Qu'est-ce qu'une conférence téléphonique ? Meilleures pratiques pour se connecter à distance

Les méthodes traditionnelles de faire des affaires évoluent.

De nombreuses choses définissent la « nouvelle normalité », y compris le travail à distance. La pandémie a commencé par rendre le télétravail une nécessité ; maintenant, c'est un choix largement permis. Et rien ne transmet cette expérience plus précisément que les synchronisations régulières lors des appels de conférence.

De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de conférence audio pour configurer, héberger et gérer leurs besoins en communication professionnelle. Ces outils sont souvent compatibles avec la conférence web qui permet des vidéos, le partage d'écran et d'autres outils de collaboration comme le chat en direct et le partage de contenu.

Au cours de la dernière décennie, les appels de conférence ont gagné en popularité et en importance à mesure que de plus en plus d'entreprises étendent leur présence géographique. Alors que le concept de travailler de n'importe où continue de croître, cette technologie est une nécessité pour les entreprises modernes.

Comment fonctionne un appel de conférence ?

Les appelants invités rejoignent un appel de conférence via une ligne fixe en entrant le numéro partagé sur leur clavier pour se connecter à un pont de conférence. Le pont de conférence est une salle virtuelle permettant à plusieurs personnes d'héberger ou de rejoindre des réunions simultanément. Vous pouvez posséder un pont de conférence ou vous abonner pour héberger des appels de conférence sur le pont d'une autre entreprise.

Les participants à l'appel peuvent également utiliser une application mobile pour passer un appel de conférence sur des appareils iPhone ou Android. Alternativement, ils peuvent configurer un système de téléphonie par protocole Internet (VoIP) pour rejoindre avec un système de bureau ou un téléphone mobile.

Le VoIP permet aux participants de rejoindre depuis des ordinateurs au lieu de téléphones traditionnels. Bien que la méthode de numérotation conventionnelle soit parfaite pour les moments où vous n'avez pas de connexion Internet ou ne pouvez pas accéder à un appareil de bureau, les appels VoIP sont considérablement moins chers que les appels traditionnels.

Cependant, dans la plupart des cas, les deux types peuvent se connecter au même pont de conférence, de sorte que les participants peuvent rejoindre en utilisant n'importe quelle méthode.

Trois composants principaux sont nécessaires pour un appel de conférence.

• Le numéro de numérotation est le numéro de téléphone que vous recevez du fournisseur de services. Les appelants en ont besoin pour rejoindre un appel de conférence. C'est soit un numéro payant qui coûte des frais aux participants, soit un numéro gratuit facturable à l'hôte.
• Le code d'accès comprend sept symboles et doit être entré lors de la participation à un appel de conférence. L'hôte distribue ce code unique à tous les participants.
• Le numéro d'identification personnel (PIN) est utilisé par l'hôte pour démarrer l'appel de conférence. Il leur donne accès à des fonctions comme l'enregistrement des appels, le décompte des participants et le verrouillage de la conférence.

Comment faire un appel de conférence

Si nous parlons des appels de conférence traditionnels effectués à partir de téléphones de bureau, la configuration est assez restreinte. Elle permet un contrôle limité sur l'audio et la participation. Les appelants ont besoin du numéro de numérotation et du code d'accès à portée de main pour les entrer lors de l'appel et se connecter à la même salle virtuelle.

Faire un appel de conférence via un numéro de numérotation distribué

Voici comment démarrer un appel de conférence en utilisant un numéro de numérotation.

• Étape 1 : Envoyez une invitation de calendrier bien à l'avance pour organiser la réunion. Assurez-vous d'ajouter une note pour les participants avec les détails nécessaires comme la date, l'heure, le numéro de numérotation et les codes d'accès.
• Étape 2 : Entrez le numéro de numérotation pour vous connecter à votre réunion virtuelle le jour de la réunion.
• Étape 3 : Entrez le code d'accès, suivi du code PIN (si demandé). Pour certains fournisseurs, le code d'accès suffit pour démarrer l'appel.
• Étape 4 : Une fois que vous avez entré les détails nécessaires, attendez simplement que d'autres rejoignent la salle avant de commencer la réunion.

Faire un appel de conférence via une conférence ad hoc

Les étapes qui entrent dans les solutions de conférence ad hoc diffèrent de la méthode de numérotation.

