Comment améliorer le contrôle des stocks avec un système d'inventaire par code-barres

Aimez-vous le bruit de « bip » que font vos articles lorsqu'ils sont scannés à l'épicerie ? Alors, j'ai le système d'inventaire qu'il vous faut.

Un système d'inventaire par code-barres vous donne le pouvoir de pointer chaque article de votre entrepôt et de scanner votre chemin vers une méthode d'organisation de stock nouvelle et améliorée.

Un code-barres utilise des lignes, des espaces, des formes et des motifs lisibles par machine pour produire des informations ou des données attribuées. Chaque code-barres est complètement unique et utilise des chiffres et des lettres pour catégoriser et distinguer différentes classifications d'articles.

La plupart des codes-barres nécessitent des scanners spécialisés pour produire des informations, tandis que certains peuvent être scannés avec l'appareil photo d'un appareil mobile.

Les entreprises utilisent des logiciels de code-barres pour créer des codes-barres, interpréter les codes sur les appareils de l'entreprise, générer des modèles imprimables, attribuer des numéros de série spécifiques aux articles d'inventaire et collecter rapidement des données. Ces outils peuvent fonctionner avec des systèmes de gestion d'inventaire pour suivre les niveaux de stock de produits et les emplacements et stocker les données de manière sûre et précise.

Comment fonctionne un système d'inventaire par code-barres ?

L'objectif principal d'un système d'inventaire par code-barres est d'avoir un comptage de stock aussi précis que possible. Cela se fait en utilisant l'automatisation pour s'assurer que les données sont enregistrées en temps réel au fur et à mesure que les articles se déplacent dans toute la chaîne d'approvisionnement.

Les systèmes d'inventaire par code-barres fonctionnent avec des logiciels de code-barres pour créer des étiquettes uniques qui sont placées sur les articles d'inventaire et scannées pour collecter des données de stock précises. Il existe différents types de codes-barres et de scanners de codes-barres que les entreprises utilisent pour atteindre différents objectifs, que ce soit pour mettre à jour leurs codes-barres aussi rarement que possible ou pour les scanner à une distance allant jusqu'à deux pieds.

Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de l'utilisation d'un système d'inventaire par code-barres. À mesure qu'une entreprise se développe, un système d'inventaire par code-barres peut être particulièrement utile lorsque le stock est déplacé dans l'entrepôt ou à travers plusieurs emplacements. Bien que tous les systèmes d'inventaire suivent les actifs, envoient des notifications lorsque les niveaux de stock sont bas et augmentent la sécurité de l'inventaire, un système de code-barres automatise tous ces processus. Cette approche sans intervention permet aux entreprises de se soucier moins de l'inventaire et de se concentrer davantage sur la production et la distribution.

Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion d'entrepôt (WMS) pour garder un œil plus attentif sur la façon dont les articles se déplacent dans le système de code-barres. Le WMS donne également aux entreprises la possibilité de gérer la main-d'œuvre de l'entrepôt, d'accéder aux données à travers plusieurs emplacements, de coordonner les processus d'expédition, et plus encore.

Types de codes-barres

Il existe deux types différents de codes-barres qu'une entreprise peut utiliser pour mettre en œuvre son système d'inventaire par code-barres et catégoriser tous les articles en stock. Les deux sont efficaces à leur manière, mais l'un peut être mieux adapté en fonction des objectifs d'organisation de l'inventaire de l'entreprise.

Codes-barres unidimensionnels

Les codes-barres unidimensionnels (1D) sont les codes-barres les plus courants, généralement trouvés sur les principaux biens de consommation.

Les codes-barres 1D sont probablement ce à quoi vous pensez lorsque vous entendez le mot « code-barres », avec des lignes, des espaces et des chiffres. Les chiffres peuvent être utilisés pour créer une méthode d'organisation unique à l'inventaire de votre entreprise. Par exemple, les numéros de code-barres peuvent se référer à l'utilisation de l'article ou au code produit.

