¿Qué es la asignación de recursos?
La asignación de recursos es el proceso de tomar los recursos disponibles de una empresa y asignarlos estratégicamente para cumplir con varios usos y objetivos. Esto incluye distribuir tareas de proyectos, observar cargas de trabajo, rastrear y adaptarse a cambios inesperados, actualizar prioridades, mantenerse dentro del presupuesto, asegurar la precisión en el tiempo del proyecto, y más.
La asignación de recursos permite a las empresas evitar la subutilización o sobreutilización de empleados y materiales. Cuando los recursos se asignan de manera efectiva, hay menos oportunidades de excedentes o escasez. Esto aumenta el retorno de la inversión (ROI) y crea una base sólida para futuros proyectos.
La asignación de recursos es solo una parte del pastel del proyecto. Rastrear múltiples proyectos desde la fase de planificación hasta la ejecución y más allá puede ser extremadamente laborioso y tedioso. Por eso algunas empresas utilizan software de gestión de proyectos para automatizar este proceso. El software de gestión de proyectos permite a una empresa monitorear personas y materiales relacionados con múltiples proyectos a la vez, todo en una interfaz.
Tipos de recursos para asignar
Hay siete tipos de recursos que una empresa puede usar para la asignación de recursos para organizarse antes de comenzar un proyecto. Cada uno se determina en el proceso de planificación y es único para las prioridades y capacidades de una empresa. Estos recursos incluyen:
- Las personas que participarán en el proyecto y desempeñarán roles importantes en la realización de las tareas planificadas.
- Las ubicaciones donde se llevará a cabo el proyecto. Estas pueden incluir lugares físicos o estructuras en línea.
- Los datos recopilados durante la planificación del proyecto, así como a lo largo del proyecto.
- Las herramientas y materiales necesarios para completar el proyecto en cada etapa.
- Un plan de cómo se distribuirá la energía y dónde estarán las principales prioridades.
- Las finanzas involucradas en la realización del proyecto.
- El tiempo del proyecto. Es esencial definir cuánto tiempo está disponible para completar el proyecto y cuánto se utilizará en cada paso.
Beneficios de la asignación de recursos
Con un plan de asignación de recursos efectivo en su lugar, las empresas pueden llevar a cabo un proyecto con facilidad, sabiendo que todos los recursos han sido asignados con éxito. Los beneficios destacan lo que la asignación de recursos puede hacer para ayudar a una empresa a funcionar de manera más eficiente, tanto dentro como fuera del proceso del proyecto.
La asignación de recursos permitirá a una empresa:
- Ahorrar dinero asegurando que los recursos se asignen eficientemente y reduciendo la necesidad potencial de comprar o subcontratar personas y materiales.
- Asegurar que menos recursos se desperdicien encontrando dónde los materiales existentes encajan en proyectos futuros.
- Mejorar la gestión del tiempo creando una línea de tiempo sólida.
- Compartir planes propuestos y crear transparencia entre el personal de la empresa.
- Aprovechar las habilidades de los empleados actuales para asegurar que todos estén asignados a las tareas correctas y se sientan seguros en sus responsabilidades.
- Aumentar la productividad actualizando constantemente la asignación de recursos según las necesidades en curso.
- Identificar fortalezas y debilidades en los recursos de la empresa y en todo el proyecto.
- Obtener información sobre las necesidades esperadas de futuros proyectos.
Cómo implementar la asignación de recursos
Cuando se trata de gestión de proyectos, la clave es planificar con anticipación y planificar de manera efectiva. Lo mismo se aplica a cada paso de la gestión de proyectos, incluida la asignación de recursos.
Para comenzar a implementar la asignación de recursos en un plan de proyecto, sigue los pasos a continuación:
- Determinar el tamaño y la línea de tiempo del proyecto. Habla con los que participan en el proyecto y define cómo se verá el proyecto y cuánto tiempo tomará completarlo.
- Identificar los recursos necesarios. Identifica personas, lugares, datos, materiales, energía, presupuesto y tiempo necesarios.
- Recopilar información. Absorbe tanto conocimiento como sea posible sobre la estructura de la empresa, los entregables y las personas involucradas en el proyecto. Clasifica las habilidades y capacidades del equipo.
- Asignar tareas. Usa la información importante del último paso para distribuir las tareas adecuadamente.
