Chaque fois que je demande à mon patron si je peux assister à une conférence de marketing à Paris, il me donne la même réponse : « Défends ta cause, et si tu peux prouver sa valeur, peut-être que nous pourrons trouver une solution. »

Ça n'a jamais marché, et c'est de ma faute. Le plus grand argument que je peux avancer est « Je veux aller à Paris. »

Mais dans le domaine de la gestion de projet, les chefs de projet (PM) ont la responsabilité de prouver la valeur d'un projet, ou la nécessité d'investir du temps et de l'argent dans une entreprise particulière à un moment donné.

C'est là qu'intervient un dossier commercial. Les PM rédigent ce document au début d'un nouveau projet. Il aide à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant des éléments tels que les bénéfices, les risques, le calendrier, etc. du projet en question.

Si vous souhaitez démarrer un projet du bon pied, vous voudrez être bien informé sur le processus de création et de rédaction de votre dossier commercial. C'est, essentiellement, une chance pour vous de prouver pourquoi votre travail est essentiel.

Dans cet article, je vais vous aider à comprendre les bases d'un dossier commercial, ainsi que comment en rédiger un.

Comment créer et rédiger un dossier commercial

Alors, qu'est-ce qu'un dossier commercial exactement ? Discutons-en.

Un dossier commercial est un type de documentation créé au début du cycle de vie d'un projet. Dans cette documentation, un chef de projet décrit divers éléments tels que le problème commercial qu'il essaie de résoudre, ainsi que le coût, le risque, les bénéfices et la portée.

Téléchargez ce document pour l'imprimer ou tapez ici.

Le dossier commercial est l'occasion pour un PM de prouver la nécessité d'un certain projet. À partir de là, les parties prenantes et les autres membres de la direction peuvent examiner le dossier et soit l'accepter, soit le rejeter.

Les chefs de projet rédigeront un dossier commercial lorsqu'il est nécessaire de prouver la valeur d'un projet. Essentiellement, un PM utilisera un dossier commercial pour défendre son projet.

Comment rédiger un dossier commercial

Aucun dossier commercial ne se ressemblera exactement, mais ils devraient généralement comporter des éléments similaires. Suivez les directives ci-dessous pour élaborer votre propre dossier commercial.

Préface/Table des matières

Commencez votre dossier commercial en fournissant quelques lignes de clarification sur ce que les parties prenantes sont sur le point de lire. Un exemple de préface serait : « Ce dossier commercial propose des solutions pour l'initiative de la société de logistique visant à améliorer les communications internes. »

Ensuite, vous voudrez lister la table des matières. Cela permet aux lecteurs de parcourir et de naviguer directement vers la page qu'ils recherchent.

Résumé exécutif

Bien que votre résumé exécutif soit placé très tôt dans le dossier commercial, c'est la dernière chose que vous devriez écrire. Un résumé exécutif est un bref résumé de tout ce que le lecteur est sur le point d'apprendre.

Vous voudrez avoir toutes vos recherches et conclusions terminées avant d'écrire votre résumé exécutif.

Introduction ou résumé du projet

Maintenant que vous avez donné aux parties prenantes un aperçu bref, il est temps d'entrer vraiment dans les détails sur ce qu'est ce projet et pourquoi il est important. Dans l'introduction, vous définirez le projet et fournirez des raisons pour lesquelles c'est une entreprise importante pour votre organisation.

Les questions à répondre dans l'introduction incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Quel problème commercial essayez-vous de résoudre ?
• Quel objectif essayez-vous d'atteindre ?
• Comment allez-vous y parvenir ?
• Pourquoi ce projet est-il nécessaire ?

De plus, n'ayez pas peur de discuter de l'historique de ce projet. Comment est-il né ? Votre équipe a-t-elle vraiment du mal dans un domaine et ce projet est-il le moyen sûr de se remettre des échecs récents ?

Identifier cela immédiatement aide les parties prenantes à comprendre l'importance de votre dossier commercial.

Options

Les parties prenantes veulent savoir que vous avez réfléchi à toutes les solutions possibles à ce problème commercial. Pour cette raison, il est une pratique standard d'inclure des solutions alternatives dans le dossier commercial.

Ici, vous décririez les autres moyens que vous pensez pouvoir résoudre efficacement ce problème.

Bénéfices et contraintes

Bien que ce soit fastidieux, vous devrez rechercher et communiquer les bénéfices et les contraintes de chaque option que vous avez envisagée. Avant d'approuver un plan, votre équipe de direction voudra savoir dans quoi elle pourrait s'engager.

Un exemple de contrainte serait qu'une option coûte significativement plus cher que d'autres et nécessiterait un soutien financier plus important.

Un avantage d'une option serait que la mise en œuvre d'une solution réduirait de moitié la charge de travail d'une équipe.

Plan de projet

C'est dans cette section suivante du dossier commercial qu'un PM communique quelle solution il préfère et pense qu'elle accomplirait le mieux les objectifs et buts mentionnés précédemment.

Si vous, en tant que chef de projet, avez une solution à laquelle vous tenez fortement, c'est votre chance de la rendre la plus attrayante possible pour les parties prenantes. Certes, soyez honnête, mais vous avez certainement l'occasion de peindre avec vos propres pinceaux ici.

Une fois que vous avez clairement exprimé votre décision, montrez à vos décideurs comment vous prévoyez de mettre en œuvre cette solution. Montrez que vous avez fait vos recherches et que vous ne préférez pas seulement ce plan, mais que vous savez exactement quelles étapes vous prendriez pour le réaliser.

Analyse

Dans la section analyse du dossier commercial, vous devez aller droit au but. C'est là que vous décrivez combien de temps le projet prendra, l'impact que le projet aura, et combien vous pensez que le projet coûtera. Assurez-vous d'inclure des jalons de projet dans votre calendrier.

Quels sont les ressources nécessaires ? Une idée implique-t-elle la location d'une flotte de jets privés ? Les ressources affecteront le coût, alors assurez-vous de les lister en détail.

Assurez-vous également d'inclure une analyse coût-bénéfice avec la description de votre budget. Cela montre que vous avez fait vos recherches et que vous ne jetez pas simplement des chiffres au hasard à vos décideurs.

En plus d'un dossier commercial, il pourrait vous être bénéfique de créer un rapport d'analyse de la concurrence afin de comprendre contre quoi vous vous battez.

Risques et opportunités

Tout comme vous avez décrit les bénéfices et les contraintes, vous devriez maintenant décrire les risques et les opportunités associés aux différents projets que vous avez suggérés. Une de vos campagnes marketing pourrait-elle être perçue comme « trop audacieuse » ? Dites-le.

Pourrait-elle également générer plus d'engagement et de revenus que n'importe quelle campagne marketing que vous avez poursuivie dans le passé ? Dites-le aussi.

Affaire classée

Une fois que vous et la direction avez décidé de la meilleure marche à suivre, il est temps de passer à l'action ! Le dossier commercial n'est que le premier de nombreux documents et étapes pris dans le cycle de vie du projet.

Pour en savoir plus sur la gestion de projet, consultez 29 modèles gratuits de gestion de projet pour les agences créatives, exemples de dossiers commerciaux pour chaque industrie, et apprenez-en plus sur le cycle de vie du projet.