¿Qué son los lugares de trabajo virtuales?
Los lugares de trabajo virtuales son espacios de oficina digitales que intentan recrear la experiencia de estar en la oficina lo más cerca posible para equipos y empresas remotas. Estas plataformas son efectivas para negocios híbridos, completamente remotos y distribuidos. El alto crecimiento en la tecnología disponible y la opción de trabajar desde casa han incrementado exponencialmente la popularidad de los espacios de trabajo virtuales en la última década.
Los lugares de trabajo virtuales llenan ese espacio cuando equipos enteros no pueden reunirse en persona, de modo que los compañeros de trabajo pueden realizar reuniones, charlar sobre el trabajo y la vida, y colaborar en proyectos.
Los espacios de trabajo virtuales pueden ser la opción adecuada para las empresas que intentan facilitar la colaboración y productividad digital. Los lugares de trabajo virtuales a menudo utilizan software de videoconferencia y comunicación interna para facilitar el trabajo asincrónico y distribuido.
Características de los lugares de trabajo virtuales
Una de las únicas características que los espacios de trabajo virtuales no pueden replicar es la interacción física y en persona. De lo contrario, los espacios de trabajo virtuales están equipados con muchos componentes que ayudan a los equipos a trabajar juntos y conocerse. Algunas de estas características son:
- “Salas” de conferencias y reservas.
- Capacidades de compartir pantalla.
- Acceso a micrófono y cámara web.
- Audio espacial para más de una conversación en una sola sala.
- Compartición de documentos.
- Mensajería instantánea.
- Integraciones de aplicaciones.
- Elementos virtuales, similares a videojuegos, para interactuar y compartir.
Beneficios de los lugares de trabajo virtuales
La creciente demanda y éxito de las plataformas y herramientas de lugares de trabajo virtuales significa que las empresas ven su valor. El trabajo remoto e híbrido no desaparecerá pronto, y los equipos continúan apoyándose en los lugares de trabajo virtuales para colaborar. Las plataformas de lugares de trabajo virtuales exitosas proporcionan beneficios a las empresas remotas que las utilizan.
- Reducción significativa de costos (solo el costo del software de videoconferencia, sin alquiler de edificio).
- Más fácil de escalar a medida que la empresa crece.
- Acceso a una mayor reserva de talento para contratar.
- Mensajería asincrónica para que las empresas puedan seguir avanzando a través de zonas horarias.
- Reducción de costos de combustible y energía.
- Horarios de trabajo flexibles.
Consideraciones para los lugares de trabajo virtuales
Las empresas con oficinas físicas persisten por una razón. Incluso con todas las ventajas, los dueños de negocios deben contemplar las desventajas de los lugares de trabajo virtuales.
- Los empleados pueden sentirse desmotivados, desconectados o aislados. Aunque pueden pasar más tiempo con sus seres queridos, los lugares de trabajo virtuales dificultan que los compañeros de trabajo sociales prosperen. La construcción de equipos, en particular, puede resultar difícil para los empleados remotos con diferentes horarios.
- Puede ser más difícil para el liderazgo centrarse en la diversidad e inclusión. Las empresas pueden, sin querer, despriorizar sus esfuerzos de diversidad, inclusión y equidad cuando todos están detrás de una pantalla.
- Los problemas de seguridad siempre son una preocupación. Dirigir un lugar de trabajo virtual naturalmente abre riesgos para problemas de cumplimiento y violaciones de datos, especialmente para las empresas que no vigilan de cerca la seguridad.
- Algunos miembros del equipo no acostumbrados al empleo remoto pueden tener dificultades para adoptar el trabajo virtual. La disminución de la productividad y la comunicación puede ocurrir como resultado, lo que crea silos departamentales.
Mejores prácticas para gestionar lugares de trabajo virtuales
Los lugares de trabajo virtuales no son nuevos, y muchas empresas ya han creado hábitos y tradiciones útiles con su fuerza laboral remota. Las empresas con prácticas efectivas de trabajo virtual:
- Sobrecomunican. Al trabajar de forma remota, los empleados deben asumir que otros miembros del equipo no tienen todos los detalles. Todos deben compartir información importante sobre tareas o proyectos actuales con frecuencia.
- Diseñan un plan para aprovechar la comunicación asincrónica. Al organizar los días de trabajo y cambiar las prioridades de las tareas adecuadamente, los equipos limitan el tiempo muerto entre responsabilidades y cualquier interrupción que pueda ocurrir.
- Dan ejemplo como empresa para la colaboración y la transparencia. El liderazgo debe modelar una comunicación generosa y transparencia tanto como sea posible con respecto a las actualizaciones, éxitos y obstáculos del negocio.
- Establecen controles regulares. Se deben programar controles regulares entre los miembros del equipo, entre los gerentes y sus subordinados directos, y entre el liderazgo y cada empleado. Estos pueden ocurrir a través de una videollamada, mensaje instantáneo o simple encuesta.
- Realizan retiros en persona. Estos son muy populares para empresas híbridas y que priorizan el trabajo remoto. Una o dos veces al año, el equipo debe reunirse en un solo lugar y planificar eventos de construcción de equipos para fomentar la conexión.
Lugar de trabajo virtual vs. oficina virtual vs. oficina física
Un lugar de trabajo virtual es un espacio de oficina completamente digital donde los equipos pueden trabajar juntos como si estuvieran físicamente en una oficina. También puede referirse como una oficina virtual.
Una oficina física es un espacio de negocio en una oficina física donde los empleados trabajan en persona.
Los lugares de trabajo virtuales son solo una de las últimas tendencias en el lugar de trabajo; aprende más sobre software para apoyar esas tendencias.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
