Qu'est-ce que la gestion des contrats et pourquoi est-elle importante ?

Les contrats régissent presque toutes les interactions entre les entreprises.

Laissez cela reposer.

Pensez à toutes les différentes manières dont votre entreprise interagit avec d'autres personnes et organisations. Les personnes qui achètent votre solution, les employés qui travaillent pour vous, et l'entreprise qui fournit à votre entreprise des fournitures de bureau.

Chacune de ces relations est initiée par l'exécution d'un contrat.

Cela fait un sacré nombre de contrats, et garder une trace de chacun d'eux est crucial pour éviter les problèmes juridiques - c'est là que le logiciel de gestion des contrats vient à la rescousse. En gros, si vous dirigez n'importe quel type d'organisation, vous allez avoir besoin d'un système de gestion des contrats efficace.

Les entreprises dépendent fortement des termes et conditions des contrats pour mener leurs activités commerciales normales – l'un des principaux étant de générer et de collecter des revenus auprès des clients.

Lorsqu'un contrat est mal créé, exécuté ou géré, une organisation peut manquer les avantages attendus en raison de technicalités et d'une mauvaise conformité. Inutile de dire que garder un œil attentif sur les obligations contractuelles de votre entreprise est nécessaire pour la croissance.

Avoir un département juridique séparé au sein de votre organisation est certainement un plus, mais tous vos employés doivent être familiers avec le cycle de vie de tous les contrats qui traversent les veines de votre entreprise.

Composants clés de la gestion des contrats

• Création de contrat : Rédaction de contrats clairs, complets et juridiquement solides.
• Négociation : Négocier des termes et conditions favorables avec les contreparties.
• Exécution : Assurer l'exécution en temps opportun et correcte des contrats.
• Suivi et conformité : Suivi de la performance des contrats, assurer la conformité avec les termes, et résoudre tout problème.
• Renouvellement et amendements : Gérer les renouvellements de contrat et les amendements si nécessaire.
• Résolution des litiges : Gérer les litiges et résoudre les conflits efficacement.

Étapes de la gestion des contrats

Si vous commencez un nouveau système de gestion des contrats pour votre entreprise à partir de zéro, tant mieux pour vous. Les nouvelles bases sont bonnes pour l'âme. Sinon, vous pourriez avoir beaucoup plus de travail devant vous. Quoi qu'il en soit, ci-dessous sont les six étapes de la gestion des contrats que chaque entreprise doit traverser à un moment ou à un autre.

Rappelez-vous, la loi est une chose avec laquelle vous ne voulez pas jouer, donc cela vaut la peine d'y consacrer du temps.

Planification

Tout nouveau processus commercial nécessite une planification avant sa mise en œuvre. La gestion des contrats ne fait pas exception. Donc, si cela a du sens, la première étape du processus de gestion des contrats est de planifier le processus lui-même.

La phase de planification de la gestion des contrats consiste à anticiper pour ne pas avoir à revenir en arrière plus tard. Réfléchissez à toutes les ressources disponibles, aux autres choses dont vous avez besoin pour réussir, et aux parties prenantes clés. Déterminez un moyen de garder tout cela rationalisé et organisé tout au long du processus contractuel.

Parce que votre entreprise finira par traiter une variété d'accords, votre stratégie de gestion des contrats devra être flexible. Vous devrez peut-être mettre en œuvre des processus pour chaque type de contrat différent. Si vous pensez que ce sera le cas, planifiez à l'avance.

Audit

Avant de construire un chemin vers l'avenir, vous allez devoir revisiter le passé.

Une partie de la détermination de vos problèmes actuels avec la gestion de vos contrats réside dans l'examen de votre situation actuelle avec un audit. Examinez chaque détail de la façon dont votre entreprise gère les contrats, les accords et autres documents juridiques de la création à l'exécution en passant par la gestion.

Si vous trouvez des problèmes avec la façon dont vous respectez les exigences des termes et conditions du contrat, notez quel est le problème, pourquoi votre entreprise pourrait le rencontrer, et les solutions possibles que vous pouvez mettre en œuvre pour l'éviter à l'avenir.

À ce stade du processus, vous effectuerez cet audit à un niveau macro, c'est-à-dire que vous examinerez une grande quantité de contrats. Cependant, à mesure que vous avancerez dans votre processus de gestion des contrats, vous devrez le faire à un niveau micro.

Ne laissez pas l'audit s'arrêter une fois que vous avez terminé de créer votre processus de gestion des contrats. Continuez en examinant chaque contrat que vous exécutez à partir de ce moment.

