¿Qué es la gestión de tareas?
La priorización de tareas es un proceso que descompone la lista de tareas de un empleado o equipo en partes manejables según la prioridad o urgencia. Priorizar tareas implica determinar qué necesita hacerse primero. En lugar de mirar una lista de tareas como un todo, los miembros del equipo ordenan las tareas por prioridad y las abordan desde allí.
El software de gestión de tareas ayuda a las empresas a tomar objetivos y proyectos, y descomponerlos en tareas individuales.
Tipos de tareas
Al priorizar tareas en una lista de tareas, piénsalas en términos de prioridad y urgencia. Normalmente, se recomienda combinar todas las tareas relevantes en uno de estos tipos:
- Alta prioridad: Estas son tareas que tienen urgencia inmediata. Son muy valiosas o están vinculadas a objetivos empresariales valiosos. A menudo, tienen plazos inamovibles basados en las necesidades de los clientes u otras entidades.
- Prioridad media: Estas son tareas vinculadas a objetivos empresariales valiosos que no necesariamente tienen plazos inamovibles o partes interesadas externas.
- Baja prioridad: Estas tareas tienen plazos flexibles, propósitos permanentes, o de otro modo no son una prioridad en este momento para la empresa.
- Opcional/a largo plazo: Los equipos pueden mover estas tareas a otro sprint o trimestre cuando se trata de priorización y carga de trabajo. Los empleados exploran estas tareas cuando todas las demás han sido completadas.
Tipos de priorización de tareas
Hay cientos de maneras de organizar y priorizar una lista de tareas. Aquí hay algunas:
- Método Ivy Lee: Al final de cada jornada laboral, las personas que usan este método escriben las seis tareas más importantes para completar al día siguiente. Luego, ordenan esas seis tareas por prioridad.
- Matriz de Decisión de Eisenhower: Esta matriz divide todas las tareas en una de cuatro combinaciones de "Importante" y "Urgente". Importante significa que la tarea es de mayor prioridad; Urgente significa que la tarea está limitada por el tiempo. Las categorías son Importante y Urgente; Importante, pero No Urgente; No Importante, Pero Urgente; No Importante, No Urgente.
- Método "Comerse el Sapo": Esta técnica significa que los usuarios hacen primero la tarea más larga o difícil antes de pasar a las más simples o cortas.
- Regla 25–5: También conocida como la estrategia de 2 Listas, las personas que usan esta estrategia escriben 25 tareas para lograr durante la semana (u otro marco de tiempo). Eligen las cinco principales y priorizan esas primero y guardan las otras 20 para otro momento.
- Regla 1–3–5: Cada día, estos usuarios trabajan en una cosa de alta prioridad, tres cosas de prioridad media y cinco cosas de baja prioridad.
- Método MoSCoW: Las tareas se dividen en cuatro categorías, que son Debe Hacer, Debería Hacer, Podría Hacer y No Hará. Los trabajadores luego abordan esas tareas en ese orden de categoría.
Pasos para la priorización de tareas
Hay cinco pasos involucrados en la priorización de tareas efectiva y productiva descritos a continuación:
- Recopila una lista de todas las tareas en curso para el equipo para la semana, mes o trimestre. Asegúrate de que estén todas en un solo lugar. Considera usar una herramienta de gestión de proyectos o gestión de tareas para este propósito.
- Organiza la lista de tareas y ordénalas según la prioridad para el equipo con las categorías mencionadas anteriormente. Lista los plazos con las tareas para mantener a todos responsables.
- Cada día, organiza y prioriza la lista de tareas según el esfuerzo personal y la urgencia personal o del equipo.
- Revisa cada tarea del día una a una. Sé realista con el tiempo requerido para cada una.
- Al final de cada período de tiempo, realiza un análisis post mortem y aprende de lo que funcionó bien y lo que no al priorizar para el futuro.
Beneficios de la priorización de tareas
La priorización efectiva de tareas resulta en beneficios y aspectos positivos como:
- Gestionar adecuadamente las cargas de trabajo de los empleados y evitar el agotamiento laboral de los empleados
- Mejorar la eficiencia del equipo y de la empresa
- Rastrear los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de los empleados y el progreso con los objetivos de la empresa
- Cambiar las prioridades futuras basándose en los éxitos y fracasos de tareas anteriores
- Ahorrar tiempo, esfuerzo y estrés a los empleados
Mejores prácticas para la priorización de tareas
Al pasar por la priorización de tareas y completar tareas, sigue estos consejos y mejores prácticas para asegurar el éxito.
- No confundas la prioridad con el tiempo que llevará completar un proyecto. La ocupación no equivale a productividad o valor de la tarea.
- Evita distracciones al completar tareas urgentes y priorizadas. Apaga el teléfono, cierra pestañas del navegador no relacionadas y comunica el tiempo de enfoque.
- Prioriza también cosas como pausas de bienestar y pausas para la salud mental en el horario. Estos períodos de recuperación necesarios ayudarán a mejorar la productividad cuando se retome el trabajo.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
