¿Qué es el aumento del alcance?
El aumento del alcance es la expansión gradual de los límites de un proyecto más allá del plan inicial. Normalmente ocurre cuando las partes interesadas se dan cuenta de que los términos originales del proyecto no resultarán en el resultado deseado, por lo que cambian los requisitos o entregables.
El aumento del alcance tiene consecuencias negativas para las empresas, como retrasos o fracasos en los proyectos, lo que lleva a una reducción de los ingresos obtenidos.
Las empresas utilizan software de gestión de proyectos para prevenir y gestionar el aumento del alcance y mantener sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Estas plataformas permiten a las empresas planificar grandes proyectos basados en el alcance acordado, dividirlos en tareas más pequeñas y asignarlas a diferentes empleados. Los gestores de proyectos pueden entonces monitorear el progreso de un proyecto y tomar medidas correctivas si se desvía del curso.
Causas del aumento del alcance
El aumento del alcance puede afectar a una variedad de proyectos empresariales, desde el diseño de un logotipo pequeño hasta la construcción de un complejo comercial grande. A pesar de los mejores esfuerzos de un gestor de proyectos, el aumento del alcance puede surgir de lo siguiente:
- Declaración de trabajo poco clara. Normalmente, dos partes firman una declaración de trabajo (SOW), un documento que describe los objetivos y entregables que una empresa proporcionará a un cliente. El aumento del alcance puede resultar cuando una empresa omite este paso o cuando estos parámetros son imprecisos.
- Expectativas ambiguas o cambiantes. El aumento del alcance también surge cuando el cliente cambia los requisitos del proyecto y solicita nuevas características del producto o servicios adicionales. A veces esto tiene que ver con que el cliente simplemente modifica sus necesidades, pero otras veces se debe a un paisaje de mercado en evolución.
- Falta de comunicación. A menudo un proyecto requiere colaboración con diferentes departamentos o equipos del lado del cliente. Si el cliente no obtiene la aprobación del alcance original por parte de todas las partes interesadas antes de que comience el trabajo, pueden necesitarse cambios a medida que el proyecto avanza y más miembros del equipo opinen sobre su progreso.
Consecuencias del aumento del alcance
Todas las partes esperan un proyecto fluido de principio a fin, pero el aumento del alcance interfiere con esa experiencia. Algunos de los inconvenientes del aumento del alcance incluyen:
- Plazos incumplidos. A medida que un cliente continúa ampliando los límites de lo que se incluye en un proyecto, el proveedor de servicios o el equipo del proyecto luchará por mantenerse al día. Como resultado, el equipo del proyecto tiene que retrasar hitos y extender la fecha de entrega final.
- Conflictos entre miembros del equipo. La falta de gestión del alcance tiene consecuencias emocionales, causando confusión, agotando la energía de las personas y aumentando el estrés para cumplir con los plazos originales. Los miembros del equipo también pueden señalarse entre sí sobre las causas raíz del aumento del alcance, creando la necesidad de más trabajo de moderación y mediación para el gestor del proyecto.
- Tensión presupuestaria. A medida que el alcance se expande, el proyecto toma más tiempo y dinero para completarse. Esto podría estar más allá del presupuesto del cliente y causar retrasos mientras aseguran más financiación.
- Reducción de la calidad en los entregables. Un equipo de proyecto puede no estar adecuadamente equipado con los recursos o personal para manejar las demandas de un proyecto ampliado. Esto significa que el equipo podría comprometer su calidad típica para trabajar dentro del presupuesto o cronograma del cliente, lo que puede crear decepción en el cliente y dañar la reputación de la empresa si continúa con el tiempo.
Mejores prácticas para gestionar el aumento del alcance
Para evitar el aumento del alcance y asegurar un resultado exitoso, un gestor de proyectos debe esforzarse por la claridad en la comunicación tanto antes como durante un proyecto. Algunas mejores prácticas incluyen:
- Establecer un alcance de trabajo detallado. Una empresa siempre debe crear un alcance de proyecto definido con objetivos y entregables claros. A veces, también vale la pena especificar lo que no está cubierto en los parámetros del proyecto. Todas las partes interesadas deben aprobar el alcance antes de que comience el trabajo.
- Desarrollar un plan de gestión de cambios. El proveedor debe crear un proceso formal para gestionar los cambios al alcance original. Luego, el cliente presenta una solicitud de elementos adicionales, junto con justificación, y el proveedor recopila la opinión de las partes interesadas relevantes antes de aprobar o denegar el cambio.
- Documentar todas las comunicaciones. Además del alcance original del trabajo, una empresa debe crear un "rastro de papel" de todas las comunicaciones, incluidos correos electrónicos y solicitudes formales de cambio. De esa manera, si surge confusión sobre las características de los entregables acordados, la empresa puede presentar documentación para resolver el asunto.
Aumento del alcance vs. dorado
El aumento del alcance y el dorado ambos se refieren a mover los objetivos de un proyecto, por lo que a veces se confunden estos términos.
Aumento del alcance es una expansión gradual de los objetivos de un proyecto. Iniciado por el cliente, a menudo sin la aprobación adecuada, el aumento del alcance se considera desfavorable porque puede interrumpir un proyecto o reducir sus posibilidades de éxito.
Dorado también agrega características u objetivos a un proyecto, pero el término tiene una connotación positiva. El gestor del proyecto o el equipo inicia intencionalmente mejoras que agregan valor al proyecto. Aunque esto puede crear costos adicionales para el equipo, pueden decidir que vale la pena impresionar a un cliente determinado o desviar la atención de características del proyecto menos deseables.
Aprende a dominar la gestión de proyectos tradicional, lo que puede ayudar a los equipos a evitar el aumento del alcance.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
