¿Qué es la programación de turnos?
La programación de turnos es el proceso de desarrollar horarios de trabajo para aumentar la eficiencia priorizando las necesidades de la empresa mientras se asegura la satisfacción de los empleados.
La programación de turnos implica mucha planificación y organización para garantizar que la empresa tenga el número necesario de miembros del equipo trabajando durante un turno determinado, respetando al mismo tiempo el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Las empresas programan los turnos de los empleados utilizando múltiples métodos para registrar y distribuir los horarios. Los métodos elegidos dependen de los objetivos principales de la empresa y los recursos que tienen disponibles.
Algunas empresas utilizan software de programación de empleados para automatizar el proceso de programación. Este software permite a las empresas crear y mantener horarios digitalmente, obtener visibilidad de las tareas de los empleados, recopilar análisis de rendimiento, rastrear la disponibilidad de los empleados y evitar malentendidos al tener esta información disponible en todo momento en cualquier dispositivo.
Tipos de horarios de turnos
Se utilizan ocho tipos principales de horarios de turnos para delinear cómo se organizan las horas de trabajo en un horario semanal. No hay un tipo de horario incorrecto, y una empresa puede experimentar con diferentes tipos para encontrar lo que funciona para ellos y sus empleados.
- Un horario fijo es un marco de tiempo consistente acordado por el empleador y el empleado. El número de horas y días en el horario se mantendrá igual de semana a semana. Este es el más común de los horarios.
- Un horario dividido divide las horas de un empleado en dos o más secciones en un día laboral. Un turno de trabajo dividido puede hacer que un empleado trabaje el turno de la mañana y de la noche, omitiendo la tarde. Un breve descanso o la hora del almuerzo no cuenta como un horario dividido.
- Un horario rotativo crea marcos de tiempo de trabajo alternos. Esto significa que un empleado puede estar trabajando el turno de día una semana y el turno de noche la siguiente.
- Un horario flexible se hace con una cierta cantidad de horas requeridas para los empleados, con algunas horas no establecidas. Los empleados pueden entonces programar esas horas a lo largo de la semana como deseen.
- Un horario comprimido dará a los empleados la mayoría de sus horas en un período corto para permitir más tiempo para días libres programados.
- Un horario de guardia se crea para asegurar que alguien esté disponible para trabajar en caso de emergencia. Este horario se utiliza principalmente por empresas que operan 24/7 y necesitan supervisión constante de sus procesos. Los horarios de guardia generalmente se planifican con anticipación para que los empleados sepan cuándo están de guardia.
- Un horario de horas extra es tiempo registrado para que un empleado asuma horas adicionales además de sus horas de trabajo regulares. Este tiempo debe ser programado y aprobado por el empleado con anticipación.
- El “horario sin horario” es favorecido por empresas que dependen más de que sus empleados completen tareas que del número de horas trabajadas. Esto significa que si los empleados completan las responsabilidades necesarias de la semana en menos horas de las programadas, no tienen que completar el resto de esas horas. Las empresas que utilizan horarios "sin horario" pueden incluso permitir que los empleados trabajen las horas que deseen, siempre que las tareas se completen a tiempo.
Beneficios de una programación de turnos efectiva
La programación de turnos ayuda a las empresas a planificar con anticipación y mantenerse organizadas. El horario de turnos adecuado permite a las empresas satisfacer las necesidades diarias y mantener a los empleados contentos. A pesar de lo tedioso que puede ser el proceso, los beneficios de la programación de turnos crean un ambiente saludable para empleadores y empleados.
Un proceso efectivo de programación de turnos ayuda a las empresas a:
- Cumplir con las leyes laborales al llevar un registro de las horas de trabajo de cada empleado y distribuir la carga de trabajo de manera justa.
- Disminuir la rotación de empleados al mantener a los empleados en el centro de las decisiones importantes de programación. La retención aumenta cuando los empleados se sienten escuchados y comprendidos.
