des employés qui quittent l'entreprise, et le soutien des lois et initiatives de diversité et d'inclusion pour aider à garantir un environnement de travail positif et sain.

Ventes

S'assurer que le processus de vente est aussi fluide et facile que possible pour vos prospects est l'une des choses les plus importantes qu'un vendeur puisse offrir.

Pour la plupart du pipeline de vente, cela implique un contenu facilement accessible, des représentants réactifs et respectueux, et une transparence totale concernant le produit ou le service de l'entreprise.

Cependant, tout ce travail acharné pourrait être gaspillé si le processus réel de signature d'un contrat rencontre un obstacle logistique. Éliminer le travail au nom de votre prospect lorsqu'il s'agit de signer le document qui vous liera légalement, vous et lui, peut faire des merveilles pour réduire la frustration et garantir une expérience positive pour le client, ce qui peut éventuellement se transformer en une relation professionnelle saine et loyale à long terme.

Finances

Le monde de la finance nécessite d'innombrables signatures pour fonctionner efficacement. Vous voulez contracter un prêt pour démarrer ou développer votre entreprise ? Besoin de déposer une réclamation d'assurance ?

Les deux nécessiteront des signatures de votre équipe financière. Assurez-vous que ce processus est aussi rapide que possible afin que vous puissiez rapidement revenir aux affaires comme d'habitude.

Différence entre signatures électroniques et signatures numériques

Bien que les signatures électroniques et les signatures numériques puissent sembler être la même chose à première vue, elles sont deux parties différentes du processus global qui permet aux signatures en ligne de fonctionner.

Une signature numérique est liée à la cryptographie, l'art de créer et de résoudre des codes. Alors qu'une signature électronique peut simplement être quelques mots tapés dans une case, une signature numérique utilise des algorithmes mathématiques complexes pour générer une empreinte digitale unique pour chaque document.

Cela permet l'identification et la validation des signatures faites par le signataire. Après tout, n'importe qui peut taper un nom dans une case.

Il est crucial de s'assurer que des mesures de protection sont en place pour empêcher la falsification ou la fabrication de signatures en ligne afin de garantir que les signatures électroniques sont des représentations valides de l'intention du signataire.

Ce processus de cryptage utilise le système d'infrastructure à clé publique (PKI) pour générer deux ensembles de « clés » : une privée et une publique. La signature du document en ligne fournit la clé publique au destinataire tout en encodant la clé privée dans le document lui-même.

Lorsque la signature est vérifiée, le destinataire peut utiliser la clé publique pour déchiffrer et visualiser le document. Si les clés publique et privée ne correspondent pas, le document restera verrouillé.

Comment faire des signatures en ligne

Il existe quelques façons différentes d'aborder la création de votre signature en ligne.
Comme votre écriture, la signature de chacun est quelque peu unique, et cela ne change pas simplement parce que le formulaire ou le document est signé sur Internet au lieu de l'être en personne.

Bien que le format dépende du logiciel utilisé, il existe quelques méthodes courantes pour créer une signature en ligne que vous rencontrerez probablement plus souvent qu'autrement :

• Utilisez un clavier pour taper votre signature. C'est de loin la forme la plus basique de signature en ligne. Il suffit de cliquer sur la case appropriée et de taper votre nom comme vous le feriez dans un traitement de texte. Ne vous inquiétez pas ; les outils de cryptage du logiciel aideront à garantir son authenticité.
• Utilisez un stylet ou un doigt pour dessiner votre signature. C'est une excellente option pour recréer la sensation d'une signature écrite traditionnelle ; cependant, cela nécessite un écran tactile. Heureusement, c'est une fonction intégrée pour de nombreux outils de signature électronique compatibles avec les téléphones ou les tablettes.
• Utilisez votre souris ou votre pavé tactile pour dessiner votre signature. Si vous n'avez pas accès à un écran tactile, vous pouvez utiliser votre curseur pour dessiner votre signature, un peu comme vous le feriez avec un stylet. Bien que moins précis, cela fonctionnera tout aussi bien.
• Téléchargez une image de votre signature écrite. Si vous voulez vraiment viser l'authenticité, vous pouvez écrire votre signature manuscrite et soit la scanner, soit en prendre une photo pour l'utiliser comme votre signature en ligne. C'est assez simple à faire ; il suffit de la télécharger sur votre ordinateur comme vous le feriez pour n'importe quelle autre image, et de la placer dans l'espace de document approprié sur le formulaire que vous signez. Notez que tous les logiciels de signature électronique ne prendront pas en charge cette option.