Un scanner de code-barres 1D lit ces éléments de gauche à droite. Lorsqu'il est scanné, le code-barres renvoie aux informations contenues dans la base de données de l'inventaire. Cela est favorable pour les entreprises qui effectuent de nombreux changements dans la base de données et espèrent éviter de changer constamment les codes-barres.

Codes-barres bidimensionnels

Les codes-barres bidimensionnels (2D) utilisent différents motifs et formes pour contenir les données nécessaires.

Le code-barres 2D le plus populaire est le code QR. Les codes-barres 2D peuvent généralement contenir plus d'informations qu'un code-barres 1D car ils sont lus verticalement et horizontalement.

Lorsqu'ils sont scannés, les codes-barres 2D peuvent produire des images, des adresses web, et plus encore. Cela signifie que les codes-barres 2D n'ont pas nécessairement besoin d'être attachés à une base de données pour offrir des informations sur l'inventaire. Cela est favorable pour les entreprises qui souhaitent inclure de grandes quantités de données dans la même taille de code-barres.

Avantages d'un système de code-barres

Un système d'inventaire par code-barres rapproche les entreprises d'un processus d'inventaire plus organisé et efficace. Voici d'autres avantages clés de la mise en œuvre d'un système de code-barres.

• Gagnez du temps en évitant le processus de comptage manuel de l'inventaire. Les codes-barres comptent tous les articles immédiatement, laissant aux employés de l'entrepôt plus de temps pour exécuter les commandes efficacement.
• Collectez des données instantanément avec une automatisation en laquelle vous pouvez avoir confiance. Les systèmes de code-barres permettent aux données de se transférer rapidement et précisément sur tous les appareils de l'entreprise.
• Réduisez les erreurs humaines en faisant confiance à l'intelligence artificielle pour faire le gros du travail. L'entrée manuelle de stock laisse beaucoup de place à des erreurs mineures qui deviennent des problèmes importants. Les codes-barres augmentent la précision de l'inventaire tout en gardant le fardeau de la perfection hors de vos employés.
• Améliorez le contrôle de l'inventaire en sachant exactement où tout le stock est détenu. Les codes-barres catégorisent différentes classes d'inventaire et suivent comment elles se déplacent dans le système. Certaines entreprises utilisent des logiciels de contrôle d'inventaire avec des logiciels de code-barres pour suivre les actifs et prévoir les besoins futurs en inventaire.
• Réduisez les coûts en n'achetant que les matériaux dont vous avez besoin. L'augmentation de la précision dans le contrôle de l'inventaire aidera à s'assurer que toutes les informations de réapprovisionnement sont correctes. Les chances réduites d'erreur humaine aident également à réduire le potentiel d'erreurs coûteuses.

Défis du système de code-barres

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à mettre en œuvre un système d'inventaire par code-barres, il y a certains défis qu'une entreprise peut rencontrer lors de la mise en œuvre et de la maintenance du système.

• Coûts initiaux élevés. Si vous êtes une petite entreprise avec des niveaux d'inventaire modestes, le coût d'achat et de mise en œuvre de l'équipement de code-barres peut être plus coûteux que le retour sur investissement ne le vaut.
• Installation chronophage. Bien que les codes-barres aident à gagner du temps à long terme, le processus de mise en place peut être particulièrement chronophage. En particulier, beaucoup de temps sera nécessaire pour imprimer et placer une étiquette de code-barres sur chaque article de l'inventaire.
• Formation à la mise en œuvre. S'assurer que tous les employés sont sur la même longueur d'onde concernant le nouveau système de code-barres peut également être incroyablement chronophage. Le codage à barres affecte à la fois les processus d'expédition et de réception , donc tous les membres de l'équipe doivent savoir comment utiliser correctement le système.
• Problèmes d'impression. Lors de l'utilisation d'un système de code-barres, vous mettez beaucoup de confiance dans les codes-barres pour faire la partie difficile du comptage du stock. Cela dit, rencontrer un problème d'impression lors de la création des codes-barres peut causer des retards importants dans la préparation et l'expédition des commandes.
• Maintenance continue. Partout où il y a de la technologie, il y a besoin de la maintenir. Un système de code-barres nécessitera une attention particulière pour s'assurer que tous les processus sont à jour et fonctionnent correctement.

