¿Qué es la prorrata?
La prorrata, también llamada facturación basada en el uso, es el proceso de ajustar la cantidad que se cobra a un cliente por una suscripción, de modo que el cliente solo pague cuando utiliza el servicio. Este método es necesario para las empresas basadas en suscripciones, ya que los clientes a menudo comienzan o terminan una suscripción a mitad de un período de facturación.
Sin esta estrategia de facturación, los clientes tendrían que pagar por el mes completo. Con ella, solo pagan por los servicios que utilizan.
La prorrata también se utiliza cuando los clientes mejoran o reducen su suscripción a mitad de un ciclo de facturación. Esta estrategia alternativa es necesaria para asegurar una facturación precisa, siempre que el precio de la suscripción del cliente se vuelva más o menos de lo que ya pagó.
Las organizaciones utilizan software de facturación por suscripción para gestionar la facturación recurrente al ofrecer productos y servicios basados en suscripción. Estas herramientas generan facturas para varios planes de suscripción y frecuencias de facturación.
Beneficios de la prorrata
La prorrata es beneficiosa tanto para los clientes como para las empresas. Al prorratear las facturas, las empresas pueden:
- Cobrar a los clientes de manera justa. Prorratear los cargos permite a las empresas cobrar a los clientes solo por los servicios que utilizan. Esto ayuda a los clientes a sentir que están obteniendo lo que pagan.
- Permitir cambios a mitad del ciclo de facturación. La prorrata permite a los clientes cambiar de nivel de pago a mitad de un ciclo de facturación. Si se mueven a un nivel de suscripción más caro, solo tienen que pagar el cargo adicional por los días que quedan en el ciclo de facturación. Si reducen su nivel, se les reembolsa la diferencia por los días restantes.
- Aumentar la satisfacción del cliente. Cuando los clientes pagan solo por lo que usan, están más inclinados a sentirse apoyados y satisfechos con la empresa y menos propensos a sentirse aprovechados.
- Reducir la rotación de clientes: La flexibilidad ofrecida a los clientes que desean cambiar su suscripción según sea necesario puede reducir la tasa de rotación de clientes. Cuando los clientes desean mejorar o reducir su nivel, pueden hacerlo fácilmente sin cancelar o tomarse un descanso.
Elementos básicos de la prorrata
Los procesos de prorrata involucran una fórmula sencilla, políticas estándar y facturas.
- Fórmula: La estrategia de facturación se calcula comúnmente dividiendo la tarifa de suscripción por el número de días en el ciclo de facturación. Luego, este número se multiplica por el número de días que el cliente utiliza el servicio.
Prorrata = tarifa mensual/días en el ciclo de facturación x número de días usando el producto
Si el servicio cuesta $30 al mes y el cliente cancela después de 15 días, la ecuación sería $30/30 días x 15 días = $15.
- Facturas: Las facturas deben reflejar los cálculos de prorrata, mostrando a los clientes exactamente cómo se calculó la suma que se les está cobrando.
- Reembolsos: Cuando un cliente termina su suscripción o reduce su nivel después de pagar la tarifa de suscripción por adelantado, se emiten reembolsos al cliente por los días restantes en el ciclo de facturación.
- Cargos revisados: Cuando un cliente mejora su suscripción a mitad del ciclo de facturación, puede tener que pagar una tarifa adicional para compensar la diferencia en los costos del nivel de suscripción.
- Política de prorrata: Las organizaciones deben definir una política que comunique qué circunstancias justifican la facturación prorrateada.
Mejores prácticas de prorrata
La prorrata puede ser transformadora para la satisfacción del cliente, pero solo cuando se hace correctamente. Las mejores prácticas para prorratear facturas incluyen:
- Transparencia: Las empresas deben ser transparentes con los clientes sobre cómo se manejan estos cargos. Las facturas deben detallar claramente cómo se calculó el monto prorrateado. Esto asegura que el cliente confíe en que está pagando la cantidad correcta cada vez.
- Reconocimiento de ingresos: Debido a que el reconocimiento de ingresos es vital para el cumplimiento de las empresas SaaS, los pagos prorrateados deben documentarse en detalle para informar correctamente los ingresos.
- Usar las herramientas adecuadas: Prorratear y documentar pagos con precisión a mano es extremadamente difícil. El software adecuado simplifica la recopilación de facturas, la gestión de diferentes formas de pago, la recopilación de pagos recurrentes y la prorrata de facturas cuando sea necesario.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
