Gestión de Recursos

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es la práctica de organizar activos, como el tiempo y el presupuesto, para proporcionar el mayor beneficio a la empresa.

A través de la planificación estratégica, la programación y la asignación de recursos, las empresas aseguran que los aspectos correctos de un proyecto estén disponibles cuando se necesiten, aumentando la probabilidad de alcanzar con éxito el resultado deseado.

Con tantos tipos diferentes de recursos dentro de una empresa, usar software de gestión de recursos es la mejor manera de rastrearlos y optimizarlos.

Tipos de gestión de recursos

El tipo de gestión necesario depende de los activos que tiene una empresa y qué tipo de recursos necesitan ser distribuidos.

• Miembros del equipo. Los empleados de una empresa son uno de los recursos más importantes. Los esfuerzos de reclutamiento a menudo son impulsados por la necesidad de más miembros del equipo para manejar proyectos en una empresa en crecimiento.
• Financieros. Un buen entendimiento del presupuesto disponible ayuda a mantener a las empresas estables y preparadas para financiar proyectos futuros. Mover el presupuesto de un proyecto a otro o de un departamento a otro para maximizar la rentabilidad es una parte crítica de la gestión de recursos.
• Instalaciones. Las empresas que tienen múltiples activos de edificios, como oficinas o centros de datos, también deben incluir esas instalaciones en una plataforma de gestión de recursos.
• Digitales. Los activos y recursos digitales pueden ser tan importantes como los recursos físicos. Si el hardware es limitado o si el software debe compartirse en toda la empresa debido a licencias, estos recursos deben manejarse adecuadamente.
• Inventario. Las empresas que venden productos físicos a menudo tienen una gran cantidad de inventario disponible. Controlar y optimizar este inventario en torno a los ciclos de ventas regulares, junto con los períodos promocionales, puede impactar significativamente en los ingresos.

Elementos básicos de la gestión de recursos

La gestión efectiva de recursos se mueve continuamente de acuerdo con el ciclo de vida de cuatro etapas que determina qué debe suceder a continuación.

• Análisis de recursos. Antes de que pueda ocurrir cualquier asignación o programación, los equipos deben analizar los recursos actuales. El liderazgo determina el rendimiento y la disponibilidad previos para planificar qué recursos van a dónde para futuros proyectos.
• Planificación de recursos. Los equipos deben registrar información sobre recursos individuales en su plan de recursos. Debe incluir qué son los recursos, sus cantidades y cualquier otro detalle general.
• Asignación de recursos. Decidir dónde son más efectivos los recursos es un proceso continuo. Los empleados pueden asignar recursos a un proyecto determinado y luego reasignarlos a otro lugar si las prioridades cambian.
• Programación de recursos. El cronograma de recursos debe mostrar la disponibilidad de cualquier recurso en cualquier momento. Esto debe encajar en los cronogramas de proyectos que ya se están utilizando, con calendarios compartidos para determinar qué elementos deben trabajar juntos para un proyecto exitoso.
• Seguimiento de recursos. El rendimiento continuo de los recursos, tanto los que están en uso como los que pueden estar inactivos, debe evaluarse por su fiabilidad y su contribución general a la empresa.

Beneficios de la gestión de recursos

Hay muchos beneficios en la gestión de recursos, tales como:

• Reducir el agotamiento de los miembros del equipo. Una gestión eficiente conduce a un rendimiento efectivo del equipo. Los equipos se sienten más equilibrados y apoyados cuando su tiempo se gestiona adecuadamente.
• Evitar posibles problemas. Los proyectos siempre enfrentan problemas imprevistos, pero planificar los recursos para el proyecto con anticipación puede anticipar posibles contratiempos y abordarlos antes de que ocurran.
• Construir transparencia. Centralizar la gestión de recursos hace que todo sea visible para el equipo en general. Esto significa que los líderes pueden hacer el mejor uso de los recursos que tienen y saber cuáles funcionan bien con otros.
• Medir la eficiencia. Cuando los proyectos van bien, el seguimiento de los recursos muestra qué áreas contribuyeron a este éxito. Alternativamente, los equipos pueden encontrar fácilmente errores y hacer correcciones antes del próximo proyecto.

Mejores prácticas de gestión de recursos

Cómo una empresa elige gestionar sus recursos depende de qué tipo tienen y los tipos de proyectos en los que trabajan. En general, las mejores prácticas que los equipos deben seguir incluyen:

• Saber qué recursos están en escasez. Quedarse sin un recurso o sobrecargar a un equipo causa problemas sustanciales para un proyecto. Revise los recursos con anticipación y concéntrese en aquellos que necesitan ser reabastecidos.
• Trabajar colectivamente en toda la empresa. Cuando los recursos se comparten entre equipos, es fácil que todos quieran priorizar sus propios proyectos. Trabajar colectivamente para determinar qué es lo mejor para las necesidades generales de la empresa y qué proyectos tendrán mayor éxito es la mejor manera de asignarlos para el resultado más positivo.
• Contar con tiempo no relacionado con proyectos. Especialmente cuando se trata de recursos como los miembros del equipo y su tiempo, las tareas administrativas también deben programarse. Incluya este tiempo en cualquier agenda.

Gestión de recursos vs. gestión de proyectos

Es común confundir la gestión de recursos con la gestión de proyectos, pero sus diferencias son importantes.

La gestión de recursos se centra principalmente en gestionar todos los recursos en toda la empresa y determinar dónde se asignan mejor en cualquier momento dado. Esto puede abarcar múltiples proyectos; el proceso a menudo se planifica de manera semestral o anual.

La gestión de proyectos analiza cómo se asignan mejor los recursos para un proyecto específico o un objetivo de equipo, utilizando software para anotar tareas individuales y plazos. El software de gestión de recursos debe integrarse con cualquier herramienta de gestión de proyectos al trabajar en un proyecto específico.

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