Comment mettre en œuvre un système de code-barres pour l'inventaire

Une fois que vous avez déterminé qu'un système d'inventaire par code-barres est le bon choix, vous pouvez commencer à l'implémenter dans votre processus d'inventaire actuel.

1. Évaluer les objectifs d'inventaire

Avant d'ajouter ou de modifier quoi que ce soit sur la façon dont fonctionne votre système d'inventaire, définissez exactement ce que vous espérez réaliser. Considérez des objectifs d'inventaire spécifiques comme réduire les temps d'exécution des commandes ou augmenter la collecte de données.

Ensuite, recherchez des indicateurs clés de performance (KPI) globaux qui doivent être atteints pour répondre aux attentes de l'entreprise. Reconnaître les objectifs en jeu vous aidera à identifier exactement quels aspects du système d'inventaire par code-barres fonctionneront pour les atteindre.

2. Construire une liste maîtresse des articles d'inventaire

Une liste maîtresse d'inventaire est nécessaire pour commencer le processus de mise en œuvre d'un nouveau système de gestion d'inventaire par code-barres. Comprendre l'étendue de votre stock aidera à déterminer non seulement quels aspects du système de code-barres conviendront le mieux, mais si cela conviendra du tout. Par exemple, un système de code-barres peut ne pas être favorable pour les entreprises avec un petit nombre d'articles d'inventaire.

Pour créer cette liste, notez le numéro d'unité de gestion des stocks (SKU) de chaque article en inventaire. Cela inclut la quantité exacte en stock et toutes les variantes de produit. Ces informations devraient également inclure une description visuelle de l'article, les mesures, les coûts associés, et la quantité nécessaire pour la production. Plus vous êtes détaillé, plus votre liste sera précise.

3. Sélectionner un logiciel de code-barres

Une solution logicielle d'inventaire par code-barres est nécessaire pour créer, imprimer et suivre tous les codes-barres de votre inventaire.

De nombreuses solutions logicielles offrent à la fois des outils de production et des capacités de collecte de données. Certaines peuvent même offrir des modèles pour créer les codes-barres, l'organisation du flux de travail de la chaîne d'approvisionnement, le suivi de l'inventaire dans plusieurs emplacements, et des notifications automatiques de point de réapprovisionnement.

4. Choisir un code-barres et un scanner de code-barres

Ensuite, déterminez quelle combinaison de code-barres et de scanner convient le mieux à vos objectifs et budgets. Pour choisir vos outils préférés, reportez-vous aux types de codes-barres pour peser les avantages et les inconvénients de chacun.

Lors du choix d'un scanner de code-barres, considérez où vous utiliserez le scanner, à quelle distance vous devrez peut-être scanner, à quoi ressemble votre budget, à quelle fréquence vous avez l'intention de scanner, et à quelle vitesse vous espérez scanner.

5. Créer des codes-barres

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de code-barres, le type de code-barres et le scanner, vous êtes prêt à commencer à créer les codes-barres réels. La plupart des logiciels de code-barres incluront des modèles pour les codes-barres qui se généreront automatiquement lorsque vous téléchargerez votre base de données d'inventaire.

Il y a aussi l'option de créer vos propres codes-barres ! Créer des codes-barres personnalisés vous permet de créer votre propre système d'organisation basé sur la façon dont vous souhaitez que les articles soient scannés dans l'entrepôt.

6. Mettre à jour le système de gestion d'inventaire

Lors de la mise en œuvre d'un nouveau système d'inventaire par code-barres, quelques éléments devront être mis à jour pour tenir compte du changement. Cela inclut la combinaison de votre nouvelle solution de code-barres et des processus avec tout logiciel de gestion d'inventaire existant pour créer un système d'organisation d'inventaire imparable.

7. Placer les étiquettes et commencer à scanner

Une fois que tout est en place, vous êtes prêt à utiliser une imprimante de code-barres pour produire les codes-barres et les placer sur les articles que vous prévoyez de suivre. Bien que ce soit l'étape la plus chronophage du processus, c'est aussi la plus satisfaisante.

