¿Qué es la presupuestación de proyectos?
La presupuestación de proyectos es el proceso de estimar cuánto costará un proyecto desde el inicio hasta el final. Para determinar el presupuesto de un proyecto, los equipos consideran el costo de completar cada etapa del proyecto, aproximadamente cuánto tiempo tomará completarlo y los posibles obstáculos que podrían dificultar el progreso.
Los presupuestos son esenciales porque ayudan a establecer expectativas y también son críticos para obtener la aprobación del proyecto por parte de los principales interesados. Un presupuesto también asegura que los fondos adecuados estén disponibles y ayuda a medir el rendimiento del equipo. El documento que detalla el presupuesto debe ser monitoreado, actualizado y revisado a lo largo del proyecto.
El software de gestión de proyectos se utiliza a menudo al desarrollar un presupuesto. Estas herramientas ayudan a gestionar objetivos y varios proyectos a largo plazo, así como a coordinar las tareas individuales que componen un presupuesto.
Enfoques para la presupuestación de proyectos
No es fácil estimar el tamaño y el costo de un proyecto, pero hay diferentes enfoques para simplificarlo. Estas seis técnicas mejorarán la precisión de un presupuesto de proyecto y harán que todo el proceso sea más fluido.
- Estimación análoga: Tomar los datos del presupuesto y las mejores prácticas de proyectos anteriores para desarrollar una opinión o estrategia sobre cuánto costará el actual. Encontrar las similitudes y diferencias entre proyectos pasados y presentes hace posible este enfoque.
- Estimación de tres puntos: Un enfoque sensato y pragmático que incluye un promedio ponderado basado en los escenarios de presupuesto peor, mejor y más probable. Este método obliga al equipo del proyecto a considerar múltiples perspectivas al determinar un presupuesto, permitiendo una estimación de costos más realista.
- Análisis de valor ganado: Estimar la precisión del presupuesto de un proyecto mientras se ejecuta. El equipo compara constantemente el costo de cada fase con las estimaciones previas.
- Estimación paramétrica: Tomar las variables de costo y puntos de datos de ciertas partes de proyectos relacionados y aplicarlos al actual, permitiendo al equipo del proyecto crear un presupuesto basado en datos. Observar la relación estadística entre elementos comunes hace que un presupuesto de proyecto sea más preciso.
- Método de abajo hacia arriba: Estimar los elementos individuales de un proyecto, como los hitos, tareas y fases, y sumarlos para obtener el costo del proyecto. Este enfoque se utiliza si se está creando una declaración de trabajo y el equipo del proyecto conoce todos los detalles del proyecto de antemano.
- Método de arriba hacia abajo: Estimar el total del presupuesto del proyecto por adelantado y determinar los elementos individuales a partir de ahí. Este enfoque es mejor cuando hay un precio fijo para el proyecto y el presupuesto está establecido. Se puede utilizar la previsión para tener una comprensión clara de cómo cada elemento afectará el precio.
Elementos básicos de la presupuestación de proyectos
Hay elementos y costos específicos asociados con la delimitación de un presupuesto de proyecto. Generalmente, estos elementos son:
- Costos laborales: Considerar cuánto costará a un empleado completar el proyecto, es decir, salarios, impuestos sobre la nómina, beneficios y cualquier gasto general.
- Costos de adquisición de materiales: Considerar los artículos tangibles necesarios para completar el proyecto, como suministros, equipos y varios bienes.
Además de estos elementos centrales, estos costos pueden estar dentro de dos categorías comprensivas:
- Costos fijos: Los detalles del presupuesto establecidos para el proyecto que no cambiarán. Un ejemplo de costo fijo es una cotización de precio de un proveedor basada en la cantidad de un artículo particular que el equipo necesitará para completar el proyecto.
- Costos variables: Los detalles del presupuesto que podrían cambiar según la actividad. Un ejemplo de costo variable es un freelancer que acepta trabajar en el proyecto durante un total de 40 horas. Si el proyecto se extiende, el costo aumentará.
Beneficios de la presupuestación de proyectos
Cuando el equipo del proyecto se toma el tiempo para estimar el presupuesto y los costos asociados, puede llevar a muchos beneficios. Tenga en cuenta estos beneficios cuando no esté seguro de si la presupuestación de proyectos vale la pena para el equipo.
- Asegura la financiación del proyecto: Los presupuestos de proyectos presentan información que los interesados quieren saber sobre exactamente cuánto dinero es necesario por adelantado para asegurar el proyecto antes de que comience. También detalla cuándo se necesita el dinero.
- Mejor toma de decisiones: Tener un presupuesto antes de que un proyecto esté oficialmente en marcha ayuda a determinar cuánto invertir en pasos más pequeños dentro del proyecto. También puede ayudar a una organización a determinar en qué otros proyectos invertir a lo largo del año.
- Promueve el pensamiento y la planificación futuros: Conocer el presupuesto de un proyecto puede ayudar a estimar un presupuesto para futuros proyectos en la línea de producción. Aquellos involucrados en la planificación de un presupuesto están mejor preparados para ser parte de conversaciones en el futuro.
Mejores prácticas para la presupuestación de proyectos
Es una buena idea tener en cuenta estas mejores prácticas mientras el equipo del proyecto crea un presupuesto. Hacerlo ayudará a asegurar que la estimación esté lo más cerca posible del número final.
- Enfocarse en las necesidades de la empresa: Al crear un presupuesto, recuerde que el objetivo final de cualquier proyecto es ayudar a una organización a alcanzar sus metas y tener éxito. Saber cuán valioso es un proyecto para la organización es un paso hacia la mejora de la precisión del presupuesto.
- Desglosar el proyecto en pasos y hitos: Para estimar con precisión el costo de un proyecto, el equipo a menudo lo desglosa en pasos o hitos más pequeños. Esto ayuda a proporcionar una comprensión de lo que se espera o está por venir.
- Agregar contingencias e impuestos: Es mejor prevenir que lamentar, así que para asegurarse de que el equipo no exceda el presupuesto, agregue contingencias e impuestos para planificar lo que podría cambiar con el tiempo. Hacerlo también ayuda a asegurar que la estimación esté cerca del presupuesto final.
- Mantener la comunicación abierta con los interesados: La comunicación constante con las personas que más se benefician de una finalización exitosa es imprescindible al establecer un presupuesto. Los principales interesados también pueden ayudar a asegurar que el presupuesto sea preciso y hacer ajustes potenciales al alcance.
- Adaptarse a los cambios de parámetros: Situaciones, eventos y escenarios imprevistos pueden ocurrir desde el momento en que se presupuestó un proyecto hasta que se completa. Tener un plan para esto le da al equipo la flexibilidad para adaptarse al cambio, ya sea externo o interno.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
