Le mélange parfait : comment planifier vos baristas comme un pro

Quelque chose se prépare !

Si vous possédez une entreprise, vous savez qu'il n'est pas facile de garder votre personnel uni tout en mettant le client en premier. Et si vous possédez un café ? Ajoutez à cela l'agitation de la ruée de 6 heures du matin et les clients grincheux avant leur café.

Chaque entreprise doit donner la priorité à une planification efficace des employés. Avec l'environnement trépidant même du plus petit café local, cela devient rapidement un élément qui peut faire ou défaire les chances de succès.

Beaucoup de cafés et d'autres entreprises de service à la clientèle utilisent des outils de planification des employés et des outils de planification des restaurants pour faire fonctionner leur établissement comme une machine à expresso bien huilée.

Souvenez-vous de ces conseils importants lorsque vous commencez la planification de votre café. Avant que vous ne le sachiez, vous pourrez vous tourner vers un logiciel de planification de barista pour faire le travail correctement à chaque fois.

Conseils principaux pour la planification de café

Vous n'avez pas besoin de beaucoup de caféine pour planifier vos baristas correctement. Découvrez ces conseils principaux pour bien commencer.

Organisez les besoins à l'avance

Lorsque vous commencez à réfléchir à ce dont votre café a besoin, vous allez devoir répondre à de nombreuses questions. Le café peut-il fonctionner avec seulement deux baristas ? Quels jours de la semaine ou à quels moments de la journée aurez-vous besoin de plus de personnel ? Devrait-il y avoir une personne entièrement dédiée à la prise de commandes ? Vos réponses honnêtes vous aideront à identifier ce qui est nécessaire en termes de planification et de personnel global.

Planifier à l'avance vous donne le temps de gérer les conflits ou les problèmes qui peuvent survenir lorsque les employés voient leurs charges de travail attribuées. Lorsque vous commencez réellement à planifier les horaires de vos baristas, beaucoup dépendra des compétences individuelles et des points forts de votre personnel.

Planifiez en fonction des compétences

La planification pour un café commence avant même l'embauche d'un employé. Le processus d'entretien est le meilleur moyen de commencer à planifier l'avenir en embauchant des personnes avec des compétences éprouvées qui peuvent travailler ensemble pour créer un environnement de travail bien équilibré.

Parfois, vous aurez des employés qui sont plus forts dans certains domaines que d'autres. Par exemple, vous pourriez avoir un barista qui est efficace pour tirer des shots d'espresso mais pas très rapide pour nettoyer l'équipement. Vous pourriez en avoir un autre qui nettoiera facilement l'équipement avec du temps libre mais qui apprend encore à utiliser un système de point de vente.

C'est votre travail d'identifier et de noter les forces et les faiblesses de chacun. De cette façon, vous pouvez planifier en conséquence, afin que chaque quart de travail ait quelqu'un qui exécute chaque élément de l'entreprise de manière confiante et réussie.

Familiarisez-vous avec les réglementations

Aucun propriétaire de café ne veut avoir des ennuis juridiques parce qu'il n'a pas planifié les employés conformément aux lois locales.

La FLSA est particulièrement importante lorsque vous créez le planning de vos employés. Ne pas respecter toutes ces réglementations peut entraîner de lourdes amendes ou la dissolution complète de votre entreprise.

Restez flexible

L'une des principales raisons pour lesquelles les gens recherchent des emplois dans les cafés est la flexibilité. Couvrir les quarts de travail est une tradition dans le service alimentaire. La planification des employés commence par l'identification des besoins du café, mais vous échouerez si vous ne tenez pas compte des besoins de votre personnel.

Cela demande des efforts, mais vous pouvez accommoder un grand groupe d'employés dans les limites des heures limitées qu'ils peuvent vous offrir tout en répondant aux exigences de votre entreprise de café.

Soyez attentif aux membres du personnel inscrits à l'école, qui ont un deuxième emploi, travaillent à temps partiel, sont des aidants ou ont d'autres responsabilités pressantes. Montrer que vous vous souciez rend les employés plus à l'aise, et en retour, ils seront plus honnêtes quant à leurs calendriers. La planification devient un processus collaboratif, ce qui fait que le personnel se sent valorisé.

Rester flexible inclut d'être ouvert aux échanges de quarts de dernière minute et de garder à l'esprit les employés de garde en cas d'urgence. Assurez-vous de pouvoir toujours intervenir vous-même si nécessaire.

Encouragez la communication ouverte

Si vous voulez créer un processus de planification qui fonctionne bien pour toutes les parties impliquées, laissez vos employés communiquer librement sur leurs horaires. Leur donner la possibilité de s'exprimer librement aide à éviter l'épuisement professionnel et augmente la satisfaction pour qu'ils puissent avoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

De plus, assurez-vous d'avoir une méthode de formation des employés sur le processus de planification, et que le planning lui-même soit facile à lire et à comprendre. Vos employés ont besoin de flexibilité, mais en tant que propriétaire et employeur, vous devez les planifier aussi régulièrement que possible.