Construire un cadre

Après votre planification et votre audit, vous aurez une meilleure compréhension de ce à quoi le processus de gestion des contrats particulier de votre entreprise devra ressembler pour réussir.

Il est maintenant temps de construire un cadre structuré pour que votre entreprise l'utilise lorsqu'elle gère les contrats existants et futurs. Ce plan devrait exposer chaque élément de la gestion d'un contrat, ainsi que les actions et exigences associées à chaque étape qu'il atteint. Indiquez clairement quel département gère quelles étapes du processus, les ressources qui seront utilisées, et les indicateurs de succès.

Même si ce n'est pas la première fois que vous construisez un processus de gestion des contrats, attendez-vous à des retours. Ne vous contentez pas de les recevoir, mais prenez-les au sérieux. Si votre stratégie ne fonctionne pas pour tout le monde au sein de votre organisation, cela vaut la peine de faire un effort supplémentaire pour trouver un moyen de résoudre cela.

Trouver la bonne technologie

Clarifions une chose avant de continuer. Entasser une pile de contrats papier dans un vieux classeur n'est pas de la gestion de contrats. C'est un désordre.

Pour gérer correctement vos contrats, vous avez besoin de la bonne technologie pour le faire. Peu importe à quel point votre équipe est organisée, il est toujours préférable de tout rendre électronique là où vous le pouvez. De cette façon, tout est au même endroit et accessible partout où vous pouvez vous connecter à votre serveur.

Mettre en œuvre de nouveaux contrats

Maintenant que vous avez mis en place votre nouveau processus, vous pouvez l'appliquer aux nouveaux contrats. En plus de leur gestion, les accords eux-mêmes peuvent également devenir un peu compliqués.

Passons rapidement en revue ce à quoi le processus peut ressembler pour chaque contrat individuel que votre entreprise conclut.

1. Demandes

Le processus commence par une demande de contrat après la conclusion d'un accord avec un client, un fournisseur, un employé ou toute autre personne avec laquelle vous créez un accord.

Au cours de cette phase, assurez-vous de comprendre la relation commerciale, les besoins de chaque partie, et l'objectif de l'accord. Obtenez l'approbation du contrat de chaque partie prenante clé avant de continuer.

2. Création

Ensuite, vous devrez rédiger le contrat proprement dit. Assurez-vous d'inclure tous les éléments clés qu'un contrat doit inclure pour être juridiquement contraignant.

Comme point de départ, incluez toutes les informations issues de la demande de contrat et gardez à l'esprit qu'elles peuvent changer lors des négociations. Lors de la rédaction du contrat, assurez-vous d'utiliser un langage cohérent et d'avoir une section décrivant les termes inclus.

3. Négociation

Une fois que vous avez remis le livrable à l'autre partie, il y aura probablement des négociations. Pendant la négociation, assurez-vous que chaque partie prenante dispose d'un projet de contrat, recueillez les commentaires, et renégociez les termes et conditions jusqu'à ce que vous parveniez à un accord final entre les deux parties.

4. Approbation

Avec le nouveau projet de contrat négocié, vous devez obtenir les approbations finales sur les termes et conditions. Obtenez l'accord de toutes les parties prenantes, et rappelez-vous que leur consultation du contrat pourrait soulever d'autres modifications que vous devrez apporter.

Si c'est le cas, soumettez-le à l'autre partie. Établissez un processus d'approbation formel, rationalisé et reproductible pour garantir l'efficacité et la cohérence de la gestion des contrats dans toute l'organisation.

5. Exécution

L'exécution du contrat fait souvent référence à sa signature. À ce stade, les termes, conditions et obligations deviennent officiellement légaux et entrent en vigueur. C'est pourquoi il est si important d'avoir un processus d'approbation approfondi. Une fois un contrat exécuté, assurez-vous de mettre à jour votre solution de gestion des contrats avec les détails.

6. Conformité

À ce stade, vous êtes légalement obligé de respecter votre part du marché. Pour éviter de violer le contrat, assurez-vous de rester conforme à tous les termes et conditions énumérés.

Cela peut inclure effectuer un paiement ou accomplir une action à un certain moment. Assurez-vous que chaque personne impliquée sait à quoi ressemble la conformité et soyez attentif à tout comportement mal aligné.

7. Résiliation ou renouvellement du contrat

Au moment de l'expiration, déterminez si votre entreprise doit renouveler ou résilier le contrat en évaluant si vous avez obtenu les résultats souhaités. Sinon, envisagez une autre renégociation ou laissez-le se terminer comme prévu.

