Administration des avantages : Comment donner aux employés ce qu'ils veulent

Offrir à vos employés des avantages attrayants peut grandement contribuer à recruter des talents de premier plan et à fidéliser les meilleurs performeurs.

Lorsque vous présentez à votre équipe la bonne combinaison de programmes de rémunération et d'avantages sociaux, vous pouvez démarquer votre entreprise de ses concurrents, rendant votre organisation plus attrayante pour y travailler. Mais seulement si vous le faites correctement ; c'est là qu'intervient l'administration des avantages sociaux.

En tant que professionnel des ressources humaines, il est essentiel que vous compreniez les tenants et aboutissants de la création d'un programme qui offre les avantages que les employés souhaitent le plus, et que votre entreprise utilise le bon logiciel d'administration des avantages sociaux pour rendre tout cela possible. Plongeons dans le sujet.

Que fait un administrateur des avantages sociaux ?

Si vous êtes administrateur des avantages sociaux, vous êtes alors responsable de la direction et de la planification de toutes les opérations quotidiennes qui coexistent au sein des programmes d'avantages de votre entreprise.

Cela implique de répondre à toutes les questions que les employés peuvent avoir concernant les programmes d'avantages et ce qu'ils offrent, de concevoir les plans, d'intégrer les nouveaux employés dans les plans appropriés, et d'explorer de nouveaux avantages. Il vous incombe également d'améliorer les programmes existants et de comprendre les tenants et aboutissants de tous les logiciels utilisés.

6 étapes essentielles dans l'administration des avantages sociaux

Il y a beaucoup à faire dans l'administration des avantages sociaux, quelle que soit la taille de votre entreprise. Pour mener à bien l'administration des avantages sociaux, suivez ces six étapes.

1. Choisissez quels avantages offrir

Le plan de rémunération et d'avantages que votre entreprise propose offre des avantages et de la flexibilité à vos employés que le salaire ne fournit pas. Il existe une longue liste d'avantages pour les employés que votre organisation peut offrir, allant des plus populaires et traditionnels aux volontaires.

Certains avantages sont exigés par la loi pour que votre entreprise les offre. Ces avantages pour les employés sont une norme établie dans tous les États et industries, et chaque employeur doit les offrir pour rester conforme aux lois créées par le Département du Travail des États-Unis. Ceux-ci incluent :

• Sécurité sociale et Medicare
• Assurance contre les accidents du travail
• Salaire minimum et paiement des heures supplémentaires
• Contributions à l'indemnisation du chômage

En plus de cette liste, il existe également des avantages pour les employés considérés comme la norme de l'industrie, tels que l'assurance santé, le congé familial et médical, l'assurance invalidité, les congés payés, l'assurance vie et les options d'achat d'actions.

Certains avantages volontaires, ou avantages, que vous pouvez également offrir aux employés incluent : des programmes de bien-être, des horaires de travail flexibles, des fêtes de fin d'année, et plus encore.

2. Restez au courant des coûts des avantages

L'administration des avantages sociaux est bien faite lorsqu'elle peut motiver les employés tout en restant rentable pour les employeurs.

En général, un employeur couvrira 70 % des coûts médicaux, dentaires et de vision dans le plan d'avantages. Un plan de paiement groupé avec un prix négocié peut permettre à votre organisation d'économiser sur certains de ces coûts.

Votre entreprise peut également choisir d'offrir une variété d'avantages volontaires, car ceux-ci sont moins coûteux mais peuvent toujours aider à répondre aux besoins de vos employés.

3. Déterminez l'éligibilité

En tant que professionnel des ressources humaines, vous ne pourrez pas inscrire des employés qui ne sont pas éligibles, et vous ne pouvez pas non plus refuser des avantages à ceux qui le sont. Tout dépend des règles d'éligibilité dans votre document de plan. Cela dépend également de l'horaire de travail régulier de chaque employé.

