Peu importe à quel point les gens pensent que la comptabilité et la finance sont sèches ou ennuyeuses, ces fonctions sont vitales pour la santé de toute entreprise. Felipe Torres, analyste financier chez G2, explique en outre que les fonctions de finance et de comptabilité «... nous aident à préparer l'avenir et à élaborer des stratégies qui garantissent que nous maximisons notre potentiel.»

Les logiciels de finance et de comptabilité offrent aux équipes de finance et de comptabilité une vision plus approfondie de la santé financière d'une entreprise, tout en gérant les indicateurs clés de performance (KPI). Ces départements suivent le pouls de l'entreprise, s'assurant qu'ils atteignent différents objectifs financiers.

Il n'est pas surprenant que le nombre d'offres sur les marchés des logiciels de comptabilité et de finance croisse rapidement. Ces produits en évolution fournissent aux entreprises des fonctionnalités avancées, des rapports plus approfondis, une efficacité accrue et une automatisation élargie dans leurs activités quotidiennes. En retour, les entreprises gèrent les ressources plus efficacement et utilisent le capital de manière plus responsable. 

Ceci est le premier d'une série mensuelle sur les logiciels d'automatisation de la finance et de la comptabilité.

Avantages de l'automatisation comptable

L'une des caractéristiques les plus importantes de ce logiciel est l'automatisation et la rationalisation de la comptabilité. Cette automatisation, ou du moins une automatisation partielle, peut aider presque tous les aspects de la comptabilité, y compris : les comptes fournisseurs (AP), les comptes clients (AR), les grands livres, les bilans, les rapports de flux de trésorerie et les états des profits et pertes. Felipe ajoute que « les processus automatisés dans notre domaine de travail nous permettent de fonctionner plus efficacement et assurent un produit de meilleure qualité. » 

La plupart des systèmes comptables ont une fonctionnalité AP/AR intégrée, mais elle n'est pas toujours suffisante et robuste pour les entreprises de toutes tailles, qu'elles traitent quelques factures par jour ou qu'elles doivent traiter des milliers de factures et gérer des centaines de fournisseurs. Selon une étude de 2017 d'Intuit, les comptables passent 86 % de leur temps sur des tâches qui pourraient être automatisées. De plus, le nombre de comptables et d'auditeurs augmentera d'environ 22 % d'ici 2024 dans les secteurs des affaires et de la finance, selon le Bureau of Labor Statistics. Ces statistiques soulignent l'importance et la demande de logiciels de comptabilité qui contiennent des fonctionnalités automatisées pour rendre les processus de routine instantanés, libérant ainsi des ressources pour des tâches et des analyses plus complexes. Cela ne signifie pas que l'automatisation enlève des emplois/travail aux humains. Torres poursuit : « Avec le temps économisé grâce à l'automatisation, nous pouvons nous concentrer sur des initiatives plus critiques et impactantes qui nous aident à maximiser notre potentiel et à élaborer des stratégies qui garantissent que nous sommes préparés pour l'avenir. »

Caractéristiques automatisées communes des produits les mieux notés

Les produits AP/AR les mieux notés sur G2 partagent tous des attributs automatisés similaires qui aident à rationaliser les processus pour les professionnels de la comptabilité.

Ces caractéristiques permettent aux entreprises de toute taille de réduire la saisie de données, de prendre un plus grand contrôle des approbations, de détecter les erreurs plus tôt et de rester en phase avec leurs systèmes comptables actuels. Moins de saisie de données et moins d'erreurs permettent aux comptables de passer de la collecte de données et de la correction d'erreurs à la prise de décisions plus rapide. Cela peut également conduire à une utilisation plus efficace du capital et à une meilleure gestion des ressources.

L'importance de l'analyse financière

L'analyse financière est essentielle pour que les équipes de finance et de comptabilité passent moins de temps à effectuer des travaux répétitifs et passent plus de temps à analyser les données et à prendre des décisions éclairées. En utilisant des données historiques et des tendances pour aider à prédire les résultats financiers et planifier les budgets, le logiciel d'analyse financière fournit aux employés des informations plus précises et pertinentes lors de la prise de décisions. L'analyse financière donne également aux organisations un aperçu supplémentaire de leur rentabilité, de la quantité de liquidités dont elles disposent et si elles ont suffisamment de capital pour investir dans de nouvelles lignes d'affaires. Les trois types de rapports couramment utilisés pour l'analyse financière sont les états des résultats, les bilans et les états des flux de trésorerie.