- Rastrear el tiempo y la carga de trabajo. Para asegurar que las cosas funcionen con facilidad, mantén un seguimiento del tiempo del proyecto. Esto asegurará que todo siga la línea de tiempo sugerida y, si no lo hace, se pueda abordar en consecuencia.
- Crear un plan de respaldo. Para cambios importantes a lo largo del proyecto, considera implementar un plan b. Este plan de respaldo debe incluir instrucciones sobre cómo el proyecto puede proceder sin problemas, teniendo en cuenta el cambio, y sin retrasos importantes. También puede incluir recursos que se puedan asignar en una emergencia.
- Recopilar datos. Gestionar un proyecto no solo ocurre cuando el proyecto está en marcha. Es esencial acumular tantos datos como sea posible en cada paso del proceso. Estos datos podrían ayudar a identificar fortalezas y debilidades en el método de asignación de la empresa y hacer los ajustes necesarios al reasignar en el futuro.
- Considerar el uso de software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos organiza la información de asignación de recursos, así como toda la información relacionada con el proyecto virtualmente en un solo lugar.
Mejores prácticas para la asignación de recursos
La asignación de recursos no siempre es fácil de acertar. Aquí hay algunas mejores prácticas a tener en cuenta a medida que se desarrolla el proceso de asignación de recursos:
- Prepárate para adaptarte. Los cambios importantes en la empresa o el proyecto pueden crear contratiempos y confusión. Esto puede incluir cambios en proveedores, miembros del equipo, presupuestos y prioridades del proyecto. Los cambios en los recursos significan una gran adaptación porque cuando se altera el inventario de recursos, todo el plan del proyecto cambia.
- Cuidado con la subutilización y la sobreutilización. La subutilización ocurre cuando se utilizan recursos insuficientes para un proyecto, y la sobreutilización ocurre cuando se utilizan demasiados recursos. La subutilización puede causar un excedente de materiales cuando no se utilizan a su máximo potencial. La sobreutilización puede causar una escasez de materiales, un aumento en el presupuesto del proyecto y retrasos en el tiempo. Estos casos también pueden relacionarse con empleados que están subutilizados o sobreutilizados según la gestión del tiempo y las habilidades personales.
- Estructura el tiempo para evitar retrasos en las tareas. Una vez que se establece la línea de tiempo para un proyecto, haz todo lo posible para ceñirte a ella. Si las cosas no van según lo planeado, considera el nivelado de recursos para remediar cualquier problema previsible.
- Sé realista al establecer plazos. Antes de ceñirse a esa línea de tiempo del proyecto, asegúrate de que la empresa pueda cumplir con los plazos establecidos. Nadie es perfecto, por lo que esperar perfección es contraproducente. Mantente práctico sobre los recursos y habilidades disponibles.
- Haz espacio para la comunicación abierta. Un plan de proyecto bien engrasado es aquel donde todas las partes involucradas están en la misma página. Las malas comunicaciones causan retrasos, por lo que asegurar que todos entiendan las tareas en cuestión es crucial.
Asignación de recursos vs. nivelado de recursos
La asignación de recursos y el nivelado de recursos a menudo se confunden porque tienen aplicaciones similares en el proceso de gestión de proyectos. Sin embargo, la mayor diferencia entre los dos radica en la fase en la que son relevantes.
La asignación de recursos tiene lugar en la fase de planificación de un proyecto. Es un proceso que ayuda a establecer exactamente lo que se necesita para un proyecto futuro y cómo una empresa puede asignar esos recursos. Estas personas, lugares y cosas se planifican antes de que comience cualquier parte del proyecto real.
El nivelado de recursos tiene lugar cuando el proyecto ya está en marcha. Es más un solucionador de problemas utilizado para gestionar cualquier problema que surja mientras se ejecuta el proyecto. Algunos de los problemas abordados mediante el nivelado de recursos incluyen subutilización, sobreutilización, problemas de presupuesto, retrasos y conflictos generales del proyecto. El nivelado trabaja para asegurar que el proyecto no exceda los recursos asignados y opere sin problemas de acuerdo con el plan propuesto creado en la fase de asignación de recursos.
Mientras que la asignación de recursos ayuda a definir los recursos, el nivelado de recursos permite a una empresa adaptarse a los cambios del proyecto a medida que ocurren en tiempo real. La asignación es el "antes", y el nivelado es el "durante". Dicho esto, ambos son necesarios para asegurar un proyecto exitoso con pocos o ningún problema o desafío al gestionar los suministros en cada etapa.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