Utilisez le processus d'étiquetage pour vous assurer que tous les articles sont exactement là où ils doivent être. Une fois que tous les codes-barres sont placés, vous êtes maintenant prêt à profiter d'un système d'inventaire par code-barres extrêmement organisé.

Meilleurs logiciels de code-barres en 2024

Les logiciels de code-barres donnent aux entreprises les outils pour automatiser la façon dont leur système d'inventaire par code-barres est créé et maintenu. Différents systèmes offrent des capacités uniques pour organiser les données d'inventaire et suivre les actifs tout au long du cycle de vie.

Pour être inclus dans cette catégorie, le produit logiciel doit être capable de :

• Créer des codes-barres
• Produire des modèles de code-barres imprimables
• Attribuer des numéros de série distincts aux articles
• Permettre à un ordinateur ou à un autre appareil électronique d'enregistrer et de traduire les codes-barres générés
• Se combiner avec un système de gestion d'inventaire pour stocker les données pertinentes

*Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles de code-barres du rapport Grid® de l'été 2024 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Launchmetrics

Launchmetrics comprend plus de 10 applications SaaS et services adaptés aux professionnels du marketing et de la communication dans les secteurs de la mode, du luxe et de la beauté. Leur suite de produits permet aux clients de prendre des décisions de marque plus intelligentes en numérisant les processus internes, en optimisant les ressources et en utilisant les données pour mesurer le retour sur investissement des campagnes et des activations.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Launchmetrics nous permet de coder et de suivre les échantillons de manière efficace et efficiente. Mark est toujours disponible pour répondre aux questions et fournir de l'aide, allant souvent au-delà pour suggérer des options qui pourraient mieux convenir à nos opérations. Son soutien améliore notre expérience utilisateur et simplifie le processus."

- Avis sur Launchmetrics, John S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Parfois, c'est difficile qu'il collecte tous les coupures de presse et nécessite des téléchargements manuels, mais l'équipe de support fait un excellent travail pour résoudre ces problèmes."

- Avis sur Launchmetrics, Sandra G.

2. Fishbowl Inventory

Fishbowl Inventory est la solution parfaite pour la gestion de l'inventaire, de l'entreposage et de la fabrication pour les petites et moyennes entreprises. Ses principales fonctionnalités incluent la gestion de l'inventaire, la planification des besoins en matériaux (MRP), le contrôle de l'atelier de production, la gestion des ordres de travail, les ordres de fabrication et les nomenclatures, le codage à barres, et bien plus encore. Fishbowl peut être déployé soit sur site, soit dans le cloud.

Ce que les utilisateurs aiment :

"J'apprécie la facilité de navigation dans les modules individuels, ce qui aide à rationaliser nos processus de réception et de livraison. Les différentes options pour le prélèvement, l'emballage et l'expédition de nos produits nous ont permis de personnaliser et d'optimiser notre flux de travail. Je trouve également les raccourcis, comme la création de commandes de vente en double, utiles pour accélérer la création de commandes similaires. De plus, les multiples ressources de support, y compris le manuel de l'utilisateur, le chat et les modules de formation, fournissent d'excellentes orientations chaque fois que nous avons besoin d'aide."

- Avis sur Fishbowl Inventory, Katle C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il y a quelques améliorations simples de l'interface utilisateur qui pourraient améliorer considérablement l'expérience. La mise en œuvre n'a pas été aussi fluide que je l'avais espéré, principalement parce que nous utilisons QBO au lieu de QuickBooks Desktop, que la plupart des gens semblaient plus familiers. De plus, certains problèmes sont apparus plus tard qui auraient pu être évités avec des discussions plus approfondies au départ."

- Avis sur Fishbowl Inventory, Adam N.

3. Increff WMS

Increff WMS est une solution complète pour les marques de détail pour exposer 100% de l'inventaire, en une seule vue, à la fois aux canaux hors ligne et en ligne simultanément. Leurs solutions basées sur les données permettent aux marques d'automatiser la prise de décision, d'apporter de la précision aux processus et de favoriser un commerce de détail durable.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Les flux WMS sont assez fluides, et l'équipe est utile et disponible pour le support à tout moment. En conséquence, il y a eu beaucoup moins de problèmes de production à la fois du point de vue logiciel et opérationnel."