Modifiez le processus

Même le planning de café le plus parfait a des domaines qui nécessitent des améliorations. Envisagez de réévaluer votre processus de planification tous les deux trimestres pour continuer à l'affiner.

N'ayez pas peur de recueillir des commentaires des employés – le processus de planification doit être mutuellement bénéfique.

Lorsque vous décidez d'apporter des changements, aussi petits soient-ils, assurez-vous de communiquer avec les employés à chaque étape pour éviter de plus gros problèmes et malentendus à l'avenir. Prioriser ces processus de gestion de la main-d'œuvre solides est essentiel pour la vision d'ensemble.

Qu'est-ce que le logiciel de planification de barista ?

La planification des employés est un processus qui nécessite que la direction crée des horaires de travail équitables pour les employés et s'assure que les opérations se déroulent sans accroc. Cela nécessite de l'expertise, du temps et une observation attentive. Heureusement, les solutions de planification automatisées offrent une variété de solutions parmi lesquelles les entreprises peuvent choisir pour rendre le processus beaucoup plus facile.

Logiciel de planification des employés

Le logiciel de planification des employés aide les entreprises à gérer leurs ressources plus efficacement, à améliorer les performances de l'entreprise et à réduire les coûts.

Ces outils automatisent la planification, organisent toutes les tâches des employés en un seul endroit et suivent les demandes de congés.

Logiciel de planification de restaurant

De nombreux facteurs entrent en jeu dans le choix d'un logiciel de planification, mais l'objectif reste le même : productivité maximale et coûts minimaux. C'est pourquoi de nombreux propriétaires d'entreprises utilisent des logiciels de planification de restaurant pour gérer leurs horaires de service alimentaire.

Le logiciel de planification de restaurant donne aux entreprises les outils pour créer des calendriers virtuels pour organiser le suivi du temps, communiquer directement avec les employés, apporter des modifications rapides et augmenter la visibilité au sein du personnel.

Comment choisir le bon logiciel de planification de barista

Que faites-vous après avoir identifié que l'automatisation est le bon choix pour votre entreprise ? Gardez les conseils suivants à l'esprit lorsque vous recherchez ce logiciel parfait.

• Définissez vos besoins. Quel type de logiciel recherchez-vous ? Vous pouvez vouloir un logiciel avec des fonctionnalités de planification simples, ou vous pourriez rechercher des solutions plus robustes qui incluent des logiciels de paie ou des intégrations de logiciels de suivi du temps. Déterminez ces besoins pour que la recherche soit organisée.
• Recueillez des commentaires. La recherche d'un nouveau logiciel est un excellent moment pour recueillir des commentaires d'autres personnes dans l'entreprise pour voir ce qu'elles pensent manquer dans le processus actuel.
• Commencez à rechercher. Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, vous êtes prêt à plonger dans la grande recherche. Comparez tous les logiciels à votre liste de contrôle et envisagez de contacter les entreprises de logiciels pour un devis personnalisé.
• Évaluez votre budget. Après avoir recherché, vous aurez une bonne idée de la gamme de prix des logiciels de planification. Travaillez en interne pour solidifier exactement quel est votre budget et combien vous pouvez allouer aux coûts potentiels d' intégration, d'installation et de maintenance.
• Lisez les avis des clients. Ne prenez pas toutes les promesses des logiciels pour argent comptant. Recherchez des avis de clients pour savoir exactement comment les utilisateurs réels ressentent chaque outil de votre liste restreinte. Envisagez d'utiliser G2 pour accélérer le processus.
• Profitez des démonstrations. Inscrivez-vous à tous les essais gratuits disponibles. Profitez de cette opportunité pour voir si cet outil s'intégrerait à vos méthodes de travail actuelles. N'oubliez pas de suivre la fin de vos essais gratuits pour ne pas être facturé pour un plan complet.

Ne vous faites pas griller

Je sais que ces informations peuvent sembler beaucoup, mais si c'est trop accablant, vous pouvez toujours réessayer plus tard.

Sérieusement, planifier à l'avance comme si votre entreprise en dépendait (car c'est le cas) est la seule façon de planifier vos baristas avec succès. C'est une tâche ardue, mais avec du temps et des efforts, personne n'aura jamais à faire un double quart de travail à nouveau.

Croyez-moi – ne pas suivre ces conseils serait une grande erreur.

Vous cherchez d'autres moyens d'améliorer la gestion de votre entreprise ? Consultez ces meilleures pratiques de gestion de restaurant pour passer au niveau supérieur.