¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros es un proceso que las empresas utilizan para gestionar documentos que requieren un cuidado especial. Los registros tienen más peso que los documentos normales y proporcionan evidencia para decisiones comerciales, transacciones y obligaciones. Una vez que un documento se considera un registro, no se realizan más ediciones o alteraciones.
Un reclamo de seguro es un ejemplo de un registro. Este registro abarca el formulario de reclamo, declaraciones, fotografías y otros documentos relacionados con el reclamo. Es común que las organizaciones elijan software de generación de documentos para generar, personalizar, editar y producir documentos basados en datos.
Tipos de registros
Existen diferentes tipos de registros, según su propósito y cómo se almacenan. Algunos registros son digitales, mientras que otros son físicos. Las cinco principales categorías de registros se enumeran a continuación:
- Registros físicos: Copias de documentos en papel que ocupan espacio físico
- Registros electrónicos: Registros creados y almacenados digitalmente
- Registros empresariales: Documentos relacionados con la operación de una empresa, como contratos, acuerdos y registros de nómina
- Registros de la industria: Registros que se refieren a la operación de una industria específica
- Registros de retención legal: Registros obligatorios requeridos por la ley, como registros sobre regulaciones de cumplimiento
Beneficios de usar la gestión de registros
Una gestión adecuada de registros ayuda a las organizaciones a evitar sanciones mientras aumentan su base de conocimiento general. En última instancia, esto informa las decisiones de planificación empresarial futura y crea prácticas más eficientes para almacenar y recuperar registros.
- Controlar qué registros se mantienen: A medida que las empresas crecen, retienen muchos registros electrónicos y físicos. La gestión de registros ayuda a las organizaciones a controlar la cantidad de registros que crean y mantienen para evitar desperdiciar espacio de almacenamiento.
- Mejorar la eficiencia: La gestión de registros ayuda a las empresas a recuperar y eliminar registros de manera eficiente. Esto ahorra tiempo, reduciendo en última instancia el número de horas facturables necesarias.
- Mantener el cumplimiento y minimizar los riesgos de litigio: Este proceso ayuda a las empresas a adherirse a los requisitos regulatorios. Mantener un rastro de papel seguro y organizado también reduce los riesgos de litigio.
- Decisiones empresariales informadas: Los registros fácilmente accesibles ayudan a las empresas a tomar decisiones de gestión más rápidas y con más información. La gestión de registros construye la base de conocimiento de una organización con el tiempo, lo que ayuda en la planificación futura.
Pasos básicos de la gestión de registros
La gestión de registros es un proceso involucrado que asegura el manejo y gestión adecuados de documentos importantes. Los pasos básicos del proceso de gestión de registros incluyen:
- Declaración y registro: El registro se coloca en un repositorio y se le da un identificador único para ser fácilmente rastreado a lo largo del proceso de gestión de registros.
- Controles de acceso: Autorizar a ciertos usuarios para acceder, recuperar y leer el registro, pero estos usuarios no están autorizados a cambiar el registro o sus metadatos.
- Reglas de retención: Dependiendo de los procesos de la organización y las regulaciones relevantes, cada tipo de registro debe mantenerse durante un cierto período de tiempo. Los períodos de retención varían según el valor legal, fiscal, administrativo o histórico del registro.
- Disposición: Cuando los registros ya no son necesarios, deben ser destruidos o entregados a las autoridades legales de control, como archivos o bibliotecas.
- Rastros de auditoría: Este paso final es crear un rastro de auditoría, que proporciona evidencia de cómo se gestionaron los registros desde la declaración hasta la disposición.
Mejores prácticas de gestión de registros
Los sistemas de gestión de registros varían de una empresa a otra. Dependiendo de la industria, la gestión de registros debe adherirse a un conjunto específico de regulaciones para el cumplimiento. En general, estas mejores prácticas siempre se aplicarán:
- Reglas de retención: Las empresas deben saber qué registros mantener y cuánto tiempo deben mantenerse para garantizar el cumplimiento legal y regulatorio.
- Indexación y categorización: Indexar y categorizar los registros con precisión es crucial para que las partes interesadas sepan dónde encontrar la información que necesitan.
- Almacenamiento seguro: Ya sea que los registros se almacenen digital o físicamente, el almacenamiento seguro es vital para proteger los documentos contra daños y acceso no autorizado. Para el almacenamiento físico, se recomienda un centro de registros comerciales que cumpla con los estándares de la Agencia Nacional de Protección contra Incendios. Los controles de acceso, la prevención de intrusiones y el software de código de barras deben usarse para asegurar los registros digitales.
- Capacitación de empleados: Todos los empleados de la organización deben saber cómo funciona el sistema de gestión de registros. De esa manera, los registros siempre se almacenan correctamente a través de los procesos apropiados. Se deben distribuir copias escritas de las reglas del sistema de gestión de registros y se debe proporcionar capacitación continua para garantizar que los empleados estén al día.
Gestión de registros vs. gestión de documentos
La gestión de registros y la gestión de documentos son procesos organizativos que agregan valor a una empresa. Estos procesos difieren principalmente debido a la naturaleza de lo que están organizando.
Los documentos son información, estructurada o no estructurada, a la que pueden acceder las personas dentro de la organización. Los registros son documentos que actúan como evidencia del funcionamiento y políticas de una organización, a menudo están sujetos a cumplimiento y no pueden ser alterados.
La gestión de documentos crea responsabilidad para el proceso de creación de documentos. Estos sistemas están diseñados para facilitar el acceso, la gestión, la colaboración y el intercambio de documentos. La gestión de documentos permite un fácil acceso a los documentos, así como el seguimiento de versiones e historial que muestra todas las revisiones que se han realizado.
La gestión de registros crea responsabilidad para la gestión de los registros necesarios para que una organización lleve a cabo sus negocios con éxito. La gestión de registros se centra en identificar, almacenar, mantener y gestionar datos relacionados con las actividades legales, regulatorias, fiscales u operativas de una organización. La gestión de registros requiere que los registros permanezcan sin cambios por razones legales. La seguridad de la gestión de registros se juzga por las regulaciones 5015.2 del Departamento de Defensa de EE. UU..
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