• Étape 1 : L'organisateur doit configurer l'URL du pont de conférence pour gérer et connecter plusieurs appelants simultanément.
• Étape 2 : L'organisateur appelle ensuite tous les participants en utilisant un logiciel VoIP et les ajoute à la salle virtuelle.
• Étape 3 : Une fois que tous les participants ont rejoint la salle, l'appel commence. Seul l'organisateur peut mettre fin à la réunion, mais les participants sont libres de partir.

Types d'appels de conférence

Pour répondre adéquatement à vos besoins en matière de conférence d'affaires, vous devez comprendre la différence entre les types d'appels de conférence. Il y a trois types à considérer.

Conférence audio

Ce type d'appel de conférence connecte plusieurs appelants via n'importe quel service téléphonique basé sur VoIP. Puisqu'ils reposent uniquement sur les lignes téléphoniques, les appels de conférence audio sont faciles à configurer. Les appels de conférence audio se présentent sous différentes formes, telles que :

• Les appels de conférence sans réservation sont rentables et ne nécessitent aucune réservation préalable. Vous avez seulement besoin d'un fournisseur de services d'appel de conférence pour faciliter cet appel à la demande. Les appelants peuvent composer à tout moment.
• Les appels de conférence assistés par opérateur sont légèrement plus chers que le type sans réservation. Ce type d'appel de conférence a un opérateur en ligne pour gérer l'appel. Le service comprend également des avantages comme l'enregistrement des appels et la transcription.
• Les appels à trois sont l'option la plus simple, ne nécessitant aucune solution de conférence audio ou services supplémentaires. Cependant, ils sont légèrement limités par rapport aux autres options. Par exemple, votre contrôle audio est limité à la façon dont vous parlez fort ou à la qualité de l'audio que vous entendez, et le nombre maximum de participants pourrait ne pas dépasser cinq personnes.
• Les appels de conférence sur les résultats sont des appels publics entre une entreprise, ses investisseurs et ses parties prenantes. Ils sont menés pour expliquer la performance financière d'une entreprise et planifier le prochain trimestre financier.

Conférence vidéo

Pour utiliser la vidéoconférence, les participants s'engagent dans un environnement audiovisuel en se connectant à la même salle de réunion en ligne. Une webcam permet des réunions vidéo, permettant aux appelants d'interagir les uns avec les autres via une vidéoconférence haute définition en temps réel.

C'est l'alternative la plus proche des réunions en personne car les utilisateurs voient les expressions faciales et le langage corporel des autres. Même en utilisant le meilleur logiciel de vidéoconférence, une connexion Internet à haute vitesse est nécessaire. Avec une bonne connectivité, les participants peuvent éviter les difficultés techniques comme les images floues ou le décalage.

Conférence web

La conférence web porte les appels vidéo à un niveau supérieur. Non seulement les utilisateurs peuvent interagir les uns avec les autres en temps réel, mais ils peuvent également partager des médias et leurs écrans pour utiliser d'autres outils collaboratifs manquants sur les plateformes d'appels de conférence audio et vidéo.

Bien que la conférence web offre une expérience immersive, elle peut être légèrement coûteuse et nécessite un certain niveau de formation et de configuration pour utiliser les nombreux outils disponibles.

Appel de conférence téléphonique vs appel de conférence web

Pour effectuer toute forme d'appel de conférence, vous devez vous inscrire auprès de votre fournisseur de services et obtenir vos numéros de numérotation ainsi que les codes d'accès.

Les appels de conférence téléphonique étaient traditionnellement effectués via des connexions de ligne fixe en utilisant un téléphone de bureau. Si vous n'avez pas de connexion Internet stable, c'est toujours une option viable. Sinon, vous pouvez connecter Internet à votre téléphone de bureau et installer un service VoIP.

Les appels de conférence web offrent plus de fonctionnalités que les appels de conférence téléphonique. Il utilise des appareils qui prennent en charge les connexions vidéo comme les smartphones, les ordinateurs portables et les tablettes et offre des fonctionnalités intelligentes comme la messagerie en temps réel via le chat, le partage d'écran et de médias, et le support de la webcam.

Cas d'utilisation des appels de conférence

Les appels de conférence offrent des moyens polyvalents pour que de grands groupes de personnes communiquent à travers le monde. Ils sont un excellent outil pour connecter des équipes à distance et des bureaux mondiaux. Découvrez quelques cas d'utilisation spécifiques ci-dessous.

1. Appels téléphoniques avec les clients

Votre équipe entière peut se connecter avec les clients en groupe en utilisant des appels de conférence. Vous pouvez communiquer avec vos clients dans un lieu de travail virtuel et profiter des fonctionnalités intégrées comme la messagerie instantanée, le partage de médias et les contrôles audio pour offrir une bonne expérience.

