Il a déjà été établi que la culture du travail à distance n'est pas prête de disparaître. Cependant, cela ne signifie pas que les bureaux vont simplement cesser d'exister. De nombreuses entreprises offrent des environnements de travail flexibles à leurs employés, intégrant l'option de travailler de chez eux une partie de la semaine. Ce passage à un environnement de travail plus hybride nécessitera quelques changements dans l'espace de travail avec la convergence du bureau physique et virtuel.

L'afflux de produits logiciels pour faciliter la transition vers un espace de travail hybride a conduit G2 à créer une nouvelle catégorie : Logiciel de gestion d'espace. Plongeons dans ce à quoi ressemble ce lieu de travail moderne ainsi que les logiciels utilisés pour le gérer.

Le nouveau lieu de travail hybride

Sur 1 000 adultes américains ayant participé à une enquête en mai, 39 % ont déclaré qu'ils envisageraient de quitter leur emploi s'ils n'obtenaient pas des horaires de travail flexibles. Dans une autre enquête menée en avril, 58 % des plus de 2 100 utilisateurs ont déclaré qu'ils chercheraient un nouvel emploi s'ils ne pouvaient pas continuer à travailler à distance, et seulement 2 % ont exprimé le désir de travailler au bureau à plein temps. Ces chiffres révèlent une vérité indéniable : la capacité de travailler à distance, soit à temps plein, soit à temps partiel, est non seulement très souhaitable mais pourrait directement impacter le taux de rétention des talents d'une entreprise ainsi que sa capacité à acquérir de nouveaux talents.

Alors que certaines entreprises ne sont pas convaincues qu'une main-d'œuvre à distance ou semi-distante soit compatible avec leur culture et leur éthique de travail, d'autres redessinent activement leurs espaces de bureau pour s'adapter au passage aux employés hybrides et à distance. Par exemple, WeWork prévoit d'introduire des machines à café sans contact dans ses bureaux à Londres. De plus, KPMG condense et redessine ses bureaux et investit dans un modèle de travail hybride. D'autres entreprises, comme HSBC, abandonnent les bureaux exécutifs et adoptent le hotdesking ou le hoteling pour réduire l'espace perdu.

JPMorgan Chase est un excellent exemple de la façon dont les entreprises redessinent leurs bureaux. Selon le PDG Jamie Dimon, l'entreprise réorganisera ses bureaux pour adopter une configuration de "sièges ouverts". L'entreprise réduira également la capacité globale des bureaux de 100 % à environ 60 % pour réduire l'espace inutilisé et minimiser son empreinte immobilière. Dimon a également mentionné que des outils seront mis en place pour aider à gérer les sièges, les salles de réunion et d'autres commodités de bureau.

Alors que la demande pour des bureaux hybrides augmente, G2 a constaté une augmentation régulière des offres de produits créés pour la gestion de ces espaces modernes. En conséquence, G2 a lancé une nouvelle catégorie de Logiciel de gestion d'espace pour répondre à ce marché en pleine expansion. Cette catégorie vise à aider les acheteurs de logiciels à trouver et à comparer des produits qui leur permettront de tirer le meilleur parti de leur espace physique.

Gestion de l'espace : un compagnon logiciel pour le bureau hybride

Le logiciel de gestion d'espace s'appuie sur les systèmes de réservation de salles de réunion traditionnels en permettant aux utilisateurs de réserver des bureaux et d'autres espaces partagés dans un bureau. Les équipes peuvent réserver des bureaux ensemble ou dans un quartier désigné, favorisant la collaboration d'équipe les jours où elles sont au bureau ensemble tout en s'assurant que l'espace peut être utilisé par d'autres lorsqu'elles travaillent à distance.

Certains outils peuvent fournir aux utilisateurs une vue en temps réel de qui est au bureau et de l'espace qu'ils ont réservé, permettant aux collègues de se retrouver facilement en l'absence de bureaux attribués. Cela permet aux entreprises de tirer le meilleur parti de leur espace tout en offrant un environnement flexible et adaptatif pour les employés hybrides. De nombreux outils offrent également certaines capacités de logiciel de guidage numérique, permettant aux utilisateurs d'explorer l'espace virtuellement via des cartes interactives avant de réserver une salle ou un bureau.