Selon la Loi sur les soins abordables, les « employeurs de grande taille applicables », qui sont des employeurs actuels avec 50 employés à temps plein et équivalents à temps plein, doivent couvrir les employés travaillant 30 heures ou plus par semaine ou payer une pénalité.

3. Administrez efficacement les avantages des employés

C'est une grande tâche de gérer les avantages des employés, et cela nécessite que les professionnels des ressources humaines gardent un œil sur de nombreux éléments et tâches.

Il doit y avoir une communication appropriée avec les employés et les cadres dirigeants, la conformité doit être respectée pendant les périodes d'inscription ouverte, et bien plus encore. Faire tout manuellement peut considérablement freiner les flux de travail et laisser place à des erreurs.

4. Restez conforme

Comme indiqué, il est absolument crucial que votre entreprise reste conforme lorsque vous administrez des avantages aux employés. Cela est plus facile à dire qu'à faire, car il existe de nombreuses règles et réglementations établies par le gouvernement fédéral, y compris, HIPAA, ACA, FMLA, et COBRA, qui englobent l'autorisation médicale, les lois du travail et les stipulations financières.

La Loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) vise à protéger les travailleurs avec des opportunités supplémentaires de s'inscrire à une couverture d'avantages de santé de groupe s'ils devaient perdre leur couverture santé, se marier ou ajouter un dépendant à leur plan. HIPAA interdit également aux employeurs de modifier l'inscription ou les primes en raison des facteurs de santé de leurs employés.

Il est exigé par toutes les entreprises ayant 50 employés à temps plein ou plus d'offrir une sorte de plan d'assurance santé de groupe à leur équipe. Sinon, elles seront frappées d'une pénalité fiscale. Les entreprises doivent également maintenir la conformité avec la Loi sur les soins abordables (ACA). Cela inclut de déterminer quels employés sont éligibles à la couverture, de leur envoyer des documents 1095-C, et de déposer des formulaires 1094-C directement auprès de l'IRS.

La Loi sur le congé familial et médical (FMLA) permet aux employés éligibles des employeurs couverts de prendre un congé non payé pour des raisons familiales et médicales spécifiques. Elle couvre les employeurs du secteur privé avec 50 employés ou plus, ainsi que les écoles élémentaires publiques et privées et les agences publiques.

Enfin, COBRA est destiné aux employeurs avec plus de 20 employés, car il protège les employés, les anciens employés, les conjoints, les anciens conjoints, et tout enfant à charge de perdre leur couverture santé en cas de décès, de licenciement ou de réduction des heures.

5. Assurez-vous que les avantages correspondent aux besoins des employés

En fin de compte, les avantages que votre organisation fournit doivent avoir du sens pour les personnes employées. Ce ne sera pas une solution unique, et vous devriez être en mesure de faire des ajustements à mesure que le profil démographique de vos employés change.

Si vous avez un groupe de jeunes diplômés récents dans votre personnel, il est judicieux d'offrir des paiements de prêts étudiants. De même, alors que les employés plus âgés peuvent être plus intéressés par les avantages de retraite, le personnel plus jeune sera attentif à ce qui est offert en termes de congé payé pour les nouveaux parents.

Examinez les avantages actuels offerts et voyez combien ils sont utilisés pour déterminer s'il est temps de changer. Vous pouvez également obtenir des retours directs en envoyant des enquêtes sur les avantages aux employés pour savoir ce qu'ils ont à dire, ce qu'ils aiment, et ce qu'ils aimeraient voir ajouté.

Les meilleurs logiciels d'administration des avantages sociaux

Les logiciels d'administration des avantages sociaux aident les entreprises de toutes formes et tailles à planifier et administrer des packages d'avantages pour les employés tout en assurant la conformité avec toutes les réglementations gouvernementales.

