¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (OC) es un documento oficial que los compradores crean y emiten a los vendedores, comprometiéndose a pagar a los vendedores por la venta de ciertos bienes o servicios que se entregarán en el futuro. Este documento de OC se envía con la intención de rastrear y controlar el proceso de compra.
Las órdenes de compra incluirán un número para fines de seguimiento junto con el tipo de artículo, cantidad y precio acordado. También se puede incluir información adicional en la OC. Cuanta más información incluya el comprador, más efectiva se vuelve la orden de compra.
Una vez que el vendedor acepta la OC, se convierte en un contrato legalmente vinculante. El documento de orden de compra generalmente se crea utilizando software de compras.
Aquí hay una lista no exhaustiva de algunas cosas incluidas en las órdenes de compra:
- Número de orden de compra
- Fecha de la orden de compra
- Fecha de entrega
- Producto o servicio que se compra
- Cantidad de artículo(s)
- Nombres de marca, números de modelo o unidad de mantenimiento de stock (SKU)
- Precio por unidad
- Nombre del comprador y dirección de envío
- Nombre del vendedor y dirección de facturación
- Método de envío
- Términos de envío
- Términos de pago
- Descuentos
- Impuestos
- Precio total
Generalmente, una orden de compra no contiene lenguaje contractual. Sin embargo, el Código Comercial Uniforme u otras leyes relacionadas la establecen como un contrato por su naturaleza. No obstante, es una práctica común acompañar la aprobación de una orden de compra con los términos y condiciones de venta o un documento legal similar.
Una orden de compra puede ayudar a proteger tanto al vendedor como al comprador. Si un comprador se niega a realizar el pago, el vendedor permanece protegido debido a la naturaleza legalmente vinculante del documento. Para que el comprador tenga un tipo de protección similar, es crucial tener una confirmación de la orden de compra.
Tipos de órdenes de compra
Una orden de compra es un documento crucial al realizar grandes compras y transacciones que involucran al comprador y al vendedor, y debido a que hay diferentes tipos, es vital emitir el tipo correcto de OC.
Los siguientes son los cuatro tipos de órdenes de compra:
- Órdenes de compra estándar (SPO): El tipo más común de OC y el más fácil de comprender. Se utiliza para solicitudes únicas, irregulares o infrecuentes de bienes y servicios. Contiene la lista de artículos y su cantidad, fecha de entrega, lugar de entrega y términos de pago.
- Órdenes de compra planificadas (PPO): Similar a la SPO, excepto que se utilizan cuando la fecha de entrega es desconocida o cuando se anticipan los bienes o servicios para el futuro dentro de un marco de tiempo particular. Las fechas de pago y entrega están definidas de manera flexible en una PPO, pero se consideran tentativas.
- Órdenes de compra en blanco (BPO): Similar a la PPO, pero omite la cantidad de artículos y, a veces, el precio del artículo. Este tipo de orden de compra se utiliza para la adquisición repetitiva de un conjunto particular de artículos. Ayuda a asegurar mejores precios a cambio de la garantía de compras recurrentes.
- Órdenes de compra por contrato (CPO): Similar a la PPO y BPO, excepto que se omite la lista de artículos requeridos para la compra. La CPO es el tipo más complejo de orden de compra y ayuda a crear un acuerdo formal a largo plazo entre el comprador y el vendedor.
Beneficios de las órdenes de compra
Las órdenes de compra permiten a las empresas depender menos de acuerdos verbales y más de documentos legales comerciales. Aunque las OC pueden parecer un documento adicional de contabilidad, tienen varios beneficios comerciales.
Además de ofrecer protección legal, una orden de compra:
- Facilita el seguimiento de pedidos
- Ayuda a evitar problemas de auditoría
- Reduce el tiempo dedicado al proceso de compra
- Ayuda a controlar y rastrear el gasto
- Mejora el control del proceso de adquisición
- Ayuda a presupuestar para proyectos específicos
- Permite a las empresas manejar gastos inesperados
- Facilita evitar pedidos duplicados
- Reduce el riesgo de fraude interno
- Mejora el tiempo de entrega
- Permite a los compradores identificar a los proveedores de mejor rendimiento
El proceso de la orden de compra
Tener un proceso de orden de compra bien definido desde el principio puede suavizar el proceso de adquisición y aumentar su eficiencia. Es útil tanto para compradores como para proveedores y reduce la posibilidad de malentendidos.
A continuación se presentan los pasos involucrados en el proceso de orden de compra:
- Un comprador decide adquirir un producto o servicio.
- Emiten una orden de compra electrónica al proveedor a través de software de compras.
- El proveedor recibe la orden de compra y confirma si puede cumplir con el pedido.
- Si no es posible, el proveedor informa al comprador y la orden de compra se cancela.
- Si es posible, el proveedor comienza a preparar el pedido reuniendo el inventario correcto o programando el personal necesario.
- El pedido se envía o se proporcionan los servicios. El proveedor puede usar software de gestión de pedidos para automatizar el proceso de cumplimiento de pedidos.
- El número de OC se incluye en el albarán para que el comprador sepa qué pedido ha llegado.
- El proveedor envía una factura que incluye el número de OC, lo que facilita la coincidencia con la información de entrega.
- Dependiendo de los términos de pago, el comprador paga la factura.
Mejores prácticas para órdenes de compra
La adquisición es un proceso empresarial costoso. Su efectividad puede depender de la orden de compra y puede afectar el éxito del negocio. Aquí hay algunas mejores prácticas para enviar órdenes de compra de manera eficiente:
- Tener pautas claramente definidas sobre quién es responsable de manejar las órdenes de compra de la empresa. De lo contrario, existe la posibilidad de pedidos duplicados.
- Utilizar un sistema electrónico como software de compras para gestionar las OC. Esto eliminará el papeleo innecesario y facilitará el seguimiento de los pedidos.
- Incluir términos y condiciones de la venta en la orden de compra y especificar las responsabilidades de cada parte.
- Crear y almacenar copias de las OC.
- Establecer un proceso de aprobación de compras para controlar los costos.
Orden de compra vs. factura
Una factura es una solicitud de pago oficial o recordatorio enviado por el vendedor al comprador una vez que se ha cumplido el pedido. Define la confirmación de la venta y enumera los productos o servicios que se han entregado, junto con la cantidad de dinero que se debe.
Una factura generalmente consta del número de factura, información del vendedor, fecha de pago y monto total adeudado. Las facturas son útiles para prevenir pagos excesivos y pedidos duplicados. Tanto una factura como una orden de compra son documentos de compra legalmente vinculantes, y juegan un papel crucial en la comunicación comercial sobre compras.
Orden de compra vs. orden de venta
Una orden de venta (SO) es creada por el vendedor para confirmar que pueden proporcionar los productos o servicios solicitados por el comprador. Las órdenes de venta también confirman que el vendedor ha revisado y aceptado los términos y condiciones y otros detalles de la orden de compra, incluidas cantidades, precios y términos de pago.
Mientras que una factura demuestra la fecha en la que se está facturando al comprador el costo de los productos o servicios, una orden de venta indica la fecha en la que comenzó el procesamiento de una OC. Además, una orden de venta se envía al comprador tan pronto como se procesa la orden de compra.
Amal Joby
Amal is a Research Analyst at G2 researching the cybersecurity, blockchain, and machine learning space. He's fascinated by the human mind and hopes to decipher it in its entirety one day. In his free time, you can find him reading books, obsessing over sci-fi movies, or fighting the urge to have a slice of pizza.