Toutes les actions énumérées ci-dessus font partie non seulement de la création et de l'exécution des contrats, mais aussi de leur gestion. Tout au long de chaque étape, assurez-vous que chaque information contractuelle est organisée, rationalisée et sécurisée. Une fois que vous signez un contrat, vous êtes lié à ses attentes, donc des techniques de gestion appropriées doivent toujours être à l'esprit.

Gestion des contrats et ventes

La gestion des contrats clients est le moteur de votre équipe de vente. Un accord conclu n'est pas officiellement gravé dans le marbre tant que quelqu'un n'a pas signé sur la ligne pointillée. Par conséquent, la gestion des contrats est devenue une partie intégrante du cycle de vente.

Si une entreprise peut gérer correctement ses contrats, cela peut l'aider à rationaliser davantage ses processus de vente. C'est particulièrement le cas lorsqu'il s'agit de gérer les relations avec les clients.

Bien que la relation ait pu commencer bien avant, dès qu'ils acceptent votre offre, cette connexion passe de l'état d'opportunité à celui de client dont vous devriez chercher à gagner la fidélité.

Si vous avez un processus de contractualisation efficace et reproductible qui inclut des modèles de contrat pré-approuvés, tenir votre part du marché avec le client devrait être un peu plus facile. De cette façon, les représentants commerciaux peuvent se concentrer davantage sur l'entretien de cette relation client plutôt que de rédiger projet après projet du même contrat.

Si vous allez plus loin et numérisez tous vos contrats, il peut y avoir une source unique de vérité facilement accessible pour quiconque au sein de votre organisation.

Meilleures pratiques de gestion des contrats

Passer avec précision par chaque étape du processus de gestion des contrats n'est que la moitié de la bataille. Pour que tout ce travail acharné en vaille la peine, il y a quelques meilleures pratiques de gestion des contrats que vous devriez mettre en œuvre pour garantir une efficacité et une efficacité complètes.

Concentrez-vous sur la conformité

Si vous ne pouvez pas vous conformer à vos contrats, aucune de vos étapes de gestion n'en valait la peine. Le thème de votre stratégie de gestion des contrats devrait être la conformité. La beauté de la gestion des contrats est que sa structure facilite l'amélioration de votre conformité avec les accords juridiques.

En plus de cela, surveillez toutes les réglementations fédérales et étatiques qui peuvent affecter votre entreprise pour éviter toute pénalité pour non-conformité. Si quelque chose de notable se produit, examinez tous vos contrats et prenez des mesures si nécessaire.

Restez organisé

Le thème secondaire de votre stratégie de gestion des contrats devrait être l'organisation. L'une des pratiques les plus importantes ici est de s'assurer que vous gardez tous vos contrats au même endroit. Le suivi, la mise à jour et la révision font tous partie d'une gestion efficace, et être cohérent avec le placement est nécessaire pour que cela se produise efficacement.

Sur ce point, bien que les personnes qui ont besoin d'accéder aux contrats devraient pouvoir le faire, il doit également y avoir un équilibre de sécurité. Ne donnez l'accès qu'à ceux qui en ont vraiment besoin. Les contrats peuvent inclure des informations sensibles, et plus il y a de personnes qui peuvent les voir, plus cela devient risqué.

Suivez votre temps d'approbation

Tous vos accords devraient offrir à votre entreprise une certaine valeur, mais vous ne pourrez pas profiter de ces avantages avant que le contrat ne soit approuvé et signé.

Pour vous assurer que vous accédez à cette valeur, définissez et surveillez certains indicateurs clés de performance (KPI) de gestion des contrats. Surveillez combien de temps il faut pour qu'un contrat atteigne l'étape d'approbation afin que vous puissiez identifier des moyens d'optimiser le processus de gestion des contrats dans son ensemble. La meilleure façon d'assurer l'efficacité de votre processus est d'apprendre de vos erreurs.

Automatisez là où vous le pouvez

Les équipes juridiques et les représentants commerciaux n'ont plus à s'occuper de chaque détail concernant les contrats. Il y a beaucoup de tâches banales tout au long du processus que vous pouvez laisser à l'automatisation, surtout en ce qui concerne la communication entre les parties. Le logiciel de gestion des contrats permet aux utilisateurs de planifier et d'envoyer des alertes et des notifications lorsque des actions sont nécessaires de leur part.

Anticipez les besoins changeants de l'entreprise

Bien que votre entreprise finisse probablement par s'appuyer sur des modèles de contrat réutilisables pour vos besoins juridiques standard, ne vous laissez pas trop à l'aise.