Avantages des signatures électroniques

Bien qu'il puisse sembler que quelque chose d'aussi simple qu'une signature électronique ne soit pas un élément vital des opérations commerciales de pointe, l'intégration des logiciels dans la plupart des aspects de la vie a donné naissance à la tendance de mettre le contrôle entre les mains du consommateur.

Mettre la commodité et la qualité de vie en premier lieu rapportera d'énormes dividendes lorsqu'il s'agira de faire passer vos prospects à travers votre pipeline de vente et de fidéliser les clients. De plus, intégrer la signature électronique de manière transparente avec des solutions de gestion de pratique juridique peut aider à rationaliser les flux de travail et à gérer les documents juridiques plus efficacement.

Voici quelques-uns des avantages que l'adoption des signatures électroniques dans vos opérations commerciales peut avoir pour votre organisation.

Rentable

Le logiciel de signature électronique est de loin l'option la plus abordable pour documenter l'intention. Non seulement vous économisez de l'argent sur le papier, mais vous économisez également sur l'affranchissement, l'envoi et les fournitures, ce qui peut coûter une grande somme d'argent au fil du temps.

Écologique

En réduisant la quantité de papier que vous utilisez, vous pouvez aider à arrêter de contribuer aux quantités massives de déchets produits par l'industrie du papier. Environ 400 millions de tonnes de papier et de carton sont produits dans le monde chaque année, et c'est l'un des principaux facteurs de la destruction du monde naturel.

Contrôle de version plus facile

L'un des éléments les plus importants de toute forme de signature est la capacité de fournir un enregistrement détaillé et à jour de l'intention du signataire.

Malheureusement, l'erreur humaine est trop facile à introduire et à embrouiller les choses lorsqu'il s'agit de méthodes de signature papier traditionnelles. Cela peut être désastreux lorsqu'il s'agit de transactions légales ou commerciales importantes, causant des retards, des amendes ou même des poursuites judiciaires si la signature appropriée est perdue.

Les signatures électroniques ne laissent rien au hasard car elles mettent automatiquement à jour et stockent les informations de tout document que vous utilisez dans un espace de stockage numérique facilement accessible. L'utilisation d'un logiciel de signature électronique garantira que vous avez toutes les signatures dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Meilleure expérience utilisateur

L'avènement de la transformation numérique du début du 21ème siècle a transféré beaucoup plus d'influence aux individus qui composent la base de consommateurs d'une entreprise ou d'une industrie donnée.

Au lieu du « marché » en tant que concept large, la façon la plus efficace de mener des opérations de marketing, de vente et d'affaires a subi un retournement fondamental, nécessitant une approche sur mesure pour les individus au lieu de larges pans de la population.

Le logiciel de signature électronique aide à garantir cela grâce à sa facilité d'utilisation, éliminant les tracas liés aux signatures à distance et à la nécessité de compter sur des montagnes de documents, où des informations importantes peuvent facilement être perdues.

Sécurisé

L'une des réalités malheureuses du passage aux bureaux et opérations numériques est devenue les opportunités accrues de violations de la sécurité et de piratage.

Bien que cela puisse potentiellement poser un problème lors de la collecte d'une signature en ligne, la plupart des logiciels de signature électronique officiels sont équipés d'un niveau de sécurité élevé qui aide à protéger vos informations et celles de vos clients. En fait, il est même utilisé dans des industries telles que la banque pour aider à protéger l'argent et les informations financières sensibles.

Efficace

Il va sans dire, mais la technologie est bien plus efficace que n'importe quel humain ne pourrait jamais espérer l'être.

Les signatures électroniques exploitent cette efficacité en permettant aux signatures à distance d'être complétées en quelques secondes seulement. De plus, elles facilitent la mise à l'échelle des collections de signatures à travers une organisation ou une base de clients plus que jamais.

Mythes et idées reçues courants sur les signatures électroniques

Malgré l'adoption croissante, plusieurs mythes entourent les signatures électroniques, entravant leur acceptation plus large. Dispelons certains de ces malentendus courants.