Ces outils sont utilisés par les professionnels des ressources humaines pour gérer les avantages des employés, tels que diverses options d'achat d'actions et plans d'assurance, tout en facilitant les périodes d'inscription ouverte. Vous constaterez également que de nombreuses options intègrent également des fonctionnalités de libre-service pour les employés, qui permettent aux employés de consulter, mettre à jour et gérer leurs informations personnelles et documents.

Les logiciels de cette catégorie aident les gestionnaires des ressources humaines à identifier les avantages qui apportent le plus de valeur à leurs employés, tout en réduisant le coût global. Ces outils peuvent également garantir que les entreprises sont conformes aux réglementations fédérales et locales, y compris la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) et la Loi sur les soins abordables (ACA).

Pour être inclus dans cette catégorie, le logiciel doit :

• Incorporer un tableau de bord administrateur centralisé pour visualiser les données relatives aux avantages
• Être un portail complet d'avantages pour les employeurs et les employés pour accéder aux plans, mettre à jour les informations, et s'inscrire à des programmes à la fois pendant et en dehors de la période d'inscription annuelle
• Permettre aux administrateurs RH de créer des déclarations de rémunération complètes
• Aider les gestionnaires RH à vérifier et à rendre compte de la conformité des employés et de l'organisation avec les réglementations gouvernementales

* Ci-dessous figurent les cinq principales solutions logicielles d'administration des avantages sociaux du rapport Grid® de G2 pour l'hiver 2023. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Rippling

Rippling permet aux entreprises de gérer tout ce qui concerne les RH, l'informatique et les finances en un seul endroit. Il rationalise les processus et procédures liés aux dépenses, à la paie, aux avantages et aux ordinateurs, afin que les tâches puissent être automatisées dans un seul système.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'aime la simplicité de Rippling. La mise en page est facile à naviguer. Il ne m'a fallu aucun temps pour comprendre où tout se trouvait. M'inscrire à l'assurance santé et faire les choix pour 2023 m'a pris moins de 10 minutes. Les options étaient toutes très faciles à comprendre, surtout pour quelqu'un comme moi qui n'est pas très à l'aise avec les ordinateurs. C'est agréable d'avoir accès à tout sur un seul tableau de bord. »

- Avis sur Rippling, Lauren M. 

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il y a BEAUCOUP de choses dans l'interface de Rippling. C'est facile à naviguer, mais il m'est arrivé de devoir demander : "Hé, j'ai cherché pendant cinq minutes mais rien à faire -- où puis-je trouver ce paramètre / champ / info ?" »

- Rippling Review, Jonathan S.

2. Paylocity

En ce qui concerne un outil logiciel tout-en-un qui rationalise la paie, les avantages, la gestion des talents et de la main-d'œuvre, Paylocity vous couvre. Parce que cet outil est spécifiquement conçu pour les professionnels des RH, ils peuvent se concentrer davantage sur les tâches quotidiennes et moins sur les défis qui peuvent survenir. De plus, il offre un service client de premier ordre. 

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« L'implémentation avec Paylocity a été assez indolore. J'ai été étonné de la rapidité et de la précision avec lesquelles ils ont chargé nos données dans leur système. Il y a eu quelques problèmes (comme c'est le cas avec toute transition) mais rien qu'ils n'ont pu corriger assez rapidement. Le système est très facile à utiliser, le générateur de rapports est génial, et leur service client a été excellent ! »

- Avis sur Paylocity, Sandy B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il y a quelques complications liées aux fonctions de gestion du temps des employés, bien que leur équipe produit travaille avec vous pour trouver la meilleure approche pour correspondre à tout cas d'utilisation que vous leur soumettez. Les complexités impliquées dans le déploiement ont conduit à quelques moments de réflexion des deux côtés, mais à la fin, ils étaient à la fois informatifs, ouverts et faciles à travailler pour atteindre les objectifs que nous nous étions fixés avec le déploiement. »

- Avis sur Paylocity, Jason L. 

3. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now est une solution de gestion du capital humain facile à utiliser pour les entreprises de plus de 50 employés. De la paie aux avantages et même à la gestion des talents, elle comprend une longue liste de fonctionnalités conçues pour les professionnels des RH.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« La fonctionnalité du produit et le service client sont de premier ordre ! La connexion de l'intégration à la paie jusqu'au licenciement des employés est transparente. J'utilise le tableau de bord analytique chaque semaine pour cibler notre attention sur les domaines sur lesquels nous devons travailler et partager ces connaissances avec notre équipe de direction. »

- Avis sur ADP Workforce Now, Jason S. 

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il fait tellement de choses que je ne peux presque pas suivre tout ce qu'il fait. Je n'aime pas qu'une fois l'implémentation terminée, nous n'ayons pas de contact pour nous aider à avancer. Il n'y a personne qui reste avec vous et vérifie si vous avez besoin d'aide. Avoir une équipe assignée à votre compte par la suite serait tellement utile de savoir que j'avais un contact qui pourrait me diriger dans la bonne direction sans avoir à appeler le support client. »

- Avis sur ADP Workforce Now, Karen G. 

4. Vantage Circle

En tant que plateforme mondiale d'engagement des employés, Vantage Circle utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique pour aider les professionnels des RH dans la gestion des tâches d'engagement des employés. Il peut automatiser les programmes de récompenses et de reconnaissance des employés, gérer les retours des employés, et aider à augmenter la productivité.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Convertir des points en cartes-cadeaux en une fraction de seconde est fantastique. De plus, l'interface utilisateur est propre, et l'interface est conviviale. Les points Vantage avec le tableau de bord de leadership m'encouragent en tant qu'employé à travailler plus dur pour recevoir plus de points de récompense. »

- Avis sur Vantage Circle, Akshith N.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le nombre d'e-mails répétitifs pour des événements qui ne sont pas liés à mon domaine m'agace un peu. Il y a encore un domaine d'amélioration dans l'interface utilisateur du site web. La barre de recherche ne sert parfois pas le but. »

- Avis sur Vantage Circle, Alan G.

5. Ease

Les entreprises cherchant à mettre en place et gérer des avantages, rester conformes, et intégrer de nouvelles recrues devraient envisager Ease. Les employés apprécient une destination unique pour toutes les informations liées aux RH et il est simple d'exécuter des tâches liées à la paie, à l'intégration et au départ, et au reporting ACA.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'aime vraiment la facilité de navigation du programme. L'interface utilisateur est très rationalisée, et je pense que la vue employé est très claire et propre aussi. Les équipes de support sont très utiles et toujours disponibles pour aider. J'aime aussi leur ouverture aux suggestions ; j'ai vu plusieurs suggestions et demandes intégrées dans la programmation. »

- Avis sur Ease, Kelsey R.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je n'aime pas ne pas pouvoir créer une feuille de taux pour les employés qui préfèrent imprimer une copie de leurs options d'avantages. J'ai plusieurs groupes qui ont besoin de paquets papier ainsi que d'inscriptions en ligne, donc avoir l'option de tout compiler en une version PDF ou imprimable serait incroyable. J'aimerais aussi voir plus d'informations sur COBRA disponibles si un employeur souhaite envoyer des avis par lui-même. Au moins un calculateur pour leur fournir quand leur période COBRA serait terminée. »

- Avis sur Ease, Ashley H.

Un programme d'avantages en lequel croire

De la création d'un programme d'avantages robuste à l'inscription de nouveaux membres, en passant par la réponse à toutes les questions qui en découlent, il y a beaucoup à faire dans l'administration des avantages sociaux.

Souvenez-vous de penser en dehors des sentiers battus – il y a des avantages dont vos employés ont besoin, comme les soins de santé, et il y a des avantages qu'ils veulent, comme les congés payés. Que proposerez-vous à votre équipe ?

Il existe plusieurs types d'avantages que vous pouvez offrir à vos employés, l'un d'eux étant le congé parental payé. Apprenez comment développer cette politique et pourquoi en avoir une est si important.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.