2. Communications internes

Si vos membres d'équipe travaillent depuis plusieurs endroits, les appels de conférence rassemblent tout le monde. Ils simplifient la communication d'équipe pour le brainstorming et la discussion de détails critiques sans avoir besoin de revenir en arrière avec de longs e-mails.

3. Réunions générales

Les réunions générales utilisent des appels de conférence pour se connecter avec des équipes dans différents endroits. La conférence est un excellent moyen de mener des sessions de questions-réponses, car elle peut accueillir de grands groupes d'appelants tout en offrant une haute qualité audio pour une interaction facile.

Meilleures pratiques pour les appels de conférence

Des bruits de fond forts aux décalages des expressions faciales, beaucoup de choses peuvent rendre un appel de conférence gênant. Travaillez sur votre étiquette d'appel de conférence avant votre prochaine grande réunion.

1. Testez l'équipement à l'avance

Rien ne dit « non professionnel » plus fort que des connexions perturbatrices, surtout lorsque vous vous adressez à un grand groupe. Testez votre équipement avant les appels de conférence pour éviter tout faux pas de dernière minute.

2. Trouvez un coin tranquille

Similaire à la résolution des difficultés techniques, assurez-vous que votre environnement physique est bien équipé pour rejoindre ou héberger un appel de conférence. Si vous pouvez l'éviter, ne répondez pas aux appels depuis des rues animées ou des taxis pendant que vous êtes en déplacement. De plus, coupez et réactivez votre micro aux bons moments.

3. Utilisez les bons outils de collaboration

Si vous vous connectez via une conférence web, choisissez les bons outils de collaboration pour rendre vos appels plus immersifs. Par exemple, un logiciel de partage d'écran est idéal pour les présentations, ou vous pouvez utiliser un outil d'enregistrement d'appel à des fins de formation. D'autres options incluent les transcriptions d'appel, la musique d'attente personnalisée, les solutions de tableau blanc collaboratif et le chat instantané.

4. Enregistrez votre réunion

Vous pouvez conserver les enregistrements comme ressources à partager avec les appelants qui n'étaient pas présents. Les enregistrements fournissent également des reçus pour un enregistrement des décisions prises lors de l'appel et un point de référence pour les réunions futures.

5. Investissez dans le bon logiciel

Pour obtenir la meilleure expérience d'appel de conférence, trouvez le bon logiciel de conférence audio pour vos besoins. Engagez un fournisseur qui vous permet d'héberger des conversations sur un pont de conférence audio pour plusieurs grands groupes dans différents endroits.

Meilleures solutions d'appel de conférence audio en 2024

Avec un logiciel de conférence audio, vous pouvez héberger des appels vocaux entre plusieurs parties travaillant depuis des endroits séparés. C'est idéal pour les appels de petits groupes mais facilite principalement les réunions professionnelles.

Pour être inclus dans cette catégorie, un produit doit :

• Permettre la communication audio via un réseau téléphonique commuté public (PSTN) ou un réseau mobile pour une collaboration facile
• Héberger des appels audio multi-utilisateurs sur un pont de conférence audio

*Ci-dessous se trouvent les 5 principaux logiciels de conférence audio du rapport Grid® de l'été 2024 de G2. Certains avis peuvent être modifiés pour plus de clarté.

1. Workplace de Meta

Workplace de Meta est un outil de communication d'entreprise tout-en-un qui maintient les employés engagés et connectés. Il prend en charge vos joueurs préférés comme Google Calendar et Microsoft Outlook et permet même des intégrations personnalisées.

Les nouveaux clients peuvent s'inscrire pour un essai gratuit de 30 jours de Workplace de Meta et l'utiliser gratuitement ! L'entreprise offre également son service gratuitement aux organisations caritatives à but non lucratif éligibles.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Le principal avantage de Workplace est la collaboration d'équipe via le chat et la conférence. Le regroupement, cependant, est le meilleur composant. Chaque groupe a sa propre base d'informations et de connaissances. »

- Avis sur Workplace de Meta, Mohammed Shohrab H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je pense que la plateforme est un peu déroutante pour les nouveaux utilisateurs. Il serait utile d'avoir un accueil initial qui vous informe de ce que vous pouvez accomplir en utilisant la plateforme. »

- Avis sur Workplace de Meta, Val C.