• Mythe : Les signatures électroniques ne sont pas juridiquement contraignantes.
  Réalité : Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans de nombreux pays, y compris les États-Unis sous la loi ESIGN et dans l'Union européenne sous eIDAS. Le cadre juridique garantit la même authenticité et intégrité que les signatures traditionnelles manuscrites.
• Mythe : Les signatures électroniques peuvent être facilement falsifiées.
  Réalité : Avec des mesures avancées de cryptage et d'authentification, les signatures électroniques peuvent être plus sécurisées que les signatures traditionnelles. Les pistes d'audit et les processus de vérification ajoutent des couches de sécurité, rendant la falsification extrêmement difficile.
• Mythe : Les signatures électroniques sont complexes à mettre en œuvre.
  Réalité : Les solutions modernes de signature électronique sont conçues pour être conviviales. Elles s'intègrent parfaitement aux processus commerciaux existants et nécessitent une expertise technique minimale pour être mises en œuvre.

Meilleur logiciel de signature électronique

Il ne vous faudra pas longtemps pour comprendre qu'il existe de nombreuses options lorsqu'il s'agit de sélectionner le logiciel de signature électronique qui aidera l'adoption de votre organisation d'un modèle de bureau virtuel. C'est pourquoi il est important de bien évaluer les besoins distincts de votre entreprise afin de pouvoir offrir la meilleure expérience possible à vos consommateurs.

Pour se qualifier dans cette catégorie, un produit doit :

• Permettre à l'expéditeur et au destinataire de signer des documents sur une variété d'appareils et de systèmes d'exploitation
• Crypter et sécuriser les communications et les documents partagés entre les utilisateurs
• Suivre le statut des documents et notifier les utilisateurs lorsque des actions sont requises (signer, approuver, etc.)
• Permettre aux utilisateurs de définir des rôles d'utilisateur et des droits de permission en interne et pour les utilisateurs externes (contractants, partenaires, clients, etc.)
• Offrir des capacités de création et de stockage de documents intégrées ou s'intégrer à des solutions logicielles tierces qui fournissent des fonctionnalités de création ou de stockage de documents

Voici les 5 principaux logiciels de signature électronique du rapport Grid® de l'été 2024 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. DocuSign

DocuSign aide les organisations à se connecter et à automatiser les différentes manières dont elles doivent gérer les accords juridiques. En tant que l'un des leaders dans le domaine de la signature électronique, leur solution permet le suivi et l'archivage faciles des informations commerciales et aide à offrir une expérience fluide partout dans le monde.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Il est intuitif pour pré-remplir les champs de signature. J'aime la commodité de simplement vérifier et envoyer par e-mail aux clients pour les signatures. Le fait qu'il soit sécurisé rassure mes clients et moi-même. J'aime aussi la possibilité d'aller sur le site Web de DocuSign et de trouver tous les documents que j'ai envoyés ou signés disponibles pour téléchargement. »

- Revue de DocuSign, Jonathan W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La seule chose que je n'aime pas, c'est que parfois les questions de sécurité pour les clients peuvent être très obscures. Les questions sont générées par LexisNexis, donc je sais que DocuSign n'a pas beaucoup de contrôle sur les questions qu'un client pourrait recevoir. »

- Revue de DocuSign, Mariam H.

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat excelle en tant que solution de signature électronique avec des fonctionnalités pour créer, éditer et signer des PDF. Il offre une sécurité avancée, des formulaires personnalisables et des flux de travail automatisés, garantissant l'intégrité et la conformité des documents. Son intégration avec les services cloud d'Adobe et d'autres produits améliore la productivité et la facilité d'utilisation.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'aime pouvoir créer des PDF éditables. C'est une exigence énorme dans notre entreprise car une grande partie de notre démographie a plus de 50 ans et préfère passer leur commande sur un formulaire physique ou numérique où ils remplissent leurs coordonnées plutôt que de le faire directement via notre site Web. »

- Revue d'Adobe Acrobat par Parisa H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il y a certaines fonctionnalités et raccourcis qui ne sont pas standard et causent des problèmes lorsque vous êtes habitué à adopter différents outils de la suite Adobe CC et d'autres. »

- Revue d'Adobe Acrobat par Pietro V.