À mesure que votre entreprise évolue, que ce soit avec une nouvelle solution, un public cible ou des normes d'employés, vos contrats devront également s'adapter. Faites de votre mieux pour être proactif et anticiper vos besoins changeants afin de pouvoir ajuster vos contrats en conséquence.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats

Construire un système de gestion des contrats va être différent d'une entreprise à l'autre. Cependant, à la fin de la journée, aucune équipe ne peut vraiment réussir à gérer ses contrats sans la bonne solution.

Le logiciel de gestion des contrats élimine les inefficacités nuisibles qui pèsent sur ceux qui gardent une trace de vos documents juridiques manuellement. En fin de compte, peu importe le produit spécifique que vous choisissez, voici quelques-uns des avantages associés à la mise en œuvre d'une solution de gestion des contrats.

Fournit une source unique de vérité

Parce que tous vos documents juridiques seront stockés dans l'outil que vous choisissez, le logiciel de gestion des contrats agit comme une source unique de vérité pour votre organisation. Chaque utilisateur authentifié saura exactement où chercher les détails, le cycle de vie et les exigences de chaque contrat.

Cette localisation centrale de vos contrats évite également aux utilisateurs de consulter des versions obsolètes des documents actuels.

Visibilité et aperçu améliorés

Garder tous vos contrats dans un logiciel peut également vous aider à recueillir des informations précieuses sur la façon dont votre entreprise gère bien ou mal ses documents juridiques et leurs obligations associées. Le logiciel de gestion des contrats peut vous donner une vue d'ensemble de toutes vos affaires et aider à extrapoler des données utiles qui ouvriront des voies pour l'optimisation des processus.

Gagne du temps

Laisser un outil logiciel gérer toutes vos tâches de gestion des contrats est un énorme gain de temps. L'automatisation que le logiciel de gestion des contrats fournit libère du temps pour que les membres de l'équipe se concentrent sur des tâches plus importantes qui nécessitent leur attention.

Le fait que tout soit en ligne rend les contrats faciles à trouver et à rechercher, éliminant le besoin de parcourir les contrats et les fichiers pour des détails spécifiques. La plupart des outils vous permettent même de configurer des alertes pour savoir quand une action doit être entreprise de votre part. Et avec les intégrations de signature électronique, conclure l'affaire est plus facile et plus rapide que jamais.

Réduit les risques

Probablement le plus important avantage du logiciel de gestion des contrats, qui découle des autres énumérés ci-dessus, est qu'il réduit le risque de non-conformité, de perte d'argent et de détérioration des relations importantes.

Se retrouver dans des problèmes juridiques n'est pas à prendre à la légère, et le logiciel de gestion des contrats est le meilleur moyen de lutter contre cela. Il rend presque impossible de manquer une échéance, fournit à toutes les parties prenantes des informations précieuses, et analyse les cycles de contrat pour identifier les points faibles.

Meilleur logiciel de gestion des contrats

Il existe quelques outils différents que vous pouvez utiliser pour superviser et automatiser vos processus contractuels, mais le meilleur point de départ est avec un logiciel de gestion des contrats.

Pour être inclus dans la catégorie de gestion des contrats, un produit doit :

• Offrir des modèles personnalisables impliqués dans la création de contrats commerciaux
• Inclure un référentiel de documents pouvant être stockés dans différentes catégories
• Avoir la capacité de créer, éditer, partager et collaborer sur des contrats avec d'autres employés (en interne), et avec des clients ou partenaires (en externe)
• Se conformer aux exigences légales ainsi qu'aux règles commerciales
• Permettre aux utilisateurs d'envoyer des notifications pour des jalons tels que la date d'expiration ou le renouvellement

*Ci-dessous sont les cinq principales solutions de logiciels de gestion des contrats du rapport Grid® de l'automne 2024 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. PandaDoc

PandaDoc est un outil utilisé par les équipes de vente pour améliorer les flux de travail associés au côté contractuel de la conclusion d'affaires. Ce logiciel se concentre sur l'automatisation des documents et la rationalisation du processus de création, d'approbation, de signature et d'exécution des contrats.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"J'utilise PandaDoc pour obtenir l'approbation lors de la livraison de projet. Avoir la possibilité d'avoir plusieurs documents modélisés que je peux envoyer aux clients en appuyant sur quelques boutons est précieux. Cela a transformé ce qui était autrefois un e-mail en quelque chose de plus formel, complet et professionnel. C'est quelque chose que j'utilise chaque semaine, parfois plus souvent. C'est vraiment facile de configurer des modèles et de les ajouter à votre bibliothèque pour une utilisation récurrente."

