Gestión de Flujos de Trabajo

¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?

La gestión de flujos de trabajo es el proceso de definir y gestionar una secuencia de eventos que deben ocurrir para cumplir un objetivo organizacional. Un flujo de trabajo se refiere a las acciones específicas que lograrán una tarea empresarial. Con la gestión de flujos de trabajo, las empresas pueden simplificar las tareas diarias y organizar fácilmente la información.

Las empresas utilizan software de gestión de flujos de trabajo para integrar y automatizar los elementos del flujo de trabajo. Las herramientas de gestión de flujos de trabajo ofrecen a las empresas la capacidad de crear flujos de trabajo, gestionar dependencias, construir formularios, enviar alertas y notificaciones, y crear un centro para la comunicación y colaboración.

Software de Gestión de Flujos de Trabajo

Software que menciona a gestión de flujos de trabajo como una característica o término.

Smartsheet

monday Work Management

Asana

ClickUp

Jira

CMW Platform

Tipos de flujos de trabajo

Existen cuatro tipos de flujos de trabajo que las empresas pueden utilizar. Cada flujo de trabajo puede prosperar, pero cada empresa puede tener diferentes preferencias. Después de determinar qué flujo de trabajo funciona mejor para sus recursos, las empresas pueden utilizar mejor las prácticas de gestión de flujos de trabajo para asegurar el éxito. 

1. Secuencial es un flujo de trabajo que sigue un plan claro paso a paso. Los pasos ocurren uno tras otro y continúan avanzando. Ningún paso puede comenzar a menos que el paso anterior esté completado.
2. Paralelo es un flujo de trabajo en el que múltiples pasos ocurren simultáneamente con otros pasos. Por ejemplo, al incorporar a un nuevo empleado, ese nuevo empleado puede estar aprendiendo sobre seguros de recursos humanos, prácticas de seguridad de TI y técnicas de marca del departamento de marketing al mismo tiempo. Todos los pasos del proceso funcionan en conjunto sin afectarse entre sí.
3. Máquina de estados es un flujo de trabajo que depende de cómo se está desarrollando el flujo. Este flujo de trabajo puede cambiarse a medida que el proyecto avanza. Aunque hay un proceso general paso a paso, las cosas pueden retroceder si es necesario. 
4. Basado en reglas es un flujo de trabajo que puede fluir en múltiples direcciones dependiendo del progreso de las tareas. Por ejemplo, un paso del proyecto puede necesitar ser aprobado por el CEO. Si el CEO está disponible el jueves, entonces se puede recoger la aprobación y el proyecto puede pasar al siguiente paso el viernes. Si el CEO no está disponible, entonces se necesita reservar tiempo para proceder. Mientras se espera, el equipo comienza a trabajar en otro elemento del proyecto que se puede completar. Esto se debe a que se creó un flujo de trabajo basado en reglas para determinar qué tareas se pueden realizar dependiendo de cómo los elementos externos afectan el flujo general. 

Elementos de la gestión de flujos de trabajo

Varios elementos se combinan para crear un flujo de trabajo. Las empresas deben identificar cada elemento y su papel único en su organización específica para construir un sistema de gestión de flujos de trabajo sólido.

• Pasos. Cada flujo de trabajo comienza con un objetivo. Los pasos hacia ese objetivo deben delinearse inicialmente para demostrar exactamente cómo la organización pretende cumplir con las expectativas. 
• Interesados. Varias personas están involucradas en el proceso de gestión de flujos de trabajo, incluidos empleados, gerentes o colaboradores externos. Una persona no necesita estar activa durante todo el flujo de trabajo para ser considerada un interesado. Siempre que contribuyan en algún momento, deben ser tenidos en cuenta en el proceso de construcción y gestión del flujo de trabajo. 
• Recursos. Después de identificar a las personas principales, es hora de prestar atención a las tareas. Los recursos necesarios pueden incluir objetos físicos, como espacio, herramientas y maquinaria, o productos intangibles, como tiempo, software y mantenimiento. A menos que se indique lo contrario dentro del flujo de trabajo propuesto, las empresas deben asegurarse de que todos los recursos estén disponibles antes de implementar un nuevo flujo de trabajo.
• Roles. Una vez que todo está en su lugar, las empresas pueden comenzar a compartir tareas con aquellos involucrados en el flujo de trabajo. Esto incluye comunicar cuidadosamente y de manera efectiva las responsabilidades de cada miembro del equipo, junto con su papel dentro del panorama general. 
• Directrices. Las directrices son la parte principal de la gestión del proceso de flujo de trabajo. Determinan cómo se ordenan las tareas y sus contingencias con otras tareas.
• Registros. Las empresas no aprenderán nada de un flujo de trabajo si no hay un rastro de papel. Las empresas deben monitorear el rendimiento mientras documentan cada paso del proceso.
• Resultados. Con los registros recopilados, las empresas deben analizar regularmente los resultados del flujo de trabajo para identificar áreas de mejora.

Beneficios de una gestión efectiva de flujos de trabajo

La gestión efectiva de flujos de trabajo es un componente crítico de cualquier organización. Las empresas que gestionan bien sus flujos de trabajo tienen mayor eficiencia, mejor productividad y un potencial de crecimiento más fuerte. Se discuten beneficios adicionales a continuación.

