¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo diseña y ejecuta una serie de tareas empresariales repetitivas basadas en reglas de negocio para reducir las interacciones humanas y aumentar la productividad. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que deben realizarse para lograr un objetivo empresarial. Las operaciones diarias de la mayoría de las empresas dependen de tareas repetitivas como enviar verificaciones por correo electrónico, completar formularios, etc. Al realizar algo repetitivo, pueden ocurrir errores humanos, por ejemplo, el empleado podría enviar un correo electrónico al destinatario equivocado con un nombre similar o olvidar incluir el documento completado. El error humano es un problema inevitable para la mayoría de los procesos empresariales, por lo que las empresas utilizan software de gestión de flujos de trabajo y software de automatización para simplificar la interacción humana de un proceso. La automatización de flujos de trabajo se realiza utilizando software de automatización de procesos robóticos (RPA) y también se conoce como RPA.
La automatización de flujos de trabajo convierte procesos manuales complicados en tareas simples. Los gerentes pueden diseñar un flujo de trabajo específico y asignarlo al equipo según la disponibilidad. El miembro individual del equipo recibirá las tareas asignadas para completar sin tener que interactuar con el gerente. Una vez que el miembro del equipo marca la tarea como completada, el gerente o la siguiente persona responsable puede revisar y aprobar o rechazar el trabajo completado con un clic de un botón. Se mostrarán diferentes pasos siguientes según las decisiones. Esto elimina la interacción de ida y vuelta entre todas las partes involucradas para agilizar los procesos de alto volumen.
Tipos de automatización de flujos de trabajo
Dependiendo de las tareas, las empresas elegirán diferentes herramientas de gestión de flujos de trabajo.
- Automatización de flujos de trabajo genérica: La mayoría del software de gestión de flujos de trabajo permite a los gerentes construir un flujo de trabajo genérico que funciona para una amplia gama de tareas.
- Automatización de documentos o formularios: Este tipo de software de automatización digitaliza la captura de datos al automatizar el proceso de creación y gestión de contenido digital. Permite la creación de una variedad de formularios como listas de verificación, contratos, encuestas, órdenes de trabajo, registros internos de la empresa y documentos dirigidos a clientes.
- Automatización de carga de trabajo: La automatización de tareas relacionadas con TI se conoce como automatización de carga de trabajo. Los equipos de TI utilizan este tipo de software para agilizar tareas comunes de TI e integrarse con el software de mesa de servicio o software de mesa de ayuda para gestionar solicitudes internas y externas entrantes.
Beneficios de usar la automatización de flujos de trabajo
Cuando se usa correctamente, la automatización de flujos de trabajo puede llevar a muchos beneficios. Algunos de estos beneficios incluyen:
- Reducir el error humano: Cada tarea está estandarizada, por lo que sin entrada manual y decisiones de proceso manual, el margen de error es menor.
- Mejorar el cumplimiento: Al limitar el alcance y establecer límites para cada tarea, la tarea solo puede ser aprobada cuando cumple con los estándares y políticas de la empresa. Los flujos de trabajo históricos se registran para auditoría.
- Eliminar la gestión innecesaria: Cuanto más grande es el proyecto, más trabajo administrativo se requiere para asegurar la comunicación del equipo, la transferencia de tareas y la evaluación. La automatización de flujos de trabajo puede realizar todas estas tareas, lo que reemplaza a los administradores para ahorrar costos generales.
- Mejorar la transparencia: Los gerentes pueden ver una vista de 360 grados de las tareas completadas en diferentes líneas de trabajo para cada miembro del equipo. Esto ayuda a reducir en gran medida los sesgos al evaluar el rendimiento y la productividad de los empleados.
- Reducir el papeleo y el correo electrónico: Al aprobar y manejar tareas en el software de gestión de flujos de trabajo, los equipos ya no tienen que trabajar con papel o correo electrónico.
- Mejorar la productividad: Manejar tareas repetitivas es aburrido y consume tiempo. En lugar de pasar horas yendo y viniendo en los detalles administrativos, los empleados pueden simplemente hacer el trabajo solicitado y hacer clic en enviar cuando esté completado. Esto ahorra tiempo y mejora la moral de los empleados.
Elementos básicos de la automatización de flujos de trabajo
El formato para la automatización de flujos de trabajo en la gestión de flujos de trabajo puede variar, pero la automatización completa de flujos de trabajo incluirá los siguientes elementos:
- Diseño del flujo de trabajo: Los gerentes pueden crear un flujo de trabajo desde cero o utilizando plantillas. Esto implica una serie de árboles de decisión con lógica de si/entonces.
- Ejecución del flujo de trabajo: Una vez que la tarea diseñada comienza, las tareas se asignarán a los miembros correspondientes del equipo para especificar qué trabajo necesita hacerse según las habilidades, la prioridad y la disponibilidad.
- Evaluación del flujo de trabajo: El flujo de trabajo puede optimizarse revisando las horas de finalización, la calidad del trabajo, etc.
Mejores prácticas para la automatización de flujos de trabajo
Para que la automatización de flujos de trabajo funcione, las empresas deben seguir estas mejores prácticas:
- Alinear con la política de la empresa: Al diseñar un flujo de trabajo, el diseñador necesita considerar los objetivos del proyecto y el cumplimiento.
- Involucrar a las partes interesadas: Uno simplemente no crea trabajo y lo asigna a otros sin consultarlos. Para obtener el apoyo de gerentes, miembros del equipo y ejecutivos, el diseñador del flujo de trabajo debe revisar las expectativas, costos y resultados con ellos desde el principio. Esto evita consecuencias no deseadas y ayuda con la gestión del cambio.
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada tarea: Ahora que cada tarea puede ser rastreada, los gerentes pueden establecer KPI para evaluar la calidad del trabajo en cada paso del proceso. A menudo, los gerentes solo tienen KPI para todo el proyecto en lugar de analizar tareas individuales.
- Desincorporar al administrador: Una vez que todas las tareas están automatizadas, los gerentes pueden no necesitar administradores para llevar un seguimiento de todas las tareas. Deberían considerar desincorporarlos gradualmente para ahorrar dinero.
Automatización de flujos de trabajo vs. gestión de procesos empresariales (BPM)
La automatización de flujos de trabajo es parte del software de gestión de procesos empresariales (BPM). BPM es la práctica de agilizar y mejorar las actividades empresariales para realizar acciones empresariales específicas de manera más eficiente. Estas acciones empresariales requieren colaboración entre equipos y consisten en muchas partes móviles, ya sean sistemas de software o intervención humana.
La automatización de flujos de trabajo generalmente se refiere a una secuencia de tareas que involucran a uno o más miembros del equipo. Por el contrario, BPM se refiere a una planificación y ejecución empresarial central que gestiona todos los departamentos a escala de la empresa. También se puede decir que la automatización o gestión de flujos de trabajo es una versión ligera de BPM.
Discusiones sobre automatización de flujos de trabajo en G2
Tian Lin
Tian is a research analyst at G2 for Cloud Infrastructure and IT Management software. He comes from a traditional market research background from other tech companies. Combining industry knowledge and G2 data, Tian guides customers through volatile technology markets based on their needs and goals.