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Pas de support technique approprié, pas de mises à jour par e-mail lorsqu'il y a une panne ou un problème technique, pas de réponse automatique lorsqu'il y a un problème avec la vérification d'identité d'un client qui peut être résolu sur le champ pendant une session. Pas de fonction d'édition une fois terminé si une signature ou un tampon a été manqué. Pas de possibilité d'éditer les balises sans effacer tous les progrès et signatures."

2. DocuSign CLM

DocuSign CLM est une plateforme CLM complète qui rationalise et automatise l'ensemble du processus contractuel, de la création et de la négociation à l'exécution et à la gestion. Elle permet aux entreprises de gérer les contrats plus efficacement, de réduire les risques et d'améliorer la collaboration.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"J'ai trouvé l'automatisation la plus utile. Je n'ai pas à faire manuellement le même processus client à client avec les règles qui peuvent être configurées dans Docusign, vous faites simplement moins pendant que le système fait plus automatiquement."

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Parfois, il peut être difficile de naviguer dans l'ensemble du document pour dater, initialer et enfin signer un document à la fin. Si vous sautez quelque chose, il est difficile de revenir à l'endroit où le saut a eu lieu. Parfois, quelques problèmes de taille facilement réparables en ce qui concerne les polices, mais dans l'ensemble, un bon produit."

- Avis sur DocuSign CLM, Brain G.

3. Jotform Sign

Jotform Sign est une solution de signature électronique conviviale qui simplifie le processus de collecte de signatures pour les contrats, formulaires et documents. Elle offre une interface de glisser-déposer pour une création de formulaire facile, vous permettant d'ajouter des champs de signature, des zones de texte, des cases à cocher et d'autres éléments selon les besoins.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"Jot From est facile à utiliser et robuste. Commencer à créer un nouveau formulaire et le mettre en œuvre est super facile et intuitif.

Il est facile à utiliser pour les utilisateurs finaux, pour l'utilisateur qui crée le formulaire et l'utilisateur qui remplira le formulaire. Notre public cible est constitué de mécaniciens qui ne sont pas toujours techniquement enclins, et ils ont utilisé les formulaires avec facilité."

- Avis sur JotForm, Ryan H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Parfois, mon public me dit que l'intégration PayPal et d'autres fonctionnalités de paiement ont bugué sur eux, surtout lorsqu'ils utilisent un Mac."

- Avis sur JotForm, Alex S.

4. GetAccept

GetAccept peut être utilisé par divers départements, y compris les ventes, les ressources humaines, le succès client et l'habilitation des ventes. Cette plateforme fournit des messages vidéo, le suivi et l'analyse des documents, et des capacités de signature électronique.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"C'est très flexible, facile à utiliser et à apprendre, prend en charge les documents que nous utilisons en interne, excellent support et vous êtes très engagé à le faire fonctionner dans notre entreprise, cela nous aide à être créatifs et vous avez une large expérience de différentes entreprises qui nous aide à améliorer la nôtre."

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Parfois, c'est un peu compliqué de recréer ou de modifier une proposition si vous devez en envoyer une nouvelle. Cela fonctionne, mais cela pourrait être plus facile. Nous devons souvent modifier le fichier PDF que nous envoyons à nos clients, car nous n'utilisons pas les modèles intégrés.”

5. LinkSquares

LinkSquares est une plateforme de gestion des contrats complète conçue pour rationaliser et automatiser l'ensemble du cycle de vie des contrats. Elle offre des fonctionnalités avancées pour l'analyse des contrats, la réduction des risques et la collaboration, ce qui en fait un outil puissant pour les entreprises de toutes tailles.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"LinkSquares CLM est hautement personnalisable (c'est-à-dire, pas une taille unique) et ils fournissent un support pratique pour s'assurer qu'il est correctement mis en œuvre et configuré pour réussir. Il est également beaucoup plus intuitif que d'autres CLM que nous avons envisagés."

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Il y a quelques améliorations de produit supplémentaires nécessaires pour automatiser davantage les processus et pour supprimer certains travaux manuels nécessaires du côté administratif." Richele B.

- Avis sur LinkSquares, Richele B.

Cette fois, ne le faites pas vous-même

Laisser la technologie gérer vos contrats n'est pas de la paresse. C'est intelligent, et à ce stade, c'est presque nécessaire. Il y a trop de soucis quotidiens pour faire fonctionner une entreprise, et s'occuper des documents juridiques ne devrait pas en faire partie. Bien qu'il y ait certaines parties de la gestion des contrats qui nécessitent une touche humaine (en personne ou en ligne), tirer parti des logiciels rassemblera le tout.

Gérer les contrats en ligne ouvre le monde des signatures électroniques, qui est étonnamment sécurisé. En savoir plus sur la différence que les signatures électroniques peuvent faire pour votre entreprise.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.