Planificación de proyectos

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos es la segunda etapa de un ciclo de vida de gestión de proyectos de cuatro pasos. Esta etapa, también conocida como planificación del trabajo, sigue a la iniciación, donde se delinean los objetivos y metas, y precede a la ejecución, donde se completan los entregables del proyecto antes de cerrar el proyecto.

Definir los elementos de un proyecto dentro de la etapa de planificación es crítico para tener la mejor oportunidad de éxito. Durante esta etapa, los costos y recursos se definen con más detalle en comparación con la etapa de iniciación, con hitos importantes mapeados para establecer el cronograma estimado del proyecto.

La documentación producida durante la planificación del proyecto se crea y almacena típicamente dentro de software de gestión de proyectos. Esto da a todos los miembros relevantes del equipo acceso a la información que necesitan mientras se trabaja en el proyecto.

Tipos de planificación de proyectos

Cada equipo y cada proyecto que completan abordará la planificación de proyectos de manera diferente. Pero para la mayoría, la planificación de proyectos generalmente toma una de tres formas:

• Planificación vertical, también conocida como planificación en cascada, es donde un gerente de proyecto mapea cada fase del proyecto secuencialmente, de principio a fin.
• Planificación horizontal, o ágil, es donde varios elementos se planifican simultáneamente, independientemente de dónde caigan en el cronograma.
• Planificación conjunta o planificación integrada, es una mezcla de planificación horizontal y vertical, que incorpora elementos de planificación secuencial y simultánea a lo largo del proyecto.

Elementos básicos de la planificación de proyectos

Como el plan del proyecto necesita ser un mapa integral que guíe al equipo, hay piezas clave de información que deben incluirse. Estas son:

• Alcance del proyecto: Esto describe lo que el equipo necesita entregar para considerar el proyecto completado con éxito.
• Desglose del trabajo: El gerente de proyecto es responsable de descomponer los entregables más grandes del proyecto en tareas más pequeñas, y luego asignarlas a miembros individuales del equipo.
• Cronograma: Los hitos objetivo, junto con cualquier cronograma específico que el equipo necesite conocer, están todos delineados en el cronograma.
• Plan de recursos: Los materiales y equipos necesarios para completar el proyecto, junto con los recursos de personal, deben determinarse en esta parte del plan del proyecto.
• Plan de riesgos: Todos los proyectos incluyen algún elemento de riesgo. Delinear esto durante la planificación del proyecto prepara al equipo con posibles soluciones para problemas anticipados.
• Plan de presupuesto: Mantenerse dentro del presupuesto es crucial. Todos los costos relacionados con el proyecto, incluidos los equipos o tarifas de personal, deben estar detallados en el plan.
• Plan de comunicación: Los interesados querrán estar actualizados sobre el progreso del proyecto. Un plan claro para comunicar, incluidos métodos y frecuencia, debe incluirse en la planificación del proyecto.

Beneficios de la planificación de proyectos

Aunque nada puede garantizar el éxito de un proyecto, una planificación efectiva puede mejorar significativamente las probabilidades de un resultado positivo. Otros beneficios de la planificación de proyectos son:

• Ahorra dinero: Tener un plan de proyecto claro es una de las mejores maneras de mantenerse dentro del presupuesto y evitar el aumento del alcance debido a cambios inesperados antes del lanzamiento.
• Asigna recursos más eficazmente: Saber quién está trabajando en qué partes del proyecto y cómo cada hito trabaja hacia un indicador clave de rendimiento (KPI) o meta del proyecto significa que los recursos se están utilizando de la manera más adecuada.
• Apoya una buena comunicación: Un plan de proyecto efectivo debe delinear cómo y cuándo los colaboradores deben compartir su progreso o ideas. Esto es especialmente importante para equipos remotos que colaboran en un proyecto.
• Mantiene al equipo alineado hacia una meta clara: Todos en el equipo probablemente se enfocarán en las áreas asignadas a ellos, lo que hace fácil olvidar cómo cada parte contribuye al proyecto completo. La planificación del proyecto da una imagen clara de cómo cada parte del proyecto encaja, creando una atmósfera de trabajo más unificada y colaborativa.

Mejores prácticas para la planificación de proyectos

Algunos proyectos requerirán una planificación más extensa que otros. Pero sin importar el alcance o tamaño, la planificación de proyectos debe seguir mejores prácticas como:

• Documentar cambios o actualizaciones del plan: Incluso el proyecto mejor planificado puede enfrentar problemas inesperados. Si se necesitan hacer cambios en algún momento, estos deben documentarse en el plan del proyecto, con explicaciones claras de por qué el cambio es necesario.
• Incluir a los miembros del equipo en la etapa de planificación: Todos en el equipo aportan su propio punto de vista y habilidades únicas. Incluirlos durante la planificación puede dar perspectivas más objetivas sobre lo que se necesitará para completar el proyecto con éxito.
• Obtener aprobación de los principales interesados: Una vez que se ha redactado un plan de proyecto, cualquier interesado importante de la empresa o inversor debe tener la oportunidad de revisarlo antes de la aprobación final. Esto da espacio para abordar cualquier malentendido sobre expectativas, alcance o presupuesto antes de que comience el trabajo del proyecto.
• Asignar tiempo extra antes del lanzamiento: El trabajo puede tomar más tiempo del esperado. Incluir tiempo adicional en el cronograma del proyecto como contingencia previene decepcionar a los interesados y da más margen de maniobra a los miembros del equipo para probar diferentes enfoques.
• Comenzar con los elementos más complejos primero: Si es posible, las partes más difíciles del proyecto deben programarse primero. Esto da al equipo más tiempo para encontrar soluciones si ocurren problemas, sin que el proyecto haya utilizado una cantidad significativa del presupuesto o recursos antes de llegar a este punto.

Trabajar juntos como grupo es una parte crucial de la planificación de proyectos efectiva. Usando software de pizarra colaborativa, tu equipo puede compartir ideas y avanzar el proyecto desde donde estén.