Le principal avantage du logiciel de gestion d'espace est la fonctionnalité et les données disponibles pour les administrateurs. Non seulement le logiciel de gestion d'espace permet aux administrateurs de gérer les autorisations des utilisateurs et de superviser les installations, mais il les équipe également d'outils d'analytique approfondie pour prendre des décisions basées sur les données.

Les outils de gestion d'espace fournissent des données concernant l'utilisation des installations, y compris la demande pour certaines salles ou bureaux, comment l'espace physique est utilisé, et les analyses des salles de réunion. Ce logiciel permet aux administrateurs de s'assurer que les installations sont réservées conformément aux réglementations de bureau, telles que la distanciation sociale ou le maintien de niveaux d'occupation spécifiques. Mais surtout, c'est la capacité d'utiliser l'espace de bureau aussi efficacement que possible et de réduire l'espace perdu, ce qui peut faire économiser de l'argent aux entreprises.

Sécurité et santé au bureau

Bien qu'une nouvelle disposition de bureau puisse augmenter l'efficacité, elle peut également promouvoir un espace de travail plus sûr et plus sain. Alors que les villes du monde entier continuent de rouvrir, des protocoles de santé et de sécurité sont mis en place pour maintenir un environnement de travail sûr. De nombreux bureaux ouvrent avec des limites de capacité et mettent en œuvre la distanciation sociale.

Certaines entreprises utilisent des systèmes de réservation de salles de réunion pour effectuer des dépistages de santé, surveiller qui est au bureau à un moment donné, et gérer les niveaux d'occupation pour s'assurer qu'il n'y a pas de surpeuplement.

Quelles sont les prochaines étapes pour le bureau hybride ?

Alors que de plus en plus d'entreprises commencent à s'adapter à une main-d'œuvre hybride, des changements supplémentaires peuvent être nécessaires pour s'intégrer pleinement dans ce nouvel environnement. Les salles de réunion traditionnelles, souvent équipées pour la collaboration en présentiel, devront probablement mettre en œuvre des technologies modernes qui permettront aux employés sur place de collaborer et de communiquer efficacement en temps réel avec les employés hybrides ou à distance. Cela pourrait signifier une augmentation de l'adoption de logiciels de tableau blanc collaboratif, qui permettent aux équipes de collaborer et de réfléchir en temps réel, peu importe où elles se trouvent.

Sur G2, l'avis de Daniel M. sur Lucidspark met en évidence comment cet outil a aidé leur équipe hybride à collaborer :

"Avec notre main-d'œuvre hybride actuelle, Lucidspark a été un outil essentiel que nous avons utilisé pour collaborer tous ensemble. La difficulté de collaborer avec une main-d'œuvre hybride (sur site et à distance) et de faire en sorte que tout le monde réfléchisse et contribue. Lucidspark a été un changement radical pour la collaboration de notre équipe."

En dehors des logiciels collaboratifs, une refonte complète des salles de réunion et de conférence pourrait être en cours. Des employés de Microsoft ont développé un nouveau design de salle de réunion parfait pour les équipes hybrides. Ce prototype comprend un bureau incurvé qui offre une vue claire de chaque participant, des projections grandeur nature des travailleurs à distance, des tableaux blancs numériques et physiques, des caméras et haut-parleurs alimentés par l'IA, ainsi que divers agencements à l'écran qui placent les membres de l'équipe à distance au niveau des yeux de ceux qui assistent en personne. Ces nouvelles salles, construites dans l'espace de prototypage de l'entreprise appelé Hive, informent actuellement des changements qui sont en cours de déploiement sur Microsoft Teams pour améliorer l'expérience de travail hybride.

Évolution du lieu de travail moderne

Une chose est certaine : le lieu de travail change. Alors que le marché des logiciels de gestion d'espace continue d'évoluer, les analystes de G2 identifieront et ajouteront des produits supplémentaires à la catégorie. Comme toujours, les lecteurs peuvent compter sur G2 pour maintenir et développer la taxonomie des catégories, permettant aux acheteurs de disposer d'informations à jour nécessaires pour prendre des décisions logicielles plus intelligentes.