Cuota de retención

¿Qué es una tarifa de retención?

Una tarifa de retención, o cuota de retención, es una cantidad pagada para contratar los servicios profesionales de consultores, asesores o, más comúnmente, abogados antes de que comience el trabajo.

Después de la aprobación de un acuerdo de retención, la tarifa de retención se deposita en una cuenta separada de la cuenta del receptor para asegurar que el dinero no se use para otros propósitos.

Las empresas utilizan software de facturación para rastrear y monitorear las tarifas de retención y otros gastos incurridos durante el caso. La tecnología puede integrarse con sistemas de gestión de casos para registrar información relevante del caso, rastrear el tiempo y gestionar clientes.

Software de Cuota de retención

Software que menciona a cuota de retención como una característica o término.

FreshBooks

Netcore Email API

HubSpot Content Hub

Importancia de una tarifa de retención

Los abogados o proveedores de servicios solicitan tarifas de retención para compensar su tiempo, experiencia y reputación.

• Proporciona disponibilidad de servicio. Algunos casos no requieren un compromiso legal activo, sino más bien un abogado en base de retención o en espera. Las tarifas de retención en esta situación actúan como pago al abogado por no aceptar otros trabajos para permanecer disponible cuando sea necesario.
• Protege contra la incertidumbre. Las tarifas de retención protegen a los abogados y profesionales legales de situaciones imprevistas, como clientes que no cumplen con sus obligaciones. Tener una tarifa de retención permite al profesional ganar algo de dinero por adelantado, en lugar de pedir más dinero en el futuro.
• Mantiene la reputación. Los clientes quieren asegurarse de tener el mejor abogado para ayudarlos a ganar su caso durante situaciones legales. Elegir al abogado adecuado puede tener implicaciones más sustanciales, como obtener la oportunidad de llegar a un acuerdo fuera de los tribunales.

Tipos de tarifas de retención

Las tarifas de retención a menudo se calculan en función de las horas trabajadas, incluyendo la preparación del caso, llamadas telefónicas, envío de faxes y mantenimiento de registros. Existen dos tipos de tarifas de retención dentro de la relación cliente-proveedor.

• Retención general: Tarifas solicitadas por un tiempo especificado, en lugar de por un servicio o proyecto. Estas son utilizadas por abogados contratados en base de retención.
• Retención especial: Una tarifa fija que se cobra por un servicio particular.

Cómo calcular la tarifa de retención

Aquí hay dos ejemplos para entender cómo se calculan las tarifas de retención en diferentes escenarios.

Ejemplo 1:
Una empresa que busca remodelar su oficina y repintar paredes contrata a un pintor en base contractual. El pintor cobra una tarifa de retención de $5,000 y $50 por cada hora de trabajo adicional.

Por lo tanto, la tarifa de retención cubre 100 horas de trabajo. Si el trabajo se completa en 50 horas, el pintor debe a la empresa $2,500, ya que la tarifa de retención sobreestimó el costo de los servicios.

Ejemplo 2:
Un consultor cobra una tarifa de retención de $200 por sus servicios, y el tiempo estimado es de 5 horas (o $40 por hora). Si el consultor trabaja 10 horas más de lo esperado, ahora cobrará $400 adicionales ya que la tarifa de retención se ha agotado.

Cómo funcionan las tarifas de retención

Los acuerdos de retención pueden entenderse mejor con el ejemplo de un proveedor de servicios legales. 

1. El cliente paga una tarifa de retención para contratar los servicios del abogado. Tras el pago inicial exitoso, el abogado proporcionará un acuerdo de retención detallado que describa las acciones que tomará en caso de agotamiento de la tarifa. Este pago se depositará en una cuenta separada para ser utilizado solo para actividades del caso.
2. El cliente recibirá entonces una factura al final del mes, después de lo cual el abogado transferirá el dinero a su cuenta. La tecnología como software de facturación legal asegura la finalización precisa del pago.
3. En caso de cualquier diferencia entre el tiempo estimado y el tiempo real tomado, el cliente pagará más dinero o recibirá un reembolso del exceso.
4. Al finalizar el acuerdo, el cliente tiene derecho a reclamar el saldo restante de la tarifa de retención. Es importante tener en cuenta que los clientes pueden terminar la representación legal durante el contrato. Si el acuerdo incluye una cláusula de tarifas de retención no reembolsables, el abogado debe abordarlo.

Beneficios de las tarifas de retención

Las tarifas de retención son ventajosas tanto para el cliente como para el proveedor de servicios. Aquí están los beneficios esenciales de tener una tarifa de retención en su lugar.

• Asegura la relación cliente-proveedor de servicios. Para las prácticas legales, pagar al abogado una tarifa de retención demuestra que el cliente quiere proceder con su ayuda.
• Establece confianza. Las tarifas de retención aseguran un entendimiento entre ambas partes y un sentido de confianza. Esto es importante para mantener la facilidad de comunicación y obtener los resultados deseados a lo largo del contrato.
• Garantiza transparencia. Dado que el dinero se coloca en una cuenta de retención, se asegura contra el mal uso de la tarifa de retención. Además, los clientes pueden contabilizar la presupuestación de proyectos una vez que la tarifa de retención se decide y acuerda.

Mejores prácticas para tarifas de retención

Trabajar con proveedores de servicios externos puede ser difícil. Mantener ciertos estándares y mejores prácticas puede hacer que el proceso sea más fácil y sin complicaciones.

• Sé detallado. Al tratar con acuerdos de retención, es esencial escribir todo. Tener información detallada mantiene a ambas partes protegidas por la ley y proporciona claridad sobre los parámetros del trabajo.
• Menciona nombres. Siempre incluye los nombres de las personas involucradas en el proceso. Estos incluyen nombres de clientes, nombres de proveedores de servicios y otros interesados.
• Practica una comunicación clara. Es imperativo trabajar con la máxima claridad y comunicación para evitar posibles confusiones y conflictos. Todos los términos del acuerdo deben ser leídos a fondo por ambas partes antes de firmar el contrato.

Tarifa de retención ganada vs. Tarifa de retención no ganada

Las tarifas de retención ganadas se refieren a la cantidad ganada por el proveedor de servicios después de la transferencia exitosa de dinero de la cuenta separada a su cuenta operativa. Estas tarifas se calculan de acuerdo con los acuerdos de retención y se pagan cada mes hasta la finalización de la tarea.

Una tarifa de retención no ganada es la cantidad depositada en una cuenta de retención antes de que comience el trabajo. El pago garantiza el compromiso de trabajar por parte del proveedor de servicios, y no pueden reclamar la tarifa hasta que se complete el trabajo. Las tarifas de retención no ganadas están sujetas a reembolso al cliente si no se utilizan.