- Asegurar que los clientes puedan ser atendidos al tener los recursos necesarios disponibles para ellos. Esto incluye programar más que suficientes empleados para brindar asistencia cuando sea necesario.
- Apoyar la satisfacción de los empleados asegurándose de que todos los miembros del equipo tengan un papel en la programación. El horario adecuado debe respetar el equilibrio entre la vida laboral y personal de un empleado.
- Crear un ambiente de comunicación abierta al hacer de la programación de turnos un esfuerzo colaborativo.
Métodos de programación
Existen cuatro métodos de programación utilizados para registrar las horas de trabajo de los empleados. Hay pros y contras para cada método que involucran costos potenciales, margen de error humano o niveles variables de estructura.
- Programación casual implica poca o ninguna planificación concreta. Todas las decisiones de programación se toman discutiendo la disponibilidad con los empleados en el lugar y en persona. Este método es el más rentable pero corre el riesgo de desorganización ya que las decisiones de programación rara vez se documentan formalmente.
- Programación tradicional es simplemente tomar papel y lápiz. Este método también es rentable y sencillo de implementar, pero puede ser extremadamente tedioso al hacer ajustes en el horario.
- Programación funcional utiliza hojas de cálculo para delinear las próximas horas de trabajo. Microsoft Excel suele ser la plataforma preferida para crear estos horarios. Las hojas de cálculo mitigan el error humano, pero tener que hacer cambios manualmente en el horario consume tiempo.
- Programación innovadora automatiza el proceso de programación con software. Si bien la automatización de la programación ayuda a mantener la información actualizada y disponible para los empleados, estas herramientas pueden ser costosas y necesitan una capacitación adecuada para usarse de manera efectiva.
Mejores prácticas para la programación de turnos
Redactar un horario de turnos no es fácil, y elaborar un horario que cumpla con las expectativas tanto del empleador como del empleado puede ser un desafío. Las empresas deben considerar estos consejos para un proceso de programación de turnos exitoso que beneficie a todos los miembros del equipo.
- Entender las necesidades de la empresa. Antes de elegir cualquier método de programación de turnos, los empleadores deben considerar los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de la carga de trabajo. Esto debe servir como guía para qué opción de programación, o combinación única, cumplirá con estos objetivos.
- Identificar qué tipo de horario se utilizará. Después de delinear los objetivos de la empresa, los empleadores deben elegir un tipo de horario y un método para programar.
- Priorizar la disponibilidad de los empleados. Los empleadores deben dar a los empleados la iniciativa de proporcionar su disponibilidad laboral. La gerencia siempre debe respetar cualquier solicitud de tiempo libre preexistente de los empleados.
- Programar con la mayor anticipación posible. Los gerentes deben crear el horario de turnos lo antes posible para permitir que los empleados planifiquen en consecuencia o planteen problemas que necesiten ser abordados. La mayoría de los recursos recomiendan que los horarios se compartan con los empleados al menos dos semanas antes.
- Comunicar los métodos de programación. Los empleadores deben mantener la comunicación abierta explicando a los empleados el proceso de programación de turnos. Los gerentes deben explicar cómo se realiza la programación y discutir cualquier pregunta o inquietud.
- Asegurarse de que el horario sea fácil de acceder. La programación de turnos debe incluir una forma eficiente de distribuir el horario a todos los empleados de manera rápida y justa.
- Estar abierto a adaptarse. Con tantas personas a las que complacer, la programación de turnos se enfrenta a muchos cambios y opiniones. Debe dejarse espacio en el proceso para tener en cuenta los problemas de programación a lo largo del camino.
- Utilizar herramientas de programación. La inteligencia artificial puede automatizar el proceso de programación de turnos. Las empresas pueden usar software de programación de trabajo de empleados para equilibrar la carga de trabajo de los empleados, rastrear los días personales de los empleados, recibir alertas cuando surgen conflictos, mover turnos sin esfuerzo, comunicarse con los empleados dentro de la plataforma y trabajar en combinación con software financiero para incluir la nómina en el proceso de programación.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