- Avis sur Increff WMS, Gaurav R.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je n'ai pas aimé la mise à jour de l'ID de sous-commande. Lors de la recherche de commandes en utilisant l'ID de commande du système, différents détails sont affichés par rapport à l'utilisation de l'ID de sous-commande, ce qui cause de la confusion. Cette incohérence rend difficile l'identification des détails corrects, entraînant des défis entre les entrepôts."

- Avis sur Increff WMS, Shahbaz S.

4. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory est une solution de gestion du cycle de vie des actifs qui offre des outils de code-barres et RFID sur leur application mobile. EZOfficeInventory aide les entreprises à garder des enregistrements des bons de commande, à vérifier les actifs entrant et sortant, et à suivre les actifs à travers plusieurs emplacements.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Cet outil est idéal pour faire l'inventaire complet de tous les outils et produits à notre disposition. Il nous permet de maintenir nos entrepôts de pièces de rechange avec le nombre indiqué de chaque pièce dont nous avons besoin. Avec cet outil, nous pouvons inclure un système de code-barres pour tous nos produits, qu'il s'agisse d'outils ou d'accessoires, puis les classer en différentes sections dans une base de données cloud."

- Avis sur EZOfficeInventory, Daniel L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je ne peux pas l'utiliser pour plus que des fins d'inventaire, comme les cartes de temps ou la gestion du temps. Le coût est supérieur à ce que nous budgétions habituellement. Les démonstrations et les offres pour un engagement direct ne sont proposées que pendant l'essai ou l'utilisation initiale du système. L'équipe est moins engagée après ce point."

- Avis sur EZOfficeInventory, Xaviera M

5. HandiFox Desktop

HandiFox Desktop est un système de suivi d'inventaire et de gestion des ventes primé conçu pour une intégration transparente des données QuickBooks sur les appareils mobiles, y compris les smartphones, les tablettes et les appareils portables industriels robustes. Le logiciel prend le meilleur des deux mondes - la puissance du bureau au bureau et la flexibilité de l'utilisation des appareils mobiles sur le terrain.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Depuis 2017, nous comptons sur Handifox comme une solution logicielle fiable nécessitant peu de maintenance. Au fil des ans, à mesure que nos besoins évoluaient, nous avons fait plusieurs demandes spéciales et personnalisations, toutes gérées de manière transparente par leur personnel accommodant. Leur support client est constamment réactif, garantissant que l'assistance est à un coup de téléphone lorsque nécessaire. Nous utilisons leur logiciel d'entrepôt principalement pour le contrôle de l'inventaire, le prélèvement des commandes, l'emballage et les modules de facturation."

- Avis sur HandiFox Desktop, Andy P.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Une chose que je n'aime pas à propos de Handifox est qu'il ne reconnaît pas les articles non inventoriés. De plus, les chiffres affichés sur l'appareil portable diffèrent souvent considérablement de la quantité réelle en stock, surtout pour les articles où nous émettons fréquemment des crédits. Cependant, une fois les articles comptés, les chiffres s'alignent correctement dans le système. Malgré cela, cela reste une légère gêne pour moi."

- Avis sur HandiFox Desktop, Kevin B.

Scannez, scannez jusqu'à ce que vos rêves se réalisent

Il n'y a pas de mauvaise façon de mettre en œuvre un système d'inventaire par code-barres. Augmenter l'utilisation de l'automatisation dans vos processus d'inventaire ne fera qu'augmenter la précision et réduire les opportunités d'erreur humaine. La meilleure partie d'un système de code-barres est qu'il s'agit vraiment d'une méthode qui peut être mélangée ou assortie pour s'adapter aux besoins uniques de votre entreprise.

Choisir le bon système d'inventaire n'est qu'une pièce d'un grand puzzle. Prenez le contrôle de chaque partie de vos opérations avec la gestion d'entrepôt.