• Mejora de la comunicación. El objetivo principal de la gestión de flujos de trabajo es poner a todos en la misma página. Cuando se dedica tanto tiempo a organizar los pasos y compartirlos de manera efectiva, las empresas pueden crear un entorno donde la comunicación no solo es importante sino una prioridad.
• Autonomía del empleado. A nadie le gusta un jefe helicóptero. La gestión de flujos de trabajo da a los empleados el espacio para asumir la responsabilidad de sus tareas. Un énfasis en una buena comunicación permite a los empleados saber exactamente qué se espera de ellos y cómo su papel contribuye al éxito de la empresa.
• Aumento de la productividad.  Cuando los empleados saben qué se espera de ellos, tienen menos preguntas. La confusión y la mala comunicación son factores significativos de los retrasos en el tiempo dentro de un flujo de trabajo. Fortalecer la comunicación permite a los empleados trabajar de manera independiente y con confianza. 
• Menos errores humanos. Debido a que la mayoría de los sistemas de gestión de flujos de trabajo dependen de la tecnología de automatización, dedicar tiempo a implementar el software adecuado reduce en gran medida la cantidad de errores humanos que pueden ocurrir durante un flujo de trabajo. 

Mejores prácticas de gestión de flujos de trabajo

La gestión de flujos de trabajo no ocurre por sí sola. Las empresas deben organizar diligentemente sus procesos para que la gestión de flujos de trabajo valga la pena. Aquí hay un par de elementos que las empresas deben contemplar mientras refinan su flujo de trabajo.

• Espera lo inesperado. Cuando se trata de gestionar un flujo de trabajo, los planes de respaldo siempre deben ser parte de la ecuación. Los supervisores deben asegurarse de que todos dentro del flujo de trabajo estén al tanto del plan B. 
• Ajusta según las necesidades actuales. Incluso con un plan de respaldo, las empresas pueden enfrentar decisiones que deben tomarse en tiempo real. Las empresas no deben tener miedo de ajustar elementos del flujo de trabajo si es necesario, pero deben garantizar que todos los cambios se comuniquen de manera efectiva.
• Dedica tiempo a elegir la herramienta adecuada. La mejor parte de la gestión de flujos de trabajo es que una multitud de software puede ayudar en el proceso. Las empresas deben dedicar tiempo suficiente a seleccionar la herramienta correcta para complementar mejor los flujos de trabajo existentes o ayudar a implementar nuevos.

Gestión de flujos de trabajo vs. gestión de procesos empresariales vs. gestión de proyectos

La gestión de flujos de trabajo, de procesos empresariales y de proyectos son esenciales para el éxito de un objetivo empresarial. Algunas empresas incluso pueden usar los términos indistintamente. Sin embargo, estos procesos difieren en su gestión, aplicación y objetivo general.

La gestión de flujos de trabajo es un proceso para gestionar y automatizar operaciones empresariales. Abarca el proceso de organizar tareas, personas, datos e información para lograr objetivos.

La gestión de procesos empresariales es el enfoque general que las empresas adoptan para editar, monitorear, analizar y gestionar las funciones que componen todos los componentes de su negocio.

La gestión de proyectos es el proceso de liderar un equipo para completar tareas y objetivos predefinidos. Más a menudo que no, esto también está bajo una restricción de tiempo especificada. Algunas empresas utilizan software de gestión de proyectos para crear planes de proyectos, asignar recursos, monitorear gastos, actualizar tareas o rastrear el progreso.

La gestión de flujos de trabajo y la gestión de procesos empresariales no necesariamente difieren demasiado porque la gestión de flujos de trabajo es en realidad parte de la gestión de procesos empresariales. Mientras que la gestión de procesos empresariales supervisa todas las actividades y objetivos de la empresa desde una perspectiva general, la gestión de flujos de trabajo comienza a centrarse en las tareas reales que contribuyen a los resultados finales. 

La gestión de flujos de trabajo y la gestión de proyectos comparten algunos de los mismos componentes mientras también difieren en muchos aspectos. La gestión de flujos de trabajo se centra en el desarrollo de flujos de trabajo y la planificación colaborativa de proyectos necesaria para que múltiples equipos colaboren hacia un objetivo a largo plazo. Por otro lado, la gestión de proyectos se centra principalmente en supervisar los elementos específicos de proyectos a corto plazo. La gestión de flujos de trabajo se preocupa por organizar personas y otros recursos, mientras que la gestión de proyectos solo se concentra en completar tareas individuales dentro de un plazo definido utilizando técnicas específicas de gestión del alcance.

Un sistema de gestión de flujos de trabajo efectivo puede integrarse en cualquier proyecto y funcionar igual de eficientemente porque es un método de pasos establecidos. Un proceso de gestión de proyectos debe ser flexible porque las tareas varían según el proyecto y no hay dos proyectos que se ejecuten de la misma manera.

¿Te preguntas cómo las empresas pueden adoptar un enfoque más práctico para la gestión de flujos de trabajo? Aprende más sobre la automatización de flujos de trabajo y cómo implementarla.