3. PandaDoc

PandaDoc est un logiciel d'automatisation de documents tout-en-un qui simplifie le processus de création, d'approbation et de signature électronique de propositions, devis et contrats. Lorsque vous intégrez vos applications CRM, de paiement et de stockage de fichiers existantes dans un seul flux de travail, PandaDoc vous aide à simplifier les processus et à augmenter l'efficacité dans toute l'organisation.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Ce que j'aime le plus chez PandaDoc, c'est l'intégration avec SalesForce. J'aime aussi la rapidité avec laquelle cela accélère les transactions. Le fait que les clients puissent utiliser PandaDoc au lieu d'envoyer des papiers par la poste est un changement radical. J'ai également vu la récente mise à jour de Panda qui montre les nouvelles fonctionnalités et mises à jour sur lesquelles ils travaillent et qu'ils ont publiées au public. Avoir de la clarté et de la transparence pour les utilisateurs est énorme et vraiment agréable à voir. »

- Revue de PandaDoc, Kidder S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je suis impatient des mises à jour basées sur l'intégration des champs, en particulier en ce qui concerne quelque chose comme Pipedrive, qui tire les informations de Pipedrive dans PandaDoc - certains des champs ne correspondent pas toujours, ce qui signifie que je saisis manuellement les informations d'adresse, simplement parce qu'elles sont nommées différemment sur Pipedrive par rapport à Pandadoc. Le support client est cependant incroyable ! »

- Revue de PandaDoc, par Ruth O.

4. Jotform Sign

JotForm Sign offre une solution de signature électronique puissante axée sur la facilité d'utilisation et l'efficacité. Les fonctionnalités clés incluent des modèles personnalisables, un stockage sécurisé des documents et une intégration transparente avec diverses applications. Ses outils avancés d'automatisation et de conformité simplifient le processus de signature, ce qui en fait une plateforme fiable et conviviale pour les entreprises.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'aime cet outil car il offre de nombreuses fonctionnalités et j'aime la facilité d'utilisation, l'interface intuitive et les modèles qu'ils offrent, de plus ils peuvent être personnalisés et adaptés à mes besoins, il est également facile à configurer et il est pratique et fait gagner beaucoup de temps. »

- Revue de Jotform Sign, par Christian C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le plus gros inconvénient a été certains des bugs qui apparaissent sur le site Web de temps en temps. Par là, je veux dire que de temps en temps, lorsque je vais prévisualiser un formulaire sur lequel j'ai travaillé, certains éléments du formulaire seront dans un ordre différent de celui que j'ai mis ou seront manquants, ou seront dupliqués. Cela m'a obligé à revenir en arrière et à "corriger" ces problèmes à plusieurs reprises. »

- Revue de Jotform Sign, Chris D.

5. Dropbox Sign (anciennement HelloSign)

Dropbox Sign (anciennement HelloSign) offre une expérience de signature électronique simplifiée avec des fonctionnalités telles que la signature de documents intuitive, la sécurité avancée et l'intégration avec des applications populaires. Son interface conviviale et ses outils de conformité robustes en font un choix solide pour une gestion efficace et sécurisée des documents.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'adore la facilité d'utilisation ; il est très facile de télécharger mon document et de configurer toutes les différentes choses nécessaires pour les signatures, les initiales, les champs de texte et les cases à cocher que nous utilisons tout le temps. »

- Revue de Dropbox Sign (anciennement HelloSign), David S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La seule chose que je n'aime pas à propos de Dropbox Sign, c'est que vous ne pouvez pas changer les variables une fois que vous avez envoyé l'élément pour signature. Parfois, nous avons un client qui veut omettre un deuxième prénom ou ajouter une initiale, et au lieu de le corriger, nous devons tout annuler et recommencer. Ce n'est pas grave, mais si vous traitez avec un client qui est déjà pénible, devoir refaire son contrat pourrait vous rendre grincheux pendant une minute. »

- Revue de Dropbox Sign (anciennement HelloSign), Cynthia M.

Conclusion

Quel que soit le secteur dans lequel vous opérez, trouver un moyen de faire passer vos opérations de bureau à un format numérique vous fera gagner du temps, de l'argent et des tracas à long terme. Le logiciel de signature électronique offre un moyen complet et sécurisé de mener des affaires et des transactions légales sans aucun des tracas des méthodes traditionnelles de stylo et de papier.

Restez prudent et gardez vos niveaux de sécurité numérique élevés en apprenant à vous protéger en ligne.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.