D'autres logiciels financiers qui aident à l'automatisation sont les logiciels d'audit financier, qui automatisent l'audit de plusieurs types de transactions financières, et les logiciels de clôture financière, qui aident à automatiser le processus de clôture financière de bout en bout. 

Autres fonctionnalités d'automatisation importantes

L'une des technologies les plus discutées (et perturbatrices) récemment apparues est le logiciel blockchain. 

Qu'est-ce que la blockchain exactement ? C'est un système efficace, fiable et sécurisé pour les transactions, qui ne peut pas être inversé ou altéré ; il permet à deux parties de s'engager dans des transactions numériques sécurisées sans tiers. 

La blockchain pourrait aider les comptables en automatisant la tenue des registres d'actifs et de livres, ainsi qu'en réduisant les coûts associés à la maintenance de ces registres. Les Big Four cabinets comptables ont commencé à investir dans la blockchain. Ce n'est qu'une question de temps avant que davantage d'entreprises n'adoptent la blockchain dans leurs pratiques commerciales.

Il existe plusieurs logiciels de comptabilité qui aident à automatiser les processus, tels que l'intelligence artificielle (IA), la comptabilité à distance et la comptabilité basée sur le cloud. Dans de futurs articles, j'approfondirai chacun de ces sujets, mais pour l'instant, j'ai inclus une brève description de chacun ci-dessous.

• • Intelligence artificielle
    L'intelligence artificielle (IA) est constituée d'applications logicielles qui intègrent l'apprentissage automatique et des algorithmes dans la fonctionnalité quotidienne pour automatiser une variété de tâches pour les utilisateurs. L'IA peut être intégrée dans n'importe quelle industrie ; les équipes de comptabilité et de finance peuvent utiliser ce logiciel pour rationaliser la saisie et l'analyse des données, réduire la fraude et appliquer la politique d'entreprise en identifiant les problèmes de non-conformité.
  • Comptabilité à distance
    La comptabilité à distance, ou l'informatique mobile, est la notion de comptabilité « en déplacement », offrant aux professionnels de la comptabilité la possibilité de travailler à distance en utilisant des portails en ligne et des applications. Cette fonctionnalité donne aux employés le pouvoir de suivre les données financières, de gérer les comptes et d'enregistrer les dépenses tout en étant en dehors du bureau ou loin de leurs ordinateurs. Avec la popularité croissante de l'informatique en nuage et l'acceptabilité généralisée de la documentation électronique, la comptabilité à distance est de plus en plus attrayante pour les comptables.
  • Comptabilité basée sur le cloud
    Les logiciels basés sur le cloud permettent aux utilisateurs d'accéder à leur logiciel depuis n'importe où où ils ont une connexion Internet. Le « cloud » donne aux entreprises accès à des informations financières et à d'autres ressources partagées qui fonctionnent sur les serveurs des fournisseurs, rendant les tâches comptables plus accessibles et l'ensemble du processus plus efficace. Plusieurs personnes peuvent accéder à des éléments et des documents, tout en apportant des modifications et des commentaires au besoin. La comptabilité basée sur le cloud devient de plus en plus courante en raison de barrières à l'entrée réduites et du besoin de moins de ressources. 

L'avenir...

...c'est maintenant ! Les services automatiques sont désormais monnaie courante dans de nombreux secteurs de l'industrie financière, tels que les logiciels de préparation fiscale, mais le secteur de la comptabilité n'a pas encore pleinement émergé et bénéficié de ces ressources. À mesure que les industries se développent et changent, et que les logiciels deviennent plus efficaces et répandus, le changement devient nécessaire pour la croissance et la durabilité. 

Parce que la comptabilité et la finance sont l'épine dorsale de la plupart des institutions, il est vital que ces entreprises tirent parti des logiciels qui aident à automatiser et à rationaliser autant de processus que possible, libérant ainsi du temps pour d'autres tâches. L'automatisation est alimentée par l'avancement des logiciels, et il appartient à chaque organisation de rester à jour avec les tendances, tout en utilisant pleinement le potentiel d'économie de temps et d'argent que ces solutions peuvent offrir.