¿Qué es el seguimiento del tiempo?
El seguimiento del tiempo es un proceso en el que se registran las horas de los empleados durante un período de tiempo fijo o durante la duración de un proyecto. Aunque esto suele ser solo para las horas de trabajo, también se pueden registrar los descansos para asegurar que los empleados tomen su tiempo libre correspondiente.
Los empleados generalmente registran sus propias horas en un software de seguimiento del tiempo dedicado, similar a las tarjetas de fichar tradicionales, pero ahora usando versiones digitalizadas. Esto podría incluir fichar al inicio y al final de su turno o jornada laboral, o registrar cualquier hora de almuerzo o descansos tomados, junto con cualquier tiempo libre programado.
Los gerentes o recursos humanos (RRHH) revisan los registros de seguimiento del tiempo de los empleados a lo largo del año para asegurar que las horas sean precisas y que los empleados sean compensados por las horas que han trabajado, incluyendo cualquier compensación adicional por horas extras. También verifican cualquier discrepancia en los registros.
Tipos de seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo suele ser muy simple: los empleados fichan cuando comienzan su turno y luego fichan al terminar. Cada empresa requiere que sus empleados registren su tiempo para diferentes propósitos, pero la mayoría de los escenarios se pueden categorizar como seguimiento del tiempo personal o seguimiento del tiempo de proyectos.
El seguimiento del tiempo personal es más común entre los empleados por horas. Los trabajadores inician su reloj de tiempo al comienzo de su jornada laboral, luego registran cualquier descanso antes de fichar al final de su día. De esta manera, los gerentes pueden ver cuántas horas ha trabajado cada empleado, junto con cualquier hora adicional que pueda necesitar ser pagada. Muchas herramientas de seguimiento del tiempo utilizan funciones automatizadas para calcular el pago de los empleados basado en las horas registradas en su hoja de tiempo.
Algunas organizaciones utilizan el seguimiento del tiempo de proyectos incluso si tienen empleados asalariados porque pueden necesitar seguir su tiempo al trabajar en proyectos específicos de clientes. Esto es especialmente el caso si esas horas de trabajo son facturables al cliente.
Agencias de marketing, equipos legales o firmas de contabilidad son ejemplos de negocios que podrían necesitar facturar a un cliente por horas adicionales trabajadas en sus proyectos fuera del alcance de sus horas contratadas.
Elementos básicos del seguimiento del tiempo
El lugar más simple para comenzar con el seguimiento del tiempo es anotar una hora de inicio y fin en papel. Pero sin contexto, esta información puede rápidamente no tener sentido. Por eso, un seguimiento del tiempo efectivo siempre debe incluir:
- La cantidad de tiempo dedicado a tareas o la jornada laboral total. Esta es la información mínima que debe registrarse al seguir el tiempo. Cualquier sistema puede funcionar para esto, como una entrada manual en un cuaderno, una hoja de cálculo o una herramienta de seguimiento del tiempo. Para los trabajadores por turnos, puede que no se necesite más detalle que las horas de inicio y fin, pero esto se determina caso por caso.
- Trabajo completado. Especialmente al seguir el tiempo para gestión de proyectos o al trabajar con clientes facturables, es vital registrar detalles del trabajo realizado durante cada bloque de tiempo. Para los clientes facturables, esta información generalmente se anota en las facturas para que los clientes tengan una visión de dónde va su dinero.
- Descansos. Es una buena práctica documentar cuándo se tomaron los descansos y por cuánto tiempo, incluso si están incluidos en el tiempo de trabajo pagado. Los gerentes a menudo revisan esta información durante un mes o año para asegurar que ningún empleado tome más tiempo del que tiene derecho.
- El tiempo total dedicado al trabajo. Los totales son útiles tanto para empleados como para gerentes, particularmente cuando la nómina se automatiza en base al número de horas trabajadas. Los errores deben corregirse lo antes posible, por lo que siempre es una buena idea revisar las horas totales al final de cada período antes de enviarlas para revisión o aprobación.
Beneficios del seguimiento del tiempo
Para muchos empleados, registrar su tiempo puede parecer un paso extra innecesario en su jornada laboral. Pero hay varios beneficios notables al mantener un control de las horas de trabajo, tales como:
- Hacer que los miembros del equipo sean más responsables. Cada miembro del equipo debe saber dónde encaja en el panorama general de la empresa. La responsabilidad con el seguimiento del tiempo no solo se trata de asegurarse de que los empleados lleguen a tiempo al trabajo y trabajen el número de horas requeridas. También les permite ver dónde han contribuido a metas y proyectos más grandes. Esta información juega un papel importante en las evaluaciones de desempeño y anima a los empleados hacia promociones.
- Mejorar la transparencia en el lugar de trabajo. El seguimiento del tiempo identifica fácilmente dónde los miembros del equipo pueden estar trabajando demasiado o quedándose cortos. Esto permite a los gerentes intervenir y reequilibrar la carga de trabajo en el equipo.
- Entender dónde se está desperdiciando el presupuesto. Es fácil que el tiempo se escape sin hacer mucho progreso. Esto rápidamente consume presupuestos de proyectos y recursos si no se controla. El seguimiento del tiempo significa que los gerentes de proyectos ven dónde se está gastando el presupuesto y cómo esto contribuye al resultado general.
- Mejorar la eficiencia operativa. Para las empresas basadas en servicios, dedicar demasiado tiempo al proyecto de un cliente sin recibir compensación adicional lleva a empleados infelices y sobrecargados, sin mencionar a clientes con expectativas poco realistas. El seguimiento del tiempo deja claro dónde están estas ineficiencias para que el equipo pueda abordarlas antes de que se salgan de control.
Mejores prácticas para el seguimiento del tiempo
Cada empleado quiere registrar su tiempo de una manera diferente. Aunque algunos elementos pueden ser flexibles, como el nivel de detalle incluido en los registros, mantener los sistemas de seguimiento del tiempo simples hace que el proceso sea mucho más fácil de gestionar.
- Pide a los empleados que registren su tiempo una vez al día. Si los empleados se mueven entre diferentes proyectos, puede convertirse rápidamente en una molestia para ellos registrar cada vez que completan una tarea. En su lugar, anima a los miembros del equipo a registrar su tiempo al final de la jornada laboral basado en el cliente, proyecto o tarea.
- Proporciona plantillas para que los miembros del equipo sigan. Si los empleados nunca han registrado su tiempo antes, puede ser confuso saber qué información debe registrarse. Al integrar nuevos miembros del equipo o implementar un nuevo sistema de seguimiento del tiempo, dales una plantilla de lo que debe incluirse en cada entrada registrada que puedan seguir hasta que la práctica se vuelva natural.
- Revisa frecuentemente las hojas de tiempo. Los gerentes deben revisar las hojas de tiempo al menos cada dos semanas o antes de que se procese la nómina. Esto les da tiempo para detectar y corregir cualquier error antes de que ocurran problemas mayores, como que los empleados no sean pagados por horas extras.
Mantén las horas de trabajo de los empleados en orden y asegura que cada miembro del equipo reciba lo que se le debe con un software de gestión de compensaciones dedicado.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
