Gestión de Almacenes

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el sistema organizativo que utilizan los almacenes o centros de distribución. Implica supervisar y optimizar todas las tareas operativas asociadas con el inventario, almacenamiento, movimiento y seguimiento de mercancías.

La gestión de almacenes tiene como objetivo asegurar que los productos correctos y las cantidades adecuadas estén disponibles cuando y donde deben estar. El objetivo es satisfacer la demanda del cliente mientras se minimizan los costos y se maximiza la eficiencia.

Las empresas utilizan la automatización y la tecnología, como el software de gestión de almacenes (WMS), para crear flujos de trabajo fluidos, mejorar la precisión en el cumplimiento de pedidos, gestionar los niveles de inventario y hacer que el rendimiento sea más transparente. Las herramientas WMS también ayudan a gestionar los niveles de trabajo y productividad del almacén.

Funciones esenciales de la gestión de almacenes

Un almacén debe funcionar como una máquina bien engrasada para lograr la máxima eficiencia y rentabilidad. Algunas de las principales tareas involucradas en la gestión de almacenes incluyen:

• Gestión de inventario. El stock entra y sale de los almacenes diariamente. Los WMS rastrean eficientemente los niveles de inventario y almacenamiento para que la empresa pueda reponer el stock puntualmente.
• Procesamiento de pedidos. La gestión de almacenes promueve un fácil cumplimiento de pedidos. Para garantizar que los pedidos de los clientes se entreguen a tiempo, cada paso en el proceso, desde la selección hasta el embalaje y el envío, debe ejecutarse bien.
• Recepción. La gestión de almacenes también requiere que las empresas monitoreen sus operaciones de recepción. Esto incluye evaluar los bienes entrantes en cuanto a calidad, cantidad y condición. Si el equipo no documenta los problemas desde el principio, la empresa puede terminar sufriendo una pérdida.
• Almacenamiento. Una vez recibidos, el equipo del almacén necesita encontrar los espacios de almacenamiento más eficientes para sus productos. El área correcta mantiene los productos seguros y sin deterioro, maximiza el espacio disponible en los estantes y reduce el tiempo que los trabajadores necesitan para encontrar un artículo.
• Gestión de mano de obra. La mano de obra representa una gran parte de los costos operativos de un almacén. Los gerentes de almacén dependen de sistemas para asegurarse de emplear el número correcto de empleados y mantener altos niveles de productividad de productos. Muy pocos empleados o una caída en la productividad conduce a un retraso en los pedidos o problemas con la precisión del cumplimiento. Tener demasiados empleados aumenta los costos generales de la empresa y reduce sus ganancias.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Al elegir un sistema de gestión de almacenes, las empresas tienen cuatro opciones principales. El tipo que elijan depende de su industria y tamaño del almacén.

• Opciones de WMS independientes se centran únicamente en las necesidades del almacén. Una opción personalizable y asequible, los WMS independientes se integran en el conjunto tecnológico existente de una empresa. La herramienta presenta características para mejorar las operaciones del almacén y la gestión de inventario.
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) a veces incluyen un módulo de gestión de almacenes. Los ERP conectan departamentos en grandes organizaciones para proporcionar una visión general del negocio y mejorar la colaboración. Las empresas que optan por esta ruta para su WMS disfrutan de la facilidad de una plataforma todo en uno.
• Módulo de cadena de suministro los sistemas de gestión de almacenes ofrecen visibilidad sobre toda la cadena de suministro, desde la adquisición hasta el envío. Una subcategoría de suites de cadena de suministro, los módulos de cadena de suministro apoyan a las empresas con objetivos de mejorar la gestión de proveedores y mitigar riesgos. Si se selecciona esta opción, las empresas deben estar atentas y evitar características que se superpongan con soluciones existentes.
• Sistemas basados en la nube software como servicio (SaaS) se alojan en la nube, lo que significa que las empresas no tienen que invertir en servidores e infraestructura en el sitio. Los sistemas de gestión de almacenes SaaS suelen ser flexibles y escalables.

Beneficios de la gestión de almacenes

Adoptar procesos sólidos de gestión de almacenes ahorra tiempo y dinero a las empresas. Algunas ventajas específicas que surgen del uso de un sistema WMS incluyen:

• Control de inventario mejorado. Las empresas evitan la falta de stock y el exceso de stock con los WMS, ya que pueden rastrear y gestionar los niveles de inventario con mayor precisión.
• Mejora de la eficiencia. Los procesos de almacén que ahorran tiempo aceleran el cumplimiento de pedidos y reducen los tiempos de entrega.
• Precisión en los pedidos. Debido al procesamiento automatizado de pedidos, el almacén ve menos errores. Eso significa que los productos correctos se envían a los clientes correctos en un marco de tiempo adecuado, lo que lleva a menos quejas y más satisfacción del cliente.
• Ahorro de costos. La gestión de almacenes toca todos los aspectos de las operaciones del almacén, desde la mano de obra hasta la gestión de inventario. Un buen sistema reduce los costos operativos de la empresa al reducir las ineficiencias donde sea necesario.
• Mejor visibilidad en tiempo real. Los sistemas de gestión de almacenes ofrecen análisis en tiempo real para una toma de decisiones rápida y basada en datos. Los gerentes de almacén encuentran problemas en el acto y hacen los cambios adecuados para evitar tiempos de inactividad y aumentar la productividad.

Mejores prácticas de gestión de almacenes

La gestión efectiva de almacenes no ocurre de la noche a la mañana. Sigue estas mejores prácticas al llevar a cabo la gestión de almacenes:

• Diseña un diseño eficiente. Para ahorrar tiempo a los trabajadores, un almacén necesita un diseño con distancias cortas para vaciar y reponer los estantes. Los equipos pueden mantener los artículos de alta demanda en un lugar lógico para un fácil acceso y ajustar regularmente el diseño según las necesidades cambiantes.
• Apóyate en la tecnología. Cuando un almacén funciona con sistemas manuales, la probabilidad de error humano aumenta y detectar ineficiencias se vuelve un desafío. Las empresas deben usar WMS para automatizar procesos esenciales, junto con tecnología de código de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID) para una captura de datos rápida y precisa.
• Prioriza la seguridad. Un almacén debe cumplir con las regulaciones de seguridad para evitar sanciones y responsabilidades, pero lo más importante, para mantener a los empleados a salvo de daños. Los gerentes de almacén deben programar auditorías e inspecciones de seguridad regulares para encontrar y solucionar peligros potenciales y reducir accidentes, lesiones y costos.

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