2. Spike

Convertissez votre e-mail en bureau ! Spike fournit tout, de la messagerie et de la collaboration aux appels audio/vidéo sur une seule plateforme, vous permettant de mieux communiquer et plus rapidement.

Le plan gratuit à vie de Spike prend en charge des appels de conférence audio et vidéo illimités en tête-à-tête, avec des fonctionnalités supplémentaires comme des notes collaboratives et le chat.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'ai utilisé des dizaines de plateformes de messagerie, mais la façon dont Spike enfile les communications facilite tellement la recherche et l'engagement. Il traite les communications comme des messages texte et les enfile en fonction de la personne, pas de la ligne d'objet, ce qui est énorme. »

- Avis sur Spike, Peter J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« J'aimerais voir plus d'options de compte et de contrôles pour les absences. De plus, pouvoir fusionner d'autres canaux non liés aux e-mails dans un seul fil de communication serait génial. »

- Avis sur Spike, Peter J.

3. PowWowNow

PowWowNow offre une solution de conférence audio conviviale et rentable, adaptée aux entreprises recherchant des outils de communication fiables et simples. Renommé pour son approche sans fioritures, PowWowNow assure une connectivité sans faille, ce qui en fait un choix idéal pour les organisations de toutes tailles.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« PowWowNow est super facile à utiliser. Il n'y a pas de coûts cachés, et il me permet d'initier des appels virtuels spontanément sans réservation préalable. Il fournit des numéros de numérotation gratuits et locaux, permettant aux personnes du monde entier de rejoindre la réunion. »

- Avis sur PowWowNow, Siddhant G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Certains problèmes possibles que les utilisateurs peuvent rencontrer incluent des difficultés techniques avec la plateforme, une mauvaise connectivité Internet entraînant une mauvaise qualité vidéo ou audio, et des difficultés à reproduire le niveau d'engagement et de spontanéité qui peuvent être atteints lors de réunions en face à face. De plus, certains utilisateurs peuvent préférer les réunions en personne et trouver les réunions virtuelles moins satisfaisantes. »

- Avis sur PowWowNow, Rithik D.

4. Communications unifiées en tant que service (UCaaS)

Communications unifiées en tant que service (UCaaS) est une solution de communication avancée basée sur le cloud conçue pour répondre aux besoins complexes des entreprises modernes. Ce service intègre divers outils de communication en une seule plateforme cohérente, permettant une collaboration et une connectivité sans faille à travers votre organisation.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« L'intégration a été facile et sans stress, l'équipe est amicale et communicative. Passer du service téléphonique traditionnel à Teams Phone a été plus facile que prévu. »

- Avis sur les communications unifiées en tant que service, Joe Y.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Les appels passant par le centre d'appels peuvent parfois être interrompus ou ne pas passer aux agents en file d'attente. »

- Avis sur les communications unifiées en tant que service, Mike S.

5. InterCall Reservationless-Plus Conferencing

InterCall Reservationless-Plus Conferencing facilite une communication sans faille pour les entreprises de toutes tailles. Que vous organisiez une réunion d'équipe, une présentation client ou un événement d'entreprise à grande échelle, cette plateforme offre des connexions audio fiables et de haute qualité qui maintiennent vos conversations claires et ininterrompues.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'adore ne pas avoir à réserver un pont ou à m'inquiéter que quelqu'un d'autre dans mon bureau ait besoin de la ligne. Je peux avoir un appel spontanément et décider, sur le moment, d'enregistrer pour une lecture ultérieure - un examen. Nous traitons des problèmes informatiques complexes. Capturer tous les détails techniques lors d'un appel est CRITIQUE. Le fait que je puisse enregistrer mes appels de conférence est incroyablement précieux. »

- Avis sur InterCall Reservationless-Plus Conferencing, Kelli J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Les processus de facturation sont tellement incommodes, et le personnel ne semble pas avoir une bonne maîtrise de la résolution des problèmes. »

- Avis sur InterCall Reservationless-Plus Conferencing, Josh W.

Revenons là-dessus

Les appels de conférence resteront en forte demande alors que nous continuons à faire des affaires avec n'importe qui de n'importe où. Heureusement, les coûts sont bas et les fournisseurs offrent un excellent support. Pour les organisations avec une main-d'œuvre mondiale, une excellente communication est la clé de la survie.

Si vous cherchez d'autres moyens d'améliorer les communications à l'échelle de l'entreprise, jetez un œil aux meilleurs logiciels de messagerie instantanée pour les entreprises pour faciliter des connexions efficaces entre les départements et les équipes.