¿Qué son las renovaciones de contratos?
Las renovaciones de contratos ocurren cuando las partes eligen continuar con un contrato comercial. En esta fase final del ciclo de vida del contrato, el término original llega a su fin en una fecha previamente establecida. Según las pautas establecidas en el acuerdo original, el contrato puede renovarse automáticamente o puede necesitar ser reevaluado y reenviado manualmente.
La fase de renovación del contrato es una oportunidad para que un cliente reevalúe si un servicio o suscripción está funcionando para ellos. También es un momento en el que una empresa puede buscar renegociar términos para mejorar costos, eficiencia y satisfacción general para ambas partes.
El software de gestión de contratos puede ayudar a las organizaciones a automatizar procesos y mejorar el flujo de trabajo en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Para los contratos basados en suscripción, muchas empresas de software como servicio (SaaS) recurren a software de facturación por suscripción para automatizar los procesos involucrados en la gestión de renovaciones de contratos.
Tipos de renovaciones de contratos
Existen dos categorías principales de renovaciones de contratos. Cada tipo tiene sus propias ventajas y desventajas.
Renovaciones automáticas
Comienzan inmediatamente al final del contrato anterior, según lo establecido en los términos de ese acuerdo. Este tipo de renovación es más eficiente tanto para la empresa como para el cliente, pero hay menos flexibilidad en la negociación de términos.
Renovaciones manuales
Requieren la iniciación por ambas partes. Aunque permite a ambas partes el tiempo para revisar y renegociar, también puede resultar en retrasos y servicios interrumpidos.
¿Por qué son importantes las renovaciones de contratos?
Navegar el período de renovación de contratos de manera exitosa conduce a muchos beneficios para una empresa. Algunas de estas ventajas incluyen las siguientes.
Mejores relaciones comerciales
Las renovaciones presentan una oportunidad para cerrar otro trato con un cliente existente, promoviendo un sentido de fiabilidad y confianza. Si el contrato ha sido renegociado para ajustarse mejor a las necesidades del cliente, es aún más probable que el cliente desarrolle un sentido de lealtad.
Ahorra tiempo
Renovar contratos con clientes existentes ahorra tiempo en comparación con buscar nuevos clientes potenciales y la incorporación de clientes. Una empresa con un mejor sistema de gestión de renovaciones también es más eficiente en localizar contratos, asegurar firmas digitales y automatizar la facturación.
Reduce costos
El tiempo dedicado a buscar clientes potenciales a menudo es costoso, lo que resulta en un aumento del gasto en publicidad. Cuanto más éxito tenga una empresa en la fase de renovación, menor será su costo por cliente potencial (CPL).
Aumento de ingresos
Una empresa de servicios basada en suscripción con un enfoque organizado para las renovaciones tiene menos contratos interrumpidos y más ingresos continuos.
Mejores prácticas para la renovación de contratos
Al gestionar renovaciones de contratos, mantén en mente la visión general y los pequeños detalles. Considera seguir estas mejores prácticas dentro de una organización o equipo.
Revisión del contrato
Dado que la fase de renovación ocurre al final del ciclo de vida, este es el momento perfecto para reflexionar sobre lo que funcionó y lo que podría mejorarse. Pregunta cómo podrían cambiarse los términos del acuerdo para ajustarse mejor a las necesidades de ambas partes.
Organización del contrato
Muchas organizaciones almacenan contratos en varios lugares, desde archivadores físicos hasta almacenamiento en la nube y correo electrónico. Mantener todos los documentos en un solo lugar los hace fáciles de localizar cuando llega el momento de las renovaciones.
Gestión de plazos de contratos
Haz un seguimiento de los próximos plazos para las fechas de vencimiento de los contratos. Si el contrato no se renueva automáticamente, inicia el contacto con los clientes al menos 30 días antes de esa fecha para comenzar el proceso de renovación manual. Esto permite mucho tiempo para que ambas partes renegocien y completen el contrato sin estrés adicional.
Encuentra el software de gestión de contratos adecuado
Como se mencionó anteriormente, las empresas SaaS u otras con muchos contratos para gestionar deberían buscar software de gestión de contratos con la combinación adecuada de características. La herramienta perfecta ahorra tiempo y realiza un seguimiento de las renovaciones y todos los demás pasos del ciclo de vida del contrato.
Renovaciones de contratos vs. extensiones de contratos
Estos términos a veces se usan indistintamente, pero difieren en su uso. Las renovaciones de contratos resultan en un contrato completamente nuevo entre dos partes existentes, aunque es probable que sea muy similar al acuerdo anterior.
Las extensiones de contratos alargan el período establecido en el contrato original. La confusión surge porque ambos resultan en una relación laboral continua entre dos partes, a menudo en una capacidad similar.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
